Effektivare varuförsörjning Processbeskrivning Version 1.05 2014-05-22

1. Effektivare varuförsörjningProcessbeskrivningVersion 1.052014-05-22

2. Om denna processbeskrivning • Syfte: En branschgemensam vägledning för aktiviteter och informationsflöden vid varuförsörjning till byggarbetsplatser • Målgrupp: Entreprenörer, installatörer, underentreprenörer, leverantörer, tillverkare, projektörer och systemleverantörer • Omfattning: Täcker försörjning av varor, såväl projektunika som stapelvaror • Tillämpning: Upp till parter att avgöra vilka delar av processen och dess informationsflöden som ska användas för vilka varugrupper och leverantörer • Kompletterande underlag: Standarden e-Build Supply för meddelanden och e-Build Label för etiketter • Avgränsning: Avser ej anläggningstransporter och maskintjänster, se standarden NeC

3. Referensmodell för effektivare varuförsörjning till byggarbetsplatser Avtal material (AMA AF Köp) Leverantör Köpare av material, logistik och frakt Avtal logistiktjänst (ABM07) Juridiskt gränssnitt 3PL Avtal frakt (NSAB) Speditör Projektering Leverantör 3PL Godsavsändare Kund 3PL Godsmottagare Leveransplats Inköp Process- gränssnitt Avrop Leverans Betalning Projektör – Speditör – Transportör – 3PL Avsändare Standard-meddelan-den Informations- gränssnitt Mottagare System System Gränssnitt Gränssnitt

4. Parter och juridiska gränssnitt Typfall 1 och 2 L E V E R A N T Ö R E N T R E P R E N Ö R 1a) Avtal material och frakt 2a) Avtal material P R O J E K T Ö R S P E D I T Ö R 2b) Avtal frakt Avtal 1b) Avtal frakt

5. Parter och juridiska gränssnitt. Typfall 3: både köpare och säljare kan ha engagerat en 3PL L E V E R A N T Ö R E N T R E P R E N Ö R 1) Avtal material 3 P L 2a) Avtal logistik 2b) Avtal logistik T R A N S P. T R A N S P. 2b) Avtal frakt 2b) Avtal frakt 2b) Avtal frakt 2b) Avtal frakt

6. Beskrivning; Parter och juridiska gränssnitt

7. Huvudprocesskarta Försörjningsprocessen Huvudprocess Delprocesser Projekteringsprocess Projek-tering Inköps- och leverans-planering Inköp Inköpsprocess Leverans- & packplanering Avrop Avropsprocess Leveransprocess Från leverantör Under Transport Ankomst På bygge Betalningsprocess Fakturering betalning

8. Parter, processer och funktioner, övergripande beskrivning Gränssnitt Portalfunktioner • planering • orderhantering • etiketter • avisering • fakturor webbformulär e-Build webbtjänster EDI-meddelande kollietiketter Betalning Projektering Projektering Inköp Avrop Leverans • tidsplan • leveransplan • avrop • avropssvar • Instruktion packning/ märkning • transport-instruktion • avvikelse-hantering • förfrågan • anbud • projektavtal • inköps-planering • leveransplan • packning • märkning • transport-bokning • leveransavi • lastning • lossning • avisering • mottagning • godkännande • produktdata • logistikdata • CAD-objekt • kalkyl • tidsplan • mängdning • fakturering • uppföljning • godkännande • betalning 8

9. Projekteringsprocessens aktiviteter. Entrepre-nör kan vara både byggföretag och installatör Förutsättning; Avtal med byggherre finns liksom ramavtal med leverantörer och projektörer Part hos entreprenör; Projektledare Part hos projektör; Arkitekt, konstruktör m.fl. Part hos leverantörer; Artikeladministratörer, konstruktörer m.fl. Entreprenör Projektör • Meddelandeutväxling • logistikdata • CAD-objekt • mängdförteckning • ritning • specifikation • samordning • tidsplan projektering • mängdning • kontraktskalkyl • produktions-kalkyl • produktions-tidsplan • Meddelandeutväxling • artikeldata • CAD-objekt • mängdförteckning Leverantör • ritning • specifikation • mängdning • konsultation 9

10. Delprocess: Projektering Projektör 4. Skapa underlag 1. Ta emot produktdata 6. Ta emot och uppdatera system 5. Skicka underlag 1. Ta emot produktdata 3. Planera uppdrag 2. Tillhandahålla projekterings-anvisning Entreprenör Underlag godkända? Till DP Leveranspla-nering, Inköp och Avrop • Start av process • Nytt projekt Ja Nej Material- leverantör Produkt- databas • Input från extern process uppdatering av produkt-data

11. Beskrivning av Delprocess Projektering

12. Inköpsprocessen, aktiviteter Förutsättning; Ramavtal och SOP finns samt försörjningsstrategi för projektet, t.ex. 3PL eller ej. Part hos entreprenör; Inköpare Part hos leverantör; Leveransplanerare etc Inköp entreprenör Leverantör • Meddelandeutväxling • leveransplan • förfrågan (ej EDI) • anbud (ej EDI) • komplettering (ej EDI) • accept/avslag (ej EDI) • projektinformation • övergripande pack- och leverans-instruktion (ej EDI) • Katalog • inköpsplan • förfrågan • projekt-anbud • avstämning logistik • projektavtal • projektanbud • komplettering • avstämning logistik • inköps- och produktions-planering • pris- och artikel-info överförs 12

13. Delprocess: Inköps- och leveransplanering Entreprenör inköp 2. Planera leveranser 1. Skapa inköpsplan • Delprocess Projek-tering Till DP Inköp

14. Beskrivning av Delprocess Inköps- och leveransplanering

15. Delprocess: Inköp Entreprenör Projekt-avtal behövs? Anbud accep-teras? 3. Skicka anbud 2. Skapa projektanbud 4b. Begära komplettering 4a. Granska anbud 1. Skapa förfrågan 5a. Avslå anbud 5b. Acceptera anbud 6. Ta emot besked 4c. Komplet-tera anbud Anbud komplett? Ja Ja Ja Nej Nej Nej Till DP Avrops-processen • Delprocess Inköps- och leverans-planering Leverantör Projektavtal Till DP Leverans-och packplanering

16. Beskrivning av Delprocess Inköp

17. Avropsprocessen, aktiviteter Förutsättning; Avtal samt inköps- och leveransplan finns Part hos entreprenör; Utsedd leveransplanerare, arbetsledare, platschef, ledande montör Part hos leverantör; Ordermottagare, leveransplanerare etc Byggprojekt Leverantör • Meddelandeutväxling • leveransplan • order (avrop) • orderbekräftelse • inköps- och produktions-planering • ordersvar • avvikelse-hantering • definiera leveransdelar • tidssätta leveransdelar • uppdatera leveransdelar • leveransplan • lägga order • hantera avvikelser • packnings- och märknings-instruktion 3PL • Meddelandeutväxling • leveransplan • order (avrop) • orderbekräftelse • planering • ordersvar • avvikelse-hantering 17

18. Delprocess: Avropsprocessen, leverans- och packplanering Entreprenör Ja 2 Skicka leverans- och packplan 3. Ta emot leveransplan 1. Planera leverans 4. Uppdatera planering Nej Ändrad plan? • Delprocess Inköp Till del-process Avrop Leverantör Avvikelse? Nej Ja

19. Beskrivning av Delprocess avrop med leverans- och packplanering

20. Delprocess: Avrop Entreprenör • Delprocess Leverans- och pack-planering 2a. Hämta saldo 2b. Skicka order 3. Hantera order 5. Skicka bekräftelse 4. Ta emot och granska bekräftelse 1. Fastställa behov Till delprocess Ändringshantering Avropsbekräftelse överensstämmer? Behov av saldo? Nej Nej Ja Ja Leverantör / 3PL Till DP Från leverantör Lagersaldo

21. Beskrivning av Delprocess Avrop

22. Delprocess: Avropsändring Entreprenör Till delprocess Från leverantör Acceptera ändring? 5. Skicka uppdaterad avrops-bekräftelse 2. Makulera avrop 4. Ta emot ändrings-besked 3. Skapa ändrings-besked 1b. Ändrat behov 1a. Ändrat avrop Ja Nej Makulera avrop? Till DP Avrop Behov av nytt avrop? Ja Ja • Delprocess Avrop (entrepre-nör) Nej Nej Leverantör • Delprocess Avrop (leverantör) Ärende avslutat Ja Makulera avrop? Nej • Delprocess Från leverantör

23. Beskrivning av Delprocess Avropsändring

24. Delprocess: Manuell order, t.ex. telefon Entreprenör 1. Material beställs manuellt 3. Bekräfta order 4. Skapar avrop 2. Order registreras Acceptera bekräftelse? Ja Till delprocess Från leverantör Nej • Delprocess Inköp Till delprocess Avropsändring Leverantör

25. Beskrivning av manuell order

26. Från leverantör, aktiviteter Förutsättning; Fastställt avrop Part hos entreprenör; Arbetsledare, platschef, ledande montör (varierar) Part hos leverantör; Lager, utlastning, logistik Leverantör eller 3PL Byggprojekt • packning • märkning • lastordning • avvikelsehantering • leveransavisering • transportinstruktion • lastning • Meddelandeutväxling • leveransavisering • hantera avvikelser • förbereda godsmottag-ning Transportör • Meddelandeutväxling • bokning • bokningsbekräftelse • transportinstruktion • lasta • scanna etiketter 26

27. Delprocess: Från leverantör Mottagare Entreprenör eller 3PL 9. Slutplanera och hämta gods 6. Skicka transport-instruktion 2. Ta emot bokning 8. Planera mottagning 7. Skicka leverans-avisering 4b. Beslut om ändring 3. Planera och bekräfta bokning 4a. Uppdatera bokning 1a. Preliminär-boka transport 1b. Planera och boka transport 5. Förbereda gods Till DP Ankomst Speditör Transportör Till DP Under transport Ja Avisera vid mottagar-frakt? Nej Avsändare Leverantör eller 3PL Ändring påverkar mottagaren? Preliminär-bokning? Till Avrops-ändring Ja Ja Nej Ja Preliminär-boka kapacitet? Nej Bokning Ok? Ja Nej Nej • Delprocess Avrop Nej Fast bokning? Ja

28. Beskrivning av Delprocess Från leverantör

29. Delprocess: Plockning, packning och märkning baserat på avrop Entreprenör 5. Skapa transport-etikett 4. Skapa e-BuildLabel kollietikett pall 1a. Plocka, märka 43 Skapa kollietikett 2. Skapa e-BuildLabelprodukt-etikett 1b. Plocka • Delprocess Avrop Leverantör Nej e-BuildLabel? Till Delprocess Från leverantör Ja e-Buildlabel produktetikett? Del av pall? Nej Nej Ja Ja

30. Beskrivning av delprocess skapa kolli- och transportetiketter

31. Delprocess: Från leverantör via 3PL som arbetar åt mottagaren 2. Arrangera leverans 3. Skicka saldon 4. Uppdatera saldon 1. Skapa utleverans-order Mottagare Till delprocess Avrop • Delprocess Leverans- och pack-planering 3PL Till delprocess Från leverantör Ansvar att fylla på? Nej Till delprocess Avrop Ja Ja Nej Aktuellt att skicka saldo?

32. Beskrivning av Delprocess 3PL som arbetar åt leverantör

33. Under transport, aktiviteter Förutsättning; Leveransvillkor, ABM, NSAB m.fl. Part hos entreprenör; Arbetsledare, platschef, ledande montör Part hos leverantör; Order- och leveransmottagare Part hos speditör; Trafikledning, förare Leverantör eller 3PL Byggprojekt • leveransbevakning • uppföljning • hantera avvikelser • leverans-bevakning • planering mottagning • hantera avvikelser • Meddelandeutväxling • ankomstavisering • avvikelseavisering • leveranskvitto (POD) Speditör - Transportör • scanna kollietiketter • följa upp • avisera 33

34. Delprocess: Under transport Mottagare Byggprojekt eller 3PL 6b. Uppdaterad leverans 3. Ankomst-avisera 6a. Planera om lossning 5. Avisera avvikelse 4. Planera lossning 1. Starta transport- uppdrag 7. Ankomma leverans-adress 2a. Genomföra uppdrag 2b. Bevaka leverans 2b. Bevaka leverans Till DP Ankomst Speditör Transportör Avvik-else? Ja Nej • Delprocess Från leverantör Avsändare

35. Beskrivning av Delprocess Under transport

36. Ankomst bygge/3PL, aktiviteter Förutsättning; Pågående leverans Part hos entreprenör; Godsmottagare (arbetsledare, platschef, ledande montör) Part hos speditör/transportör; Trafikledning, förare Part hos leverantör; Leveransbevakare Transportör Byggprojekt/3PL • lossa • scanna kollinummer • leverans-besked • Meddelandeutväxling • Leveransbesked • ta emot gods • scanna kollinummer • godkänna leverans • reklamations-hantering • uppdatera om ankommen leverans Leverantör eller 3PL • leveransbevakning • uppföljning 36

37. Delprocess: Ankomst byggarbetsplats Mottagare Leverans till fel arbetsplats Typ av fel Transportfel Ja 7b. Hantera reklamation 1. Ankomma byggarbets-plats 4. Rapportera leverans 5. Ta emot leverans-besked 2. Motta leverans 6b. Reklamera transport 7a. Hantera reklamation 6c. Meddela transportör 3. Uppdatera avrop 6a. Reklamera leverans Leverans OK? Produktfel Nej Till DP På bygge Ja Speditör Transportör Till DP Fakturera • Delprocess Under transport Avsändare Leverantör eller 3PL Till DP Fakturera

38. Beskrivning av Delprocess Ankomst byggarbetsplats

39. På bygge, aktiviteter Förutsättning; Godkänd leverans Part hos entreprenör; Arbetsledare, platschef, montör, byggarbetare Byggprojekt Byggnadsarbetare/UE/bärarlag • Meddelandeutväxling • intern avisering (ej EDI) • intern-leverans • avisering • scanning • avvikelsehantering • uppackning 39

40. Delprocess: På byggarbetsplats Byggnadsarbetare Bärarlag Underentreprenör 1. Avisera internt 3. Ställa på plats 2. Ta emot uppdrag 4. Packa upp 5. Montera Till fakturaprocess InnehållOK? Ja Nej Entreprenör internlogistik Till reklamations-process • Delprocess Ankomst byggarbets-plats

41. Beskrivning av Delprocess På byggarbetsplats

42. Fakturering och betalning, aktiviteter Förutsättning; Ramavtal finns Part hos entreprenör; Arbetsledare, platschef, ledande montör (varierar) Part hos leverantör/speditör; Leveransbevakare, kundreskontra Entreprenör Leverantör och/eller 3PL • Meddelandeutväxling • faktura • faktura-hantering • avvikelse-hantering • redovisning • uppföljning • betalning • fakturera • avvikelsehantering Transportör • Meddelandeutväxling • debiteringsbesked • fraktfaktura • fakturera • avvikelsehantering 42

43. Delprocess: Fakturering och betalning 5. Betala 2. Ta emot och granska 3b. Hantera reklamation 4. Avsluta avrop 3a. Reklamera 1. Skapa faktura Entreprenör Ja Godkänns? Nej Leverantör • DP Ankomst Uppdrag klart Ö.k. om kredit? Nej Ja

44. Beskrivning av Delprocess Fakturering och betalning

45. Informationsmodell med föreskrivande led under projekteringsprocessen Utkast Operatör BIM molntjänst Artikeldata, BIM-objekt CAD Projektör Artikeldata, BIM-objekt Artikeldata Logistikdata Mängdförteckning Artikel- data PDM MPS Lager Order Kalkyl Produktion Logistik Inköp Artikeldata, BIM-objekt Entreprenör Tillverkare 45

46. Informationsflöde varuförsörjning mellan köpare och säljare enligt standarden e-Build Supply Katalog * Leveransplan Leve- ran- tör Order Bekräftelse Entre-prenör Leveransavisering Faktura** * Katalog enligt standarden NeB från BEAst ** Faktura enligt SMSI från BEAst Meddelandena kan även utväxlas med 3PL då detta är aktuellt 46

47. Informationsflöde varuförsörjning mellan speditör, avsändare och mottagare Handelsmeddelanden Leveransplan, Avrop, Bekräftelse, Avisering Bokning * Av-sän-dare Leve-rantör / 3PL Spe-ditör Mot-tagare Entre-prenör / 3PL Bekräftelse * Ankomst-avisering SMS Mail Transport-instruktion * Avvikelse-besked Avvikelsebesked Leveransbesked Faktura * * Dessa meddelanden kan beroende på avtalets utformning i stället skickas mellan speditör och mottagare 47

48. Rekommenderade standarder för meddelanden i informationsmodell 48