Aspects réglementaires d’une politique d’achat public en EPLE

Aspects réglementaires d’une politique d’achat public en EPLE DE LA DEFINITION DES BESOINS AUX MARCHES A PROCEDURE ADAPTEE

Un équilibre à définir Entre -d’un coté: les principes de transparence, d’égalité de traitement des candidats…qui s’imposent quel que soit le montant des marchés -de l’autre :la gestion au quotidien dans les petites unités que sont les EPLE pour lesquelles un formalisme strict dès le premier Euro est synonyme d’un énorme investissement en matière de formation,de temps de travail,d’archivage … La politique d’achat de l’établissement , son élaboration ,son évolution sont de la responsabilité du chef d’établissement. Mais dans ce domaine plus particulièrement, le travail doit être celui d’une équipe mobilisée autour du C.E et du gestionnaire.

LES GRANDS PRINCIPES DE L’ACHAT PUBLIC 3 Principes généraux:-liberté d’accès à la commande publique -égalité de traitement des candidats -transparence des procédures 1 Obligation de résultat concernant la bonne utilisation des deniers publics 4 Obligations de mettre en œuvre des procédures : -définition préalable des besoins -publicité adaptée - mise en concurrence -choix de l’offre la plus avantageuse sur le plan économique et environnemental -

Mapa Le volume souvent restreint ,et l’objet des achats ,constatés dans les EPLE montrent que le marché à procédure adaptée est la procédure à privilégier dans la plupart des situations. « Le concept de procédure adaptée a pu être interprété par certains acheteurs comme une obligation très empreinte de formalisme,quelle que soit la valeur estimée de l’achat.. Or, une telle interprétation du texte conduit à la mise en œuvre de procédures disproportionnées par rapport au montant de l’achat envisagé, en particulier pour les acquisitions de très faible montant » (réponse ministérielle JO AN 1/02/2005) Ce sera cette procédure que nous avons choisi de détailler dans les pages suivantes destinées aux collègues des EPLE ( et notamment ceux de taille modeste) qui souhaitent engager leur établissement dans une démarche réglementaire de l’achat public

EVOLUTION de la REGLEMENTATION en 2009 Dans le cadre du Plan de Relance de l’Économie Française présenté le 4 décembre 2008, plusieurs mesures concernaient la simplification du Code des Marchés Publics Les décrets 2008-1356 et 2008-1357 du 19 décembre 2008 mettent en œuvre un certain nombre des mesures annoncées : -le seuil de 4000 Euros ht au dessus duquel doivent être mises en application des mesures de publicité et de mise en concurrence (art 28 et 40),de rédaction d’un écrit (art 11) ,de notification (art 81 ), est relevé à 20000 Euros ht Attention ,cette mesure ne dispense en aucun cas les EPLE de voter un EPCP lorsque les lignes de prestations homogènes sont inférieures à 20000 euros : en effet l’autorisation donnée au CE par l’EPCP relève du Code de l’éducation et n’est pas concernée par la simplification du Code des marchés publics -le seuil de 206000 Euros concernant les marchés de travaux est supprimé : des Mapa pourront être signés jusqu’à 5 150 000 Euros -le délai de paiement des fournisseurs passe de 45 à 40 jours à compter du 1er janvier 2009 il sera de 35 jours le 1er janvier 2010 et de 20 jours le 1er juillet 2010 -le seuil de 90000 Euros au dessus duquel la publicité est formalisée ,devait être supprimé :il est maintenu dans les décrets du 19 décembre L’importance du binôme ligne d’EPCP -MAPA qui est développé dans ce dossier conserve son actualité :seule la procédure des MAPA entre 4000 et 20000 Euros sera modifiée

Étape 1 La notion de définition préalable des besoins dans le Code des marchés publics Le niveau d’évaluation des besoins dans les E P L E Préparation ,analyses , collecte des renseignements Estimations financières

La notion de Définition Préalable des Besoins -L’article 1 du Code des Marchés Publics(CMP) précise que l’efficacité de la commande publique ,et la bonne utilisation des deniers publics sont assurés par la définition préalable des besoins. -L’article 5 indique que la nature et l’étendue des besoins à satisfaire sont déterminés avec précision par la Personne Publique avant tout appel à la concurrence ,ou toute négociation. -Le marché conclu par la Personne Publique doit avoir pour objet exclusif de répondre à ces besoins. Il résulte de la combinaison de ces dispositions que pour tous les marchés: - la définition des besoins est le préalable indispensable au lancement d’une consultation -ils doivent ètre appréciés avec une précision adaptée à l’objet du marché et à la procédure envisagée -le marché doit viser à la satisfaction d’un seul besoin(fournitures, services ou travaux)préalablement et précisément déterminés De nombreux litiges sont liés à une mauvaise définition des besoins ,cause d’une imprécision du cahier des charges, puis d’une insatisfaction devant la prestation fournie.

Le niveau d’évaluation des besoins dans les EPLE • La première obligation de l’acheteur public sera de déterminer le niveau pertinentde détermination des besoins. Cette obligation est de la compétence du C.A. • En règle générale,le niveau d’évaluation est celui de la personne publique,en ce qui nous concerne l’EPLE • ainsi: 1 lycée +1 lycée pro = 2 évaluations des besoins • 1 lycée +1 collège en cité scolaire = 2 évaluations des besoins • Le choix d’un niveau inférieur , exceptionnel dans nos établissements doit être justifié par des éléments objectifs, motivant la décision du CA ,et ne doit pas aboutir à contourner les obligations de publicité et de mise en concurrence. • Pour les Greta et CFA ,gérés en service à comptabilité distincte : ces services sans personnalité morale verront leurs besoins additionnés avec ceux de leur établissement support pour l’évaluation de leurs besoins annuels.C’est sous cette forme que sera présenté l’EPCP pour le vote du CA . Néanmoins ,le suivi dans GFC est obligatoirement réalisé dans 2 EPCP distincts .

Préparation, collecte de renseignements (1) Le représentant du pouvoir adjudicateur est responsable de la définition des besoins d’achat : il s’agit du chef d’établissement qui sera assisté du gestionnaire et de son équipe Durant la même période, le chef d’établissement élabore le projet de budget,et examine l’équilibre entre ressources et dépenses : il y aura une cohérence entre estimations des besoins et dépenses budgétaires,bien que les finalités soient très différentes. Collecte de renseignements :la reconduction sans analyse des options. d’achat et des fournisseurs de l’exercice précédent n’est pas satisfaisante Il est important à ce stade de recueillir le maximum de données : - sur les besoins des différents utilisateurs de l’établissement . A ce stade ,toutes les compétences sont bienvenues (enseignants pour les fournitures pédagogiques, responsables de CDI,personnel de cuisine ou d’entretien….) -sur l’état des consommations de l’exercice précédent et de l’exercice en cours -sur les options ,les variantes par rapport aux solutions traditionnellement retenues ,les évolutions technologiques que les utilisateurs pourraient connaître - sur les fournisseurs potentiels :le paysage économique local et régional pour las achats courants ,les fournisseurs spécialisés au niveau national pour des achats de produits à haute technologie ou de solutions complexes

Préparation,collecte de renseignements (2 ) L’Analyse des besoins fonctionnels des Services sera réalisée -en adoptant une démarche de coût global prenant en compte le prix d’achat mais aussi le coût de fonctionnement et de maintenance -en distinguant les achats habituels ou standards et les achats spécifiques -en cherchant à limiter les achats imprévus qui ne seront pas intégrés dans les procédures de concurrence et qui coûteront cher S’efforcer avec l’aide de personnes compétentes de traduire les besoins en spécifications techniques se référant à des normes reconnues par les professionnels , permettant une mise en concurrence claire Enfin , Prendre en compte des objectifs de développement durable(art 5-1 du CMP)

ESTIMATION FINANCIERE DES MAPA C’est l’estimation financière des prestations recensées qui impose le choix de la procédure: -MAPA -ou procédure formalisée C A Nancy( 4/08/2006) :chaque marché doit respecter la procédure de passation afférente au seuil calculé sur le montant global de l’opération Les dispositions du CMP qui vont permettre à la Personne Publique de déterminer le montant estimatif du marché sont prévues à l’article 27 : 1) TRAVAUX art 27-1 –alinéa 1 et alinéa 2 Valeur globale HT de l’ensemble des travaux et prestations se rapportant à une opération portant sur un ou plusieurs ouvrages,ainsi que la valeur des fournitures nécessaires à leur réalisation,et incluant toute forme d’option et les reconductions éventuelles

FOURNITURES ET SERVICES(art 27 –II-alinéa 2) • Il est procédé à une estimation de la valeur totale HT des fournitures ou des services qui peuvent être considérés comme homogènes soit en raison de leurs caractéristiques propres(au regard de leur nature),soit parce qu’ils constituent une unité fonctionnelle(en prenant en compte leur destination) • Ce montant tiendra compte de toute forme d’option et des reconductions éventuelles du contrat. • Nous allons donc pouvoir établir une nomenclature résumant et classant les besoins de l’établissement,établie en fonction des caractéristiques de son activité propre et qui, lorsque les besoins auront été chiffrés, permettra de lancer , pour chacune des lignes (ou familles )de la nomenclature ,des procédures conformes à la réglementation : publicité et mise en concurrence .

ETAPE 2 L’EPCP, pièce justificative de dépense et nomenclature chiffrée des besoins L’article R421-20 du Code de l’Éducation et le décret du 20mars 2007 Quelques précisions pour la réalisation d’un EPCP Vote de l’EPCP:2 formes possibles Difficultés de mise en œuvre de l’EPCP Les Chambres des comptes connaissent- elles l’EPCP ? Un règlement intérieur de la commande publique?

L’EPCP, Pièce justificative de dépense et nomenclature chiffrée des besoins (1) En 2002,l’état prévisionnel de la commande publique est présenté comme un outil d’aide récapitulant les évaluations de besoins des établissements et permettant de définir les procédures d’achat. (circulaire du 05/06/2002 aujourd’hui caduque ) Cet outil répond à la nécessité d’élaborer une nomenclature des besoins présentée à l’étape précédente . Le décret du 27 août 2004 et la circulaire d’application du 5 octobre 2004 vont modifier la destination première de l’état et en faire égalementle support de l’autorisation de signerles marchés ,donnée par le CA au chef d’établissement. « les textes prévoyaient auparavant une autorisation expresse du CA pour que le chef d’établissement puisse signer un contrat ou une convention(donc un marché)ainsi qu’une transmission systématique du contrat signé aux autorités de contrôle. Or, en application de la définition donnée à l’article premier du décret 2004-15 du 7/01/2004 portant code des marchés publics, tout contrat conclu par un EPLE pour répondre à ses besoins en matière de travaux , de fournitures ou de services quel qu’ en soitle montant ou la forme(écrite ou orale ) et quel qu’en soit le contractant est unmarchépublic » Ce constat a conduit à adopter des mesures reprises dans le Code de l’Éducation.

L’EPCP, pièce justificative de dépense et nomenclature chiffrée des besoins (2) L’art R421-20 du Code de l’Éducation précise que : « En qualité d’organe délibérant de l’établissement,le conseil d’administration, sur le rapport du chef d’établissement exerce notamment les attributions suivantes: 6°) il donne son accord sur C)La passation des conventions dont l’établissement est signataire à l’exception - des marchés qui figurent sur un état prévisionnel de la commande publique annexé au budget -des marchés qui s’inscrivent dans le cadre d’une DBM adoptée conformément au 2 de l’article R421-60(DBM de la compétence du chef d’établissement) - en cas d’urgence, des marchés qui se rattachent à des opérations de gestion courante dont le montant est inférieur à 5000 Euros ou 15000 Euros pour les travaux et les équipements » En dehors de ces cas, le chef d’établissement ne peut signer un marché(à partir du premier euro ) qu’avec un vote spécifique du Conseil d’administration et lorsque la délibération est exécutoire(15 jours après la transmission) En l’état actuel de la réglementation, l’EPCP se révèle donc indispensable.

L’EPCP Pièce justificative de dépense et nomenclature chiffrée des besoins(3) L’EPCP figure t-il dans les pièces listées par le décret du 20 mars 2007 relatif aux pièces Justificatives de dépense dont la présence doit être vérifiée par les Agents Comptables d’EPLE avant paiement ? Le décret étant applicable à l’ensemble des collectivités locales et à leurs établissements , l’EPCP dont la double finalité est propre aux seuls établissement de l’Éducation Nationale n’est pas cité directement. Néanmoins , le décret dans sa rubrique 4 consacrée aux « Marchés Publics » 4-2 Marchés à procédure adaptée note 6 ,vise « les approbations requises,le cas échéant ,par des textes institutifs des établissements publics locaux,auprès d’organes délibérants ou non (qui) doivent être produites dans les formes prévues par ceux-ci « La note renvoie donc bien ,pour le cas qui nous concerne ,aux dispositions prévues par le Code de l’Éducation, qui instituent l’EPCP

Quelques précisions pour la réalisation d’un EPCP(1) Le rectorat a mis en ligne sur l’intradig rubrique « conseils aux établissements » 2 modèles d’EPCP :l’un sous l’intitulé » séminaire 2008 « (le modèle du lycée Verlaine de Rethel), l’autre sous l’intitulé « EPCP » : vous pouvez vous en inspirer. L’EPCP est un tableau à double entrée : -en vertical les besoins détaillés conformément à l’art 27 couvrant l’ensemble des activités propres à chaque établissement -en horizontal les diverses procédures: Mapa ,Groupement de commandes, Centrale d’achat(ne concerne que l’UGAP),Appel d’offres( selon besoins recensés supérieurs à 206000 Euros HT ou en application d’une décision de recourir à une procédure formalisée), procédures négociées ,autres procédures Il convient de veiller à la cohérence entre les montants des besoins et la procédure retenue:un montant égal ou supérieur à 206000 Euros HT+TVA pour les fournitures et les services ne pourra pas être inscrit dans la colonne Mapa. Si le montant s’approche du seuil des procédures formalisées, il conviendra de s’interroger sur la pertinence du maintien d’ une procédure adaptée . Les Mapa inférieurs à 20000 Euros ne sont pas inscrits dans la colonne « autres procédures» mais maintenus en « Mapa »

Quelques précisions pour la réalisation d’un EPCP (2) Fournitures en gaz et électricité : Le Conseil d’État a réaffirmé le caractère facultatif de la mise en concurrence,quel qu’en soit le montant ( avis du 08/07/2004) :la libéralisation du secteur de l’énergie reste une faculté et non une obligation pour les collectivités territoriales(et donc leurs établissements) La loi de 2006 sur l’énergie conforte les tarifs réglementés sans limitation de durée pour le gaz et l’électricité. En conséquence ,les dépenses d’énergie payées aux fournisseurs historiques seront portées en » autres procédures » .Par contre les fournitures de fuel ,soumises à concurrence feront l’objet d’un Mapa ou d’un Appel d’offre ,suivant le montant estimé.

Vote de l’EPCP: deux formes possibles L’EPCP peut prendre la forme D’UN ACTE ANNEXE AU BUDGET Il fait l’objet d’une délibération unique :Budget et EPCP Transmissible aux trois autorités de contrôle Exécutoire 30 jours après le dernier accusé de réception OU D’UN ACTE DU CA( code dans l’application du rectorat de Reims:2 1 1 10) Délibération distincte du budget Transmissible aux autorités de contrôle Exécutoire 15 jours après le dernier accusé de réception

L’EPCP n’est pas un Budget sous une Présentation Économique L’EPCP n’intègre pas : - Les recettes budgétaires - De nombreuses dépenses : Les traitements Les cotisations ,les impôts Les frais de déplacement payés aux agents Les dépenses internes Les transferts à des coll .ou divers organismes Les bourses et subventions MAIS LE BUDGET ET L’EPCP :-concernent 1 année civile -sont établis TTC ( rappelons que les seuils du CMP sont HT ) -présentent des estimations cohérentes entre les comptes 60,61 ,62 et la section 2 des ouvertures budgétaires d’un établissement évalués sur un exercice entier d’une part ,les montants totaux de l’EPCP d’autre part.

DIFFICULTES DE MISE EN ŒUVRE DE L’EPCP (circulaire Daf A3 du 22/6/2006) La circulaire rappelle 1)- que l’outil de gestion EPCP introduit dans GFC pour l’exercice 2006 répond à 2 obligations réglementaires distinctes :- politique d’achat d’une part -autorisation donnée au CE de signer les marchés d’autre part 2)- qu’aucune norme n’est imposée pour la classification des achats, afin que chaque établissement puisse établir une nomenclature adaptée à ses propres caractéristiques 3)- que,par ailleurs, aucun lien n’est établi entre le montant total des achats prévus à l’EPCP et celui du budget initial : il convient en effet de considérer que l’EPCP porte sur une évaluation des besoins pour la totalité de l’ exercice « Or, ce sont ces 2 points ,le choix d’une nomenclature inadaptée et un montantprévisionnel insuffisant pour certaines catégories d’achats , qui semblent expliquer la plupart des difficultés rencontrées « L’EPCP n’est pas soumis au principe de sincérité budgétaire ,ce n’est pas un document budgétaire

EPCP ET CHAMBRES DES COMPTES : LES CRC CONNAISSENT-ELLES L’EPCP ? Il n’existe que peu de textes ou les CRC font référence à l’EPCP. Invités au séminaire des gestionnaires et agents comptable de l’Académie de Reims en Juin dernier,les représentants de la Chambre de Champagne-Ardenne n’ont pas développé ce point lors de leur intervention .Il n’est cependant pas exclu qu’un sujet aussi important que l’autorisation de signer tous les marchés soit l’un des prochains thèmes de contrôle des Chambres. Extrait d’une observation de gestion formulée par la CRC Pays de Loire : « L’agent –comptable travaille à la mise en place d’un EPCP qui serait applicable au 1/01/2006. Ce qui veut dire à contrario que tous les contrats de fournitures et de prestations passés en 2005 et qui n’ont pas été explicitement autorisés par le Conseil d’Administrationont été irrégulièrement signés par la personne responsable des marchés ,en l’espèce le Proviseur ,et étaient susceptibles d’entraîner la mise en jeu de la responsabilité du comptable Il est impératif qu’un tel document (EPCP) soit réalisé dans les meilleurs délais. »

UN REGLEMENT INTERIEUR DE LA COMMANDE PUBLIQUE ou UNE SIMPLE INFORMATION DU C. A SUR LA POLITIQUE DE L’ACHAT PUBLIC ? Le principe de transparence impose d’avoir défini une règle du jeu claire ,que ce soit vis à vis de l’intérieur(tous les intervenants de l’EPLE dans la procédure d’achat) , ou de l’extérieur ( les fournisseurs ) de l’établissement. En dessous du seuil des marchés formalisés ,c’est au CA qu’il revient de fixer les règles qu’il entend suivre pour obtenir et sélectionner la meilleure offre. Doit-on recommander de formaliser la politique d’achat par un règlement voté ou faisant l’objet d’un avis du C.A ? - les grosses structures pourront utilement élaborer un règlement bien adapté à la politique de l’établissement et à ses moyens en personnel pour en réaliser le suivi.Il faut veiller à ne pas élaborer un Code des Marchés-Bis trop contraignant , introduisant des seuils intermédiaires qui vont s’imposer quel que soit la nature des besoins. -pour les petites structures ,il est préférable de confier au C.E(ou à son délégué qui sera souvent le gestionnaire),le soin de déterminer, en fonction de la nature de l’achat , et non de son seul montant ,le choix de la procédure à adopter.Celle-ci s’intégrera dans le cadre de la politique d’achat préalablement présentée au C.A. Dans toutes les situations, un guide des recommandations du C.A pour l’achat public peut utilement être élaboré,soumis aux conseillers , puis largement diffusé.

ETAPE 2 suite Les marchés pluriannuels et le vote spécifique du CA La reconduction des marchés et leurs conséquences

UN MARCHE PLURIANNUEL ? Un marché pluriannuel fait l’objet d’un vote spécifique du C.A . Question : un marché de 12 mois se déroulant de mars N à février N+1( donc sur 2 exercices budgétaires) est-il un marché pluriannuel ? La revue Objectif Établissements de l’ hiver 2007 dans son dossier consacré aux marchés publics précise qu’une autorisation de l’instance délibérative s’impose « pour les marchés dont l’exécution se déroule sur plusieurs exercices budgétaires qui ne peuvent être prévus dans l’EPCP ,annexé au budget , ce dernier étant par nature annuel » Nous avons soumis cet exemple au ministère qui nous a répondu le 22/09/2008 :le marché s’exécutant sur 12 mois n’est pas pluriannuel , ne nécessite pas une décision spécifique, et sera inscrit sur les 2 EPCP concernés pour leur montant annuel. Un marché de 13 mois est un marché pluriannuel ,faisant l’objet d’une décision spécifique, et sera inscrit sur 2 EPCP pour chaque montant annuel. Un marché de 12 mois reconductible 1 fois fait également l’objet d’une décision spécifique.

DUREE ET RECONDUCTION DES MARCHES ( 1 ) Décret du 1/08/2006 portant code des Marchés , Chapitre 8 : - »La durée d’un marché et ,le cas échéant ,le nombre de reconductions sont fixés en tenant compte de la nature des prestations et de la nécessité d’une remise en concurrence périodique » Un marché peut prévoir une ou plusieurs reconductions à condition- que les caractéristiques restent inchangées - et que la mise en concurrence ait été réalisée en prenant en compte la durée totale du marché ,périodes de reconduction comprises. Le représentant du pouvoir adjudicateur prend par écrit ,avant la fin de chaque période contractuelle , la décision de reconduire ,ou non, le marché.

DUREE ET RECONDUCTION DES MARCHES ( 2 ) La seule durée fixée par le CMP est celle des accords-cadres et marchés à bons de commande : 4 ans au maximum. Pour les petits établissements abordant cette année las Mapa de fournitures courantes une durée d’un an reconductible 1 ou 2 fois peut être recommandée. ( fournitures alimentaires ,papier, fournitures de bureau ,produits d’entretien …) Il en est de même pour les marchés sur des secteurs connaissant des évolutions technologiques très rapides ou une volatilité importante des prix ( matériel informatique , projection …) Les marchés de prestations présentant une technicité ou une complexité, qui devront être définies avec précision dans un cahier des charges plus élaboré , peuvent être proposés pour une durée plus longue :3 ou 4ans ( location et maintenance des photocopieurs ….)

Que faire en présence d’un marché (contrat ) reconduit par tacite reconduction depuis de nombreuses années ,et pour lequel le fournisseur a réalisé,cette année encore , des prestations non réglées ? Ni le fournisseur ,ni l’établissement ne peuvent se prévaloir de ce marché qui n’est plus exécuté dans des conditions régulières. 1)Signifier par Recommandé AR , au fournisseur , que le marché est dénoncé à compter du…. Qu’une nouvelle procédure est lancée dont la publicité peut être consultée sur tel support et qu’il peut faire une proposition à l’établissement conformément au cahier des charges 2)demander au fournisseur d’établir des factures détaillées,sans référence au marché en cause, pour les prestations réalisées

ETAPE 3 Préparation des dossiers Un écrit est-il imposé pour les Mapa? Quelles sont les mentions a inscrire dans les Mapa ? Faut-il prévoir un règlement de consultation? Le problème des critères de choix. Lesquels choisir ? Faut-il les pondérer? Le délai de réception des offres

FORME DES MAPA : NECESSITE D’UN ECRIT ? L’article 11 du CMP prévoit que les marchés et accords-cadres d’un montant égal ou supérieur à 20000 Euros HT sont passés sous forme écrite ( nous verrons dans la partie Contrôles du comptable , si cet écrit est une pièce justificative qui s’impose au comptable Aucune forme spécifique du marché écrit n’est exigée pour les MAPA Pour les marchés de fourniture ou de service courants ,d’un montant réduit , ce peut être un devis contresigné ,un bon de commande adressé à l’entreprise ,un courrier d’acceptation d’une proposition de fournisseur ….. Pour les marchés importants ce sera un cahier des charges précis contenant des dispositions détaillées , proche de celles contenues dans les documents des marchés à procédures formalisées .(cf documents du lycée Bazin de Charleville) Il est essentiel que l’établissement garde la main dans la procédure d’élaboration du marché , et ne signe pas de contrat transmis par le fournisseur (ne pas oublier que toute clause acceptée a vocation à être appliquée ; le fournisseur saura ,un jour , le rappeler ) )

MENTIONS A INSCRIRE DANS UN MAPA SI UN PETIT CAHIER DES CHARGES EST ELABORE (1) POUVOIR ADJUDICATEUR : établissement ….. adresse…. Représenté par son chef d’établissement M/Mme…. Autorisé par acte du ( date de la décision spécifique ou date de vote de l’EPCP ) COMPTABLE ASSIGNATAIRE DES PAIEMENTS : (références de l’agent-comptable ) MARCHE n°….. OBJET DU MARCHE …………………………………………………. …………………………………………………………………………………………….. PROCEDURE :marché passé selon une procédure adaptée en application de l’article 28 du CMP ,compte tenu de l’estimation du coût d’acquisition ,inférieure à 206000Euros.Ce document fait référence au Cahier des Clauses Administratives Générales Fournitures Courantes et Services (cas le plus courant dans les EPLE ) .REGLEMENT DE CONSULTATION – date et heure limites de dépôt des offres ……….. - modalités d’envoi ( voie postale ,déposé sur place contre récépissé , dématérialisé ):……………………………………………….. -adresse de réception des offres:……………. -CRITERES DE CHOIX par ordre de priorité….. -éventuellement : pondération des critères…………

MENTIONS A INSCRIRE DANS UN MAPA ( 2 ) DISPOSITIONS DU MARCHE :- le marché comporte … LOTS ( ou un lot unique ) - DUREE :le marché est conclu pour : -1 an ou : - 1an reconductible 1( ou 2) fois par notification formelle transmise au titulaire …x jours avant la fin de chaque période annuelle - 2, 3 ou 4 ans ( une durée supérieure n’est pas conseillée ) - DESCRIPTIF ET PRIX :détail technique des lots et descriptif réalisé par l’établissement( le plus précis possible , mais il n’est pas admis de porter des marques ou références commerciales ) Demander aux entreprises de joindre en annexe une réponse détaillée et chiffrée : soit prix unitaires x quantités = prix total de chaque article : soit prix forfaitaire - LIVRAISON : date de début des prestations ou date de livraison le ………… . Les frais de livraison sont à la charge du titulaire - PIECES CONSTITUTIVES DU MARCHE : 1) le présent document valant acte d’engagement et cahier des clauses particulières 2) le détail ou devis chiffré joint en annexe

MENTIONS A INSCRIRE DANS UN MAPA ( 3 ) GARANTIES : délai de garantie à compter de la livraison(min 1 an ) ………. REGLEMENT :le mode de règlement est le virement le délai global de paiement est de 45 jours à compter de la réception de la demande de paiement dument enregistrée . Conformément au Décret du 21 février 2002 , le taux des intérêts moratoires est celui de l’intérêt légal à la date ou les intérêts moratoires ont commencé à courir , augmenté de 2 points PENALITES DE RETARD :en application du CCAG FCS ENGAGEMENT DU CANDIDAT : je soussigné (nom ,prénom ) …………….. agissant au nom et pour le compte de l’entreprise………………………….. adresse du siége social ……………………lieu d’exploitation ou agence ……… n° SREN (9 chiffres )……… code APE ……. N° registre du commerce ou des métiers …………………….. Ayant pris connaissance du présent document que j’accepte sans modification ni réserve : 1) m’engage à exécuter les prestations ,objet du marché , détaillées au présent document et dans le devis annexé , pour un prix de………………

MENTIONS A INSCRIRE DANS UN MAPA ( 4 ) 2) affirme sous peine de résiliation de plein droit du marché ne pas tomber ,à titre personnel ou au titre de l’entreprise ou de la société que je représente ,sous le coup de l’interdiction découlant de l’article 50 modifié de la loi 52-401 du 14 avril 1952 3) demande les sommes dues au titre du présent marché soient portées au crédit du compte suivant (porter le numéro complet et joindre un RIB ) A………..LE…………….lu et approuvé (signature et cachet ) ACCEPTATION DE L’OFFRE par le représentant du pouvoir adjudicateur A……….LE…………… le Chef d’Établissement NOTIFICATION DU MARCHE - par lettre recommandée AR : -ou remise sur place : RECU A TITRE DE NOTIFICATION UNE COPIE DU MARCHE A…………………… LE……………… signature du titulaire : ………..

FAUT-IL PREVOIR UN REGLEMENT DE CONSULTATION ? Article 42 du CMP: » les marchés et accords-cadres passés après mise en concurrence font l’objet d’un règlement de la consultation ….. Ce règlement est facultatif si les mentions qui doivent y être portées figurent dans l’avis d’appel public à la concurrence « Il est précisé dans le même article que ,pour les MAPA, le règlement de la consultation peut se limiter à la mention : - des phases de la procédure -des critères de choix de l’offre LE PROBLEME DES CRITERES DE CHOIX(1) Dans une réponse à une question écrite du11/01/2007,le ministère des Finances a indiqué « quel que soit le type de procédure utilisé,les candidats doivent être informés de la manière selon laquelle le pouvoir adjudicateur procédera à la comparaison des offres des candidats,et comment il retiendra pour attribuer le marché tel candidat plutôt que tel autre C’est la raison pour laquelle, même pour les MAPA,les critères de choix (sachant que si le pouvoir adjudicateur ne retient qu’un critère se sera le prix ),doivent être portés à la connaissance des candidats dans l’avis d’appel public à la concurrence,ou en l’absence d’un tel avis ,dans le règlement de consultation »

LE PROBLEME DES CRITERES DE CHOIX (2 ) Le CMP 2006 offre la possibilité de retenir : -soit une pluralité de critères justifiés par l’objet du marché ou ses conditions d’exécution (article 53-I-1°du CMP) :la qualité , le prix, la valeur technique ,le caractère esthétique ou fonctionnel ,les performances en matière de protection de l’environnement ,le coût global d’utilisation ,le caractère innovant ,le service après vente et l’assistance technique ,le délai de livraison ou d’exécution -soit ,compte tenu de l’objet du marché ,un seul critère : le prix Pour conserver une liberté de choix, l’établissement pourra retenir plusieurs critères , dont un critère général , rendant difficile une éventuelle contestation de la part d’un candidat non retenu Exemple :1) qualité 2) prix 3) délais de livraison PONDERATION DES CRITERES Les critères choisis doivent-ils être pondérés? Par exemple : qualité :40% , prix 35% ,délais 25% L’article 53 II ne prévoit une obligation de pondération que pour les marchés formalisés ,lesMAPA n’y étant pas contraints.Néanmoins ,cette méthode peut être intéressante pour les marchés se rapprochant des 206000 Euros HT

Exemple de choix d’un titulaire de MAPA par application de critères pondérés : 2 critères – le prix 60% , la qualité des produits 40% 3 offres sont reçues 1) A offre le meilleur prix B un prix supérieur de 5% C un prix supérieur de 15% 2) la note de A est de 6 sur ce critère celle de B est de 6 – 5% soit 5.7 celle de C est de 6 –15%soit 5.1 3) selon le critère de qualité, A est noté 3 sur 4 B reçoit la note de 4 C est noté 3.5 sur 4 4) Classement des offres B ,qui totalise 9.7 sera déclaré titulaire du marché par le représentant du pouvoir adjudicateur

LES PRIX DANS LES MAPA Les prix faisant l’objet d’un marché sont soit des prix unitaires appliqués aux quantités réellement livrées ,soit des prix forfaitaires (art 17 CMP ) Art 18 : Sauf exception, (art 19 CMP ) ,le marché est conclu à prix définitif . Ce prix peut être ferme ou révisable . Art 18 alinéa 3 : le prix ferme - invariable pendant la durée du marché -peut être actualisable si un délai supérieur à 3 mois s’écoule entre la date ou le candidat a fixé son prix dans l’offre et le début d’exécution du marché Art 18 alinéa 4 : le prix révisable ( c’est un prix modifiable pour tenir compte des variations économiques ) - le marché va fixer : la date d’établissement du prix initial , les modalités de calcul de la révision , sa périodicité . un prix révisable n’est pas actualisable Dans le cadre que nous avons choisi ,et qui consiste à inciter les établissements à adopter progressivement des procédures réglementaires mais simples ,nous ne pouvons que conseiller de recourir dans le maximum de cas aux prix fermes , si possible non actualisés.L’élaboration des formules paramétriques de révision , étroitement adaptées à chaque marché est un travail de spécialistes .De plus le suivi et le contrôle des actualisations est également un travail minutieux.Néanmoins certains marchés,alimentaires par exemple , devront prévoir des prix révisables pour intéresser les candidats.

REVISION DES PRIX Exemple de formule de révision : La plus classique qui retient un élément fixe de 15% : Prix révisé HT= Po (0.15+0.85 I/Io ) ou Po est le prix HT de base du marché I est la valeur de l’index choisi ,pour le mois d’exécution de la prestation Io est la valeur de l’index choisi ,au moment de la signature du marché Les index sont consultables sur les sites : INSEE PRO Moniteur expert Pour les marchés de produits alimentaires frais : -le prix initial :généralement ,il est prévu que les offres seront exprimées en termes de % de variation (en + ou en - ) par rapport à une référence fixée par l’acheteur ex. :la cotation du Service des Nouvelles des Marchés (SNM) ou le barème du fournisseur .Si ce dernier est choisi il convient de se montrer vigilant par rapport aux rabais proposés : -le candidat doit transmettre ses conditions générales de ventes applicable à l’ensemble des clients du même circuit de distribution - -le tarif présentera les informations relatives à l’origine, la catégorie de classement,le calibre, la variété des produits normalisés ,ainsi que le pays d’origine pour les produits importés

-lors de la remise des offres,les candidats transmettent les tarifs des semaines précédentes -il est prudent de prévoir que les variations de prix d’une semaine à l’autre ne pourront être supérieures à celles constatées pour les mèmes produits de la cotation SNM Les mercuriales mises au point par le SNM sont des documents qui comprennent les cotations de tous les produits d’un secteur donné(ex.fruits et légumes ) pour un marché donné.Les cotations sont quotidiennes,hebdomadaires ou mensuelles et consultable sur le site du ministère de l’Agriculture(Service des Nouvelles des Marchés ) Une cotation comprend 3 chiffres :le prix mini, maxi ,et modal .Les 3 cours sont indissociables et constituent une cotation.C es cours devront être majorés du prix du transport des quais d’embarquement aux lieux de livraison Le prix de règlement est celui qui ressort de l’application du barème ou du tarif applicable ,au jour de l’émission du bon de commande

DELAI DE RECEPTION DES OFFRES Le code ne prévoit aucune disposition concernant le délai de publicité (nombre de jours minimum laissés aux candidats pour répondre à la publicité) pour les MAPA . Néanmoins ,pour que la concurrence puisse s’éxercer ,le délai doit être fixé en tenant compte de l’objet du marché et de la difficulté technique que présente la réponse(réponse ministérielle du 11/01/2005 ) - un délai de 10 jours est regardé comme correct pour un MAPA de montant réduit(entre 4000 et 20000 Euros ) ,pour des prestations courantes ,ne présentant pas de difficultés techniques obligeant à une visite sur place ou une analyse spécifique - pour un marché plus complexe un délai de 20 à 30 jours , suivant l’objet de la prestation peut s’imposer Il est à noter que la délai s’apprécie à la date de la publication et non de l’envoi de l’annonce à l’organe de presse lorsque un avis d’appel public à la concurrence est publié.Les jours sont décomptés de cette date à la date fixée de remise des offres

ACHAT PUBLIC ET DEVELOPPEMENT DURABLE Extrait de la note du Rectorat de Reims en date du 21/04/2008 : « Je vous rappelle l’importance de ce critère dans la définition de vos besoins -en incluant les caractéristiques environnementales dans les spécifications techniques ( art 6 du CMP ) et dans les clauses relatives aux conditions d’exécution du marché( art 14 ) -en demandant la production de certificats de qualité (art 45 ) -en prenant en compte des critères tels que les performances en matière de protection de l’environnement dans l’analyse des offres (art 53 ) «

ETAPE 3 LA PUBLICITE DES MAPA Les seuils pour la publicité des Mapa Une publicité adaptée Les diverses formes de publicité Demander 3 devis est-il une forme de publicité régulière? Transparence et tracabilité

LES SEUILS POUR LA PUBLICITE DES MARCHES En l’absence de règlement de la commande publique voté par le CA , entre 1 et 90000 E HTil appartient au chef d’établissement ,représentant du pouvoir adjudicateur de déterminer les modalités de publicité en fonction : - de l’objet du marché - de ses caractéristiques - de la localisation des opérateurs économiques susceptibles de répondre SEUILS REGLEMENTAIRES ART 28 . I jusqu’à 20000 E HT :aucune obligation n’est imposée par le Code ART 40 II de 20000 à 90000 E HT libre choix des modalités de publicité par le pouvoir adj. ART 40 . III de 90000 à 206000 E HT annonce au BOAMP ou dans un journal habilité à recevoir des annonces légales .Compte –tenu de la nature du marché ,une publication dans un journal spécialisé du secteur économique concerné peut se révéler nécessaire . Rappel concernant les marchés de moins de 20000 E :la possibilité de s’exonérer de publicité doit s’apprécier au regard de l’article 1 du CMP ( quel que soit leur montant , les marchés publics respecteront le principe de liberté d’accès à la commande publique ,d’égalité de traitement des candidats,et de transparence des procédures. ) En d’autres termes ,le principe d’exonération de l’art.28 est une exception à la règle et ne saurait devenir un processus d’achat

FORMES DE PUBLICITE ENTRE I ET 90000 EUROS HT Publicité orale Appels téléphoniques pas d’archive : problème de traçabilité à ne pas employer Publicité écrite 1) lettres de consultation spécifique : Prévoir des A R Fax , courrier , mail 2) Avis d’appel à la concurrence : Conserver des - JAL + site Internet de l’EPLE archives à chaque - ou JAL+ dossiers écrits gratuits à retirer stade par le candidat à l’accueil ou à l’intendance 3) affichage dans l’établissement NOMBRE MINIMUM D’ENTREPRISES qui doivent être consultées « les moyens de publicité retenus doivent être considérés au regard de leur efficacité (CE 7 /10/2005 ) » CONTENU : le CMP ne prévoit aucune disposition encadrant le contenu obligatoire de la publicité pour les MAPA inférieurs à 90000 Euros .Il est important d’y faire figurer : la procédure appliquée (procédure adaptée conformément à l’art 28 du CMP ) , l’objet précis du marché , les pièces à fournir ,la date de remise des offres , les critères de comparaison des offres ,le cas échéant : comment obtenir le cahier des charges

LA TECHNIQUE DES TROIS DEVIS Parmi les modalités de publicité ,la circulaire du 7 janvier 2004 – , portant manuel d’application du CMP partie 3 , paragraphe 8.2 - indique que « pour les très faibles montants, on doit considérer que la mise en concurrence de plusieurs prestataires ou fournisseurs constitue en elle même un élément de publicité suffisant , et qu’il n’est ,en effet , pas nécessaire de recourir dans tous les cas à une publication pour satisfaire à l’obligation de transparence. » Il a souvent été considéré que cette mise en concurrence sans publicité pouvait prendre la forme d’une demande de devis à 3 fournisseurs différents.( pourquoi trois ? Deux semble un peu juste pour une réelle concurrence ,et trouver quatre fournisseurs pour chaque petit lot est difficile ) Aujourd’hui cette disposition n’est plus applicable sans distinction: -d’une part parce que ,depuis le décret modificatif du 26 novembre 2004, sont dispensés de mise en concurrence les marchés dont le montant est inférieur à 4000 Euros HT (20000 euros depuis le décret du 19/12/08 ): pour ces marchés la demande de devis n’est plus obligatoire (mais on peut estimer que dans certains cas,notamment depuis l’évolution du seuil à 20000 euros , cette procédure des trois devis demeure intéressante ) -d’autre part ,pour les marchés compris entre 20000 et 90000 Euros,une demande de 3 devis doit être considérée comme une mise en concurrence sans publicité ,donc non conforme au CMP

TRANSPARENCE ET TRACABILITE Quel que soit le degré de formalisme imposé par la procédure adoptée , il convient d’insister sur la nécessité de conserver les preuves écrites justifiant les choix réalisés. - Archiver soigneusement toutes les pièces attestant de la réalité de la publicité réalisée Demandes de devis , courriers adressés aux fournisseurs ,photocopies de catalogues, réponses même négatives des entreprises , copie du site Internet de l’eple, de l’AJI ,exemplaire du journal portant la parution de la publicité réalisée , copie des factures des frais de publicité …. Toutes ces pièces ne doivent pas être transmises à l’agent comptable ,mais agrafées avec le double du premier bon de commande du marché concerné ou regroupées dans un classeur « marchés publics année n « , détaillé par numéro de marché. - Avoir à l’esprit que la liberté de procédure dont bénéficient les MAPA implique que l’on doit être, à tout moment , en mesure de justifier chacune des opérations réalisées devant des tiers (et notamment celles constatant l’efficacité de la publicité réalisée ) : fournisseurs non retenus ,organes de contrôle, juges du domaine administratif , financier , ou pénal.

ETAPE 4 MISE EN CONCURRENCE Les seuils de mise en concurrence Doit on saisir une commission d’appel d’offres? Qui signe le marché? Faut-il notifier le marché? L’information des candidats non retenus Que faut-il faire lorsque l’offre retenue dépasse le montant prévu dans l’EPCP ?

LES SEUILS DE MISE EN CONCURRENCE ( 1 ) La mise en concurrence est la procédure mise en œuvre par le pouvoir adjudicateur pour effectuer la comparaison des offres reçues et retenir un titulaire pour le marché . A ce stade il peut être utile de rappeler brièvement les opérations précédentes : -la définition des besoins et l ‘élaboration d’une nomenclature adaptée à l’activité de l’EPLE - l’évaluation financière des besoins et le vote de l’EPCP chiffré - la préparation d’un dossier écrit à partir de 20000 euros HT (courrier ,devis ,cahier des charges plus ou moins détaillé selon le montant et la complexité du marché) - la mise en œuvre d’une publicité efficace LA MISE EN CONCURRENCE ----Sous le seuil de 20000 euros , le Code dispense les acheteurs de mise en concurrence,ce qui signifie qu’aucune des procédures formalisées de comparaison des offres n’est imposée mais ne signifie pas que ces marchés peuvent être passés de gré à gré .Les principes d’égalité entre les candidats et de transparence dans les procédures doivent être respectés .

LES SEUILS DE MISE EN CONCURRENCE ( 2 ) ------Le code impose de procéder à une mise en concurrence à partir de 20000 euros :la procédure relève de la décision du représentant du pouvoir adjudicateur (CE) à moins qu’un règlement de l’achat public voté par le CA ne prévoit des dispositions précises. En fait lorsque les montants se rapprocheront du seuil des marchés formalisés , et lorsque l’objet du marché sera complexe, la procédure conduisant au choix de l’offre la plus avantageuse devra pouvoir être justifiée avec rigueur Ainsi, une fois encore il convient d’avoir à l’esprit que la spécificité de la procédure adaptée tient au fait qu’il n’est pas possible de se retrancher derrière le simple respect d’une procédure , mais qu’il faut pouvoir justifier ses choix Ainsi ,la mise en concurrence est la suite logique de l’information préalable des candidats - c’est à dire de la publicité des besoins - dont découle la majeure partie des conditions de la concurrence .Quelques dispositions applicables aux MAPA : 1) toutes les offres doivent être reçues avant la date ( et l’heure ) prévue par le règlement de consultation ou la publicité 2)Si des pièces dont la production était demandée dans le cahier des charges sont manquantes , elles pourront être réclamées au candidat

Aspects réglementaires d’une politique d’achat public en EPLE