TOBB ODA AKREDİTASYON SİSTEMİ Tanıtım Semineri

1. TOBB ODA AKREDİTASYON SİSTEMİTanıtım Semineri Ayfer ADIGÜZEL 19 Ekim 2007, Ankara

2. AKREDİTASYON • Yetkili bir kuruluşun; bir kuruluş ya da kişinin gerçekleştirmekte olduğu faaliyetleri belirli prosedürlere uygun olarak yapmakta olduğuna (yeterliliğine) tanınırlık vermesi işlemidir. Amacı: • Yeterliliği müşteriler için şeffaf hale getirmek, • Belge ve raporların güvenirliği artırmak, • Uygunluk değerlendirmesi altyapısı oluşturmak, • Uluslararası ticareti kolaylaştırmak.

3. Oda Akreditasyonu Nedir? • Odalar tarafından gerçekleştirilen hizmetlere ilişkin asgari şartları ortaya koyan, • Odalar tarafından yıllık performansların özdeğerlendirmesinin yapıldığı, • Üç yıllık periyotlarla yapılan dış denetimlerden alınan geri beslemeler ve iyileştirmelerle oda faaliyetlerinin belirlenen kriterlerde sürekliliğinin sağlandığı bir sistemdir.

4. Oda Akreditasyonuna neden gerek duyuldu? • İş hayatının Türkiye’nin bütününde yaygınlaştırılması, • Yerel,bölgesel ve ulusal düzeyde temsil,hizmet ve destek sunmak üzere bütünleşik kuruluşlar şebekesi oluşturulması, • Odaların; kendi toplulukları içinde iş hayatının çıkarlarını temsil eden,rekabet gücü ile büyümesini destekleyen öncü kurumlar haline getirilmesi, • Odaların hizmet süreçlerine katma değer sağlanması,

5. Oda Akreditasyon Modeli • TOBB’a bağlı oda ve borsalarda hizmet kalitesinin iyileştirilmesi amacı ile “Türk Oda Geliştirme Programı” kapsamında Eurochambers-TOBB işbirliği ile ARCHIMEDES çerçevesinde Alman Oda sistemine ilişkin görüşlerin de eklendiği Eurochambers, İngiltere Odalar Birliği’nin sistemi dikkate alınarak olgunlaştırılmış bir modeldir.

6. Akreditasyon Standardı • 5 Ana Bölüm, • Toplam 14 Element, • 5 Puanlama Skalası, • Asli Kanıtlar, • İkincil Kanıtlardan oluşmaktadır.

7. Ana Bölümler • İş Alemi ile İlişkiler, • Üyelik, • Sağlıklı Mali Bünye, • Katılımlı Yönetim ve İdare, • Odalar İletişim Ağının Bölgesel, Ulusal ve Uluslararası Düzeyde Gelişimi,

8. İş Alemi ile İlişkiler 1.1 Haberleşme ve Yayınlar 1.2 Politika ve Temsil 1.3 Bilgi ve Danışmanlık 1.4 Networking/İletişim ağı (üyeleri biraraya getirerek temas kurmalarını sağlama) 1.5 İş Geliştirme ve Eğitim 1.6 Uluslararası Ticaret

9. 1.1 Haberleşme ve Yayınlar • Temel olarak üyeler ve geniş iş topluluğu ile iletişim, • Yayınlar, • Toplantılar, • Basın Bültenleri, • Medya Personeli İstihdamı, • YK tarafından onaylanmış haberleşme stratejisi, • Web Sitesi (Yabancı dil destekli)

10. 1.1 Haberleşme ve Yayınlar Asli Kanıtlar: • Yayın,toplantı,basın bülteni ile üyelerin odanın politika ve faaliyetlerinden haberdar olduğunu gösteren kayıtlar, • Üyelerle yapılan görüşme ve çalışmalara ait kayıtlar, • Üyelerin odanın konumunu destekleyen ve gelişimini teşvik etmeye yönelik kanıtlar, • Basın,medya personeli istihdamı, • Web sitesi ve üye katalogları dahil olmak üzere haberleşme mekanizmalarını biraraya getiren haberleşme stratejilerine dair kanıtlar, • Web sitelerinin en az bir yabancı dil destekli olduğuna ve düzenli güncellendiğine dair kanıtlar. • Borsada işlem gören ürünlere ait fiyatların web sitesinde düzenli olarak güncellendiğine dair kanıtlar

11. 1.2 Politika ve Temsil • Üyelerin yerel,bölgesel ve ulusal önemdeki konulardaki görüşlerini sistematik bir temel üzerinde belirlemek üzere ne tür mekanizmalar kullanılmaktadır? • Odalar bölgesini ne kadar temsil etmektedir? • Deneyimli politika personeli istihdam edilmekte midir? • Politikalarını duyurmak, üyelerinin görüşlerini kanıtlarla desteklemek üzere araştırma çalışmaları yapılmakta mıdır? • Üyelerinin görüş ve isteklerini ilgili mercilere iletip, çözüm üretmekte midir? • Belirli konularda lobi faaliyetler yürütülmekte midir? • Üyeleri ile ilgili ekonomik araştırmalar yapılmakta mıdır? • Üyelerinin görüşlerini yerel,bölgesel ve ulusal düzeyde basın, medya vb.ye iletmekte midir? • Politika ve temsil faaliyetlerinin etkinlikleri gözden geçirilmekte midir?

12. 1.2 Politika ve Temsil Asli Kanıtlar: • Belirli konularda görevli çalışma grupları,danışmanlar ve komitelerin üyeler ile yaptıkları çalışmalara ilişkin kayıtlar, • Konu ile ilgili personel istihdamı, • Oda politikası oluşturmak ve üyelere bilgi vermek üzere yapılan anket vb. çalışmalar ve araştırmalara ilişkin kayıtlar, • Üye ve ilgili taraflarca kullanılabilecek analiz ve araştırmaların gönderildiğine dair kayıtlar, • Odanın konumunu ortaya koyan araştırma kayıtları, • Hükümet, yerel yönetimler, siyasetçiler ve karar mercileri ile yapılan toplantı,görüşme vb.lere ilişkin kayıtlar, • Oda görüşleri,lobi faaliyetler vb. konusunda basında medyada yer almış haber kayıtları, • Oda görüşlerinin takip edildiğine ve kaynak gösterildiğine dair kayıtlar

13. 1.3 Bilgi ve Danışmanlık • Odalar üyelerine, bilgi ve danışmanlık hizmetleri sağlayabiliyor mu? • Bilgi talepleri nasıl karşılanıyor? • Veri tabanlarına erişim sağlanıyor mu? • Bilgi ve danışmanlık amaçlı personel istihdamı var mı? • Tüm üyelerine bilgiye erişim için veri tabanı sunulmakta mıdır?

14. 1.3 Bilgi ve Danışmanlık Asli kanıtlar: • Bilgi ve danışmanlık hizmet kayıtları, • Bilgi taleplerinin karşılandığına dair örnekler, • Konu ile ilgili uzman personel istihdamı veya kullanımı, • Çeşitli elektronik bilişim kaynaklarına erişim ve bu bilgilerin ilgili taraflara aktarılmasını sağlayacak haberleşme teknolojilerinin kullanıldığını gösteren kanıtlar, • Hizmetlerin üyeler tarafından ölçümlenmesine imkan sağlayacak geri bildirim sisteminin varlığına dair kanıtlar

15. 1.4 Networking/İletişim Ağı • Odalar; üyelerin bir araya gelip, tanıştığı ve yeni iş imkanları yarattığı, firmalararası ticareti, birbirlerinin kaynaklarından karşılıklı yararlanımı, ortaklık çalışmalarını,ortak girişimleri destekleyici yıllık programlar hazırlıyor mu? (kokteyl, yemek,piknik, seminer, toplantı vb.)

16. 1.4 Networking/İletişim Ağı Asli Kanıtlar: • Üyelerin bir araya gelip, tanıştığı ve yeni iş imkanları yarattığı, firmalararası ticareti, birbirlerinin kaynaklarından karşılıklı yararlanımı, ortaklık çalışmalarını,ortak girişimleri destekleyici faaliyetlere dair kanıtlar, • Söz konusu faaliyetlere katılım ve tatmin düzeyi konusunda alınan geribildirim kayıtları.

17. 1.5 Geliştirme ve Eğitim • Üyelerin eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi ve üyelerinin erişiminin sağlanması, • Üye ihtiyaçlarına göre eğitim programlarının bizzat düzenlenmesi, • İş becerisi eğitimi ve iş geliştirme çalışmaları (uygulamalı eğitimler), • Eğitim etkinliklerinin değerlendirilmesi

18. 1.5 Geliştirme ve Eğitim Asli Kanıtlar: • Eğitim ihtiyaçlarının belirleme süreçlerine dair kayıtlar, • İş becerisi eğitimi ve iş geliştirme çalışmalarına dair kayıtlar, • Eğitimlere katılanlar tarafından eğitimlerin etkinliğinin değerlendirmesi kayıtları, • Eğitim sonuçlarının işe yansımasına dair katılımcılardan alınan geri beslemeler.

19. 1.6 Uluslararası Ticaret • Uluslararası ticaret hizmetleri, • İyi yetişmiş ve yetenekli eleman istihdamı, • Ticaret kuruluşları ile ilişkiler, • Üyelerine ihracat ve ithalatla ilgili belge düzenlenmesi

20. 1.6 Uluslararası Ticaret Asli Kanıtlar: • Yurtdışına gerçekleştirilen heyet ziyaretleri, yurt dışı fuar,sergi vb. hizmetlerin kayıtları, • Konusunda uzman personel istihdamı/ kullanımı ve söz konusu personelin eğitim faaliyetlerine katılımına ilişkin kayıtlar, • Eurochambers ve Uluslararası Ticaret Odası gibi bölgesel,ulusal ve uluslararası çalışma ortakları ile yapılan çalışmalara ilişkin kayıtlar, • Odanın vermeye yetkili olduğu belge türleri, • Yapılan faaliyetlerin üyeler tarafından değerlendirmesine ilişkin kayıtlar, • Uluslararası ticaretle ilgili birimin varlığı, konu ile ilgili olarak diğer kuruluşlardan hizmet alınıyorsa kanıtları.

21. 2. Üyelik • Üye kayıtları ile ilgili güncel bir veri tabanı, • Bilgilerin düzenli güncellenmesi, • Sunulmakta olan hizmetlerin ilgili tüm üyelere ulaştırılması, • Üyelerin talep ve ihtiyaçları doğrultusunda etkinlikler gerçekleştirilmesi,

22. 2.Üyelik Asli Kanıtlar: • Üye bilgilerinin düzenli güncellendiğine dair kanıtlar, • Düzenli sektörel nitelikli toplantılar düzenlendiği ve bu toplantılara sektörde faaliyet yürüten ilgili tüm üyelerin davet edildiğine ilişkin kanıtlar, • Meslek komite toplantılarının düzenli olarak, geniş katılımlı gerçekleştirildiğine dair kanıtlar, • Meslek komiteleri ve Oda Meclis kararlarının YK tarafından takip edildiğine dair kanıtlar, • Oda tarafından sunulan hizmetlerin ilgili tüm üyelere ulaştırıldığına dair kanıtlar, • Üyelerden gelen önerilerin, şikayetlerin değerlendirildiğine dair kanıtlar, • Üyelerin oda hizmetlerinden memnuniyet seviyesinin ölçümlendiğine dair kanıtlar

23. 3. Sağlıklı Mali Bünye • İş planını yerine getirebilecek rezervlerin olması, • Bugün ve gelecekteki faaliyetlerini tutarlı ve ticari olarak karlı şekilde gerçekleştireceklerini göstermeli, • Muhasebe kayıtları yasal şartların gereğini karşılayabilmeli, • Faaliyetlerini bütçe dengesini sağlayacak şekilde gerçekleştirmeli, • Mali raporlar,

24. 3. Sağlıklı Mali Bünye Asli Kanıtlar: • Yıllık Muhasebe kayıtları • Dengeli bir bütçeye sahip olduğunu gösteren mali tablolar, • YK tarafından odanın gelecekteki gelişiminin ve mali durumunun analiz edildiğini ve bunun faaliyetler üzerindeki etkisinin değerlendirdiğine dair kanıtlar, • Mali tabloların düzenli olarak oda yönetimi tarafından belirlenen bir komite tarafından izlendiğine dair kanıtlar, • Mali tabloların düzenli olarak oda yönetimi ve meclisi onayına sunulduğuna dair kanıtlar.

25. 4. Katılımlı Yönetim ve İdare 4.1 Oda Mevzuatı, 4.2 Yönetim Kurulu, 4.3 İş Planlanması ve Yönetim, 4.4 Personel Yönetimi, 4.5 Kalite

26. 4.1 Oda Mevzuatı • Odalar 5174 sayılı kanunun gereklerini yerine getirmelidir, • Bu element diğerlerinden farklı olarak en fazla 3 puan ile değerlendirilmektedir.

27. 4.1 Oda Mevzuatı Asli Kanıtlar: • 5174 sayılı yasa, yönetmelik ve genelgelerin kopyası, • Üye aidat kayıtları, • Üyelere sunulan hizmet listesi, • İş programı, faaliyet raporu, • Şikayet mekanizmasının işlediğine dair kanıtlar, • Yasal denetim kayıtları (yeminli mali müşavir, bakanlık denetçileri vb.) • Oda çalışanları hakkında yasal işlem kayıtları.

28. 4.2 Yönetim Kurulu • Faal üyelerden oluşan bir Yönetim Kurulu oluşturulmalıdır, • Yönetim kurulu toplantılarına katılımların ve alınan kararların yasal çerçevede olduğunu izlenmelidir, • Uygulanan katılımlı yönetim ilkelerinin üyelerin ihtiyaçlarına cevap verip vermediği, iyi iş uygulamalarına göre belirlenmiş olduğu belirli aralıklarla gözden geçirilmelidir, • Odadaki tüm yöneticilerin eğitilmesi ve gelişimi için gerekli çalışmalar yapılmalıdır.

29. 4.2 Yönetim Kurulu Asli Kanıtlar: • Oda üst yönetimi atama kayıtları, • Genel sekreterin atanması ve çalışmalarının YK tarafından düzenli izlendiğine dair kayıtlar, • YK’nın odanın katılımlı yönetim ilkeleri ile ilgili düzenlemeleri gözden geçirmekte olduğuna dair kanıtlar, • Meslek Komiteleri ve YK meclis toplantıları ve seçim süreçlerine ilişkin kayıtlar, • YK aracılığı ile Oda organları arasında düzenli bilgi akışının sağlandığına dair kanıtlar, • Oda politika ve stratejilerinin oluşumuna katkılarına dair kanıtlar, • İş programında revizyon çalışmaları yapıldığına dair kanıtlar, • YK üyelerinin toplantılara katılımının etkin şekilde izlendiğine dair kanıtlar, • YK üyelerinin diğer organizasyonlarda -varsa- görev aldıklarına dair tutulan kayıtlar

30. 4.3 İş Planlaması ve Yönetim • Yönetim Kurulu tarafından onaylı “Yıllık İş Planı” hazırlanmalı ve düzenli aralıklarla gözden geçirilmek üzere süreçler tanımlanmalıdır, • İş planının geliştirilmesinde üyelerle ilişki içinde olmalıdır, • 4 yıllık “Stratejik Plan” oluşturulmalı, “Yıllık İş Planı” stratejik plandan türetilmelidir, • İş Planı oluşturulma süreci tariflenmelidir, • Planların takibi ve revize edilmeleri sağlanmalıdır,

31. 4.3 İş Planlaması ve Yönetim Asli Kanıtlar: • Takip edilen iş planlaması ve izleme süreci kayıtları, • Oda üyelerinin iş planlama süreci ile nasıl ilişkilendirildiği ve bütünleşmenin nasıl sağlandığını gösteren kayıtlar, • YK tarafından onaylanmış stratejik plan kopyası, • YK tarafından onaylı iş planı kopyası, • YK’nın gelişmeleri plana uygun olarak izlediğine ve kontrol ettiğine dair kanıtlar.

32. 4.4 Personel Yönetimi • İhtiyaca uygun ve performansa dayalı bir Personel Yönetim Sistemi, • Personele yapılan yatırımların sürekliliği, • Öneri sisteminin uygulanması, • Personel memnuniyeti,

33. 4.4 Personel Yönetimi Asli Kanıtlar: • Görev,yetki,sorumluluk tanımları, • Personel iş sözleşmeleri, • Teklif edilen ve gerçekleştirilen eğitim programları, • Performans ölçümleme ve kariyer planlamaya ilişkin kayıtlar, • Motivasyonu artırıcı yönde ödüllendirme vb. uygulamalarına dair kanıtlar, • Personel memnuniyet ölçümlemeleri, • Öneri getirme sistemi olduğuna dair kanıtlar.

34. 4.5 Kalite • Kalite Yönetim Sistem standartları • EFQM (Avrupa Kalite Yönetim Vakfı) Mükemmellik Modeli • Benchmarking uygulamaları

35. 4.5 Kalite Asli Kanıtlar: • Oda faaliyetlerinin bütünsel ve sistematik olarak algılanması ve idare edilmesine imkan sağlayan bir yönetim sistemi uygulanıyor olması(Örneğin; Kalite Yönetim Sistemi,EFQM Mükemmellik Modeli, Toplam Kalite Yönetimi) • Benchmarking uygulamalarına katılım sağlanarak, en iyi uygulama şekillerinin sürekli gelişim için model olarak alınması ve uygulanmasına dair kanıtlar, • Kalite sorunları konusunda odanın geri beslemeleri nasıl algıladığı ve çözüme ilişkin ne tür faaliyetler yürüttüğüne dair kanıtlar

36. 5. Odalar Network’unun Bölgesel, Ulusal ve Uluslararası Düzeyde Gelişimi • Bölgesel Odalar ile İlişkiler, • TOBB istişare toplantıları ve diğer aktivitelerine katılım, • TOBB etkinlik ve girişimlerine katılım, • Yurt dışındaki Odalar ile İlişkiler,

37. 5. Odalar İletişim Ağının Bölgesel, Ulusal ve Uluslararası Düzeyde Gelişimi Asli Kanıtlar: • Bölgesel toplantılara, faaliyetlere katılıma dair kanıtlar, • Diğer odalarla bölgesel, ulusal ve ulsulararası düzeydeki işbirliklerine dair kanıtlar, • Odalararası işbirliklerinin (network) profesyonel ve örgütsel gelişimi konusunda odalararası faaliyetlere katılım ve verilen desteklere dair kanıtlar, • TOBB’un danışma-istişare ve diğer faaliyetlerine katılıma dair kanıtlar, • TOBB ve diger örgütsel oda girişimlerine destekleri gösteren kayıtlar, • Odalar network’ünün desteklenmesi amacı ile bilgi ve teknolojik imkanlardan yararlanıldığını gösteren kayıtlar,

38. Denetleme Sistemi • Geliştirme Ziyareti • Denetleme Ziyareti (her 3 yılda) • Öz Değerlendirme (her yıl) • Eylem Planları (2 puan alınan elementler için)

39. Geliştirme Ziyareti • Denetim sürecinin planlanması, • Odaların akreditasyon standardı gereklerini hangi seviyede karşıladığının tespiti, • Geliştirmesi gerekli (iyileştirmeye açık) yönlerinin (varsa) belirlenmesi, • Akreditasyon denetimine hazırlık durumunun gözden geçirilmesi, • Sonucun Oda yetkilisi/yetkilileri ile paylaşılması, • Bulguların raporlanması.

40. Denetleme Ziyareti • Denetim sürecinin planlanması • Akreditasyon standardına göre yeterlilik,uygunluk ve etkinlik değerlendirmesi, • İyileştirmeye açık alanların (varsa) belirlenmesi ve gerekçeleri ile raporlanması, • Değerlendirme sonuçlarına göre sistem maddelerinin puanlanması, • Sonuçların Oda yetkilisi/yetkilileri ile paylasılması • Eylem Planı yapılması gerekli ise süreçle ilgili bilgi verilmesi, • Sonuç raporunun akreditasyon kuruluna sunulmak üzere TOBB koordinatörüne iletilmesi.

41. Öz Değerlendirme • Akreditasyon belgesi; Odaların her yıl Öz değerlendirme raporlarını Oda Yönetim Kurulu’na sunması ve geçerliliğinin kurul tarafından teyidi koşulu ile geçerli olmaktadır. • Bu amaçla akreditasyon alan her oda yıllık öz değerlendirmesini bir önceki değerlendirme süreci ve gelişimini dikkate alarak gerçekleştirir. • Öz değerlendirme bu süreçte Odaların gelişimi ile ilgili bilgi sağlar. Akreditasyonun sürdürülmesi açısından son derece önemlidir. • Öz değerlendirme sürecinde akreditasyon kriterleri ve odanın gelişimi esas alınır.

42. Eylem Planı Hazırlanması • Denetim esnasında 2 puan alınan standart maddelerine karşılık (en fazla 2 madde olabilir), Odaların Eylem Planı hazırlaması gereklidir. • Eylem Planında; tespit edilen bulgunun giderilmesine yönelik faaliyetler açık olarak tariflenmeli, planın gerçekleşmesi için gerekli kaynaklar, sorumlular ve termin açıkça belirtilmelidir. • Eylem Planı; Akreditasyon Kurulu tarafından kabul edilmelidir.

43. Akreditasyon İçin Minimum Koşullar • 14 element üzerinden toplam 40 puan (en az ) alınması, • İkiden fazla elemente 2 puan verilmemesi, • Hiç bir elemente 1 puan verilmemesi, • 2 Puan alınan elementler için “ Eylem Planı” hazırlanması

44. Akreditasyon verilmesi ve sürdürülmesi • Denetim sürecinden başarı ile geçen odalara 3 yıl süre ile geçerli olmak üzere “Oda Akreditasyon Belgesi” düzenlenir. • Odaların akreditasyon belgesinin gereklerini yerine getirdiğinin doğrulanması amacı ile; her yıl özdeğerlendirme yaparak Oda Yönetim Kurulu’na iletmesi gereklidir. • Üç yılda bir dış kaynaklı denetçi tarafından değerlendirilerek şartlara uygunluk devam ediyorsa, üç yıllık dönem için yeniden belgelenmektedir. • Odanın akreditasyon statüsünden sapma göstermesi durumunda (özdeğerlendirme ve/veya dış denetim esnasında) gerekli düzeltici faaliyetleri gerçekleştirmesi ve kanıtlaması gereklidir.

45. Akreditasyon Kararı • Denetim raporları Akreditasyon Kurulu tarafından incelenerek karara bağlanır. • Odaya akreditasyon tanıyıp tanımama konusunda nihai karar Akreditasyon Kurulu’na aittir. • Oda; Akreditasyon Kurulu tarafından alınan kararlara itiraz etme hakkına sahiptir.

46. Temyiz Süreci • İtiraz etmek isteyen oda kurul kararının tebliğinden itibaren bir ay içerisinde Akreditasyon Kurulu’na temyiz talebinde bulunabilir. • Akreditasyon Kurulu; itiraz gerekçelerini dikkate alarak, oda ve denetçi tarafından sunulan delilleri gözden geçirmek sureti ile kararını verir. • Kararın odanın aleyhine devam etmesi durumunda, oda kurul kararının tebliğinden itibaren 14 gün içerisinde TOBB başkanına yazılı talepte bulunarak, kararın temyizini isteyebilir. • TOBB Başkanı;Yönetim Kurulu içinden üç kişilik bir Temyiz Kurulu seçer. Temyiz Kurulu itirazı değerlendirir ve karara varır. Bu karar nihaidir.

47. Puanlama Sistemi • BEŞ: Olağanüstü performans • DÖRT: Mükemmel performans • ÜÇ: Kabul edilebilir performans • İKİ: Beklentilerin altında performans • BİR: Kabul edilemez

48. Başarı Kriteri • 14 element üzerinden toplam en az 40 puan alınmış olması, • İkiden fazla elementte 2 puan almamış olması, • Hiçbir elemente 1 puan verilmemesi.

49. Sorularınız !!!