GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA XXXIII Reunión Nacional CIAPEM Pachuca-Hidalgo

1. GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICAXXXIII Reunión Nacional CIAPEMPachuca-Hidalgo Ramon Alberch i Fugueras

2. 1. Un entorno cambiante • La voluntad imperiosa de modernizar la administración pública • La tendencia internacional a fomentar acciones para el desarrollo del e-government y del e-commerce

3. El formidable desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación y el incremento en el uso de Internet por parte de las empresas y los ciudadanos • El impulso a las políticas de transparencia, libertad de información, accesibilidad y participación ciudadana

4. 2. Algunas dudas razonables • Unas tecnologías y una legislación que van por delante de la realidad. • La preocupación tecnológica por el front-office y la reivindicación profesional de una mayor atención al back-office • ¿Es una maratón o un esprint?.

5. 3. El contexto jurídico-legal y normativo Complementariedad de directrices, normas generales y normas específicas que han permitido homologar y consolidar las buenas prácticas, internacionalizar las soluciones y ofrecer cobertura legal a las organizaciones más renovadoras.

6. Las directrices y normas generales • El “Informe sobre los Archivos en la Unión Europea Ampliada” (2005) presenta cinco acciones, de entre las cuales destacamos: - Acción nº 2: Refuerzo de la cooperación interdisciplinar a escala europea en materia de documentos y de archivos electrónicos (extensión Moreq; Ampliación red DLM).

7. - Acción nº 3: Creación y mantenimiento de un portal Internet para facilitar el acceso a los documentos y archivos en Europa (creación Portal Internet/Web). - Acción nº 4: Legislación comunitaria y nacional relativa a la gestión de los documentos y los archivos, y a su acceso http://www.mcu.es/archivos

8. El Plan de Acción sobre Administración Electrónica i2010 (2006) identifica los servicios clave de gran impacto para ciudadanos y empresas, y apunta la importancia de determinadas herramientas clave críticas:

9. Compartir e intercambiar información y favorecer la interoperabilidad • La autenticación de los documentos electrónicos • La gestión y almacenaje adecuado de los documentos electrónicos

10. - La Moreq (Model requirements for the management of electronic records). Constituye un modelo europeo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos. http://www.moreq2.eu - La ISO 15489:2001, 1 y 2. La primera parte presenta los principios generales y las políticas que inspiran su aplicación y la segunda ofrece los instrumentos metodológicos y las herramientas que hacen posible su implantación.

11. Otras normas más específicas que desarrollan aspectos básicos: • ISO 14721:2003. Reference Model for an Open Archival Information Systems (OAIS). Marco conceptual para la conservación a largo plazo de archivos digitales • ISO/TR 15801:2004. Electronic Imaging-Information stored electronically-Recommendations for trustworthiness and reliability. Los procedimientos esenciales para garantizar la veracidad y la fiabilidad de los documentos

12. ISO 19005-1:2005. Document management-Electronic document file format for long term preservation-Part 1: uso of PDF/A • ISO 18492:2005. Conservación a largo plazo de información electrónica basada en documentos

13. ISO/TS 23081-1:2006 y 2 (2007). Information and documentation-Metadata for documents. Normas orientadas a comprender, implementar y usar metadatos • UNE/ISO/IEC 17799:2005. Tecnología de la información. Código de buenas prácticas para la gestión de la seguridad de la información • ISO 9001:2000, de calidad • ISO-UNE 26122:2008. Análisis de los procesos de trabajo http://www.iso.org

14. 4. Una alianza interdisciplinaria y un modelo institucional Es imprescindible una interlocución múltiple con los actores implicados en el desarrollo de la administración electrónica.

15. Una apuesta corporativa y transversal Gestión Documental Dirección de ArchivosCentro de Tecnologías Modernización de la Administración Administración Electrónica Agencia de Certificación Atención Ciudadana Servicios Jurídicos

16. La necesidad de formular un modelo institucional. Objetivos • Dotar a la Administración de un sistema para el control, uso y conservaciónde la documentación original – en formato electrónico, soporte físico o híbrido –

17. Garantizar la adecuada gestión de los documentos del Gobierno asegurando su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad futura a lo largo de su ciclo de vida. • Ofrecer una aplicación informática que posibilite una capa de gestión de documentos y archivos común.

18. El modelo • Análisis de la situación actual - Estudio de buenas prácticas - Análisis por oficinas/departamentos • Diseño del modelo 1. Las políticas 2. El modelo de organización

19. - Ciclo de vida - Tecnología - Seguridad - Preservación - Digitalización - Firma electrónica

20. 5. La metodología de gestión documental y archivos . La clasificación. Orgánica vs funcional. La norma ISDF . La descripción y los metadatos http://www.gencat.cat/cultura/arxius . La valoración documental. La evaluación funcional

21. . La preservación http://www.interpares.org . La convivencia de diferentes aplicativos . La integración de procesos y herramientas . La firma electrónica

22. Consenso normalizador por lo que se refiere a algunos de los instrumentos metodológicos: . Descripción: ISAD-G, ISAAR-CPF . Clasificación: ISDF http://www.ica.org

23. Diferentes aspectos emergen: . Accesibilidad . Valoración documental . Legislación . La formación y especialización profesional

24. 6. Los ejes críticos • Los cambios son estructurales, no coyunturales. Es necesario estrategia, no táctica. • Estamos hablando de documentos electrónicos de archivo cuyos valores esenciales para asegurar su certeza, compleción y precisión son la fiabilidad, la autenticidad, la integridad, la identidad y la capacidad de uso a lo largo del tiempo.

25. - Diferentes aspectos devienen críticos: . La solidez y continuidad de los soportes: la preservación digital y la memoria histórica . La autenticidad y la integridad de los documentos . La seguridad de la información . La privacidad de las informaciones

26. . Frecuente disociación entre los aplicativos informáticos de procedimiento y trámite administrativo y los de gestión documental y archivo. . El necesario cambio de ubicación orgánica de la función archivística