E-deklaracje

1. Podlaski Urząd Skarbowy w Białymstoku E-deklaracje ul. Młynowa 21A 15-404 Białystok tel.: 85 878 87 03 fax : 85 878 87 02 www.pus.biaman.pl

2. E-deklaracjekorzyści • bezpieczeństwo przesyłanych danych, • obniżenie kosztów administracyjnych typu toner, papier, opłaty pocztowe, • oszczędność czasu na etapie obsługi wskazanych dokumentów w jednostce korzystającej z aplikacji e-deklaracje, • automatyczne uzyskanie UPO – Urzędowego Poświadczenia Odbioru,

3. E-deklaracjekorzyści c.d. • uniknięcie błędów o charakterze logicznym oraz rachunkowym, • zebranie i uporządkowanie dokumentów w jednym miejscu, • efekty prestiżowe; nowoczesna instytucja korzysta z nowatorskich i innowacyjnych rozwiązań administracyjno – technicznych.

4. E-deklaracjekorzyści c.d. • termin składania informacji podsumowujących VAT-UE: zgodnie z brzmieniem art. 100 ust. 7 ustawy o VAT informacje podsumowujące składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej składa się do dnia 25. miesiąca następującego po upływie miesiąca/kwartału; informacje VAT-UE w formie papierowej składa się do 15-go.

5. E-deklaracjekorzyści c.d. • znaczna ilość dokumentów związanych z rozliczeniem podatku dochodowego od osób fizycznych w związku z wypełnianiem obowiązków płatnika.

6. E-deklaracjeakty prawne • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 19 grudnia 2007 w sprawie określenia rodzajów deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej (Dz.U. Nr 246, poz. 1817 z późn. zm.) – obowiązuje od 1 stycznia 2008 r., • Rozporządzenie Ministra Finansów z 19 grudnia 2011 r. w sprawie wzoru pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz wzoru zawiadomienie o odwołaniu tego pełnomocnictwa (Dz. U. Nr 286, poz. 1681) – obowiązuje od 1 stycznia 2012r.

7. E-deklaracjeakty prawne • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2012 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji oraz podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz. U. z 2012 r., poz. 1537) – obowiązuje od 1 stycznia 2013 r. • Rozporządzenie MF z 13 stycznia 2013 roku w sprawie określenia rodzajów zgłoszeń, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej (Dz. U. z 2013, poz. 203); w rozporządzeniu jest mowa o zgłoszeniach identyfikacyjnych/aktualizacyjnych i załącznikach do nich. Dotyczy ono jedynie osób fizycznych i zacznie obowiązywać z dniem 1.07.2013 r.

8. Rodzaje deklaracji składanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej Zgodnie z rozporządzeniem MF z 19 grudnia 2007 r. za pomocą środków komunikacji elektronicznej mogą być składane m.in. deklaracje z grupy: VAT (w tym VAT-23 i VAT-24, VAT-R i VAT-Z, a od 01.01.2013 także VAT-ZD), CIT, WZP, WZS, IFT, PIT, PCC, SD, a także ORD-ZU (uzasadnienie przyczyn korekty).

9. E-deklaracjerodzaje podpisów Deklaracje i podania mogą być opatrzone: • Bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), • Innym podpisem elektronicznym zapewniającym autentyczność deklaracji i podań.

10. Podpis elektroniczny Zgodnie z rozporządzeniem MF z 24.12.2012 r. podpisem elektronicznym zapewniającym autentyczność deklaracji i podań innym niż bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu mogą być opatrywane dokumenty składane przez podatników będących osobami fizycznymi; oparty jest na zestawie cech informacyjnych podatnika przesyłającego deklarację (w tym tzw. danych autoryzujących, np. wysokości przychodu wykazanego za rok podatkowy o dwa lata wcześniejszy niż rok podatkowy, w którym są przesyłane deklaracje lub podania).

11. Podpis elektroniczny c.d. Pozostali podatnicy podpisują przesyłane elektronicznie dokumenty podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

12. E-deklaracjepełnomocnictwo Jedynym warunkiem składania dokumentów w formie elektronicznej jest złożenie, przed pierwszym przystąpieniem do przesłania dokumentu w takiej formie, do urzędu skarbowego właściwego dla podatnika / płatnika / inkasenta papierowego formularza UPL-1. Jest to pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej przy użyciu podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

13. E-deklaracjepełnomocnictwo c.d. Jedno takie upoważnienie wystarczy do obsługi deklaracji składanych do wszystkich urzędów skarbowych. Płatnicy, którzy wcześniej złożyli UPL-1 i nie zostało ono odwołane, nie muszą go składać ponownie. Do odwołania pełnomocnictwa udzielonego na druku UPL-1 przeznaczony jest druk OPL-1.

14. Podpis elektronicznydefinicje Bezpieczny podpis elektroniczny jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis i sporządzany przy pomocy tylko jej dostępnych bezpiecznych urządzeń i danych. Użycie bezpiecznego podpisu elektronicznego daje gwarancję, że wszystkie zmiany wprowadzone w dokumencie po jego podpisaniu będą od razu widoczne. W odróżnieniu od zwykłego podpisu elektronicznego, podpis bezpieczny musi mieć określoną w przepisach strukturę oraz powstawać przy użyciu odpowiednich algorytmów kryptograficznych. Składany jest przy pomocy specjalnej karty procesorowej lub tokena USB oraz oprogramowania służącego do składania podpisu elektronicznego. Źródło – strona www.mg.gov.pl, Ministerstwo Gospodarki

15. Podpis elektronicznydefinicje c.d. Certyfikat kwalifikowany – certyfikat zawierające dane pozwalające jednoznacznie wskazać użytkownika bezpiecznego podpisu kwalifikowanego. Jest on wystawiany wyłącznie osobom fizycznym przez kwalifikowane podmioty świadczące usługi certyfikacyjne. Kwalifikowane podmioty świadczące usługi certyfikacyjne – firmy oferujące podpis elektroniczny, spełniające wymogi bezpieczeństwa określone w ustawie. Podmioty takie są wpisane do rejestru Ministerstwa Gospodarki prowadzonego przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Źródło – strona www.mg.gov.pl, Ministerstwo Gospodarki

16. Podpis elektronicznydefinicje c.d. Narodowe Centrum Certyfikacji – instytucja pełniąca funkcje techniczne gwarantujące bezpieczeństwo systemu podpisu elektronicznego. Do jej zadań należy m.in. prowadzenie rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne. Źródło – strona www.mg.gov.pl, Ministerstwo Gospodarki

17. Podpis elektroniczny Zestawy do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego można kupić w pięciu firmach (tzw. kwalifikowanych podmiotach świadczących usługi certyfikacyjne w zakresie podpisu elektronicznego). Przedsiębiorstwa te są wpisane do rejestru Ministra Gospodarki. Są to: • Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A., • Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A., • Unizeto Technologies S.A., • MobiCert Sp. z o.o., • Enigma Systemy Ochrony Informacji Sp. z. o.o. http://www.nccert.pl Źródło – strona www.mg.gov.pl, Ministerstwo Gospodarki

18. Podpis elektroniczny c.d. Przykład zawartości certyfikatu podpisu elektronicznego

19. Sposoby złożenia e-deklaracji • za pomocą interaktywnego formularza PDF wybranej deklaracji podatkowej, • za pomocą aplikacji e-Deklaracje Desktop (Aplikacja e- Deklaracje Desktop umożliwia złożenie formularzy elektronicznych bez podpisu kwalifikowanego), • z wykorzystaniem modułów oferowanych przez producentów oprogramowania, umożliwiających przesyłanie formularzy e-Deklaracje PIT bezpośrednio z systemów finansowo – księgowych podatnika.

20. Formularze interaktywne PDF Przeznaczone są dla: • Podatników będących osobami fizycznymi, • Podatników, płatników i inkasentów, którzy zawiadomili naczelnika urzędu skarbowego o zamiarze składania deklaracji w formie elektronicznej – możliwe zastosowanie jedynie podpisu weryfikowanego za pomocą ważnego certyfikatu (UPL-1).

21. Do składania deklaracji za pomocą interaktywnych formularzy PDF wymagany jest: 1. Podpis elektroniczny z kwalifikowanym certyfikatem: • Podłączone i zainstalowane urządzenie do obsługi kwalifikowanego podpisu elektronicznego – czytnik kart kryptograficznych z zainstalowanymi sterownikami w systemie operacyjnym, • Karta kryptograficzna z ważnym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, • Skonfigurowana baza certyfikatów systemu operacyjnego (dodane do magazynu systemowego certyfikatów centrum certyfikacji – wystawcy certyfikatu użytkownika oraz magazynu osobistych certyfikatów – certyfikat użytkownika).

22. Do składania deklaracji za pomocą interaktywnych formularzy PDF wymagany jest: (c.d.) 2.Komputer z zainstalowanym systemem operacyjnym Windows (2000, XP, Vista, Windows 7 lub Windows 8) i skonfigurowanym dostępem do internetu. 3. Zainstalowane oprogramowanie Adobe Reader w aktualnej wersji (co najmniej wersja 8.1.4 lub wyższa, zalecana wersja polska) – odpowiednia wersja do pobrania na stronie producenta: www.adobe.com/pl lub get.adobe.com/reader/.

23. Do składania deklaracji za pomocą interaktywnych formularzy PDF wymagany jest: (c.d.) 4. Pobrana ze strony internetowej systemu e-Deklaracje (www.finanse.mf.gov.pl/systemy-informatyczne/e-deklaracje/do-pobrania) i zainstalowana w systemie aktualna wtyczka (plugin) do programu Adobe Reader. 5. Pobrane ze strony internetowej systemu e-Deklaracje (www.finanse.mf.gov.pl/systemy-informatyczne/e-deklaracje/formularze) i zapisane na dysku lokalnym odpowiednie wzory formularzy interaktywnych PDF.

24. Instalacja wtyczki Jeżeli w systemie jest już zainstalowana wtyczka w starszej wersji, przed instalacją nowej należy odinstalować starą wtyczkę. Aby zainstalować wtyczkę, należy pobrać plik na lokalny komputer ze strony www.finanse.mf.gov.pl/systemy-informatyczne/e-deklaracje/do-pobrania i uruchomić instalator wtyczki, wykonując kroki zgodnie z wyświetlającymi się komunikatami.

25. Instalacja wtyczki c.d. System poprosi o wskazanie katalogu na dysku lokalnym, w którym ma być zainstalowana wtyczka. Ważne jest, aby wskazać poprawny katalog, w którym jest zainstalowana aktualnie używana przeglądarka Adobe Reader. Błąd może skutkować brakiem wtyczki po otwarciu interaktywnego formularza PDF w przeglądarce Adobe Reader – należy wówczas ponownie zainstalować wtyczkę, wskazując inny niż w trakcie poprzedniej instalacji katalog docelowy.

26. Instalacja wtyczki c.d. W zależności od zainstalowanej wersji przeglądarki Adobe Reader będzie to katalog: • Adobe Reader 11.x c:\Program Files\Adobe\Reader 11.0\Reader\plug_ins • Adobe Reader 10.x c:\Program Files\Adobe\Reader 10.0\Reader\plug_ins • Adobe Reader 9.x c:\Program Files\Adobe\Reader 9.0\Reader\plug_ins

27. Wypełnienie deklaracji Deklaracje pobieramy z niżej wymienionej strony: http://www.finanse.mf.gov.pl. Po zapisaniu na dysku otwieramy ściągnięty plik przy pomocy skonfigurowanego wcześniej programu Adobe Reader. Wszystkie pozycje obowiązkowe oznaczone są czerwoną ramką. Dla ułatwienia wypełniania pól w całym formularzu po ustawieniu kursora myszki na odpowiednim polu wyświetlona zostanie podpowiedź oraz krótki opis pola i sposobu jego wypełnienia.

28. Wypełnienie deklaracji c.d. W trakcie wypełniania deklaracji istnieje możliwość sprawdzenia poprawności wypełnionego formularza przed jego wysłaniem lub wyczyszczenia formularza w razie potrzeby usunięcia wprowadzonych do niego danych. Na każdym etapie można również zapisać dokument na dysk lokalnego komputera w celu dalszej edycji (funkcja „Zapisz jako” w menu „Plik”).

29. Podpisanie i wysłanie deklaracji W celu podpisania i wysłania dokumentu, w przypadku używania Adobe Reader w wersji 8 lub 9 należy nacisnąć przycisk „Podpisz i wyślij” znajdujący się w prawym górnym rogu okna.

30. Podpisanie i wysłanie deklaracji c.d. W przypadku używania Adobe Reader w wersji X lub XI zainstalowana wtyczka systemu e-Deklaracje znajduje się w rozwijanym menu „Narzędzia” lub „Rozszerzone” (w zależności od zainstalowanej aktualizacji wersji). Po naciśnięciu przycisku, po prawej stronie należy rozwinąć „E-Deklaracje”, a następnie wybrać „Podpisz i wyślij”.

31. Podpisanie i wysłanie deklaracji c.d.

32. Podpisanie i wysłanie deklaracji c.d. Po naciśnięciu przycisku „Podpisz i wyślij” uruchomiony zostaje kreator podpisywania i wysyłania danych wprowadzonych do formularza interaktywnego. W przypadku podpisywania podpisem kwalifikowanym należy wskazać odpowiedni certyfikat z widocznej listy. Jeśli na komputerze zainstalowane są inne certyfikaty, aby je wyświetlić, należy zaznaczyć opcję „Pokaż wszystkie zarejestrowane certyfikaty”. Domyślnie może być widoczna tylko opcja „Dane autoryzujące”.

33. Podpisanie i wysłanie deklaracji c.d. Po wybraniu certyfikatu w kolejnym oknie kreatora podpisywania i wyświetlania pojawi się szczegółowa informacja o wybranym certyfikacie kwalifikowanym. W danych dotyczących wydawcy certyfikatu kwalifikowanego powinien pojawić się jeden z poniższych wystawców: • CN=CERTUMQCA,O=UnizetoTechnologies S.A.,C=PL • CN=SigillumPCCE -kwalifikowany CA1,O=Sigillum Polskie Centrum Certyfikacji Elektronicznej,C=PL • CN=SigillumPCCE -kwalifikowany CA1,O=Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.,C=PL • CN=COPESZAFIR -Kwalifikowany,O=KrajowaIzba Rozliczeniowa S.A.,C=PL • CN=CenCertCentrum Certyfikatów Kwalifikowanych,O=EnigmaSOI sp. z o.o.,C=PL • CN=CENCERTCentrum Certyfikatów Kwalifikowanych,O=SafeTechnologies SA,C=PL • CN=CentrumMobiCert-Kwalifikowany,O=MobicertSp. z o.o.,C=PL

34. Podpisanie i wysłanie deklaracji c.d. Kolejnym krokiem jest podanie kodu PIN użytej karty kryptograficznej i zatwierdzenie go przez naciśnięcie przycisku „OK”.

35. Podpisanie i wysłanie deklaracji c.d. Po podpisaniu dokumentu zostanie wyświetlone kolejne okno kreatora, prezentujące podpisany i zakodowany dokument w formacie XML. Na tym etapie użytkownik ma możliwość zapisania podpisanego już dokumentu XML – używając przycisku „Zapisz podpisany dokument XML”.

36. Podpisanie i wysłanie deklaracji c.d. Po wysłaniu dokumentu pojawi się okno zawierające informację „Numer referencyjny wysłanego dokumentu” oraz „Skrót wysłanego dokumentu”. Dane te można zapisać do pliku tekstowego używając przycisku „Zapisz numer referencyjny i skrót wysłanego dokumentu do pliku tekstowego”. Numer referencyjny wysłanego dokumentu będzie niezbędny do sprawdzenia statusu i pobrania Urzędowego Poświadczenie Odbioru (UPO).

37. Podpisanie i wysłanie deklaracji c.d.

38. Wynik weryfikacji danych • Weryfikacja pozytywna – status o symbolu „200: Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO”; równocześnie aktywny stanie się przycisk „Pobierz urzędowe poświadczenie odbioru (UPO)”, które umożliwi pobranie UPO (zostanie otwarte nowe okno przeglądarki internetowej z wpisanym w formularzu numerem referencyjnym dokumentu). Po pobraniu UPO należy kliknąć przycisk „Zakończ”.

39. Wynik weryfikacji danych c.d. • Weryfikacja negatywna – status z grupy „4XX” (większy lub równy 4) oznacza, że dokument został odrzucony. W takiej sytuacji należy zapoznać się z opisem błędu, a następnie kliknąć przycisk „Zakończ”, poprawić błędy w formularzu i ponownie rozpocząć procedurę wysyłania dokumentu. • W przypadku statusów „301”, „302”, „303”, mamy do czynienia z dalszym przetwarzaniem dokumentów; aktywny staje się przycisk „Sprawdź ponownie”.

40. Urzędowe Poświadczenie Odbioru Podczas wysyłania dokumentu (w ostatnim kroku kreatora) należy kliknąć przycisk „Pobierz urzędowe poświadczenie odbioru (UPO)”. W nowym oknie przeglądarki pojawi się formularz służący do pobrania UPO. Unikalny numer referencyjny dokumentu zostanie automatycznie przeniesiony do właściwego pola. W celu pobrania UPO należy wtedy użyć przycisku „Sprawdź status dokumentu”.

41. Urzędowe Poświadczenie Odbioru c.d. W przypadku nieprzeniesienia numeru referencyjnego do formularza interaktywnego służącego do pobrania UPO należy go skopiować lub przepisać. Numer ten można odnaleźć w pliku zapisanym podczas wysyłki lub na wysłanym dokumencie w prawym, górnym rogu albo w „Rejestrze wysyłek” wtyczki.

42. Urzędowe Poświadczenie Odbioru c.d. Po naciśnięciu przycisku „Sprawdź status dokumentu” i otrzymaniu statusu „200” widoczny stanie się przycisk „Pobierz UPO” umożliwiający wyświetlenie i pobranie UPO. Po kliknięciu przycisku „Pobierz UPO” wyświetlone zostanie Urzędowe Poświadczenie Odbioru.

43. Urzędowe Poświadczenie Odbioru c.d. W przypadku wysłania duplikatu deklaracji otrzymamy status: „200: Przesłałeś duplikat, pobrane UPO dotyczy oryginału dokumentu. Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO”.

44. Urzędowe Poświadczenie Odbioru - rejestr wysyłek Status wysyłanego dokumentu elektronicznego można również zweryfikować po zakończeniu kreatora wysyłania, przy użyciu „Rejestru wysyłek”. W tym celu, w przypadku posiadania programu: Adobe Reader w wersji 8.x lub 9.x należy kliknąć przycisk znajdujący się w prawym górnym rogu „Rejestr wysyłek”.

45. Urzędowe Poświadczenie Odbioru - rejestr wysyłek c.d. W przypadku posiadania wersji Adobe Reader X i XI (w zależności od aktualizacji) należy kliknąć przycisk znajdujący się w prawym górnym rogu „Narzędzia” lub „Rozszerzone”, a następnie rozwinąć menu „E-Deklaracje” i wybrać „Rejestr wysyłek”.

46. Urzędowe Poświadczenie Odbiorurejestr wysyłek c.d. Po wykonaniu powyższych czynności zostanie otwarte okno zawierające rejestr wszystkich wysłanych z komputera dokumentów do systemu e-Deklaracje. Należy ustawić kursor na interesującym nas numerze referencyjnym, a następnie kliknąć przycisk „Sprawdź status”. Po naciśnięciu przycisku należy poczekać, rejestr przekieruje nas do nowego okna domyślnej przeglądarki internetowej i otwartego w nim interaktywnego formularza pozwalającego na sprawdzenie statusu i pobranie UPO wystawionego przez system e-Deklaracje.

47. Urzędowe Poświadczenie Odbioru - rejestr wysyłek c.d.

48. Urzędowe Poświadczenie Odbioru c.d. Dalsze postępowanie – jak wcześniej: numer referencyjny zostanie automatycznie przeniesiony do otwartego w oknie przeglądarki formularza. W celu weryfikacji statusu należy kliknąć przycisk „Sprawdź status dokumentu”; otrzymamy odpowiedni status (tylko dla dokumentów o statusie „200” można będzie pobrać UPO). UPO stanowi dowód i potwierdza termin złożenia deklaracji/dokumentu.

49. Przydatne linki i kontakty Infolinia systemu e-Deklaracje Krajowa Informacja Podatkowa, czynna od poniedziałku do piątku w godzinach 8:15 – 16:15 (pomoc w sprawie procedur składania deklaracji): • Tel. 801 055 055 (z telefonów stacjonarnych), • Tel. 22 330 03 30 (z telefonów komórkowych) • Tel. +48 22 330 03 30 (z zagranicy)

50. Przydatne linki i kontakty c.d. Pomoc Techniczna systemu e-Deklaracje, czynna od poniedziałku do piątku w godzinach 8:15 – 16:15 (pomoc w sprawie problemów technicznych przy obsłudze systemu): • Tel. 22 694 49 74 • e-mail: info.e-deklaracje@mofnet.gov.pl