Teori Komunikasi Keorganisasian

1. Perjumpaan Ke-2KOM3207(Pengenalan Teori Komunikasi)(Modul Kursus: Unit 4-6)Unit 4: Teori Komuniaksi KeorganisasianUnit 5: Teori Komunikasi MassaUnit 6: Teori Komunikasi Antara Budaya

2. Teori Komunikasi Keorganisasian Apa dia organisasi? 1. Sekumpulan orang yang mempunyai objektif yang sama. Satu proses berstruktur di mana individu berinteraksi untuk mencapai objektif. Penstrukturan hubungan, kuasa, objektif, peranan, aktiviti, komunikasi dan faktor lain yang diwujudkan apabila individu bekerja secara bersama. Satu sistem sosial yang dinamik mengenai interaksi kerjasama bagi tujuan memenuhi kepuasan dan keperluan individu. Satu set hubungan sosial yang dicipta secara terancang dengan tujuan yang ketara bagi mencapai matlamat spesifik secara berterusan.

3. Peranan Komunikasi dalam Organisasi Peranan berdasarkan pendekatan mekanistik – mesin pengeluaran. Peranan berdasarkan pendekatan hubungan manusia – perasaan/emosi. Peranan berdasarkan pendekatan sistem – menukar input  output. Peranan berdasarkan pendekatan budaya – perkongsian nilai. Peranan berdasarkan pendekatan politik – autoriti & kuasa.

4. Komunikasi Kumpulan Komunikasi yang melibatkan kumpulan (khususnya dalam pembuatan keputusan). Kumpulan (Group)  Mengandungi 3 orang atau lebih yang wujud bersama untuk satu tempoh masa tertentu.

5. Teori Pemikiran Kelompok(Groupthink Theory) Groupthink is a type of thought exhibited by group members who try to minimize conflict and reach consensus without critically testing, analyzing, and evaluating ideas. During Groupthink, members of the group avoid promoting viewpoints outside the comfort zone of consensus thinking.

6. Teori Pemikiran Kelompok Istilah yang dikemukakan pada1952 oleh William H. Whyte dalam Fortune. Istilah seterusnya dikembangkan oleh Irving Janis (1982) dan dirujuk sebagai cara pemikiran yang digunakan oleh individu apabila mereka terlibat secara mendalam dalam kumpulan secara kohesif/jelekit. (A mode of thinking that people engage in when they are deeply involved in a cohesive in-group).

7. Pemikiran kelompok berlaku apabila; Kumpulan bersifat kohesif; Hubungan individu rapat. Semangat kekitaan tinggi. Struktur organisasi yang bermasalah; Kumpulan dilindungi dan tidak terdedah kepada pandangan pihak luar. Tidak ada pemimpin/ketua yang neutral. Tidak ada prosedur penilaian keputusan yang dibuat oleh kumpulan. Ciri ahli kumpulan yang sama nilai. Keadaan atau situasi semasa keputusan dibuat adalah dalam keadaan tegang; Terdapat tekanan daripada pihak lain. Wujud isu lain yang mengganggu komitmen ahli.

8. Petanda Pemikiran Kelompok Gambaran bahawa kumpulan tidak mungkin membuat kesilapan. Yakin & percaya bahawa keputusan yang dibuat adalah wajar dan betul. 3. Membuat rasionalisasi & logik secara kelompok. 4. Melihat dan anggp orang di luar kumpulan adalah stereotaip.

9. Petanda Pemikiran Kelompok 5. Self-censorship (pengesahan kendiri). Gambaran semua orang besetuju dengan keputusan. Tekanan kepada mereka yang tidak bersetuju. 8. Mindguard (pengawal minda)  kumpulan mempertahankan pendapat ketua.

10. Pendekatan Sistem Maklumat Weick (1979) – memberi tumpuan kepada pendekatan mengurus aliran maklumat dalam Organisasi melalui pendekatan sistem maklumat (PSM). Matlamat PSM ialah untuk memberikan makna dan tafsiran yang betul kepada maklumat yang tidak jelas atau mengelirukan (equivocal). Menjadi peranan pengurus organisasi untuk mengurangkan kekeliruan maklumat tersebut.

11. Terdapat dua impak utama apabila kekeliruan atau ketidakjelasan maklumat wujud dalam organisasi, iaitu Kekeliruan dan salah tafsir maklumat akan berlaku secara luas dalam organisasi yang mengakibatkan situasi salah faham di kalangan ahli organisasi terhadap maklumat yang diterima  negatif. 2. Pengurus akan berusaha untuk mengenalpasti sumber maklumat dan mentafsirkannya dengan tepat sesuai dengan kontaks maklumat dan mengelak berlakunya kekeliruan (equivocal)  positif.

12. Teori Komunikasi Massa Orientasi teori komunikasi massa memberi fokus kepada penyebaran mesej komunikasi berdasarkan perspektif komunikasi (media) massa seperti yang terdapat dalam buku, majalah, radio, televisyen, wayang gambar dan surat khabar. Tiga persoalan yang berikut sering dikaitkan dengan media massa; Apa pengaruh media massa? Siapa khalayak media massa? Bagaimana kesan media massa?

13. Teori Penanaman (Penyemaian)Cultivation Theory Diperkenalkan oleh Gerbner et. Al. (1986). Fokus teori adalah kepada kesan penontonan televisyen. Terdapat 2 kategori penonton  kurang menonton (2 jam & kurang) dan banyak menonton (4 jam & lebih). Rumusan teori ialah mereka yang banyak menonton akan mendapat kesan yang lebih ketara kesan – “resonance”. Kawalan kesan boleh dilakukan berdasarkan ciri individu.

14. Teori Penetapan Agenda Diperkenalkan oleh Shaw dan McCombs (1977). Fokus teori melihat bahawa masyarakat menganggap penting sesuatu perkara yang dianggap penting oleh media. Terdapat 3 bahagian proses penetapanb agenda menurut pandangan Littlejohn (1996); i. prioriti isu dibincang oleh media atau penentuan agenda media. ii. Agenda media mempengaruhi pemikiran umum atau agenda umum. iii.Agenda umum mempengaruhi pembuat dasar atau agenda polisi. Prioriti agenda mediaagenda umumagenda polisi

15. Faktor Penentuan Kuasa Media Kewibawaan media menyiarkan maklumat. Jumlah maklumat yang tepat dengan peristiwa (event). Tahap nilai yang terdapat pada media dengan nilai audiens. Peranan media sebagai fasilitator untuk memahami sesuatu.

16. Empat Jenis Hubungan Kuasa antara Media dan pihak luar; Sumber dan media yang berkuasa boleh menghasilkan hubungan simbiotik yang berpengaruh kepada agenda umum. Sumber berkuasa dan media kurang kuasa akan menyebabkan sumber menggunakan media untuk menyebarkan agenda mereka. Sumber kurang kuasa dan media lebih berkuasa, maka pemilik media akan menentukan agenda mereka. Sumber dan media yang kurang berkuasa akan menyebabkan agenda umum berlaku tanpa sebarang campurtangan media.

17. Teori Pilin Kesenyapan (Spiral of Silence - SoS) Diperkenalkan oleh Noelle-Neumann (1974). SoS berlaku apabila individu akan menyatakan pendapat mereka hanya apabila mereka mempunyai tanggapan bahawa pendapat mereka popular, TETAPI akan berdiam diri apabila pendapat itu dianggap bertentangan dengan pendapat ramai  mengelak dari disisihkan. Terdapat dua andaian mengenai SoS; i. Orang ramai mengetahui pandangan utama. ii. Orang ramai mengubah pandangan mereka mengikut tanggapan majoriti tentang pandangan utama.

18. Faktor yang menentukan seseorang memberi pandangan Mereka yang menyokong pandangan majoriti lebih bersedia memberi pendapat berbanding mereka yang menyetujui pandangan minoriti. Kesanggupan menyatakan pendapat bergantung kepada arah aliran akan datang. Orang ramai lebih bersedia berkongsi pendapat dengan orang lain yang mempunyai pandangan yang sama. Nilai kendiri yang rendah menyebabkan seseorang berdiam diri. Kelompok lelaki dari kumpulan pertengahan dan ke atas (sosial dan ekonomi) lebih bersedia untuk menyatakan pendapat.

19. Teori Komunikasi Antara Budaya Dimensi yang membezakan budaya; 1. Agihan kuasa – Budaya Timur bersifat sederhana dan Barat adalah rendah. Pandangan terhadap gender – melihat definisi peranan mengikut gender. Mengelak ketidakpastian – Barat rendan, tetapi Timur sederhana. Individualisme vs Kumpulan/Pasukan. Barat mengutamakan individualisme berbanding Timur yang memberi tumpuan kepada kerja berpasukan.

20. Teori Pengurusan Kerisauan/ Ketidakpastian Diperkenalkan oleh W.Gudykunst (1985). Ketidakpastian wujud apabila individu berada dalam situasi asing (budaya atau nilai yang lain). Dalam konteks antara budaya, proses komunikasi dipengaruhi oleh faktor antara perseorangan dan budaya. Komunikasi antara budaya melibatkan konsep ambil tahu/kisah (mindfulness) di mana kita perlu sedar, ambil tahu dan ambil peduli  berfikir, membantu dan cekap dalam proses komunikasi. TIGA faktor yang mempengaruhi kerisauan dan ketidakpastian  motivasi, pengetahuan dan kemahiran.

21. Berdasarkan tiga faktor tersebut (motivasi, pengetahuan dan kemahiran), Gudykunst telah membentuk 47 axioms (Pernyataan) mengenai kerisauan dan ketidakpastian. Senarai 47 pernyataan berkenaan boleh dibaca dalam laman web berikut;http://commfaculty.fullerton.edu/bgudykunst/ Tahap Kecekapan Komunikasi menurut Howell (1982), ialah; Tidak sedar ketidakcekapan (unconscious incompetence). Sedar ketidakcekapan (conscious incompetence). Sedar kecekapan (conscious competence).. Tidak sedar kecekapan (unconscious competence).

22. Teori Perundingan Airmuka(Face Negotiation Theory - FNT) Teori ini berfokus kepada cara bagaimana individu yang berlainan budaya mengurus konflik. Keutamaan perundingan adalah untuk menjaga airmuka atau citra kendiri (self-image). FNT diperkenalkan oleh Stella Ting-Toomey (1988) Dengan 3 andaian berikut; Individu dari pelbagai budaya selalui berunding dengan mengutamakan kepentingan airmuka – citra kendiri. Kepentingan citra kendiri berbeza antara kelompok budaya tinggi dan budaya rendah. Kepentingan citra kendiri yang berbeza menyebabkan gaya pengurusan konflik yang juga berbeza.

23. Ciri Budaya Konteks Rendah Budaya dibentuk berasaskan keperluan dan matlamat individu. Kawalan oleh peraturan individu. Wujud indentiti/citra individu sebab individu dianggap unik. Komunikasi berlaku secara terus dan tidak ada unsur berselindung. Mementingkan ketegasan dan interaksi. Makna terdapat dalam perkataan yang diucapkan.

24. Ciri Budaya Konteks Tinggi Budaya dibentuk berasaskan keperluan dan matlamat kumpulan atau kelompok. Tindakan dikawal oleh norma kumpulan. Identiti atau citra kumpulan dipertahankan. Cara berkomunikasi tidak terus, tetapi secara inferens, logik dan rasional dengan menggunakan perbandingan – cakap beralas. Mementingkan empati, iaitu dengan cuba memahami perasaan orang lain. Makna komunikasi bergantung kepada situasi.

25. Empat Gaya Mengurus Airmuka • 1. Baikpulih airmuka (Face restoration). • 2. Jaga airmuka (Face saving). • 3. Tuntutan airmuka (Face assertion). • 4. Beri airmuka (Face giving). • Jenis budaya kaedah gaya mengurus • rundingan konflik Lima Gaya Pengurusan Konflik 1. Mengelak. 2. Obligasi. 3. Kompromi. 4. Dominasi. 5. Integrasi (penyelesaian masalah). Jenis budaya gaya mengurus konflik