Teori Komunikasi Keorganisasian

1. Teori Komunikasi Keorganisasian KOC 3232 Dr. Hamisah Zaharah Hasan hamisah@fbmk.upm.edu.my

2. Objektif Pada akhir kursus ini pelajar akan dapat: • Menerangkan asal-usul teori dalam komunikasi keorganisasian • Menghuraikan teori berkaitan komunikasi keorganisasian • Mengaitkan kepentingan memahami teori dalam komunikasi keorganisasian

3. Sinopsis Kursus ini merangkumi teori komunikasi organisasi dalam pendekatan klasikal dan saintifik; teori dalam pendekatan hubungan kemanusiaan, teori dalam pendekatan kontemporari iaitu pendekatan kritikal. Bentuk dan kandungan komunikasi dalam pendekatan tersebut dan implikasi teori kepada komunikasi keorganisasian.

4. Penilaian Kursus Ujian 30 % Tugasan Individu 30 % Peperiksaan Akhir 40%

5. Rujukan Byres, P.Y. 1997. Organizational communications:theory and behavior. Boston:Allyn & Bacon Eisenberg,E.M. &Goodall Jr.,H.L.1997. Organizational communication:Balancing creativity and constraint.(2nd ed.). NY:St. Martin’s Miller,K. 1999. Organizational communication. Approaches and processes. (2nd ed.). Belmont, CA:Wadsworth Neher, W.W. 1997. Organizational communication: challenges of charge, diversity, and continuity. Boston: Allyn & Bacon.

6. Tugasan (20 %)

7. Tugasan Individu Tugasan ini perlu disempurnakan secara berkumpulan. Rujuk cara penulisan yang menggunakan gaya penulisan APA. Tugasan hendaklah bertaip langkau dua menggunakan font 12 poin Arial atau Times New Roman dengan tidak melebihi 10 halaman. Tugasan perlu diserahkan pada tarikh ujian. Tugasan yang lewat tidak akan diterima.

8. Tugasan Individu (10 %) Dengan menggunakan perwatakan yang terdapat menerusi syarikat yang dikendalikan oleh Seth Tan menerusi “Nora Elena,” senaraikan 5 ciri pekerja dalam organisasi seperti yang dibincangkan oleh teori X and Y. Terangkan secara ringkas 5 ciri yang disenaraikan itu.

9. Tugasan ini perlu disempurnakan secara individu. Rujuk cara penulisan yang menggunakan gaya penulisan APA. Tugasan hendaklah bertaip langkau dua menggunakan font 12 poin Arial atau Times New Roman dengan tidak melebihi 5 halaman. Tugasan perlu diserahkan pada tarikh perjumpaan bersemuka kedua. Tugasan yang lewat tidak akan diterima.

10. TeoriKeorganisasianKlasikal

11. Idea utamateori keorganisasian klasikal • Terdapat satu cara terbaik melaksanakan tugas (There is “one best way” to perform a task)

12. Terhasil daripada dua perspektif: • Pengurusan saintifik – fokus terhadap pengurusan kerja dan pekerja • Pengurusan pentadbiran – menekankan isu berkaitan bagaimana keseluruhan struktur organisasi perlu dibentuk

13. Penyumbang utama terhadap pembentukan teori tersebut Pengurusan saintifik: • Frederick Taylor Pengurusan pentadbiran: • Henri Fayol • Luther Halsey Gulick • Max Weber

14. Frederick Taylor Taylor dilahirkan di Pennsylvania pada 20 March 1856 Tamat pengajian di Eropah, bercadang untuk memasuki universiti Harvard, namun gagal ujian kemasukan. Taylor kemudian bertugas di syarikat mengeluarkan “pump” di Philadelphia Beliau kemudian mengikuti pengajian kejuruteraan mekanikal di Stevens, dan tamat dalam masa hanya tiga tahun.

15. Midvale Steel Company • Taylor mula bertugas di Midvale steel Company pada 1878. • Berjaya melipat-gandakan produktiviti pekerja-pekerjanya dan dinaik pangkat kepada foreman • Mulai mengkaji mengenai produktiviti sebagai satu cara mengukur pengeluaran. • Kemudian dilantik menjadi Ketua Jurutera di Midvale.

16. Pencapaian • Mereka sistem untuk memaksimumkan kerja yang efisyen dari pekerja dan mesin. • Fokus terhadap kajian mengenai masa dan pergerakan dan bagaimana menyelesaikan tugas dalam jangkamasa yang singkat. • Menjadi Jurutera Perunding kepada beberapa syarikat. • Menulis —The Principles of Scientific Management

17. Prinsip Utama Pengurusan Saintifik • Analisis tugas secara saintifik – pemerhatian, pengumpulan data dan pengukuran yang betul untuk mengenalpasti cara terbaik melaksanakan setiap tugas. • Pemilihan personnel – pemilihan secara saintifik dan dilatih, ajar, serta bentuk sebagai pekerja. • Kerjasama Pengurusan – pengurus perlu bekerjasama dengan pekerja untuk memastikan semua kerja dijalankan mengikut prinsip saintifik yang dibentuk. • Penyeliaan fungsional – pengurus bertindak untuk merancang, menguruskan, membuat keputusan sementara pekerja pula tugas mereka ialah “bekerja”.

18. Henri Fayol • Jurutera dan Pengusaha Peranchis • Bertugas sebagai Pengarah Urusan sebuah organisasi yang terbabit dalam perlombongan. • Mementingkan prinsip pengurusan daripada personaliti individu. • Fayol adalah orang pertama mengenalpasti pengurusan sebagai proses penilaian berterusan.

19. 5 Fungsi Pengurusan Fayol Peranan utama pengurus: • Perancangan • Pengurusan • Mengarah • Mengkoordinasi • Mengawal Terdapat 14 prinsip tambahan yang diperkenalkan Fayol

20. 14 Prinsip Fayol: • Pembahagian Tugas — memperbaikki efisiensi dengan mengurangkan pembaziran, meningkatkan output, dan memudahkan latihan tugas. • Kuasa dan Tanggungjawab —kuasa: hak untuk memberi arahan dan kuasa terhadap mendapatkan ketaatan – Tanggungjawab: Tanggungjawab menjalankan tugas. • Disiplin — hormat peraturan organisasi

21. 4. Keunggulan arahan —pekerja hanya perlu diarah oleh satu ketua sahaja. 5. Keunggulan arah— mengelompokkan tugas yang sama untuk dibawah arahan satu pengurus. 6. Tidak mementingkan faedah individu tetapi penekanan faedah organisasi— tidak boleh beri keutamaan kepada kepentingan individu daripada organisasi 7. Pembayaran kepada kakitangan— bayaran yang adil dan memuaskan kepada semua kakitangan. 8. Pemusatan tugas— Tanggungjawab kepada pengurus – pekerja melaksanakan tugas.

22. 9. Rantaian skalar (Line of authority)— Arahan dari pengurusan atasan kepada pekerja bawahan. 10. Susunan— Kedudukan yang teratur antara pekerja dan peralatan. 11.Equiti— Layanan pengurus kepada pekerja mesti adil dan saksama. 12. Kestabilan jawatan — pembentukan kestabilan jawatan untuk mengelakkan komitment yang rendah daripada pekerja. 13.Inisiatif— pekerja perlu digalakkan untuk memberi pandangan yang membina. 14. Esprit de Corps — pembentukan semangat kerjasama, kerja dalam kumpulan, dan kesatuan pekerja.

23. Luther Halsey Gulick(1892-1992) • Pakar kewangan dan pentadbiran munisipal • Bertugas di Institute of Public Administration, professor of municipal science and administration at Columbia, dan juga komiti dalam pentadbiran Franklin D. Roosevelt. • Mengembangkan prinsip Fayol kepada 7 prinsip:

24. Perancangan – Menggariskan pencapaian dan kaedah untuk pencapaian tersebut. • Penyusunan – membentuk struktur autoriti formal menerusi pembahagian tugas yang dirancang, difahami, dan dikoordinasikan dalam pelan. • Penstafan - memilih dan melatih staf dan memastikan environment kerja yang kondusif. • Pengarahan – tanggungjawab dlm membuat keputusan, mengkomunikasikan dan mengimplementasikan keputusan serta menjalankan penilaian pekerja bawahan yang adil.

25. Pengkoordinasian – segala kegiatan dan usaha adalah untuk menyatukan organisasi ke arah mencapai objektif yang sama. • Rekod – kejayaan direkodkan untuk memastikan kelemahan dapat diperbaikki. • Belanjawan – setiap aktiviti yang hendak dijalankan perlu menyediakan bajet.

26. Max Weber(1864-1920) • German sociologist • Weber first describes the concept of bureaucracy – an ideal form of organizational structure • He defines bureaucratic administration as the exercise of control on the basis of knowledge • Weber states, “Power is principally exemplified within organizations by the process of control”

27. Weber uses and defines the terms authority and power as: • Power: any relationship within which one person could impose his will, regardless of any resistance from the other. • Authority: existed when there was a belief in the legitimacy of that power.

28. Weber classifies organizations according to the legitimacy of their power and uses three basic classifications: Charismatic Authority: based on the sacred or outstanding characteristic of the individual. Traditional Authority: essentially a respect for customs. Rational Legal Authority: based on a code or set of rules.

29. Weber recognizes that rational legal authority is used in the most efficient form of organization because: • A legal code can be established which can claim obedience from members of the organization • The law is a system of abstract rules which are applied to particular cases; and administration looks after the interests of the organization within the limits of that law.

30. The manager or the authority additionally follows the impersonal order • Membership is key to law obedience • Obedience is derived not from the person administering the law, but rather to the impersonal order that installed the person’s authority

31. Weber outlined his ideal bureaucracy as defined by the following parameters: • A continuous system of authorized jobs maintained by regulations • Specialization: encompasses a defined “sphere of competence,” based on its divisions of labor • A stated chain of command of offices: a consistent organization of supervision based on distinctive levels of authority

32. Rules: an all encompassing system of directives which govern behavior: rules may require training to comprehend and manage • Impersonality: no partiality, either for or against, clients, workers, or administrators • Free selection of appointed officials: equal opportunity based on education and professional qualification

33. Full-time paid officials: only or major employment; paid on the basis of position • Career officials: promotion based on seniority and merit; designated by supervisors • Private/Public split: separates business and private life • The finances and interests of the two should be kept firmly apart: the resources of the organization are quite distinct from those of the members as private individuals.

34. A tendency to a leveling of social classes by allowing a wide range of recruits with technical competence to be taken by any organization (b) Elite status because of the time required to achieve the necessary technical training (c) Greater degree of social equality due to the dominance of the spirit of impersonality or objectivity

35. Weber’s Theory of Bureaucracy • Tenets of Bureaucracy • Rules • Specified sphere of competence • Hierarchy • Specialized Training • Workers do not own technology • No entitlement to “official position” by incumbent • Everything written down • Maintenance of “ideal type” - bureaucracy

36. Weber’s Theory of Bureaucracy • Concerned with describing the ideal structure of an organization • Cornerstone: existence of written rules • The rational application of written rules ensures the promotion of legitimate authority and the effective and efficient functioning of the organization.

37. Weber’s Theory of Bureaucracy • Application in the Modern Workplace • Large organizations guided by countless rules are bureaucracies • Linked with inefficient, slow-moving organizations • Organizations have several characteristics of bureaucracies

38. Common Criticisms of Classical Organizational Theory Classical principles of formal organization may lead to a work environment in which: • Employees have minimal power over their jobs and working conditions • Subordination, passivity and dependence are expected • work to a short term perspective • Employees are lead to mediocrity • Working conditions produce to psychological failure as a result of the belief that they are lower class employees performing menial tasks

39. SUMMARY • Classical Theories of Organizations (p. 36) • Taylor’s Theory of Scientific Management • Fayol’s Administrative Theory • Weber’s Theory of Bureaucracy • All 3 theories attempt to enhance management’s ability to predict and control the behavior of their workers • Considered only the task function of communication (ignored relational and maintenance functions of communication) • Designed to predict and control behavior in organizations

40. Max Weber Henri Fayol

41. Kajian-kajian Hawthorne Kajian oleh Elton Mayo terhadap Motivasi Pekerja dan Produktiviti Kerja Dr. Hasan

42. Definisi Kajian Hawthorne • Satu siri kajian mengenalpasti output pekerja hasil daripada layanan yang baik oleh pengurus. • Mengambil sempena nama kilang Western Electric Company di Hawthorne, Illinois. Dr. Hasan

43. “ Kajian Hawthorne dijalankan pada 1927-1933 di Western Electric Hawthorne Works, Chicago, dan Harvard Business School Professor Elton Mayo dari Sekolah Perniagaan Harvard mengenalpasti produktiviti dan persekiataran kerja.” Dr. Hasan

44. Latar belakang kajian • Tujuan kajian adalah untuk mengenalpasti kesan daripada keletihan dan perlaksaan tugas yang sama setiap hari terhadap produktiviti dan cara mengawal mereka menerusi pembolehubah rehat, kerja lebih masa, suhu dan kelembapan. Dr. Hasan

45. “Mayo ingin mengenalpasti kesan daripada keletihan dan melakukan kerja yang sama terhadap produktiviti dan bagaimana mengawal pembolehubah seperti waktu rehat, jumlah jam bekerja, suhu dan kelembapan.” Dr. Hasan

46. Eksperimen Mayo • Enam wanita yang memasang geganti telefon. • Membuat perubahan keadaan kerja yang kerap dengan peretujuan mereka. • Jumlah geganti yang dibuat, suhu dan kelembapan bilik, sejarah peribadi serta sejarah perubatan, tabiat makan dan tidur, perbualan ketika bekerja. • Tiada penyelia untuk pekerja tersebut. • Mereka disuruh untuk bekerja mengikut kehendak mereka dan keselesaan mereka. Dr. Hasan

47. Keadaan Biasa • Pada keadaan biasa, waktu kerja adalah 48 jam termasuk hari sabtu. Tiada waktu berhenti rehat. Dr. Hasan

48. Eksperimen Satu • Pekerja diarahkan membuat satu kerja untuk lapan minggu. • Output produktiviti meningkat. Dr. Hasan

49. Eksperimen Dua • Pekerja diberikan dua waktu rehat, setiap satu selama lima minit iaitu waktu pagi dan petang untuk jangka masa lima minggu. • Output meningkat. Dr. Hasan

50. Eksperimen Tiga • Waktu rehat ditambah kepada 10 minit setiap kali rehat. • Output meningkat mendadak. Dr. Hasan