T imski rad: Upravljanje grupama i timovima

1. Timski rad:Upravljanje grupama i timovima Predavač : Evangelos Bountalis, Međunarodni stručnjak

2. Sadržaj • Grupe i timovi • Karakteristike timova • Razlozi neuspjeha tima • Rukovođenje timovima • Unapređivanje izvedbe tima

3. Grupe i timovi • Grupa • Dvije ili više osoba koje međudjeluju na takav način da svaka osoba utječe na drugu i pod utjecajem je druge osobe. • Tim • Grupa ljudi posvečenih zajedničkom cilju, skupu izvedbenih ciljeva i pristupu za koji se svi članova tima smatraju međusobno odgovornima.

4. Uspoređivanje radnih timova i radnih grupa Prentice Hall, 2002

5. Formalni Osnovni koncepti grupe (nastavak) Status Neformalnil Veliki Veličina Maleni

6. Snažan rast produktivnosti Umjeren rast produktivnosti Bez zanačajnog efekta na produktivnost Opadanje produktivnosti Odnos kohezivnost - produktivnost Kohezivnost Visoka Niska Visoko Odnos snaga grupe i ciljeva organizacija Nisko

7. Prednostitimova • Timovi obično bolje rade od pojedinaca kada zadatci zahtijevaju višestruke vještine, prosudbu, i iskustvo • Timovi su bolji način da se iskoriste talenti pojedinih zaposlenika • Fleksibilnost i prijemčivost timova je esencijalna u okruženju koje se neprestano mijenja • Timovi povećavaju zadovoljstvo poslom i podižu moral, pojačavaju želju za sudjelovanjem zaposlenika i promiču raznolikost radne snage

8. Tipovi radnih timova

9. Virtualni tim • Virtualni tim • Grupa geografski i/ili organizacijski raspršenih suradnika koji međudjeluju koristeći kombinaciju telekomunikacijskih i informatičkih tehnologija kako bi ostvarili organizacijski zadatak. • Virtulni timovi mogu biti privremeni i postojati samo kako bi ostvarili određeni zadatak. Također, mogu biti stalni i rješavati tekuće zadatke. • Članstvo je često labavo, odnosno proizlazi iz zahtjeva zadataka koji se mjenjaju.

10. Dinamika grupe • Pravila grupe • Neformalna pravila koja grupa usvaja kako bi regulirala i odredila ponašanje članova grupe. • Kohezivnost grupe • Stupanj međusobnih privlačnosti unutar grupe, zavisan o čimbenicima kao što su blizina, sličnosti, privlačenje među pojedinim članovima grupe, veličina grupe, unutargrupna natjecanja, i dogovor o ciljevima.

11. Što čini timskog igrača • Osobnost • Individualizam protiv kolektivizma • Interpersonalne vještine • Vještine rješavanja sukoba • Vještine suradničkog rješavanja problema • Komunikacijske vještine • Vještine upravljanja • Razvijati i uspostaviti ciljeve • Kontrolirati, nadgledati, pružiti feedback • Postaviti radna pravila i dodijeliti zadatke

12. Uloge članova tima Prentice Hall, 2002

13. Što je najvažnije u timovima UNUTARNJE OKRUŽENJE Ciljevi i planiranje (Što činimo i zašto) Kultura Vanjska suradnja Ishod: Zajednička posvečenost ciljevima tima Uloge i odgovornosti (Tko što čini) Procesi i procedure (Što izvršavamo) Ishod: Odgovornost Ishod: Učinkoviti radni timovi RUKOVODSTVO Odnosi (Kako radimo zajedno) Ishod: Visokoproduktivna radna okolina Funkcinalne grupe Ostali financijeri Utjecaj vanske okoline i utjecaj na nju

14. CILJEVI ULOGE PROCEDURE ODNOSI Osnovne komponente tima Ograničen skup ciljeva kojeg razumiju i dijele svi članovi tima Stvara fokus/jasnoću po pitanju “zašto” Čini uloge i odgovornosti eksplicitinima stvara jasnoću po pitanju “tko čini što?” Jasan dogovor o načinu zajedničkog rada onome što slijedi, izvještavanju, … stvara jasnoću po pitanju “kako izvršiti zadatak” Poštivanje i međusobno razumjevanje i otvorene rasprave o bilo kojoj od ove četri komponente stvara jasnoću po pitanju “kako radimo zajedno”

15. Kako izgraditi produktivan tim • Imati jasnu misiju/cilj. • Postaviti određene izvedbene ciljeve. • Odrediti pravu veličinu i raznovrsnost tima. • Imati dogovorenu strukturu koja odgovara zadatku. • Postaviti odgovorne koji će donijeti odluke potrebne za taj zadatak. • Osigurati pristup ili kontrolu nad sredstvima potrbnima da se ispuni misija. • Ponuditi različite grupne i pojedinačne nagrade. • Njegovati dugovječnost i stabilnost članstva.

16. Karakteristikevisoko uspješnih radnih timova Povezanost tima Dobra komunikacija Jasni ciljevi Relevanten vještine Uzajamno povjerenje Učinkoviti timovi Pregovaračke vještine Učinkovito rukovodstvo Unutarnja podrška Vanjska podrška

17. Zašto timovi ne uspijevaju: Rukovodstvo, Fokus, i Piramida sposobnosti • Rukovodstvo • Nedostatak podrške, dosljednosti upravljanja, vizije, budžeta, i sredstava. • Srategija poboljšanja: • - planirati događaje koji će pokazati potporu tvrtke voditelju • povećati budžet i sredstva • pojačati komunikaciju i kontakt s voditeljem • promjeniti rukovodstvo • Fokus • Ciljevi, svrha, uloge, i startegija tima su nejasni • Startegija poboljšanja: • utvrditi i pojasniti misiju tima • osigurati otvorene komunikacijske kanale i protok informacija • pojasniti uloge članovima tima • uspostaviti redovne sastanke tima • Sposobnost • Nedostatak kritičkih vještina, znanja, usavršavanja, i razvoja • Strategija poboljšanja: • napuniti tim pravim zaposlenicima • pružiti adekvatno obrazovanje i trening • sastaviti planove za razvoj pojedinaca • redovito procjenjivati učinkovitost tima

18. Simptomi neučinkovitih timova • Neostvarivanje ciljeva. • Oprezna, nadgledanakomunikacija. • Nedostatak slaganja (dogovora). • Neuspješni sastanci. • Sukob unutar tima.

19. Izazov rukovođenja timom • Učinkovit voditelj tima mora: • Naučiti dijeliti informacije • Razvijati sposobnost vjerovanja drugima • Naučiti odreći se autoriteta • Znati kada ostaviti tim sam, a kada se umiješati • Nove uloge koje preuzimaju voditelji tima: • Upravljanje vanskom granicom tima • Olakšavanje timskog procesa

20. Vještine voditelja tima Upućivati, a ne šefovati Pomoći odrediti, analizirati i riješiti probleme Poticati sudjelovanje drugih Potpomagati i olakšavati Vrijednosti voditelja tima Poštivati kolege u timu Vjerovati kolegama u timu Staviti tim na prvo mjesto Rukovođenje učinkovitim timovima

21. Uloge voditelja tima Treneri Udruživanje s vanskim grupacijama Uloge učinkovitog timskog rukovodstva Upravitelji sukobima Uklanjanjanje pogrešaka

22. Ponašanje voditelja tima

23. Tipičniprijelazni problemi rukovoditelja • Uočen gubitak moći ili statusa • Nejasna uloga voditelja tima • Briga o sigurnosti zaposlenja • Problem dvostrukog standarda

24. Faze razvoja tima Prentice Hall, 2002

25. Uloga voditelja u stvaranjusamoupravljačkog (self-managing)tima • Formiranje • Timovi i njihovi voditelji počinju raditi na određenim odgovornostima. • Trening je glavni zadatak voditelja. • Storming • Obično se javljaju pitanja o tome tko vodi tim i kakava bi trebala biti njegova struktura i svrha. • Voditelj tima osigurava da članovi tima nastave učiti i da se u određenom trenutku okušaju u voditeljskim vještinama.

26. Uloga voditelja u stvaranjusamoupravljačkog (self-managing)tima(nastavak) • Normiranje • Članovi tima slažu se oko cilja, strukture, irukovodstvai spremni su početi raditi. • Posao je voditelja naglasiti timu potrebuda uskladi kooperativnost s odgovornosti nadgledanja vlastitih članova. • Izvedba • Periodproduktivnosti, postignuća, i ponosa zbog zajedničkih napora tima da se posao obavi. • Odgađanje

27. Odabrati članove za vještine i timski rad. Postaviti izazovne izvedbene standarde. Naglasiti značaj zadatka. Dodijeliti čitave zadatke. Poslati prave signale. Poticati društvenu podršku. Osigurati nedvosmislena timska pravila. Redovito grupi postavljati izazove novim činjenicama i informacijama. Podučavati i unakrsno podučavati. Osigurati potrebna sredstva i materijale. Poticati “emocionalno inteligentno”ponašanje tima. Kako unaprijediti izvedbu tima

28. Organizacijskastruktura Organizacijskisustavi Organizacijskapolitika Vještine zaposlenika Pružanje organizacijskogkontekstakoji podržava timove Pristup timskom radu

29. Dizajniranjeorganizacijakojeupravljajutimovima Učinkoviti timovi Temelji uspjeha timskog rada Organizacijska filozofija Organizacijska struktura Organizacijski sustavi Organizacijska politika Vještine zaposlenika • Visoka uključenost • Plošna struktura • Sav ili većina posla organizirana oko timova • Visoka uključenost, visoko delegirajući poslovi • Podjela dobiti • Procedure • Informacijski sustavi • Stabilnost zaposlenja • Jednak tretman • Vezane uz posao • Interpersonalne • Timske • Upravljačke

30. Za Više stajališta Više načina definiranja problema Više mogućih rješenja/alternativa Više kreativnih odluka Snažnija predanost odlukama Protiv Više neslaganja, a manje rješavanja problema Želja za dogovorom (grupnim razmišljanjem) Dominacija pojedinca Manja predanost grupnim odlukama “Za” i “protiv” grupnogodlučivanja

31. Pokazatelji da bi grupno razmišljanje moglo biti problem “Ne pitajte, ne sumnjajte.” Članovi grupe cenzuriraju sami sebe, odbijaju postavljati pitanja i suzdržavaju neslaganje. “Morate se pokoriti.” Netko, vjerojatno član grupe, vrši pritisak na ostale da se suzdrže od prigovora i da se slože sa grupnim odlukama. “Svi se slažemo.” Članovi grupe požuruju sa donošenjem svojih odluka pod pogrešnim dojmom da se svi članovi grupe slažu – vjerojatno zbog šutnje onog koji se ne slaže. “Na zadatku smo.” Članovi grupe oblikuju svoje argumente u smislu onog što je dobro za misiju grupe – npr. izbor predsjednika SAD-a, napad na neku zemlju, ili poražavanje protivnika – i pretpostavljaju da je ono što rade ispravno i moralno. “Gospodari svijeta.” Članovi grupe počinju vjerovati da grupa potpuno vlada zadatkom i da može činiti sve, bez obzira na rizike – počinju se osjećati nedodirljivima. “

32. Unapređivanje grupnog odlučivanja • Pristup “đavoljeg branitelja” • Grupa određuje osobu koja će pripremiti detaljne protuargumente koji navode sve što je krivo u odabranom grupnom rješenju i zašto ga grupa ne bi trebala prihvatiti. • Cilj je osigurati potpuno i objektivno promišljanje predloženog rješenja.

33. Unapređivanje grupnog odlučivanja (nastavak) • Oluja mozgova (Brainstorming) • Tehnika koja potiče kreativnost i u kojoj je zabranjeno iznositi a priori prosudbe i kritike jer bi one mogle kočiti slobodan protok ideja koje se potiču. • Pravila brainstorming-a: • Izbjegavati kritiziranje tuđih ideja dok svi prijedlozi nisu iznešeni. • Podijeliti čak i neobične zamisli. • Ponuditi prijedloga i komentara što je više moguće. • Nadograđivati se na prijedloge drugih kako bi kreirali vlastite.

34. Unapređivanje grupnog odlučivanja (nastavak) • Delphi tehnika • Višefazan proces grupnog odlučivanja s ciljem eliminiranja ograničenja prikupljanjem pisanih mišljenja stručnjaka koji rade neovisno jedan od drugoga. • Faze procesa • Identificirati problem. • Prikupiti mišljenja stručnjaka o problemu. • Analizirati, sažeti, i tada ponovno predočiti ta mišljenja drugim stručnjacima. • Nastaviti ovaj proces još nekoliko puta dok stručnjaci ne podtignu dogovor.

35. Unapređivanje grupnog odlučivanja (nastavak) • Tehnika nominalnegrupe • Svaki član grupe zapisuje svoje ideje za rješavanje tekućeg problema. • Svaki član tada usmeno prezentira svoje ideje, a netko na ploču zapisuje te ideje kako bi ih svi ostali sudionici mogli vidjeti. • Nakon što su predstavljene sve ideje, cijela grupa raspravlja o svim idejama simultano. • Članovi grupe tada pojedinačno i tajno glasaju svim predloženim rješenjima. • Pobjeđuje rješenje s najviše osvojenih pojedinačnih glasova.

36. Unapređivanje grupnog odlučivanja (nastavak) • Tehnika ljestvi • Pojedinac A i B rješavaju problem, i svaki donosi svoje rješenje. • A i B razvijaju zajedničku odluku, sastaju se s C koji analizira problem i donosi odluku. • A, B, i C raspravljaju o problemu i dolaze do zajedničke odluke, pridružuje im se D koji analizira problem i donosi odluku. • A, B, C, i D zajednički razvijaju završnu grupnu odluku.

37. Unapređivanje grupnog odlučivanja (nastavak) • Kako voditi raspravu kod grupnog odlučivanja • Osigurati da svi članovi grupe sudjeluju i doprinose. • Razlikovati između stvaranja i vrednovanja ideja. • Ne odgovarati svakom sudioniku niti dominirati raspravom. • Usmjeravati grupni napor ka prevladavanju savladivih prepreka. • Ne sjediti.