Presenté par Maroua TRABELSI & Oumaya ABBES

« Facteurs explicatifsde l'utilisation de la messagerieélectronique textuelle :résultats d'une enquêteréalisée au sein d 'organisationsmunicipales »Pascal BARILLOT ,1998, systèmes d’information et management 3(1) Presenté par Maroua TRABELSI & OumayaABBES Mastère de recherche en management des organisations: Management stratégique Matière : les systèmesd’information Responsable de la matière: M Mohamed BENDANA 2011-2012

Plan de la présentation • Présentation de l’article • Problématique et questions de recherche • Définitions des concepts clés • Les Théories développées des facteurs explicatifs de l'utilisation des médias de communication • Recherche empirique • Échantillonnage • Hypothèses de base • Principaux Résultats • Conclusion • Apports, limites et perspectives • L’essentiel à retenir

Présentation de l’article Article empirique • Nature de l’article : • Population étudiée: • La méthode mobilisée : • Type de la méthode de collecte de données : • Les outils de collecte de données et d’analyse: • Source de données : • Analyses effectues : Les organisations municipales ayant un système de messagerie électronique depuis au moins trois ans de la réalisation de cette enquête Observation des expériences Triangulation Questionnaires d’enquête (avec un échelle de Likert pour garantir l’impartialité) + entrevues Primaire Analyse individuelle et analyse typologique

Problématique et questions de recherche • Problématique : Quels sont les facteurs explicatifs d’utilisation d’un système de messagerie électronique ? • Questions de recherches : • Quelles sont les tâches organisationnelles pour lesquelles le système de messagerie électronique est utilisé comparé aux autres médias de communication? • Peut-on expliquer le choix d'un média de communication par ses seules propriétés ?

Objectifs de la recherche : 1) Décrire l'utilisation, à titre individuel, des différents médias de communication sélectionnés (messagerie électronique textuelle, documents écrits, contacts face à face, téléphone). 2) Définir des profils d'utilisateurs de la messagerie électronique, à partir d'une étude collective de ces mêmes médias. • Enjeux :Améliorer le contexte et le processus d’implantation pour les investissements en messagerie

Définitions des concepts clés La communication « C’est un processus social permanent qui intègre plusieurs modes de comportements(la parole, le geste, le regard, la mimique,…) » Cherry (1957), Hall (1962) Bateson (1965), Watzlawick al. (67), Jackson (1968) Il existe deux modes de communication Usage symbolique ( des signaux non verbaux) ‘‘La métacommunication’’ L’usage d’un langage verbal et écrit La communication est un ‘‘tout intégré’’

Ce type de système demande un gros volume d’information et il assure la rapidité d’échange, tel que la Messagerie électronique textuelle,… Système d’information traditionnel vs Système d’information informatisé Un système qui assure l’échange de l’information sous forme traditionnelle: les réunions, les communications téléphoniques, les contacts face à face…. Communication «médias» Ce sont les moyens de communication tels que l'affichage, le cinéma, la presse, la radio, la télévision et désormais les TIC (dont en particulier le Web ) Il existe deux types de médias les médias oraux ( excluent la communication verbale et non verbale) et les médias écrits ( excluent de leurs champs la communication non verbale)

Les Théories développées des facteurs explicatifs de l'utilisation des médias de communication Une revue de la littérature permet de dresser les facteurs explicatifs du choix d’un média de communication (exemple messagerie électronique) sont : Le contexte organisationnel Selon les Théories de la présence sociale et de la richesse des médias La quantité disponible d’équipement selon la Théorie de la masse critique  Les déterminants rationnels du choix et de l’utilisation d’un média tout en intégrant les aspects sociologiques et psychologiques de la communication  Les caractéristiques du média sont subjectives et socialement construites. le choix du média repose sur une rationalité subjective

Théorie de la présence socialeShort et al en 1976 • Classifie les médias selon leurs niveaux de présence sociale et distingue ainsi une typologie antagoniste Le degré de présence sociales : « L’importance avec laquelle un individu perçoit psychologiquement son ou ses interlocuteurs. » N’intègre pas la communication verbale Intègre la communication verbale  Adopte une vision holistique du processus de communication TPS …Plus de présence sociale = plus de richesse ?

Théorie de la richesse des médiasDaft & Lengel 1984 La richesse de l’information est définie comme « sa capacité de modifier la compréhension d’un évènement pendant un intervalle de temps » Trevinoet al ,1987 • Permet d’analyser la substitution entre médias • Cerne la possibilité d’adaptation et de personnalisation des messages • Stipule que la richesse d’un média varie en fonction de la capacité à obtenir une rétroaction immédiate (la rapidité du feedback) - du nombre de caractéristiques - de canaux utilisés, - de la variété du langage utilisé et - de l’aptitude à personnaliser le message. • Etablit un certain classement en fonction de la richesse des différents médias : Le + riche Le - riche Messagerie électronique Le téléphone Face à face L’écrit L’écrit numérique

Le modèle de l’influence sociale Fulk &Al 1990 Le choix du média repose sur une rationalité subjective influencée par le comportement des collègues, les expériences antérieures et les normes du groupe  intégrer aussi bien des facteurs objectifs que subjectifs pour expliquer le choix d’un média , « structuration adaptative ( DeSanctisss et Poole (1994))  « Le concept de la richesse est donc le résultat d’un comportement sociale et non sa cause »

Théorie de la masse critique La théorie de la masse critique stipule qu'il existe un seuil minimal d'usage d'un média défini par le taux d'équipement nécessaire. La diffusion du courrier électronique se trouve être corrélée donc au développement d’une masse critique d’utilisateurs notamment en ce qui concerne les nouveaux moyens de communication (Markus, 1987 ; 1990) La masse critique est le taux d’équipement à partir duquel la communication de groupe à travers le média en question devient possible. …D’autre auteurs mettent en exergue le comportement de l’utilisateur comme facteur déterminant de l’usage d’un média surtout son degré de satisfaction

L’utilisation d’un média de communication peut se justifier par des facteurs contingents (la théorie de la richesse des médias), des facteurs de situation ( les contraintes géographiques et temporelles, la masse critique, le sens symbolique véhiculé par le média et l’expérience d’utilisation) et des facteurs liés à l’influence sociale et les propriétés émergentes du média. Source : M KALIKA, N BOUKEF &H ISAAC, 2005, « La théorie du millefeuille. De la non-substitution entre communications électroniques et fàce à fàce », Communications au 10ème congrès de l’AIM, Toulouse, 22-23.

Recherche empirique :Échantillonnage • Echantillon du départ: 150 mairies dans des villes de plus de 20000 habitants • Tri Effectué :  Celles affirmant qu’elle disposent un système de messagerie électronique textuelle sont au nombre de 35 (Taux de retour : 77% )  celles réellement disposant d’ un SMT sont au nombre de 10  Celle disposant de de cet outil depuis 3 ans sont au nombre de 8 soit 5,3 % de l’échantillon du départ Unité d’analyse : L’utilisateur du système de messagerie électronique

Echantillon retenu : 74 utilisateurs d’un système de messagerie textuel appartenant a huit organisations municipales ayant un système de Messagerie textuelle depuis 3 ans. • Les personnes interrogés doivent disposer au moins d’une expérience d’un an sur le système de messagerie électronique 9% 40% 51%

Les hypothèses de base

La nature de la tache H1 L’utilisation de la messagerie électronique Déterminants situationnel H2 Comportement des utilisateurs qui dépend de Son degré de satisfaction H3  Contexte social H4

Principaux RésultatsAnalyse individuelle des médias de communication • Média oraux (riche) Pour le face à face la priorité est d’accomplir les tâches non routinières Pour l’usage du téléphone la priorité est d’ accomplir des tâches élémentaire et routinières (tâches simple) • Média écrit (pauvre) Le système de messagerie électronique est très peu utilisé pour accomplir des tâches complexes ( non routinières) , il est utilisé pour des tâches simples et routinières Pour les tâches peu complexes, l’usage des médias écrits n’est pas prioritaire ( Le téléphone rang n° 2 et La messagerie rang n° 4)

Analyse typologique des médias H1 : partiellement verifiée Ecrit Classe 5 Les non concernés Classe 3 Les habituels tous types Classe 4 Les utilisateurs réfléchis Tous types de médias Aucun média Classe 1 Les habituels des médias oraux Classe 2 Les occasionnels des médias oraux Oral

H2 :vérifiée -Contacter un individu occupé ou absent -Contacter plusieurs individus au même temps Classement des déterminants situationnels Téléphone Face à face Messagerie électronique Documents écrit Médias écrit Médias Oraux Sont associées à des situations confidentielles Sont utilisés lors des communications simples et rapides

Analyse typologique de la satisfaction des utilisateurs H3: vérifiée Secrétaire Classe 2 Les satisfaits indécis (33 utilisateurs) Faible Utilisateurs convaincus Utilisateurs Fréquents convaincus Classe n 1 Les satisfaits convaincus (30 utilisateurs) Classe 3 Les insatisfaits (11 utilisateurs) dirigeants

H4 Les contraintes organisationnelles • Une démarche volontaire est instaurée dans l’organisation • Mise à disposition aux membres des organisations des boites de courriers électroniques • Changement dans les habitudes de travails( acquérir de nouvelles connaissances et méthodes abandonner celles devenues caduques • L’usage de la bureaucratique ne doit pas être réservé à un niveau hiérarchique élevé Les contraintes techniques • Limitent l’usage rationnel et efficace • L’utilisation combinée entre le téléphone et la messagerie est impossible • L’incompatibilité entre l’émetteur et le serveur(dans la cas d’échange ou de transfert des fichiers).

Apports, limites et Pistes de recherche Apports • Une étude en profondeur des facteurs explicatifs de l’utilisation des médias : une analyse situationnel, typologique et synthétique de système de messagerie électronique • Una analyse multidimensionnelle (intégrant plusieurs variables) qui diminue les biais relatifs à la possibilité de différences du taux de réponses dû à des facteurs personnels et situationnels

Limites • L’instabilité des messageries organisationnel d’une organisation à une autre • Subjectivités des mesures • Surestimation des résultats • Résultats ne peuvent pas être généralisés • Pas de propositions de pistes de recherche

L’essentiel à retenir

Les facteurs explicatifs du SMT dans les organisation municipales la fréquence et la durée d’utilisation Contraintes techniques Contraintes organisationnelles la position hiérarchique occupée L’utilisation de la messagerie électronique Contexte social l'expérience informatique et bureautique acquise Nature des Situations : confidentielles • Caractéristiques : • Permet de contacter un individu occupé ou absent • Adapté afin de contacter plusieurs personnes

Evaluation du Système de messagerie électronique • Il ne dépend pas de la nature de la tâche à accomplir ( infirmation de la théorie de la richesse) … néanmoins le choix du canal de communication sujette à une vaste diffusion ( confirmation théorie de la masse critique ) • Il faut savoir que la messagerie occupe une première position quand il s’agit de contexte situationnel alors qu’elle occupe le 4éme rang quand il s’agit d’une simple hiérarchisation des médias ( exemple lorsque un dirigent désire légitimer sa décision) • Tenir compte des variables discriminantes quant à l’acceptation du SMT qui sont principalement ( la fréquence et la durée d’utilisation ) • Son utilisation est associée à la position hiérarchique occupée et à l'expérience informatique et bureautique acquise (la dépendance du contexte social est vérifié)

Merci de votre attention Questions???

Presenté par Maroua TRABELSI & Oumaya ABBES