Reporte de Monitoreo de Progreso (PMR)

1. Reporte de Monitoreo de Progreso (PMR)

2. ¿Qué es el PMR? Es un instrumento de monitoreobasado en Resultados que proporciona información cuantitativay cualitativa con respecto al progreso del proyecto, la entrega de los Productos en el corto plazo y la efectividad de los Resultados en el largo plazo

3. Resultados Integrados con Estrategias de Pais Estrategia de País • PMR recoge la información del avance en los Productos y Resultados de los proyectos • PMR integra los Resultados de los proyectos con el Marco de Resultados de las Estrategias de País Resultados P M R Proyecto Productos

4. Contenido del PMR

5. Llenado del PMR: ¿Qué Secciones Contiene el PMR? • Datos Básicos(provienen de base de datos corporativa) • Resultados(relacionados con la Estrategia de País) • Productos(relacionados con los resultados) • Desempeño(basado en un índice cuantitativo) • Estado de Situación(corresponde al Plan de Supervisión) • Manejo de Riesgo(Metodología de Gestión de Riesgo) • Lecciones Aprendidas(durante toda la ejecución y al cierre) • Reportes (contienen información cuantitativa y cualitativa) • Validación(Jefes de División y Representantes)

6. PMR Inicial ¿De dónde Proviene la Información? • Documento de Proyecto • Matriz de Resultados • Tabla de Costos • Plan de Adquisiciones • Plan de Ejecución del Proyecto • Plan Operativo Anual

7. PMR Inicial Sección de Resultados (Outcomes): • ¿Qué Resultados se quieren Lograr? • ¿Con qué Indicador se va a Medir? • ¿Cuál es su Línea de Base? • ¿Qué se pretende lograr al Fin del Proyecto? • ¿Qué Método de Evaluación se utilizará?

8. Plan de la Matriz de Resultados (Outcomes) X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X to ti teop

9. PMR Inicial Sección de Productos (Outputs): • Para cada Componente¿Qué Productos se van a lograr? • ¿Cuándo se van a lograr los Productos? • ¿Cuáles son los Costos asociados a los Productos Anualmente y al Fin del Proyecto?

10. Plan de la Matriz de Resultados (Outputs) X X X X X X X X Y Y Y X X X X Y Y Y X X X X X X X X X X X X Y Y Y Y X X X X Y Y Y Y X X X X X X X X X X X X Z Z

11. ¿Cuántas veces se da seguimiento a la información PMR? Se prepara dos veces al año en Septiembre y Marzo ¿Quién revisa su Contenido? Equipo de Proyecto, Jefe de División y Representante ¿Qué Información se necesita para llenar la Sección de Ejecución en el PMR? Avance físico de los Productos y Avance Financiero (PEP y POA) PMR: Seguimiento

12. ¿De dónde proviene la información para llenar la Sección de Ejecución en el PMR? Informes Semestrales, Ayudas de Memoria y Plan de Supervisión ¿Qué se ingresa en la Sección de Estado de Situación? Explicación o comentarios de temas relacionados a desviaciones en el plan de entrega de cada Producto Riesgos relevantes identificados PMR: Seguimiento

13. ¿Qué incluye el Plan de Acción? Acciones y medidas de mitigación de riesgos, Responsable, Tiempo y Recursos ¿ Se prepara para todos los productos? Se deberá incluir los Productos con problemas y detallar Acciones concretas PMR: Plan de Acción

14. ¿Para qué es útil la Sección de Lecciones Aprendidas? Recopilar información durante la ejecución del proyecto ¿Qué contiene la Sección de Lecciones Aprendidas? Recopila Lecciones en tres categorías: Manejo del Proyecto, Trabajo con otros Actores e Innovaciones PMR: Lecciones Aprendidas

15. ¿Qué supuestos se hicieron y qué se esperaba sucediera durante la Preparación, Diseño e Implementación? ¿Qué ocurrió en la realidad? ¿Qué se hizo al respecto? ¿Qué se podría hacer para que situaciones negativas no se vuelvan a dar y situaciones positivas se puedan replicar en el mismo País o Sector? Preguntas de Sección Lecciones Aprendidas

16. Indice de Desempeño

17. Utilización del Método de Valor Ganado Avalado por el Project Management Institute Mide y monitorea variaciones de costo y alcance Buena práctica en gestión de proyecto EVM Relaciona el presupuesto en base a un tiempo y a acciones especificas Monitorea diferentes métricas del proyecto Provee información práctica y resumida

18. Plan de la Matríz de Resultados ti Cada producto (output) se relaciona con el resultado (outcome) al que contribuye

19. Gestión del Valor Ganado (EV)

20. Gestión del Valor Ganado (EV) El costo presupuestado del trabajo programado de un producto hasta un momento determinado. PV= Budget x Planned % Complete

21. Gestión del Valor Ganado (EV) El valor del trabajo completado expresado en términos del presupuesto aprobado asignado a dicho trabajo para un producto del cronograma. EV= Budget x Actual % Complete

22. Gestión del Valor Ganado (EV) El costo realmente incurrido en la realización del trabajo

23. Índice de Rendimiento de Cronograma • El desempeño del cronograma del proyecto se refleja en el ÍndicedeRendimiento de Cronograma (SPI) en un tiempo específico • Esto se logra calculando la variación de cronograma: Índice de Rendimiento de Cronograma (SPI) Costo Presupuesto hasta la conclusión (BAC) = 590 590 SPI = EV/PV 369/428 = 0.86 AC 530 428 PV 369 EV Tiempo ti T

24. Índice de Rendimiento de Costo • El desempeño del costo del proyecto se refleja en el Índice deRendimiento de Costo (CPI) en un tiempo específico • Esto se logra calculando la variación de costo: Índice de Rendimiento de Costo (CPI) Costo Presupuesto hasta la conclusión (BAC) = 590 590 CPI = EV/AC 369/530 = 0.70 AC 530 428 PV 369 EV Tiempo ti T

25. Cálculo del Valor Ganado (EV) • La medición conjunta (tiempo, costo, resultados) del desempeño del proyecto se refleja en el Índice de Desempeño (PI) Índice de Desempeño (PI) Costo Presupuesto hasta la conclusión (BAC) = 590 590 (PI) = SPI x CPI 0.70 x 0.86 = 0.60 AC 530 428 PV 369 EV Tiempo ti T

26. Cálculo del Valor Ganado (EV) El Índice de Desempeño del proyecto (PI) muestra la situación de ejecución en cuanto a los resultados en un momento t0

27. Evolución del Índice de Desempeño La evolución del PI refleja el desempeño del proyecto en una sola variable y provee una medición objetiva para el cumplimiento de los Resultados. PI Por encima de la meta 1.0 Por debajo de la meta .80 .60 Tiempo ti

28. PMR clasificación en ¨Alerta¨ o ¨Problema¨ • La combinación de PI y el porcentaje de Desembolso permitirá clasificar a los proyectos de Alerta o Problema PI 1.0 Alerta .80 Problema .60 % Desembolsado 20% 40% 60% 80% 100%

29. Revisión de la Cartera basado en PMR • Especialistas, Jefes de División y Gerentes pueden comparar los Resultados de los proyectos a nivel de Sector y/o País. • Solo aquellos proyectos con Planes, Líneas de Base de Tiempo y Costo podrán ser mapeados con fines comparativos.

30. Índice de Desempeño por País PI AA-L1100 1.0 AA-L1040 .80 AA-L1068 AA-L1084 .60 Desembolsado 20% 40% 60% 80% 100%

31. Índice de Desempeño por Sector PI NN-L1036 AA-L1031 1.0 .80 DD-L1038 ZZ-L1041 .60 Desembolsado 20% 40% 60% 80% 100%

32. Índice de Desempeño Seguimiento PI 1.0 AA-L1068 .80 AA-L1068 AA-L1068 .60 AA-L1068 Desembolsado 20% 40% 60% 80% 100%

33. El PI es un indicador que permite monitorear el desempeño del proyecto integrando el Costo y el Cronograma de Ejecución El PI es calculado automáticamente en el PMR a partir de los valores de avance físico de Productos y de Costos El PI compara cada proyecto con su propio Plan La combinación del PI con el avance de Desembolsos permite clasificar la cartera y monitorear su desempeño a nivel agregado Conclusiones

34. Etapas de Implementación del PMR Apoyo continuo de los Líderes de Equipo (LE) del PMR Apoyo continuo de LE (Proyectos <10% desembolso) Apoyo de LE para el resto de los proyectos