Daniel Nowak

1. Realizacja projektu na przykładzie 2.1.1 PO KL – dotychczasowe doświadczenia z realizacji i rozliczania projektów – PARP Daniel Nowak Warszawa, 8 czerwca 2009

2. Poddziałanie 2.1.1 PO KL • Finansowane z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki • Budżet: 11,420 mld euro, w tym • 9,707 mld euro z Europejskiego Funduszu Społecznego • Podziałanie 2.1.1 Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach (budżet ok.403 mln. euro) • Dofinansowywanie szkoleń dedykowanych dla konkretnych przedsiębiorstw i ich pracowników, szkoleń otwartych i studiów podyplomowych dla przedsiębiorców i ich pracowników

3. Przygotowanie wniosku • Konieczność przeprowadzenia analizy potrzeb • Koszt przygotowania wniosku nie może zostać pokryty ze środków dotacji • Projekt nie może się rozpocząć przed podpisaniem umowy – oczekiwanie na wynik oceny wniosku

4. Podpisanie umowy • Kalendarz w 2008 r.: • Wnioski składane do: 23 lipca 2008 • Pierwsze podpisane umowy : 15 grudnia 2008 • Czas od złożenia wniosku do podpisania umowy:ok. 5 miesięcy

5. Płatności • Dotacja rozwojowa wypłacana z budżetu państwa • Środki na dany rok budżetowy muszą być wydatkowane do końca roku budżetowego • Dodatkowe raportowanie o środkach, które będą niewydatkowane do końca roku • Konieczność zwrotu niewydatkowanych środków pod koniec roku

6. Płatności • Na początku roku PARP będzie przekazywał dotację ze środków NIEWYGASAJĄCYCH • Możliwe przejściowe trudności z finansowaniem projektów na początku roku budżetowego – przejściowy brak środków na rachunku PARP • Dodatkowe raportowanie • Konieczność wydatkowania zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów (m .in. ustalana jest krańcowa data wydatkowania) • Wnioskodawca musi posiadać wystarczający potencjał finansowy

7. Monitorowanie/Kontrolowanie • Dodatkowe instytucje, które mogą kontrolować wydatkowanie środków z dotacji rozwojowej i realizację projektu, np.: • PARP • NIK • UKS • Komisja Europejska – OLAF

8. Monitorowanie/Kontrolowanie • Dodatkowe bieżące obciążenie organizacji • Comiesięczne informowanie PARP o działaniach szkoleniowych w projekcie • Wnioski o płatności – co 2 miesiące • Znaczące zmiany w projekcie muszą być uzgadniane z PARP • Obowiązki związane z pomocą publiczną • Kwartalne sprawozdania z udzielonej pomocy publicznej • Zbieranie od Beneficjentów pomocy informacji o pomocy publicznej

9. Ważne aspekty rozliczania, monitorowania i prowadzenia dokumentacji projektowej w ramach PO KL

10. Przeprowadzone kontrole

11. Najczęściej pojawiające się zastrzeżenia Brak umów szkoleniowych Brak potwierdzenia kwalifikowalności uczestników szkolenia Niekwalifikowalne wydatki związane z danym szkoleniem/uczestnikami Możliwe uzupełnienie

12. Najczęściej pojawiające się zastrzeżenia • Umowy szkoleniowe nie zawierają podstawowych danych: • nr referencyjny programu pomocowego [K (2007) 4547] • kwota udzielonej pomocy publicznej • Nieoznakowanie biura projektu • Beneficjent Pomocy powinien w szczególności zamieścić tablice lub innego rodzaju informacje, że w danym miejscu realizowany jest projekt współfinansowany z PO KL

13. Najczęściej pojawiające się zastrzeżenia • Nieodpowiednia ochrona danych osobowych. Najczęściej nieprzestrzegany jest: • Wymóg posiadania polityki bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych oraz instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych • lub polityka bezpieczeństwa danych nie zawiera wszystkich obowiązkowych elementów wynikających z przepisów • Konieczność wdrożenia Rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych.

14. Najczęściej pojawiające się zastrzeżenia • Nieodpowiednie stosowanie zasady konkurencyjności: • kryteria wyboru przedstawione w zapytaniu ofertowym nie pozwolają na rzetelny wybór wykonawcy. Są formułowane na bardzo ogólnym poziomie np. duże doświadczenie w świadczeniu usług, duże zaplecze techniczne, gwarancja realizacji projektu zgodnie z harmonogramem • w opisie przedmiotu zamówienia nie podano czasu trwania szkolenia, programu szkolenia, miejsca realizacji szkolenia • oferent w swojej ofercie powołuje się na harmonogram szkoleń przedstawiony przez zleceniodawcę w zapytaniu ofertowym – brak takiego harmonogramu w dokumentacji • oferenci nie podali globalnej ceny, brak możliwości jednoznacznego stwierdzenia, która z ofert jest najkorzystniejsza finansowo

15. Najczęściej pojawiające się zastrzeżenia • Dokumenty finansowe: • Nieodpowiedni opis, nie pozwalający zakwalifikować danego wydatku do wydatku związanego z projektem • Opis powinien zawierać: • numer umowy; • tytuł projektu; • informację, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego; • nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu (lub adnotację, że dokument dotyczy kosztów pośrednich), w ramach którego wydatek jest ponoszony; • kwotę kwalifikowalną lub w przypadku, gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań – kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania.

16. Najczęściej pojawiające się zastrzeżenia • Dokumenty finansowe: • Opis dokumentów księgowych jest niespójny z Załącznikiem 1 do wniosku o płatność. Zastrzeżenia dotyczyły numerów księgowych, dat wystawienia dokumentów. • Opis nie jest jednoznaczny: brak jednoznacznych opisów wskazujących, których szkoleń dotyczą dane dokumenty księgowe

17. Najczęściej pojawiające się zastrzeżenia • Dokumenty finansowe: • zapis w opisie faktury dotyczącej zakupu z cross-financingu sugeruje, że całość jest finansowana w ramach dotacji, podczas gdy z umowy wynikało, że dotacja pokrywa tylko 50% cross-financingu • Oświadczenie poświadczające wysokość wkładu w postaci wynagrodzeń: • Niewypełnione kolumny dotyczące wnoszonego wkładu prywatnego w wynagrodzeniach za dane szkolenie i maksymalnego możliwego do wniesienia wkładu prywatnego na dane szkolenie

18. Najczęściej pojawiające się zastrzeżenia • Dokumenty finansowe: • W umowie z trenerem znajduje się zapis, iż wykonawca ma prawo powierzyć wykonanie przedmiotu umowy osobie trzeciej za zgodą zamawiającego. W projekcie wszyscy trenerzy są zatrudnieni jako personel, w związku z tym muszą wykonywać pracę osobiście

19. Najczęściej pojawiające się zastrzeżenia • Pomoc publiczna: • Beneficjent nie dysponuje dokumentem niezbędnym do udzielenia pomocy publicznej w ramach projektu • przed udzieleniem pomocy publicznej (czyli przed podpisaniem umowy szkoleniowej) wymagany jest od Beneficjenta Pomocy wypełniony formularz informacji o pomocy innej niż pomoc de minimis

20. Wnioski o płatność (WNP) – najczęstsze błędy • Wnioskowanie o środki w sytuacji, gdy nie zostało rozliczonych 70% dotychczas przekazanych transz • Brak formularza PEFS lub nieprawidłowo wypełniony formularz PEFS • Błędnie rozliczany cross-financing w Załączniku 1 do WNP

21. Wnioski o płatność (WNP) – najczęstsze błędy • Informacje o uczestnikach szkoleń w Zał. 2 do wniosku o płatność są nieprawidołowo przedstawione – poszczególne tabele nie są ze sobą spójne; często błędnie wypełniona tabela 6 (pkt. 7)

22. Dziękuję za uwagę