Como Preparar un Estado Financiero y Proyecciones Efectivas

1. Como Preparar un Estado Financiero yProyecciones Efectivas Wallace Rodriguez Parissi CPA CMA CGFM CFE FCPA CICASocio Administrador HLB Parissi

2. Quees un Estado Financiero • Documentoque resume: • Posicionfinanciera a unafechaespecifica • Resultado de operaciones de un periodo • Metodo de financiamiento y uso de efectivo • Puedeserresumido o extenso, dependiendo de uso • Usointerno o gerencial • Usoexterno – inversionistas, acreedores y reguladores

3. Estado de Posicion Financiera o Situacion (“Balance Sheet”) • Presenta los activos, deudas, y patrimonio • Es a una fecha especifica • Los activos se presentan en orden de liquidez • Las deudas se presentan en orden de vencimiento • Dependiendo de la industria, a varias maneras de presentar este estado financiero, pero sus características son similares.

4. Activos • Son bienes tangibles o intangibles • Efectivo, inventarios y propiedad son tangibles • Cuentas por cobrar, prepagos y plusvalía son intangibles • Proveen valor a la empresa • Pueden convertirse en efectivo • Se usan para operaciones en periodos futuros

5. Activos • Deben salvaguardarse contra disposición o uso no autorizados • NO debe ser propiedades personales de los dueños • A menos que sea parte integral de la operación • Como vehículos y locales

6. Activos • Efectivo y equivalentes • Inversiones • Cuentas por cobrar comerciales • Otras cuentas por cobrar • Prepagos • Plusvalía • Propiedad, planta y equipo • Cuentas por cobrar de accionistas o dueños debe presentarse por separado • Inversiones o cuentas por cobrar con entidades relacionadas deben ir por separado

7. Deudas • Incluye deudas actuales • Suplidores, • Empleados • Gobierno • Bancos • Gastos acumulados, generalmente son de nomina • Deudas estimadas • Demandas • Regulatorias • Deudas con accionistas o dueños deben presentarse por separado • Lo mismo aplica con deudas a entidades relacionadas, aun cuando sean comerciales

8. Patrimonio • Diferencia entre activos y pasivos • Acciones, aportaciones de los inversionistas • Ganancias o perdidas acumuladas

9. Estado de Ingresos, Gastos y Resultado de Operaciones • Provee información de los ingresos, por fuente y de los gastos, por naturaleza • Distingue ingresos y gastos operacionales de los no operacionales • Distingue la partida de contribuciones sobre ingresos • Distingue información de ingreso comprensivo • Mide el resultado final de las operaciones para un periodo especifico

10. Ingresos • Deben presentarse en su totalidad • Con un desglose de descuentos por separado, si son significativos • Deben presentarse por renglón o fuente operacional • Para proveer al lector de información sobre los ingresos cotidianos y recurrentes • Ingresos que no provienen de las operaciones, deben distinguirse • Si son significativos

11. Gastos • Deben presentarse por su naturaleza • Costo de ventas • Compensación de empleados • Renta • Seguros • Depreciación • Intereses • Deben presentarse de manera detallada, en orden de importancia para el negocio

12. Estado de Cambios en Equidad • Provee información detallada de la composición de la equidad de los dueños • Distingue la inversión en acciones, aportaciones de los dueños, y las ganancias o perdidas acumuladas. • Provee información adicional de cambios en los componentes de equidad

13. Estado de Cambios en Equidad • Acciones Comunes • Acciones Preferidas • Acciones Suscritas • Ingreso Comprensivo • Ganancias o perdidas acumuladas

14. Estado de Flujo de Efectivo • Provee información de las fuentes de efectivo • Distingue entre flujos provenientes de: • Actividad operacional • Actividad de inversión • Actividad de financiamiento • Provee información valiosa sobre la liquidez de la empresa y de sus métodos de financiamiento

15. Notas o Divulgaciones a los Estados • Provee información sobre la empresa • Provee información sobre los métodos para reconocer ingresos y gastos • Detalla la composición de los activos y pasivos • Deben ser claras y concisas para que un lector conocedor las entienda

16. Notas o Divulgaciones a los Estados • Describe empresa y sus operaciones principales • Describe manera en que reconoce ingresos y gastos • Detalla cuentas compuestas • Provee información de contingencias

17. Notas o Divulgaciones a los Estados • No deben proveer información especulativa o proyectada • Se relaciona a los estados financieros.

18. Notas Comunes • Descripción de la empresa • Empresas relacionadas, si alguna • Efectivo y equivalentes • Inversiones • Inventarios y su composición • Gastos pre pagados, si son significativos • Propiedad, planta y equipo y método de depreciación • Inversiones en otras entidades

19. Notas Comunes • Gastos acumulados • Contingencias por demandas o reguladores • Transacciones de acciones o con accionistas • Transacciones con entidades relacionadas • Eventos subsiguientes a la fecha de los estados, y hasta la fecha de la emisión de los estados • Cualquier otra información que la gerencia entienda que es relevante, pero deben evitar que sean especulativas

20. Estados para Uso Interno • Generalmente para toma de decisiones operacionales • Usualmente se enfocan en ciertas partidas o cuentas: • Ventas mensuales • Niveles y manejo de inventarios • Facturación y cobro a clientes • Cuentas por pagar y manejo de efectivo • Otros según la gerencia necesite información especifica

21. Estados para Uso Interno • Generalmente son en base de efectivo • El formato y la frecuencia la determina la gerencia • No deben ser usados para externos, a menos que se les informe de las limitaciones relacionadas a estos informes

22. Estados para Uso Externo • Formato y contenido esta regulado por los principios de contabilidad generalmente aceptados • Conlleva un análisis profundo, estimados y toma de decisiones • Requiere la presentación de notas o divulgaciones • Puede ser auditado, revisado, o compilado por un CPA

23. Estados para Uso Externo • Inversionistas y dueños • Acreedores • Gobierno y otros reguladores • Solamente los CPA pueden hacer informes de auditoria

24. Como Comenzar • Hacer un inventario de las posesiones y deudas de la empresa • Adquirir un programa de contabilidad adecuado para la operación • No tiene que ser costoso, sino efectivo, para la empresa • Emplear contable, preferiblemente con bachillerato en contabilidad • Contratar CPA independiente que provea teneduría de libros • Establecer balances iniciales

25. Como Comenzar • Preparar un presupuesto operacional y administrativo • Lo suficientemente detallado para considerar todas las variables • Las ventas deben estimarse a base de una expectativa razonable del mercado

26. Como Continuar • Establecer procesos contables que capturen efectiva y eficientemente la información financiera • Los procesos han de proveer información a tiempo • Las transacciones deben registrarse en el periodo que ocurren • Esto permitirá medir efectivamente los resultados de las operaciones • Proveer para cierre de libros mensuales y anuales

27. Proyecciones Efectivas

28. Proyecciones Efectivas • Ventas • Costos • Administración • Determinar punto de balance (“breakeven-point”).

29. Ventas • Determinar el mercado del bien o servicio • Estimar reacción de la competencia • Estimar precio del mercado real • Considerar fluctuaciones de temporada

30. Ventas • Determinar capacidad para suplir el mercado esperado • Esto va afectar precio de venta • También afecta la capacidad de producir el mercado • Tanto en bienes como servicios

31. Costos • Costos directos • Costos indirectos

32. Costos Directos • En manufactura: • Materia prima • Mano de obra directa • Costo de conversión – maquinaria, luz, etc. necesarios para manufacturar el producto • Acarreo a facilidades de manufactura • Almacenaje NO es un costo capitalizable en inventario. • En reventa – costo del bien a re-venderse

33. Costos Directos • Mano de obra en planta de manufactura • Horas profesionales, en venta de servicios • Gastos incidentales a empleados • Beneficios marginales • Comisiones ventas

34. Costos Indirectos • Variables • Tienen que ver con el nivel de producción o manufactura (luz, seguros, almacenaje) • Fijos • Se incurren independientemente si hay producción • Renta de facilidades • Seguros generales • Supervisores y administración

35. Ventas vs. Costo de Ventas • Esto provee la ganancia bruta • El margen de ganancia debe ser suficiente para cubrir • Costos administrativos • Costos de financiamiento • Contribuciones • Proveer ganancia a dueños

36. Administración • “Lo que no se mide, no se controla” • Administración es mucho mas que poner supervisores • Determinar cuales son las actividades criticas que deben medirse • Para poder tomar acción y corregir cualquier aspecto que se aparte del presupuesto y/o las expectativas gerenciales

37. Determinar Punto de Balance

38. Determinar Punto de Balance • De esto depende el éxito de la empresa. • Se debe determinar cual es el volumen mínimo de ventas (tanto de bienes como servicios) que provea para cubrir la totalidad de los gastos operacionales: • Antes de contribución sobre ingresos y de • Ganancia netas para dueños • Veamos plantillas de presupuestos

39. Resumen • Preparar un presupuesto razonable • Establecer controles contables y administrativos • Establecer mediciones y monitoreo de operaciones • Preparar estados financiero completos y a tiempo.