Lýðræðisvirkni á opinberum vefjum

1. Arnar Pálsson, ráðgjafi á sviði opinberar stjórnsýslu Lýðræðisvirkni á opinberum vefjum

2. Dagskrá • Ný tækni - Breytt umhverfi • Alþjóðlegar mælingar á lýðræðisþátttöku á netinu • Aðferðir til að stuðla að lýðræðisþátttöku • Kosningar og skoðanakannanir á vefnum • Samfélagsmiðlar • Að stíga skrefið eða ekki? • Mótun stefnu og markmiðasetning • Hvernig meðhöndlum við efni í nýjum miðlum – gátlistinn og leikreglur • Mælingar, þátttaka og dæmi

3. Lýðræðisþátttaka – breytt umhverfi • Ytri þrýstingur • Mælingar sem varða „lýðræðisþátttöku“ eru í deiglunni. • Könnun Sameinuðu þjóðanna „eGovernmentSurvey“ • Kannanir innanlands og innan Evrópusambandsins. • „Innri“ þrýstingur • Krafa frá kjósendum um aukna þátttöku í mikilvægum ákvörðunum. • Pólitíkin færist í áttina að „auknu“ lýðræði.

4. En hvað er mælt í þessum könnunum? • Upplýsingar um stefnu, áætlanir, lög o.fl. • Ráðaleitun eða samráð um áætlanir og starfsemina. • Ákvarðanataka, hvort tekið sé mið af sjónarmiðum borgara í ákvarðatökuferlum. • Ísland í 84. (135.) sæti af 193 (eða 26. sæti af 32 með Burkina Faso, Paraguay, Suður Afríku, Úkraínu og Andorra). • Fimm efstu eru Holland, Lýðveldið Kórea, Kazakhstan, Singapore og Bretland.

5. Rafrænt lýðræði á Íslandi 2011 Hver viljum við vera í lok árs 2013?

7. Rafrænt lýðræði – hvað er notað?

8. Hverjir hafa náð árangri? Sveitarfélagsvefir • Reykjavíkurborg (63) • Hafnarfjörður (63) • Sveitarfélagið Skagafjörður (50) • Grindavíkurbær (50) • Mosfellsbær (50) Ríkisvefir Háskóli Íslands (94) Þjóðkirkjan Biskupsstofa (88) Iðnskólinn í Hafnarfirði (75) Framhaldsskólinn á Húsavík (69) Fjölbrautarskóli Suðurlands (69)

9. Íbúalýðræði > Íbúakosningar • Umræðuvettvangur • Undirskriftalistar • Skoðanakannanir • Íbúakosningar „Lýðræði er versta stjórnskipulag sem til er, ... fyrir utan öll hin“ Winston Churchill

10. Samfélagsmiðlar • Fólk leitar nú eftir efni í sínum „straumum“ sem það ritstýrir sjálft. • Það er ekki hvort heldur hvenær stofnanir og sveitarfélög ákveða að nýta sér nýja miðla. • En það þarf að vanda vel til verka, hægt að byrja smátt og prófa sig áfram en fljótlega er mikilvægt að móta stefnu sem tekur m.a. á • leikreglum fyrir þátttakendur innan stofnana. • miðlar hvað sé að gerast til annarra innanhúss.

11. Hverju á að ná fram? • Það er sjálfsagt að byrja – en byrjum hægt. Spyrjum okkur svo: Hvaða árangur höfum við sýnt eftir 1 ár? • Án þess að vita hvernig raunverulegur árangur lítur út fyrirfram mun það ekki liggja fyrir hvort að það sé þess virði að verja tíma og fjármunum í viðveru stofnunarinnar í samfélagsmiðlum. Þetta er ekki ókeypis.

12. Ekki bara skrifa – hlusta og taka þátt • Munum að við erum að þessu til að auka lýðræðisvirkni. Ekki safna áhangendum heldur stuðla að samræðum. • Hvað þýðir það að leyfa notendum að „fylgjast með“ á Twitter? • Ef efni er eingöngu deilt og ekki hlustað • Mögulega missið þið af tækifæri til að vekja athygli á þjónustu stofnunar sem einhverjir vita ekki af. • Getið gripið inn í og leyst úr kvörtunarefnum og bætt þar með ímynd stofnunar og veitt aukna þjónustu.

13. Stjórntækin • Skilgreinið hvaða hópur eða deild mun stýra framkvæmd og tryggið hópnum skýrt umboð. • Æðstu stjórnendur þurfa að gefa hópnum frelsi til athafna og það verður að vera pláss fyrir „trialanderror“.

14. Mælingar • Hvaða upplýsingum ætlum við að safna og fylgjast með. • Hvernig ætlum við að safna þessum upplýsingum? • Hvernig ætlum við að greina og mæla árangur? • Hvernig ætlum við að miðla þessum upplýsingum innanhúss?

15. Þátttakendur • Leitið og þið munið finna. Eitt af fyrstu skrefum er að finna einstaklinga innan stofnunar sem geta tekið þátt í verkefninu. • En hverju er miðlað? • Sumir geta miðlað stefnumálum og öðru áhugaverðu. • Sérfræðingar gætu unnið efni sem er í deiglunni hverju sinni. • Fulltrúar í afgreiðslu veitt upplýsingar um hvar efni og þjónustu sé að finna á vefnum eða hjá afgreiðslunni. • Skilgreinið öll hlutverk sem þið teljið skipta ykkar stofnun máli og virkið fólk.

16. Veljum miðilinn • Hugsið ykkur hvaða miðlar séu best til þess fallnir til að ykkar markmið nái fram að ganga. • Algengustu miðlarnir eru Facebook, Twitter, LinkedIn og Youtube en samfélagsleg virkni þeirra er mjög ólík. • Kortleggið kosti og galla hvers miðils og berið þau saman við þau markmið sem þið hafið sett ykkur og ykkar markhóp.

17. Stýrum væntingum, lágmörkum áhættu • Viðvera í samfélagsmiðlum skapar væntingar. Mikilvægt er að útskýra fyrir fólki hverju stofnunin ætlar að ná fram. • Veitið upplýsingar um svartíma. • Hvers konar svari notendur megi búast við. • Að opinber stofnun geti ekki tekið mál til meðferðar eða umræðu í samfélagsmiðli. • Að notendur þurfi ekki að deila persónulegum upplýsingum. • Hvaða upplýsingar verði eytt eða ekki svarað.

18. Tími, kostnaður og fjármögnun • Hvað er áætlað að verkefnið kosti til skemmri og lengri tíma, bæði í tíma starfsmanna og aðkeyptum kostnaði. • Gerið áætlun fyrir tíma starfsmanna í stefnunni og minnið þátttakendur á að finna jafnvægi á milli ólíkra hlutverka þannig að nýtt hlutverk taki ekki yfir aðrar starfsskyldur.

19. Skilgreinið „leikreglurnar“ • Skilgreinið í gátlista hvað felur í sér óásættanlega hegðun (birting trúnaðarupplýsing o.s.frv.) og hvað megi ekki gera. • Treystið fólki. • Viðvera í samfélagsmiðlun fyrir hönd stofnunar felur í sér að finna ákveðið jafnvægi á milli persónunnar og stofnunarinnar. Hægt er að miða við að þeir sem taka þátt fyrir hönd stofnunar eigi að vera 30% „þeir sjálfir“ og 70% „fulltrúar stofnunar“.

20. Sviðsmyndir – drög að leikreglum • Ímyndið ykkur ábendingar eða viðbrögð frá fólki sem fylgist með síðunni ykkar og ákveður að tjá sig. • Eigum nokkur „góð“ svör í skúffunni. • „Sæl vertu og takk fyrir ábendinguna. Okkur þykir mjög leitt að þú hafir lent í þessum vandræðum sem þú lýsir. Vinsamlegast hafðu samband við afgreiðsluna og við kippum þessu í liðinn hið snarasta“. • Hugsið ykkur 4-5 svör eða fleiri sem hægt er að nýta til að svara. • Hugsið ykkur einnig orðalag sem þið viljið sjá og nýta þegar einhver hrósar stofnuninni.

21. Persónuvernd • Hindrum fyrirfram að einstaklingar birti persónubundnar upplýsingar á opinberum spjallrásum. • Hvenær verður umræða að máli sem þarf að fara í gegnum aðra kanala? • Tilkynna þarf notendum um slíkt, þ.e. að hefja þurfi samskipti með formlegri hætti enda þar verið að gæta persónuverndarsjónarmiða frekar en að hindra frjálsa umræðu á vefnum.

22. Umræður – ólík framkvæmd Lögreglan Garðabær Tryggingastofnun Þjóðkirkjan Háskóli Íslands Umverfisráðuneytið Norðurþing Einnig er áhugavert að líta á útfærslur stofnana á opinberum vefsíðum til að ná fram virkni á milli samfélagsmiðilsins og þeirra eigin heimasíðu: Ísland.is Stjórnarráð Íslands Reykjavíkurborg

23. Nokkrir punktar í lokin „Ifyou don‘t have a culturethatwantstolistenwithbigears, socialmediawon‘t changethat“ (RichardBinhammer) „You don‘t havecontrolanymore – get usedtoit“ (Christopher Barger) „Putyourselfintheaudience‘s shoes […]. [The] opennessandthedropping of theprofessionalshieldcanmakesomeemployersnervous“ (Christopher Barger)

24. Enn fleiri punktar „Anyonecan send outan e-mailor a FacebookorTwittermessage, butittakescommitmentandfocustoactuallyconnectwithpeople.“ (Dave Kerpen) „Beauthentic. Youraudiencewillbedrawntopeopleandpersonalitiesthattheyidentifywithorthatcomplementthem.“ (AndySmith)

25. Fylgist með Ísland.is

26. Takk fyrir mig…