Jak rozliczyc roczne przychody pracownika i prawidlowo sporzadzic deklaracje podatkowe

1. 1 Jak rozliczyc roczne przychody pracownika i prawidlowo sporzadzic deklaracje podatkowe ? Opole, 21.12.2009 r.

2. 2 Swiadczenia od pracodawcy  Swiadczenia medyczne Abonamenty medyczne dla pracownik�w bez podatku Orzeczenia Wojew�dzkiego Sadu Administracyjnego w Warszawie z 10 listopada 2009 r. (sygn. III SA/Wa 623/09) Sprawa byla wynikiem wniosku o interpretacje. Wystapila z nim firma Alfa Laval Polska sp. z o.o. Wyjasnila, ze dla zatrudnionych wykupuje abonamenty medyczne. Jest to r�wnoznaczne z postawieniem do ich dyspozycji okreslonego pakietu swiadczen medycznych. Sp�lka nie pyta poszczeg�lnych os�b, czy sa zainteresowane abonamentem � wykupuje je dla wszystkich. Jednoczesnie nie moze stwierdzic, kto z nich korzystal. Sad uznal, ze samo postawienie do dyspozycji pracownika nieodplatnych swiadczen nie jest opodatkowane (inaczej niz w przypadku pieniedzy). Tymczasem w rozpatrywanej sytuacji nie zostal spelniony warunek otrzymania swiadczenia.

3. 3 Swiadczenia od pracodawcy  Swiadczenia medyczne To juz kolejny wyrok w tak budzacej kontrowersje sprawie. Wiekszosc z nich przyznawala racje podatnikom, m.in. orzeczenie WSA w Warszawie z 20 sierpnia 2008 r. (sygn. III SA/Wa 625/08). Zdarzalo sie jednak, ze sad wyrazal odmienne stanowisko. Przykladem jest orzeczenie WSA we Wroclawiu z 4 lipca 2008 r. (sygn. SA/Wr 383/08).

4. 4 Swiadczenia od pracodawcy  Swiadczenia medyczne Od swiadczen medycznych dla rodzin pracownik�w jest podatek Cena zakupu nieobowiazkowych uslug medycznych kupionych przez pracodawce dla czlonk�w rodziny podwladnego stanowi jego przych�d. Organy podatkowe sa co do tego zgodne. Swiadcza o tym wydawane interpretacje podatkowe. Przykladem sa pisma Izby Skarbowej w Katowicach z 10 lutego 2009 r. (IBPBII/1/415-65/08/MCZ) oraz z 29 stycznia 2009 r. (IBPBII/1/415-67/08/MCZ), a takze Izby Skarbowej w Warszawie z 6 stycznia 2009 r. (IPPB2/415-1425/08-4/MG) i z 19 grudnia 2009 r. (IPPB2/415-1364/08-4/JK).

5. 5 Swiadczenia od pracodawcy  Swiadczenia medyczne Problem ten pojawia sie juz od jakiegos czasu. Przedsiebiorcy kupujacy swiadczenia medyczne dla pracownik�w i czlonk�w ich rodzin twierdza, ze ich wartosc nie jest przychodem dla podwladnych wtedy, gdy nie da sie okreslic, jaka czesc wydatk�w przypada na jednego pracownika lub jego krewnego � a wiec wtedy, gdy firma wnosi oplaty ryczaltowe. Innego zdania sa jednak organy podatkowe. Twierdza, ze o powstaniu przychodu ze stosunku pracy dla pracownika nie przesadza skorzystanie przez czlonk�w jego rodziny z konkretnej uslugi medycznej, lecz samo otrzymanie uslugi medycznej (o okreslonej wartosci pienieznej), dajacej prawo do skorzystania z niej w ramach zawartej przez pracodawce umowy.

6. 6 Swiadczenia od pracodawcy  Swiadczenia medyczne Zdaniem fiskusa objecie czlonk�w rodziny pracownika nieobowiazkowa opieka medyczna stanowi nieodplatne swiadczenie, kt�rego wartosc ustala sie wedlug cen jego zakupu. Ryczaltowy spos�b oplacania przez pracodawce koszt�w zwiazanych z otoczeniem czlonk�w rodziny pracownika nieobowiazkowa opieka medyczna w ramach dodatkowej uslugi medycznej nie stanowi przeszkody w ustaleniu wartosci swiadczenia przypadajacego na pracownika. Zdaniem organ�w podatkowych pracodawca jest w stanie okreslic liczbe os�b uprawnionych do korzystania z opieki medycznej (liczbe czlonk�w rodziny poszczeg�lnych pracownik�w), zna r�wniez globalna wartosc kupionej uslugi. Tym samym jest w posiadaniu informacji, jaki jest koszt swiadczenia przypadajacy na danego pracownika w zwiazku z uprawnieniem, jakie posiadaja czlonkowie jego rodziny.

7. 7 Swiadczenia od pracodawcy  Swiadczenia medyczne Organy podatkowe twierdza, ze w przypadku zakupu przez pracodawce uslug medycznych uprawniajacych czlonk�w rodzin pracownik�w do skorzystania ze swiadczen, wartosc ich stanowi przych�d ze stosunku pracy, o kt�rym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od os�b fizycznych. Wartosc swiadczenia medycznego oplaconego za czlonk�w rodziny pracownika pracodawca ma zatem obowiazek doliczyc do wynagrodzenia pracownika i odprowadzic zaliczke na podatek. Uwaga W opinii fiskusa w przypadku ryczaltowej formy rozliczen z firma swiadczaca uslugi medyczne skorzystanie lub nieskorzystanie przez uprawniona osobe w danym miesiacu z uslugi pozostaje bez wplywu na spos�b opodatkowania swiadczen.

8. 8 Swiadczenia od pracodawcy  Swiadczenia medyczne Ekwiwalent za okulary moze byc bez PIT Przych�d uzyskany przez pracownika w zwiazku ze zwrotem kosztu zakupu okular�w jest wolny od podatku dochodowego od os�b fizycznych Musza byc jednak spelnione pewne warunki. Przych�d taki bedzie wolny od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT, jesli: badania okulistyczne przeprowadzone w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykaza potrzebe stosowania okular�w korygujacych wzrok podczas pracy przy obsludze monitora ekranowego, co potwierdzi aktualne zaswiadczenie lekarza medycyny pracy; pracodawca w regulaminie pracy lub innym akcie wewnetrznym okreslil maksymalna kwote refundacji; zakup udokumentowany jest faktura, przy czym bez znaczenia jest, czy fakture wystawiono na pracownika, czy na pracodawce;

9. 9 Swiadczenia od pracodawcy  Swiadczenia medyczne Szczepionke na grype dolicz do przychod�w Firma, kt�ra funduje pracownikom zabiegi medyczne, musi je opodatkowac. Tylko obowiazkowe swiadczenia zdrowotne sa zwolnione z PIT Swiadczenie medyczne jest nieopodatkowane dla pracownika, gdy przepisy nakladaja na firme obowiazek jego wykonania. Tymczasem szczepien przeciwko grypie nie ma w wykazie obowiazkowych pracowniczych szczepien. Potwierdzaja to interpretacje urzed�w. Wynika z nich, ze zwolnione z podatku dochodowego sa tylko te swiadczenia, do kt�rych zobowiazuje kodeks pracy oraz inne przepisy. Pozostale trzeba doliczyc do przychodu zatrudnionych i opodatkowac.

10. 10 Swiadczenia od pracodawcy  Swiadczenia medyczne Jakie szczepienia mozna uznac za obowiazkowe? Odpowiedzi nalezy szukac m.in. w ustawie o chorobach zakaznych i zakazeniach oraz rozporzadzeniach ministra zdrowia: w sprawie wykazu stanowisk pracy oraz szczepien ochronnych i w sprawie szkodliwych czynnik�w biologicznych w srodowisku pracy. Na podstawie tych przepis�w fiskus czasami zgadza sie na zwolnienie z podatku szczepien przeciwko grypie, np. dla pracownik�w sluzby zdrowia. Izba Skarbowa w Warszawie (interpretacja nr IPPB2/4160-81/08-2/MK) uznala, ze sa oni narazeni na zakazenie szkodliwymi czynnikami biologicznymi, do kt�rych zaliczyla wlasnie wirusy grypy. Z kolei Urzad Skarbowy w Rybniku (nr PDFN/415-62/06) przyznal, ze nieopodatkowane sa szczepienia przeciwko wirusowi ptasiej grypy dla czlonk�w miejskiego zespolu reagowania kryzysowego

11. 11 Swiadczenia od pracodawcy  Swiadczenia medyczne Mozna tez uznac, ze potrzeba zaszczepienia wystepuje w zawodach, kt�re wymagaja czestych kontakt�w z innymi osobami, przykladowo w sklepie. Jest to zrozumiale szczeg�lnie teraz, kiedy coraz wiecej os�b choruje na grype. Jesli pracodawca ma zalecenie od lekarza medycyny pracy, ze z powodu duzego ryzyka zakazenia powinno sie wprowadzic w firmie szczepienia, moze to zrobic. I argumentowac, ze obliguja go do tego przepisy kodeksu pracy o zapewnieniu srodk�w profilaktycznych. Nie ma jednak pewnosci, ze ten argument zaakceptuja urzedy. Pracodawca moze oczywiscie powolywac sie na og�lne obowiazki zwiazane z profilaktyczna ochrona zdrowia. Wspomniane interpretacje fiskusa wskazuja na to, ze czasami mozna go przekonac do zwolnienia. Nie zmienia to jednak faktu, ze z przepis�w szczeg�lnych nie wynika obowiazek szczepienia pracownik�w przeciwko grypie.

12. 12 Swiadczenia od pracodawcy  Podr�ze sluzbowe i ryczalty samochodowe pracownika  Nie zawsze mozna ryczaltem zwracac pracownikowi koszty auta Z przepis�w podatkowych i skladkowych wynika, ze gdy pracownik uzywa swojego prywatnego samochodu w jazdach lokalnych, to pracodawca moze zwr�cic mu koszty z tego tytulu wedlug: miesiecznego ryczaltu pienieznego lub tzw. kilometr�wki, czyli iloczynu przejechanych kilometr�w przez stawke za 1 km przebiegu. Wydawaloby sie, ze istnieje tu pelna dowolnosc. A jednak nie. Zdaniem dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach (interpretacja z 12 wrzesnia 2008 r. IBPB3/423-525/08/MO) pracodawca nie moze wybrac ryczaltu, gdy pracownik porusza sie w celach sluzbowych na terenie kilku gmin lub miast

13. 13  Swiadczenia od pracodawcy  Podr�ze sluzbowe i ryczalty samochodowe pracownika  Chodzilo o zwrot wyplacany inkasentom gazowym. Zatrudniajaca ich sp�lka byla przekonana, ze w tym wypadku �miejsce zatrudnienia� oznacza miejsce swiadczenia pracy przez danego pracownika. Dlatego uznala, ze u niekt�rych inkasent�w miejscem swiadczenia pracy jest obszar np. kilku gmin lub miasta i gmin. W efekcie, zeby ustalic miesieczny limit kilometr�w, sp�lka sumowala liczbe mieszkanc�w gmin/miast, w kt�rych inkasenci odczytuja gazomierze. Taki spos�b liczenia zakwestionowal dyrektor katowickiej izby: �� 3 ust. 2 rozporzadzenia odwoluje sie � przy ustalaniu limitu kilometr�w za jazdy lokalne � do liczby mieszkanc�w w gminie lub miescie, w kt�rych pracownik jest zatrudniony, wyraznie nawiazuje do miejsca wykonywania pracy pracownika, o kt�rym mowa w art. 29 � 1 ustawy Kodeks pracy.

14. 14  Swiadczenia od pracodawcy  Podr�ze sluzbowe i ryczalty samochodowe pracownika  Ponadto nalezy zwr�cic uwage, iz uzyte w ww. przepisie slowo �gmina� lub �miasto� jest w liczbie pojedynczej. Wskazuje to zatem, ze nie jest mozliwe przyznanie pracownikowi miesiecznego limitu z uwzglednieniem liczby mieszkanc�w kilku gmin, w kt�rych pracownik wykonuje swoje obowiazki�. To oznacza, ze gdy pracownicy w swoich umowach o prace maja okreslone miejsce pracy jako rejon i wykonuja swoje obowiazki na obszarze kilku gmin lub miasta i gminy, nie nalezy sumowac liczby mieszkanc�w gmin lub miasta i gminy. W tej sytuacji pracodawca nie ma wyboru � powinien rozliczyc sie z pracownikami wedlug tzw. kilometr�wki, czyli liczby faktycznie przejechanych kilometr�w. Wprawdzie podatkowe skutki tej interpretacji sa istotne niemal wylacznie dla pracodawcy (decyduja o tym, czy i jaka kwote szef wrzuci do koszt�w uzyskania przychodu), ale nie pozostaja bez znaczenia r�wniez dla pracownik�w (wplywaja na zakres zwolnienia wyplaconej kwoty ze skladek na ubezpieczenia spoleczne i zdrowotne).

15. 15 Swiadczenia od pracodawcy  Podr�ze sluzbowe i ryczalty samochodowe pracownika  Fiskus nie odpowiada jednoznacznie, czy kierowcom w podr�zy naleza sie diety Diety wyplacane kierowcom bedacym w podr�zy sluzbowej, tak jak w przypadku innych pracownik�w, powinny korzystac ze zwolnienia z podatku dochodowego. Organy podatkowe nie maja jednak klarownego stanowiska w tej sprawie Co do zasady na gruncie ustawy o podatku dochodowym od os�b fizycznych wolne od podatku dochodowego sa diety i inne naleznosci za czas podr�zy sluzbowej pracownika, podr�zy osoby niebedacej pracownikiem do wysokosci okreslonej w odrebnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra wlasciwego do spraw pracy w sprawie wysokosci oraz warunk�w ustalania naleznosci przyslugujacych pracownikowi zatrudnionemu w panstwowej lub samorzadowej jednostce sfery budzetowej z tytulu podr�zy sluzbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzezeniem ust. 13 (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT).

16. 16 Swiadczenia od pracodawcy  Podr�ze sluzbowe i ryczalty samochodowe pracownika  Co jest wyjazdem W praktyce niejednokrotnie powstaje jednak problem, kiedy mamy do czynienia z podr�za sluzbowa. Ta watpliwosc dotyczy w szczeg�lnosci pracownik�w zatrudnionych w charakterze kierowc�w. Istota pracy kierowc�w sa bowiem stale wyjazdy do r�znych miejscowosci zar�wno w kraju, jak i za granica, niezaleznie od wskazanego w umowie o prace miejsca wykonywania pracy. Teoretycznie mozna by wiec uznac, ze przez wiekszosc czasu pracy odbywaja oni podr�z sluzbowa. Ustawy podatkowe milcza Przepisy prawa podatkowego nie zawieraja definicji podr�zy sluzbowej. Dlatego w tej kwestii nalezy posluzyc sie definicja zawarta w kodeksie pracy. W jego art. 775 � 1 ustawodawca okreslil, ze pracownikowi wykonujacemu na polecenie pracodawcy zadanie sluzbowe poza miejscowoscia, w kt�rej znajduje sie siedziba pracodawcy lub poza stalym miejscem pracy, przysluguje zwrot koszt�w zwiazanych z podr�za sluzbowa. Zatem podr�za sluzbowa jest kazdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowosc, w kt�rej znajduje sie siedziba pracodawcy, lub poza stale miejsce pracy w celu wykonania zadania sluzbowego.

17. 17 Swiadczenia od pracodawcy  Podr�ze sluzbowe i ryczalty samochodowe pracownika  Klopotliwa uchwala sadu� Watpliwosci pojawily sie na tle uchwaly Sad Najwyzszego w skladzie siedmiu sedzi�w z 19 listopada 2008 r. (II PZP 11/08), w kt�rej sad stwierdzil, ze �kierowca transportu miedzynarodowego odbywajacy podr�ze w ramach um�wionej pracy i na okreslonym w umowie obszarze jako miejscu swiadczenia pracy nie jest w podr�zy sluzbowej. Powinna ona bowiem miec charakter incydentalny, a nie normalnego wykonywania pracowniczych obowiazk�w�. Zdaniem sadu �podr�z sluzbowa jest zjawiskiem kr�tkotrwalym, incydentalnym i tymczasowym, wobec czego uznanie, ze w podr�zy sluzbowej mozna przebywac nieustannie z uwagi na charakter pracy, kt�ry wymusza stale przemieszczanie sie, musi byc postrzegane jako sprzeczne z istota tego nadzwyczajnego zdarzenia w stosunkach pracy i celem�. Przyjecie takiej interpretacji r�wniez przez organy podatkowe spowodowaloby, iz diety wyplacane kierowcom nie moglyby korzystac ze zwolnienia podatkowego.

18. 18 Swiadczenia od pracodawcy  Podr�ze sluzbowe i ryczalty samochodowe pracownika  � i inne orzeczenia Odmienne stanowisko zajal WSA w Poznaniu w wyroku z 6 lutego 2009 r. (I SA/Po 1303/08), kt�ry uznal, iz �miejscem wykonywania pracy przez kierowce jest miejsce, w kt�rym otrzymuje on przydzial zadan i w kt�rym jest kierowany do ich wykonywania, a nie samoch�d, kt�ry w ramach swojej pracy prowadzi. Samoch�d jest bowiem narzedziem pracy kierowcy. W zwiazku z tym kierowca moze odbywac podr�ze sluzbowe i otrzymywac naleznosci w postaci diet z tego tytulu�. Podobnie do tej pory wypowiadal sie takze Naczelny Sad Administracyjny w Warszawie w wyroku z 1 pazdziernika 2004 r. (FSK 2175/04) oraz WSA w Poznaniu w wyroku z 4 marca 2008 r. (I SA/Po 1723/07).

19. 19  Swiadczenia od pracodawcy  Podr�ze sluzbowe i ryczalty samochodowe pracownika  Dla firm transportowych i zatrudnionych w nich kierowc�w moze to jednak oznaczac, ze dotychczasowe spory z fiskusem, czy kierowca moze odbywac podr�ze sluzbowe i otrzymywac z tego tytulu diety (dotychczas z reguly wygrywane, czego najnowszym przykladem wyroki Wojew�dzkiego Sadu Administracyjnego w Poznaniu z 6 lutego 2009 r., I SA/ Po 1314/08 i I SA/Po 1303/08) nabiora nowego wymiaru. Chyba ze sady administracyjne � wzorem Ministerstwa Finans�w � zaczna stwierdzac, ze nie sa wlasciwe do interpretacji tego zagadnienia, bo to domena sad�w pracy.

20. 20 Swiadczenia od pracodawcy Transport Bez skladek za bilety Firma, kt�ra zwraca za przejazdy komunikacja miejska lub PKP, nie musi placic od tego ZUS Tak uznal 2 grudnia 2009 r. Sad Najwyzszy (sygn. I UK 201/ 09) w sprawie l�dzkiej sp�lki budowlanej zatrudniajacej 40 robotnik�w. Poczatkowo dostawali oni bilety na przejazd komunikacja miejska, tak by latwo mogli sie dostac do miejsca, gdzie sp�lka prowadzila wlasnie roboty budowlane. Powodowalo to jednak wiele zachodu, gdyz ksiegowa musiala kupowac duze partie bilet�w, a p�zniej rozdawac je poszczeg�lnym pracownikom. Jeszcze trudniej bylo z osobami dojezdzajacymi spoza Lodzi.

21. 21 Swiadczenia od pracodawcy  Transport Grupowy dow�z do pracy bez PIT Pracownik, kt�ry jest za darmo podrzucany do firmy, moze uniknac podatku Nie ma bowiem technicznych mozliwosci naliczenia przychodu, jesli wlasciciel firmy zalatwia zakladowy autobus, kt�ry dowozi cala grupe os�b. Gdy oferta jest skierowana do og�lu zatrudnionych, tak naprawde nie wiadomo, kto z niej faktycznie skorzystal. Pracodawca musialby zapisywac, kto i kiedy wsiada do autobusu. Przepisy nie nakladaja jednak na niego takiego obowiazku. Fiskus nie ma jednak watpliwosci, ze nawet przy wiekszej grupie os�b mozna ustalic, kto korzysta z bezplatnego dowozu. Tak wynika z interpretacji ministra finans�w (nr DD3/033/ KDJ/09/PK-29). Minister podkreslil, ze wartosc otrzymanego od pracodawcy swiadczenia w postaci sfinansowania przewozu do pracy stanowi przych�d. Wykupujac okreslona ilosc�miejsc u przewoznika, pracodawca bedzie wiedzial, kto z nich moze skorzystac. Dlatego identyfikacja pracownika, kt�remu mozna przypisac�przych�d, nie sprawi mu problemu.

22. 22 Swiadczenia od pracodawcy  Transport Sady staja jednak ostatnio po stronie podatnik�w. Tak bylo w sprawie rozpatrywanej przez Naczelny Sad Administracyjny (sygn. II FSK 536/08). Firma podpisala z przewoznikiem umowe na dow�z pracownik�w. Oplata jest ryczaltowa, a transport dostepny dla wszystkich chetnych, kt�rzy chca z niego skorzystac. Pracodawca twierdzi, ze nie jest mozliwe ustalenie wartosci swiadczenia przypadajacego na poszczeg�lnych pracownik�w. Dla fiskusa to nie klopot, jak podkreslil w interpretacji: �ewentualne trudnosci towarzyszace indywidualizacji swiadczen na rzecz poszczeg�lnych pracownik�w maja charakter drugorzedny i nie moga wplywac na byt i zakres obowiazku podatkowego�. NSA uznal jednak, ze jesli nie mozna stwierdzic, czy pracownik otrzymal swiadczenie i jaka jest jego wartosc, to nie ma podstaw do naliczania mu przychodu. Opodatkowane moze byc tylko swiadczenie rzeczywiscie otrzymane, a nie mozliwe do otrzymania. Podobnie skonczyl sie sp�r z organami podatkowymi rozstrzygniety przez Wojew�dzki Sad Administracyjny w Gdansku (sygn. I SA/Gd 56/09).

23. 23 Swiadczenia od pracodawcy  Swiadczenia rzeczowe