Primo incontro di progetto 1 luglio 2014

1. Università degli Studi di Macerata U-GOV Contabilità Primo incontro di progetto 1 luglio 2014

2. Agenda del giorno • Incontro 1 • Struttura organizzativa – economica – analitica • Introduzione alle logiche di U-GOV contabilità: il ciclo acquisti • Livello contabile di controllo e redazione del budget

3. Le strutture di U-GOV:UO – UA – UE UO (Unità Organizzative):  struttura organizzativa di ateneo mutuata da CSA UE (Unità Economiche):  sezionali del bilancio COGE UA (Unità Analitiche):  centri di costo / centri di ricavo COAN In bilancio UNICO Si avranno: UNA SOLA UE AUTONOMA UNA SOLA UADI BUDGET

4. Struttura organizzativa UO (Unità Organizzative):  struttura organizzativa di ateneo mutuata da CSA E’ la struttura dentro cui sono incardinate le risorse umane – è l’organigramma di ateneo Una volta integrata da CSA, è modificabile solo da Ugov E’ il comune denominatore per la definizione delle strutture economica e analitica Ogni UO è “proprietaria” dei documenti gestionali (numerazione DG) Ogni UO rappresenta un contesto per la profilatura di utenti sulla visibilità di DG

5. Struttura economica UE (Unità Economiche):  sezionali del bilancio COGE In bilancio unico si definirà un’unica UE autonoma che redige il bilancio di ateneo. Si ha facoltà di creare sotto-UE per due principali motivi: - tenere separate le scritture COGE delle strutture - utilizzare sottoconti nel dialogo con il cassiere (se gestiti dal proprio istituto tesoriere).

6. Struttura economica - vincoli UE (Unità Economiche):  sezionali del bilancio coge Nel definire la struttura economica si devono tenere presenti i seguenti vincoli: - le sotto-UE rispetto alla UE autonoma sono tutte UE-sorelle, non è possibile estendere ulteriormente la gerarchia; - le UE devono essere anche strutture realmente esistenti nella struttura organizzativa di CSA.

7. Struttura analitica UA (Unità Analitiche):  centri di costo / centri di ricavo In bilancio unico si definirà un’unica UA di budget (l’ateneo) che crea il budget per tutte le altre strutture. Nel definire la struttura analitica non ci sono particolari vincoli: - le sotto UA rispetto alla UA budget possono essere ulteriormente articolate ad albero in vari sottolivelli; - le UA possono essere strutture organizzative, OPPURE essere definite come unità solo contabili censite dalla rubrica di Ugov

8. Agenda del giorno Incontro 1 Struttura organizzativa – economica – analitica Introduzione alle logiche di U-GOV contabilità: il ciclo acquisti Livello contabile di controllo e redazione del budget

9. Le logiche di U-GOV Il ciclo acquisti

10. 1.il fatto amministrativo assume una funzione centrale, tale obiettivo si ottiene utilizzando il concetto di Documento Gestionale (DG) i “motori” contabili leggono e rilevano gli elementi portati dal DG medesimo. Logica di U-GOV contabilitàDocumenti Gestionali e Motori Contabili

11. Sono ad esempio classificati come DG: Ordine al fornitore Ddt (in U-GOV si parla di “DCE” documento entrata merce) Fattura di acquisto Nota di credito Logica di U-GOV contabilitàDocumenti Gestionali

12. Definizione del ciclo: ciclo acquisti Documenti Gestionali che compongono il ciclo acquisti Richiesta d’acquisto Ordine Contratto passivo Doc. Consegna / Erogazione Fattura Ordinativo di Pagamento Riscontro

13. Definizione delle scritture del ciclo acquisti Documenti Gestionali Richiesta d’acquisto Motore Ordine - Contratto Doc. Consegna / Erogazione Fattura Ordinativo di Pagamento Riscontro In assenza di contabilità finanziaria, è con la contabilità analitica che si ha il CONTROLLO di DISPONIBILITA’ e si adempie alla funzione AUTORIZZATIVA Registrazione Impegno Registrazione Mandato Pagamento CoFi Anticipata: rilevazione del costo Normale: rilevazione del costo effettivo Normale: rilevazione del costo effettivo CoAn Anticipata: costo a fatture da ricevere Prima: fatture da ricevere a debito Transitorio Banca (facoltativo): debito a transitorio Ultima: transitorio a banca CoGe

14. Il controllo autorizzatorio in U-GOV:la scrittura anticipata coan • Secondo i principi della COGE il costo sorge nel momento in cui viene consegnato il bene o erogato il servizio (non al momento dell’ordine): • solo in questo momento, dovrebbe essere rilevato il costo. • Per avere un controllo autorizzatorio tempestivo non si può aspettare la consegna della merce o l’erogazione del servizio •  ecco perché in U-GOV è stata prevista la • Scrittura Anticipata COAN

15. le scritture contabili del ciclo acquisti senza DCE COAN COGE SCALA IL BUDGET ha rilevanza INTERNA NON PREVEDE BUDGET ha rilevanza ESTERNA Ordine/ Contratto COAN ANTICIPATA: rilevazione del costo COGE PRIMA Fattura COAN NORMALE Verifica ed eventuale adeguamento del costo scalato Costo Debito Debito COGE TRANSITORIO facoltativo Ordinativo di Pagamento COGE ULTIMA Transitorio Banca Transitorio Riscontro

16. le scritture contabili del ciclo acquisti con DCE COAN COGE SCALA IL BUDGET ha rilevanza INTERNA NON PREVEDE BUDGET ha rilevanza ESTERNA Ordine/ Contratto COAN ANTICIPATA: rilevazione del costo COGE ANTICIPATA Doc. Consegna / Erogazione COAN NORMALE Verifica ed eventuale adeguamento del costo scalato Costo Fatture da ricevere Fatture da ricevere COGE PRIMA COAN NORMALE Verifica ed eventuale adeguamento del costo scalato Fattura Debito Debito Ordinativo di Pagamento COGE ULTIMA COGE TRANSITORIO Transitorio Banca Riscontro Transitorio

17. Agenda del giorno Incontro 1 Struttura organizzativa – economica – analitica Introduzione alle logiche di U-GOV contabilità: il ciclo acquisti Livello contabile di controllo e redazione del budget

18. Le logiche di U-GOV Budget e controllo di disponibilità in U-Gov

19. Redazione del Budget Il caricamento, e quindi il successivo utilizzo, del budget avviene incrociando la voce del piano dei conti con una unità analitica ed eventualmente un progetto. Pertanto, per la redazione del budget, è necessario definire: illivello del piano dei conti Coan su cui inserire gli stanziamenti e su cui effettuare il controllo di disponibilità; la struttura analitica di riferimento; il controllo di disponibilità suiprogetti.

20. 1. Livello del Piano dei Conti per l’inserimento e per il controllo della disponibilità Il parametro “Livello PDC Budget” definisce il livello dal quale è possibile effettuare imputazioni e sul quale effettuare i controlli di disponibilità.

21. 1. Livello del Piano dei Conti per l’inserimento e per il controllo della disponibilità Se definisco il 4 come livello del Piano dei Conti ai fini dell’inserimento di budget, allora la previsione di budget può esser fatta sulle voci di livello 4 o 5 ma il controllo di disponibilità viene fatto sul livello 4 (voci evidenziate in giallo). Pertanto la previsione potrà essere inserita indifferentemente sulla voce A.S.10.700.030 ‘Acquisto Beni di Consumo’ oppure sulle voci sottostanti, A.S.10.700.030.100 e seguenti. Il controllo di disponibilità sarà comunque fatto sempre sul 4° livello. Si potrà pertanto spendere indistintamente per cancelleria, materiale di consumo per laboratori o carburante, fino alla capienza complessiva del livello padre. Livello di controllo Gli stanziamenti possono essere imputati indifferentemente al livello 4 o al 5

22. 1. Livello del Piano dei Conti per l’inserimento e per il controllo della disponibilità Il disponibile della singola voce coan di ultimo livello può anche essere negativo, purché a livello di controllo ci sia disponibilità

23. 1. Livello del Piano dei Conti per l’inserimento e per il controllo della disponibilità Viene mostrato il disponibile complessivo a livello di controllo

24. 2. Struttura analitica “Il caricamento, e quindi il successivo utilizzo, del budget avviene incrociando la voce del Piano dei Conti con una unità analitica.” Per “unità analitica” si intende un centro di responsabilità o un centro di costo o un centro di profitto dell’Ateneo. L’insieme delle Unità Analitiche definisce la Struttura Analitica dell’Ateneo. La previsione sulla coordinata UA deve essere PUNTUALE, cioè sulla singola e precisa VOCE COAN (natura di costo)

25. 3. Controllo di disponibilità per Progetti “Il caricamento, e quindi il successivo utilizzo, del budget avviene incrociando la voce del Piano dei Conti con una unità analitica e/o un progetto.”

26. 3. Controllo di disponibilità per Progetti In U-Gov esistono due ordini di controllo sui progetti: Controllo SINTETICO / ANALITICO b) Controllo sulla MACROVOCE DI PROGETTO

27. 3. Controllo di disponibilità per Progetti A) In U-Gov CO si può definire se il controllo di disponibilità dei progetti sia puntuale (CONTROLLO ANALITICO) o se invece si controlli la disponibilità complessiva del progetto (CONTROLLO SINTETICO).

28. 3. Controllo di disponibilità per Progetti Se si attiva il controllo sintetico: non è necessario effettuare una previsione puntuale sulle varie voci del Piano dei Conti ma è sufficiente imputare a budget la previsione complessiva COAN (distinta almeno per “Costi d’esercizio su Progetti in corso” e “Costi d’investimento su Progetti in corso”); le imputazioni dei costi e ricavi saranno invece analitiche; il sistema, all’atto di ciascuna imputazione, verificherà la disponibilità complessiva del progetto, e non quella della singola voce COAN utilizzata in quella registrazione

29. 3. Controllo di disponibilità per Progetti Saldo di progetto: disponibile sulla voce e complessivo (sintetico)

30. 3. Controllo di disponibilità per Progetti Se si attiva il controllo analitico: sarà necessario effettuare una previsione puntuale sulle voci COAN almeno al livello definito per il controllo. il sistema, all’atto delle singole registrazioni di documenti gestionali, verificherà la disponibilità imputata al livello di controllo per la coordinata “voce COAN – Progetto” utilizzata” (come fa per le spese sulle UA, però per i Progetti è più difficile prevedere puntualmente le spese per nature di costo dettagliate in contabilità).

31. 3. Controllo di disponibilità per Progetti B) Il secondo ordine di controllo sui progetti è quello sulla MACROVOCE DI PROGETTO. In Ugov per “macrovoce di progetto” si intende una voce dello schema di finanziamento di progetto in PJ, dove nasce l’anagrafica del Progetto.

32. 3. Controllo di disponibilità per Progetti Per allineare la previsione effettuata sul budget PJ a livello di progetto (nel quale non si utilizzano le varie macrovoci previste dagli schemi di finanziamento, bensì le voci coan del piano dei conti di Ateneo) con il controllo sulle macrovoci, si passa attraverso una fase di configurazione in cui si vanno ad associare, per ciascun tipo progetto, le voci COAN alle macrovoci. Tale controllo non è alternativo rispetto al primo, ma si sovrappongono. Il controllo sulla macrovoce può essere impostato come informativo oppure bloccante.

33. Domande? Grazie per la prima attenzione! Anna Luce Giorgi Divisione Contabilità contabilita.ugov@cineca.it Dipartimento UNIV, Cineca