Leclerc Juricomptables Une société du groupe Navigant Consulting

1. Leclerc Juricomptables Une société du groupe Navigant Consulting

2. La prévention et la détection des fraudes Par Jonathan Allard, CA, MBA, DIFA 21 février 2008

3. Déroulement de la rencontre Section 1 » La fraude et vous… Section 2 » Les risques et les stratagèmes Section 3 » La prévention Section 4 » La détection Section 5 » Quoi faire lorsqu’une fraude est détectée ? Section 6 » Les règles à respecter Section 7 » Études de cas

4. Section 1 La fraude et vous… Leclerc Juricomptables Une société du groupe Navigant Consulting

5. La fraude et vous… • Qu’est-ce que la fraude ? • Dictionnaire « Le Petit Robert » : Fraude : n.f. (1255; lat. fraus, fraudis) • Action faite de mauvaise foi dans le but de tromper • Tromperie ou falsification punie par la loi • Synonymes : dol, escroquerie • L’Article 380 du Code criminel du Canada • « quiconque, par supercherie, mensonge ou autre moyen dolosif, constituant ou non un faux-semblant aux sens de la présente loi, frustre le public ou toute autre personne, déterminé ou non, de quelque bien, argent ou valeur » • Deux éléments : malhonnêteté et privation

6. La fraude et vous… • Pourquoi frauder ? Personnalité Opportunité Besoins Justification

7. La fraude et vous… Fraude Corruption Fraudes contre l’organisation Fraudes en faveur de l’organisation

8. La fraude et vous… Fraudes contre l’entreprise Inventaires Argents Vol simple (on book) Encaissement Frauduleux(off book) Débourséfrauduleux Utilisationnon autoriséedesactifs Vol P. Caisse Dépôt Ventes Recevables Réquisition Noninscrites Radiation Faussevente etlivraison Sous-évaluées Lapping Facturation Salaires Comptesde dépenses Falsificationde chèques Achats etréception Compagnies fantômes Employés fantômes Fausse représentation Fausse signature Achats personnels Commissions Surévaluation desdépenses Fauxendossement Faussefacture Accidentsde travail Faussesdépenses Modificationdu bénéficiaire Traduction libre CFE 1999 Fournisseurs légitimes Multiples remboursements

9. La fraude et vous… Corruption Conflits d’interêts Trafic d’influence Cadeaux Extorsion Système des achats Kickbacks Bid Rigging Système des ventes Autres Autres Source: CFE 1999

10. La fraude et vous… • Vous… • Questionnaire

11. Section 2 Les risques et les stratagèmes Leclerc Juricomptables Une société du groupe Navigant Consulting

12. Les risques et les stratagèmes • L’analyse des risques de fraude Risques liés à l’environnement Risques liés aux processus Risques liés à l’information utilisée dans la prise de décisions

13. Les risques et les stratagèmes

14. Les risques et les stratagèmes • Reconnaître les risques de fraude • Plusieurs unités autonomes et points de service à superviser (décentralisation) • Manipulation d’argent comptant • Nombre d’employés restreint pour chaque unité • Comptoirs de perception (taxe scolaire) • Nombreux stocks et équipements dispersés • Activités diversifiées (enseignement, garderies, levées de fonds, transport scolaire, etc.) • Pas de processus de dénonciation clair

15. Les risques et les stratagèmes • Reconnaître les risques de fraude • Faiblesse des contrôles internes • On accorde une importance démesurée aux résultats financiers (p.ex. respect des budgets) • Certains gestionnaires sont corrompus, inefficaces ou incompétents • Un employés éprouve des difficultés personnelles (p.ex. problèmes financiers ou dépendance) • Rotation inhabituelle dans les postes des services financiers • Conflits au sein de la haute direction • Aucun code d’éthique ou de politique en cas de fraude

16. Les risques et les stratagèmes • Les stratagèmes pouvant se produire dans une commission scolaire • Encaisse • Vol d’argent comptant • Écrémage (skimming) • Encaissement de comptes à recevoir pour des fins personnelles (lapping) • Manipulation de chèques • Transferts électroniques (p.ex. salaires)

17. Les risques et les stratagèmes • Les stratagèmes pouvant se produire dans une commission scolaire • Déboursés frauduleux • Facturations fictives ou frauduleuses • Services non rendus ou biens non livrés • Fournisseur fantôme • Fournisseur ou intermédiaire inutile • Surfacturation • Double facturation

18. Les risques et les stratagèmes • Les stratagèmes pouvant se produire dans une commission scolaire • Déboursés frauduleux • Irrégularités dans des soumissions et appels d’offres • Accepter les soumissions après le délai prescrit • Falsification de soumissions • Accepter le plus bas soumissionnaires en sachant que les prix pourront être modifiés et autorisés par la suite • Fournisseurs fictifs • Critères étroits ou spécifiques que seul un fournisseur peut satisfaire • Divulgation d’information privilégiée à un soumissionnaire

19. Les risques et les stratagèmes • Les stratagèmes pouvant se produire dans une commission scolaire • Déboursés frauduleux • Division des commandes • Bid-rigging • Substitution de produits • Employés fictifs • Vol de temps (p.ex. internet) • Gonflement des heures travaillées • Vol de stocks

20. Les risques et les stratagèmes Les statistiques sur les fraudes dans le secteur de l’éducation • Quelques données extraites du document “Report to the Nation on Occupational Fraud and Abuse – 2006”: • 7% des cas recensés provenaient de secteur de l’éducation • La perte médiane était de 100 000 $

21. Les risques et les stratagèmes • Les stratagèmes recensés dans le secteur de l’éducation

22. Section 3 La prévention Leclerc Juricomptables Une société du groupe Navigant Consulting

23. La prévention • La prévention est souvent l’outil le plus efficace et le plus efficient pour combattre la fraude… • Démarche • Connaître et comprendre l’environnement • Définir les objectifs • Identifier les grands secteurs à risque • Se mettre en mode « fraudeur » • Élaborer et implanter des contrôles préventifs • Probabilité • Impact

24. La prévention • Conditions ayant permis au fraudeur d’agir Source : KMPG, 2007

25. La prévention • Les contrôles préventifs • Questionnaire

26. La prévention • Autres exemples de contrôles préventifs • Système de contrôle interne efficace et fonctionnel • Sondages pour tester le contrôle interne • Surveillance des lieux de travail • Séparations des tâches incompatibles (manipulation, enregistrement, conciliation) • Contrôle des accès physiques et informatiques • Contrôle des paiements en espèces au comptoir : registre, décompte quotidien, vérification par un autre employé, conciliation entre le registre et le décompte

27. La prévention • Autres exemples de contrôles préventifs (suite) • Chèques estampillés « pour dépôt seulement » dès la réception • Dépôts effectués promptement • Suites numériques • Approbations (attention au rubber-stamping) • Enquête pré-emploi • Personnalité • Besoins

28. Section 4 La détection Leclerc Juricomptables Une société du groupe Navigant Consulting

29. La détection • Parce qu’on ne peut pas tout prévenir… • Même démarche que pour les contrôles de prévention : • Connaître et comprendre l’environnement • Définir les objectifs • Identifier les grands secteurs à risque • Se mettre en mode « fraudeur » • Élaborer et implanter des contrôles de détection • Probabilité • Impact

30. La détection • Les contrôles de détection • Questionnaire

31. La détection • Autres exemples de contrôles de détection • Généralement sous forme de sondages • Vérifier les adresses des fournisseurs • Adresse familière (p.ex. employés) • Casier postal • Annuaire • Vérifier le détail des factures • Coordonnées • Suite numérique • Marques de pliage des factures • Mise en page

32. La détection • Autres exemples de contrôles de détection (suite) • Sélectionner les employés ayant fait le plus d’heures supplémentaires • Sélectionner les employés ayant les comptes de dépenses les plus élevés • Sélectionner les fournisseurs ayant les mêmes adresses • Sélectionner les fournisseurs ayant comme seule et unique adresse une case postale • Déceler les employés ayant effectué le plus de radiations de comptes-clients • Comparer les dates d’utilisation des mots de passe avec les dates de congé d’un employé • Comparer les entrées et sorties selon le système d’alarme avec les feuilles de temps

33. La détection • Méthodes de détection des fraudes dans les entreprises canadiennes Source : ACFE, 2007. La somme de ces pourcentages excède 100 % parce que certaines dénonciations ont été effectuées par plus d’une source.

34. Section 5 Quoi faire lorsqu’une fraude est détectée ? Leclerc Juricomptables Une société du groupe Navigant Consulting

35. Quoi faire lorsqu’une fraude est détectée ? • Q’est-ce qui amène à suspecter une fraude ? • Documents manquants • Dépôts en circulation augmentant sans cesse ou très longtemps en circulation • Nombre excessif d’ajustements des comptes à recevoir et/ou des comptes fournisseurs • Documents altérés • Achats excédentaires • Paiements en double • Duplicata ou photocopies de factures et/ou de soumissions • Heures supplémentaires anormalement élevées • Employés ne prenant jamais de congé

36. Quoi faire lorsqu’une fraude est détectée ? • Q’est-ce qui amène à suspecter une fraude ? (suite) • Fournisseur inconnu à l’intérieur de l’organisation ou sur le marché • Écriture sur documents officiels du fournisseur suspect similaire à l’écriture de l’employé suspect • Détails manquants sur les factures • Factures n’incluent pas les taxes de ventes • Numéros de factures du même fournisseur se suivent • Numéro de téléphone sur la facture du fournisseur ne correspond pas à l’adresse physique • Factures n’ont pas été pliées

37. Quoi faire lorsqu’une fraude est détectée ? • Q’est-ce qui amène à suspecter une fraude ? (suite) • Fournisseur qui facturent régulièrement pour des montant arrondis • Paiements multiples émis pour une seule et même facture • Plusieurs paiements émis pour un seul fournisseur le même jour • Numéros de facture pour un fournisseur qui ne suit pas la séquence habituelle • Règlement exceptionnellement rapide des factures d’un fournisseur en particulier • Habitude d’un même employé d’autoriser les factures d’un même fournisseur

38. Quoi faire lorsqu’une fraude est détectée ? • Q’est-ce qui amène à suspecter une fraude ? (suite) • Employés ou services qui sur-budgettent régulièrement • Paiements à plusieurs fournisseurs pour le même produit • Factures courantes de fournisseurs connus qui ne correspondent pas aux factures précédentes, tel que l’adresse, le numéro de téléphone, ne portent pas de logos corporatifs, la police et le papier sont différents • Dépenses courantes qui augmentent sans explication raisonnable • Marchandise n’est pas commandée au moment optimal • Livraisons de marchandises à une adresse privée

39. Quoi faire lorsqu’une fraude est détectée ? • Mesures prises par les organisations victimes de fraude Source : KMPG, 2007

40. Quoi faire lorsqu’une fraude est détectée ? • Comment réagir ? • Prudence… pas de panique • Arrêter l’hémorragie • Connaître ses objectifs • Établir un plan • Identifier les éléments de preuvesdocumentaires et testimoniales(soupçons vs faits) • Obtenir et organiser la preuve (discrétion) • Rencontrer la direction • Procédures et politique sur la fraude

41. Quoi faire lorsqu’une fraude est détectée ? • Éléments essentiels pour prouver une infraction criminelle • Actus Reus • Établir la preuve des faits et que ces faits sont prohibés par la loi • Mens Rea • L’intention coupable de commettre le crime de la part du suspect

42. Quoi faire lorsqu’une fraude est détectée ? Triangle de corruption ou commissions secrètes Quiconque Avantage(s) $$$ ou autres avantages Commettant Agent Faire ou s’abstenir de faire ou un acte relatif aux affaires de son commettant

43. Quoi faire lorsqu’une fraude est détectée ? • Questionnaire

44. Section 6 Les règles à respecter Leclerc Juricomptables Une société du groupe Navigant Consulting

45. Les règles à respecter • Utilisation du mot « fraude » • Composer avec un acte criminel • Protection des renseignements personnels • Préservation de la preuve • Normes en juricomptabilité

46. Les règles à respecter • Preuve documentaire • Provenance de la documentation (système de codification) • Document original • Analyses et sommaires tirés de la preuve documentaire • Mandats de perquisition • Renseignements personnels

47. Les règles à respecter • Preuve testimoniale • Déclarations libres et volontaires • Sténographe • Présence des avocats • Techniques d’interrogatoire

48. Les règles à respecter • Techniques d’interrogatoire • Établir un lien commun • Reconnaître la personne qui ment • La personne franche parle de mémoire • Le menteur raconte son histoire en l’inventant • Le premier mensonge est facile à raconter, mais les autres… • Les yeux savent parler mais ne savent pas mentir • Recherche de renseignements • Questions ouvertes • Encourager à parler (p.ex. silence)

49. Les règles à respecter • Normes en juricomptabilité • « Les «missions de juricomptabilité» sont des missions qui : • a) exigent la mise en oeuvre de compétences professionnelles en comptabilité, de compétences en matière d’enquête et d’un esprit d’investigation; • b) portent sur des différends réels ou prévus, ou des situations de risque, de soupçon ou d’allégation de fraude ou d’autres comportements illégaux ou contraires à l’éthique. » (100.08)

50. Section 7 Études de cas Leclerc Juricomptables Une société du groupe Navigant Consulting