Beslutad av styrgruppen i januari 2013

1. Vision, målbild & plan Utveckling av Nekksus Beslutad av styrgruppen i januari 2013

2. Innehåll • Avsnitt Sida • 1. VISION OCH MÅLBILD 3 • Vision en om en mötesplats 4 • Nekksus roll 5-6 • 2. NEKKSUS IDAG – EFTER FAS 1 7 • Dagens funktionalitet 8-9 • 3. FORTSATT UTVECKLING AV NEKKSUS 10 • Nyttoeffekter 11 • Principer för fortsatt utveckling 13 • Avvecklingsplan 14 • 4. UTVECKLINGSPLAN 15 • Fokusområden 2013-2017 16 • Projektet och förvaltningsorganisationens roll 17 • Utvecklingsområden fas 2 18 • BILAGA 1 – UTVECKLINGSPLAN FAS 2 (VÅREN 2013) NEKK | Införande Nekksus | Vision och plan för utveckling

3. 1. Vision och målbild NEKK | Införande Nekksus | Vision och plan för utveckling

4. Visionen om en mötesplats ”Att genom mötet mellan människor, information och teknik skapa nya möjligheter till att utveckla ändamålsenlig styrning av verksamheten” Projektet Nytt Ekonomikoncept i Göteborgs Stad har sedan starten haft i uppdrag att bidra och uppmuntra till en helhetslösning där strukturer, processer och människor samverkar för att skapa förutsättningar för en ändamålsenlig styrning och uppföljning verksamheten. Systemstödet Nekksus är en viktig del i detta koncept. Med detta systemstöd som grund har Staden goda förutsättningar att ta stora steg mot visionen om en mötesplats – en vision som väcktes under introduktionsstudien 2010. Visionen om en mötesplats är tänkt som en ledstjärna för utvecklingen av Nekksus, men synen på denna mötesplats och behoven är naturligtvis olika från person till person. Det är därför viktigt att det finns en gemensam grund och förståelse. På kort sikt är det inte realistiskt att nå visionen fullt ut - framförallt då behov ständigt förändras. Målbilden för Nekksus 2017 ska dock ses som ett stort steg i rätt riktning vad gäller informationstillgång, användande och funktionalitet i Nekksus. • Varför behövs en mötesplats? (från introduktionsstudien) • Utgör en plattform för framtida utveckling. Exempelvis grund för en ev framtida portallösning. • Tillgängliggör information från olika källor. • Bidrar till högre informationskvalitet genom fördefinierade händelser, begrepp, mått och perioder. • Analysen blir mer heltäckande och snabbare. Förståelse för ekonomi, personal, verksamhet och dess samband. • Väger ihop utfall, budget och prognos till helhet och samband. • Möjliggör enklare anslutning eller utbyte av olika gränssnitt, applikationer eller system. • Stödjer en tydligare organisation, roller och ansvar, ex redovisare, controller, verksamhet. Konceptet Mötesplatsen, 2010 NEKK | Införande Nekksus | Vision och plan för utveckling

5. Nekksus - en ny typ av gränsöverskridande systemlösning Med den finansiella informationen som grund stödjer Nekksus chefernas behov vid ekonomisk planering och uppföljning. Informationsstrukturen i Nekksus är därutöver en möjliggörare för gränsöverskridande utveckling över tid. • Nekksus är annorlunda mot tidigare applikationer då den spänner över såväl ekonomi som personal och på sikt även verksamhet. • Nekksus möjliggör även samarbete och jämförelser över förvaltningsgränser. • Nekksus samlar såväl lokala som centrala intressenter i en och samma applikation och i gemensamma processer. • Nekksus skapar förutsättningar för samarbete mellan olika yrkesroller. Nekksus uppmuntrar gränsöverskridande arbete En hållbar lösning som stödjer förändringar på sikt • Kontinuitet vad gäller information och processer är viktigt för att möjliggöra jämförelser över tid. • För att möjliggöra jämförelser över tid kommer Nekksus även kunna hantera organisatoriska förändringar. Det blir viktigt med en förvaltarorganisation som utvecklas i takt med ökat användande och gränsöverskridande arbete. Även för framtida förvaltarorganisation och vidareutveckling av applikationen måste hållbarhet vara i fokus. NEKK | Införande Nekksus | Vision och plan för utveckling

6. Nekksus målgrupper • Nekksus funktionalitet stöttar Göteborgs Stads processer och har en bred målgrupp, med verksamhetens användare i fokus. • Centrala och lokala målgrupper (lång sikt) • Chefer med budgetansvar • Projektledare • Verksamhetsekonomer • Controllers • Ekonomichefer • Controllerfunktionen SLK • HR-avdelningar • Utvecklingsavdelningar • Koncernredovisningsavdelningen • Redovisningsekonomer STÖDPROCESSER Nekksus stöttar direkt med funktionalitet för budget, prognos och rapporteringsprocesserna. • Hur påverkar den breda målgruppen utformningen av Nekksus? • Samtliga målgrupper har ett intresse av att planera och/eller följa upp sin verksamhet – fast från olika perspektiv. • Utformningen blir mer komplex då den måste anpassas utefter olika intressenters behov och önskemål. • Standardiserade och enklare lösningar måste prioriteras framför avancerade specialistfunktioner. • Vid utveckling av Nekksus prioriteras sådant som ger nytta för många. • Nekksus ska prioritera verksamhetens användare och är därför inte en ekonomiapplikation i klassisk bemärkelse. • Representation i projekt och kravställning bör spegla dessa målgrupper. STYR- /LEDNINGSPROCESSER Nekksus stöttar indirekt med underlag och information för målstyrning, balanserad styrning etc. KÄRN-/HUVUDPROCESSER Nekksus stöttar indirekt med underlag för att analysera verksamheter och agera proaktivt i verksamhetsutvecklingen NEKK | Införande Nekksus | Vision och plan för utveckling

7. Nekksus/Hypergene för hela Göteborgs Stad • BAKGRUND – BEFINTLIG SYSTEMLÖSNING • NEKK-projektets installation av Hypergene – ”Nekksus” – är i en första fas utrullat till kommunens samtliga förvaltningar. Lösningen har såväl centrala som lokala målgrupper (läs mer under Nekksus målgrupper). • Genom integration med Cognos kommer det i Nekksus senare under våren 2013 att finnas aggregerad finansiell information för hela Göteborgs stad, inklusive bolagen. Därmed kan det tillkomma ett fåtal användare från Stadsledningskontoret och bolagen med intresse för denna utdata. • På sikt förväntas en bredare mängd information finnas tillgänglig i Nekksus för förvaltningsorganisationen, bl.a. personal- och inköpsinformation, samt viss verksamhetsinformation för verksamhetsspecifik uppföljning. Läs mer om detta under ”Målbild fortsatt utveckling av Nekksus”. • MÖJLIGHET ATT AVROPA PÅ BEFINTLIGT AVTAL • I avtalet med Hypergene finns en möjlighet till avrop av nyttjanderätt och egen installation av Hypergene för samtliga Göteborgs Stads associerade organisationer. • En sådan implementering sker helt separerat från Nekksus principer, modeller och datalagring. • Olika införandeprojekt ger dock en möjlighet att samordna och dra nytta av varandras erfarenheter runt om i staden. • Avrop och införandeprojekt är redan påbörjade i exempelvis Räddningstjänsten och Parkeringsbolaget. • Efter installation och införande finns även möjlighet att använda stadens ramavtal för support och underhåll av Hypergene. Förutsättningarna för detta behöver emellertid undersökas vidare från fall till fall. • Den målbild och vision som beskrivs i denna rapport avser endast Hypergene-installationen i Göteborgs kommun, dvs. Nekksus. NEKK | Införande Nekksus | Vision och plan för utveckling

8. 1. Nekksus idag – efter fas 1 NEKK | Införande Nekksus | Vision och plan för utveckling

9. Nekksus idag – fokus på grundfunktionalitet • ANVÄNDNING & MOTTAGANDE • Nekksus är utrullat till samtliga förvaltningar. • Alla förvaltningar kommer att lägga budget 2013 i Nekksus (UBF genom integration). • Samtliga förvaltningar har utsett en lokal systemförvaltare och en lokal utvecklingsledare (kan vara samma person). • I dagsläget (december 2012) har Nekksus ca 2100 användare. • Under prognos oktober var 582 personer inne i Nekksus och godkände sin prognos. • Generellt stort intresse och god representation på möten och utbildningar, främst ekonomer i dagsläget. • God respons från användare. • Mer än 100 önskemål om fortsatt utveckling och förbättringar har inkommit till projektet. Funktionalitet i Nekksus efter införandets fas 1 (t.o.m. jan 2013) InformationsstrukturKodsträngens begrepp, hierarkier och grupperingar. Skapar förutsättningar för mötesplatsen genom en kvalitetssäkrad datalagring. Utfall-, budget- och prognosvärdenUtfallsvärden syns i Nekksus genom integration med Horisonten och Kompass. Budget- och prognosvärden skapas direkt i Nekksus. Processtöd budget och prognos (drift)*En gemensam och enhetlig prognos- och budgetprocess som bygger på principen att summera från lägsta ansvarsnivå. Möjlighet att styra och övervaka processen på olika organisatoriska nivåer. Processtöd budget och prognos (investering)Grundfunktionalitet för en gemensam prognos- och budgetprocess med möjlighet att mata in på olika koddelar. Utdata*Ett antal rapporter för finansiell och personell information. Befintliga integrationer * En mer utförlig beskrivning av funktionaliteten finns på nästa sida. NEKK | Införande Nekksus | Vision och plan för utveckling

10. Nekksus funktionalitet idag, forts. C. Befintligt processtöd för budget/prognos (drift) E. Befintlig utdata/rapporter NEKK | Införande Nekksus | Vision och plan för utveckling

11. Fortsatt utveckling tar sikte på att infria Nekksus nyttoeffekter Tillgängliggöra information (utfall-, budget- och prognosvärden för finansiell Data och viss personal- och verksamhetsdata) som ger helhetsbilder och möjlighet till jämförelser Effektivisera processer genom att styra upp indata, standardisera flöden och tillföra ny funktionalitet för exempelvis budget- och prognosprocessen Nekksus skapar förutsättningar för en ändamålsenlig styrning och uppföljning verksamheten Möjliggöra utveckling mot önskvärda roller genom att effektivare verksamhetsprocesser skapar förutsättning för omfördelning av tid och arbetsuppgifter Minska underhållet genom att enmer standardiserad och integrerad lösning ger färre kopplingar och en mer homogen systemmiljö Utveckla användarnas kompetens och uppmuntra det egna uppföljningsintresset genom ett användbart gränssnitt där data kan kombineras direkt och efter behov NEKK | Införande Nekksus | Vision och plan för utveckling

12. För att infria nyttoeffekterna krävs större informationstillgång i Nekksus, ökat användande och viss ny funktionalitet INFORMATIONSTILLGÅNG& ANVÄNDANDE UTVECKLING AV NYFUNKTIONALITET Verksamhets-styrning 2017 2017 2016 2016 2015 2015 2014 2014 2013 2013 2012 2012 Nekksus efter införande fas 1 Ekonomi-styrning NEKK | Införande Nekksus | Vision och plan för utveckling

13. Kvalitetssäkrad datalagring Visuell presentation Processtöd för ekonomiskbudget och prognos Målbild för vidare utveckling av Nekksus Information som stödjer ekonomi- och verksamhetsstyrning på alla organisatoriska nivåer. En gemensam, sammanhållen och utvecklingsbar informationsstruktur inom och mellan respektive uppföljningsområde. Sammanhållen presentationsmodell per uppföljningsområde byggd utifrån gemensamma ramar. Bidrar till en förståelse för samband och analys av väsentligheter och avvikelser med möjlighet till fördjupning. Ett processtöd som ger överblick och kontroll och som synliggör ägandeskapet för målgruppens budget/prognos. Tillgodoser såväl centrala som lokala aktörers uppföljningsbehov inom ramen för gemensamma arbetsprocesser och informationsflöden. MÅLBILD • EKONOMI • Detaljerad finansiell information (drift och inv) • Aggregerad finansiell information från bolagen • Personal- och anställningsinformation kopplat till ekonomiuppföljning och kodsträng • Verksamhetsinformation med koppling till ekonomiuppföljning och kodsträng • PERSONAL • Personal- och anställningsinformation kopplat till personaluppföljning • INKÖP • Inköpsinformation kopplat till styrning och uppföljning av inköp • VERKSAMHET • Information för verksamhetsspecifika uppföljningsbehov utifrån gemensamma definitioner och principen rätt vid källan. • Ett enhetligt grafiskt presentationsgränssnitt • Igenkänning vid navigering i systemets olika delar • Prioritering av gemensamma lösningar utifrån lokala och centrala behov • Enkel tillgång till detaljer för att förstå helheten (drill down/up) • En presentation som är överblickbar och väcker användarens intresse • Anpassning utefter roll/målgrupp • Snyggt, snabbt och enkelt • Jämförelser mellan olika perioder, organisatoriska enheter, externt/internt etc. • Samband mellan ekonomi, personal, inköp och verksamhet. • Möjlighet till analys av utveckling och trender • Stöttar export och publicering • Prioritering av gemensamma lösningar utifrån lokala och centrala behov. • Undvika sidoordnade processer, manuell hantering och handpåläggning • Enkel process som baseras på den ekonomiska ansvarsstrukturen. • Uppmuntra delaktighet och kommunikation om budget/prognos • Skapa förståelse för vad som driver intäkter och kostnader (ex. genom drivarbaserad budgetering) • Övervakning och styrning av processerna på alla organisatoriska nivåer. INNEBÖRD NEKK | Införande Nekksus | Slutrapport

14. 3. Utvecklingsplan fas 2 (våren 2013) NEKK | Införande Nekksus | Vision och plan för utveckling

15. Förslag fokusområden i utvecklingsplan 2013-2017 Verksamhets-styrning 2016-2017 • KONTINUERLIG FÖRBÄTTRING EFTER NYA INSIKTER • … • … • … MÖTESPLATSEN 2015 • VERKSAMHETSGEMENSAM UPPFÖLJNING • Ytterligare verksamhetsmått • Vidareutveckling av utdata och presentation för jämförelser • Fokus ökat användande och utveckling mot önskvärda roller • Nyttja systemets fulla potential för effektivisering av processer • Utvecklat stöd för projektbudget/prognos och uppföljning 2014 • VERKSAMHETSGEMENSAMMA BEHOV • Tillgång till verksamhetsmått i begränsad omfattning • Drivarbaserad budget inklusive simuleringsmöjlighet • Vidareutveckling personalbudget/prognos • Vidareutveckling av utdata och presentation • Stötta Nya Rappet och den balanserade styrningen • Integration nytt ekonomisystem 2013 • FÖRSTA ÅRET IGÅNG • Etablera arbetssätt i nytt verktyg och anpassa centrala/lokala arbetssätt och modeller • Utvecklingsplan fas 2 inom NEKK enligt plan, ex: • Ännu ej utvecklad grundfunktionalitet • Personalbudget/prognos • Hantering av användarreaktioner, anpassning av befintlig funktionalitet • Personalinformation – eget spår för att möjliggöra avveckling av Kompass Beslutades i styrgruppen 2012-12-14 Ekonomi-styrning NEKK | Införande Nekksus | Vision och plan för utveckling

16. Förvaltarorganisationens och projektets roll i fas 2 Uppgifterna relaterade till Nekksus under fas 2 (våren 2013) kommer att delas mellan förvaltarorganisationen (Intraservice) och projektet utifrån befintliga förutsättningar. • KVARSTÅENDE ÖVERLÄMNINGSAKTIVITETER • Under våren 2013 ska Nekksus att ha lämnats över till förvaltning. När projektet avslutas vid halvårsskiftet är det viktigt att förvaltningsorganisationer har fungerande processer och goda förutsättningar att stå på egna ben. Följande aktiviteter kvarstår i överlämningsarbetet: FÖRVALTARORGANISATIONEN NEKK-PROJEKTET • Håller utbildningar, sörjer för kompetensutveckling • Ansvarar för support • Driftar systemet • Systemförvaltar • Etablerar central utvecklingsledning • Samordnar användarforum • Kravställer och prioriterar funktionalitet i fas 2 • Utvecklar och rullar ut Nekksus, fas 2 enligt utvecklingsplan • Delprojektet avslutas 2013-06-30 • Beskrivning av tjänsten • Nominering av Nekksus som kommungemensamt system till KS • Rekrytering Central Utvecklingsledare • Beslut om framtida förvaltarorganisation lokalt och centralt • Plan för informationsspridning/kommunikation angående Nekksus • Tjänstebaserad övervakning • Ta fram lathundar för central systemförvaltning av Nekksus • Genomgång av rutin för systemändringar • Definiera beställningsprocess för Nekksus • Systemutbildning i Hypergene för centrala systemförvaltare NEKK | Införande Nekksus | Vision och plan för utveckling

17. Utvecklingsområden fas 2 Under våren 2013 kommer utvecklingen av Nekksus att fortsätta inom NEKK-projektets regi. Förutom att utvecklingsområdena som prioriteras i fas 2 ska ligga i linje med Nekksus nyttoeffekter har hänsyn även tagits till mer kortsiktiga kriterier som främjar användandet och synen på Nekksus som trovärdig källa för finansiell och personell information. • Utvecklingsplanen prioriterar funktionalitet som… • Bidrar till ökad kvalitet • Skapar effektiviseringsmöjligheter • Kräver begränsad utvecklingstid • Berör dagens användare snarare än morgondagens • Är högt efterlängtade/efterfrågade • Har kostsamma alternativlösningar/möjliggör avveckling av dagens system • Bidrar till Nekksus som trovärdig källa för finansiell information • Andas enkelhet och gemensamma lösningar • UTVECKLINGSPLAN FAS 2 • Central årsbudget • Personalbudget och -prognos • Inmatning på förvaltningsintern motpart • Vidareutveckling investeringsbudget • Tillgång till fler löneansvar • Kommentarer • Startsida ”Hem” och ”Ekonomi” • Prognos på del av eller högre nivå av förvaltningen • Hantering av fördelningar • Drivarbaserad budget • Frånvarohantering/läsbehörighet • Nya rapporter samt anpassning av befintliga • Utdata Bolagsinformation NEKK | Införande Nekksus | Vision och plan för utveckling

18. Avvecklingsplan Nekksus bidrar till minskat systemunderhåll och mer samlad information genom att ersätta ett flertal applikationer. Liksom det är viktigt att planera utrullningen av Nekksus är det är såklart nödvändigt att adressera avvecklingen av dessa applikationer. • APPLIKATIONER SOM SKA AVVECKLAS(2013) • Kameleonten • Prognos & Uppföljning • Horisonten (budget/prognos) • Horisonten-kuber • Mercur* • Eventuella andra förvaltningsspecifika budget/prognossystem • * Förutsätter utveckling av personalbudget/prognos. • VARFÖR ÄR DET VIKTIGT ATT PLANERA FÖR AVSLUT? • För att se till att användarna anammar det nya systemet och dess processer • Minskade licenskostnader • Minskat systemunderhåll NEKK | Införande Nekksus | Vision och plan för utveckling

19. ARBETSMATERIAL Kontakt nekk@stadshuset.goteborg.se NEKK | Införande Nekksus | Vision och plan för utveckling