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Administración de Proyectos. enero de 2012. CONTENIDO La administración de proyectos Ciclo de vida del proyecto y organización Procesos de dirección de proyectos Dirección del proyecto Uso de Microsoft Project 2007. Objetivo general:

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Presentation Transcript

  1. Administración de Proyectos enero de 2012

  2. CONTENIDO La administración de proyectos Ciclo de vida del proyecto y organización Procesos de dirección de proyectos Dirección del proyecto Uso de Microsoft Project 2007

  3. Objetivo general: Proveer a los participantes de una metodología probada, consistente en técnicas y herramientas para la correcta y adecuada administración de proyectos gubernamentales.

  4. Objetivos Específicos: • Contribuir Efectivamente a Generar Valor Económico, al Administrar con Eficacia y Eficiencia, los Proyectos en la organización. • Conocer las Herramientas para planear proyectos y Optimizar la Ejecución de los Proyectos Asignados. • Utilizar el paquete MS Project (versión 2007) como apoyo en la administración de los proyectos

  5. 1. La Administración de Proyectos

  6. Definición de proyecto Proyecto es un proceso único que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fecha de inicio y de terminación, realizadas para alcanzar un objetivo, incluyendo restricciones de tiempo, costos y recursos (ISO 10006).

  7. Un proyecto debe formularse cuidadosamente considerando todos los aspectos y riesgos. Evaluación del Proyecto es realizar un análisis cuidadoso y multidisciplinario considerando ventajas y riesgos.

  8. Características de los proyectos • Solución de problemas • Mejoras a procesos • Prioridad en los proyectos

  9. Pasos del desarrollo de proyectos • Definir • Planear • Implementar • Controlar y • Cerrar

  10. Definición del proyecto • Definición de Metas, • Objetivos y alcance; • Identificación de restricciones • Estimación de riesgos; • Establecimiento de compromisos con el proyecto; • Inicio del proyecto.

  11. Planeación del proyecto • Identificación de Actividades; • Duración estimada; • Identificación de recursos; • Estimación de costos; • Tareas secuenciadas; • Preparación de programas; • Creación de presupuestos; • Identificación de riesgos; • Asignación de recursos; • Luz verde confirmada.

  12. Implementación del proyecto • Dirección del Proyecto; • Surtimiento de suministros; • Realización de comunicaciones; • Ejecución de actividades de trabajo.

  13. Control del proyecto • Seguimiento a avances, • Calidad y costos; • Identificación y solución de problemas; • Realización de acciones correctivas conforme sea necesario

  14. Cierre del proyecto • Aceptación del trabajo; • Contratos cerrados; • Reasignación de la organización de apoyo (staff); • Revisión y evaluación del proyecto.

  15. Entorno del proyecto • Procesos, estructura y Cultura org. • Infraestructura y Recursos humanos • Administración de personal • Políticas de autorización • Condiciones de mercado • Clima político • Bases de datos comerciales • Sistemas de información • Etc.

  16. Dirección de proyectos Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto, para satisfacer sus requisitos. Se logra mediante la aplicación e integración de los grupos de procesos que son: de inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control.

  17. Objetivos de la Dirección de proyectos • Identificar los requisitos • Establecer objetivos claros y realizables • Equilibrar las restricciones concurrentes del proyecto en aspectos de calidad, alcance, tiempo, presupuestos, recursos y riesgos. • Adaptar los planes, las especificaciones y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados.

  18. Dirección de proyectos

  19. Incertidumbre en la Dirección de proyectos • En la programación • En los costos • En la tecnología • Otros riesgos

  20. Portafolio, programas de proyectos • Portafolio de proyectos o programas y otros trabajos se agrupan para facilitar la dirección eficaz de ese trabajo para cumplir con los objetivos estratégicos del negocio • Un programa es un grupo de proyectos relacionados administrados de forma coordinada para obtener beneficios y control, que no se obtendrían si se gestionaran en forma individual.

  21. Proyectos y planeación estratégica • Demanda del mercado, oportunidad estratégica • Solicitud de un cliente • Adelantos tecnológicos • Requisitos legales • División en subproyectos

  22. 2. Ciclo de vida del proyecto y su organización

  23. Ciclo de vida de proyecto

  24. Partes interesadas • Participan activamente en el proyecto, o cuyos • intereses pueden verse afectados positiva o negativamente por la ejecución del proyecto. • Los interesados pueden ejercer influencia sobre el proyecto, los entregables y los miembros del equipo. • Identificar a los interesados internos como externos, con objeto de determinar los requisitos del proyecto y las expectativas de todas las partes involucradas.

  25. Matricial débil Funcional Matricial equilibrada Matricial fuerte

  26. Activos de procesos de la organización • Planes, políticas, procedimientos y lineamientos, ya sean formales o informales. Los activos de procesos también abarcan las bases de conocimiento de la organización, como las lecciones aprendidas y la información histórica.

  27. 3. Los procesos de un proyecto

  28. . Procesos de dirección de proyectos

  29. Interrelación de procesos de dirección

  30. 3.1 Grupo de procesos de iniciación • Facilitanla autorización formal para comenzar un nuevo proyecto o una fase del mismo. • Documentan las necesidades o requisitos de la organización. • Describen claramente los objetivos del proyecto y su justificación • Describen el alcance del proyecto, de los productos entregables, de la duración del proyecto y un pronóstico de los recursos para el análisis de inversión

  31. 3.1 Grupo de procesos de iniciación • Estudio de prefactibilidad del proyecto: antecedentes, entorno del proyecto, aspectos técnicos, aspectos financieros y evaluación de impacto ambiental y social con elementos cuantificables.

  32. 3.1.1 Estudios de prefactibilidad • Antecedentes del Proyecto • Aspectos políticos y sociales • Aspectos Técnicos • Aspectos financieros y evaluación del Proyecto • Estudio del mercado y de disponibilidad de insumos • Localización y tamaño • Ingeniería del proyecto • Impacto ambiental y social

  33. 3.1.1 Aspectos técnicos a evaluar • Planos y diseño conceptual • Diseño detallado y Tecnologías a utilizar • Asistencia técnica externa requerida • Competencias técnicas necesarias del personal • Estudios de impacto ambiental • Estado de desarrollo, capacidad, costos, etc. • Localización e infraestructura de las instalaciones • Características geológicas y geotécnicas de la zona

  34. 3.1.2 Identificar a los interesados Identificar a todas las personas u organizaciones que reciben el impacto del proyecto, y documentar información relevante relativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito del proyecto. ENTRADAS: Contrato de proyecto, documentos de procuración, factores ambientales de la organización, activos de procesos de la organización. SALIDAS: Registro de partes interesadas, estrategia de gestión de partes interesadas.

  35. 3.1.3 Desarrollo del Contrato del proyecto HERRAMIENTA 1. Juicio de expertos SALIDAS 1. Acta de constitución del proyecto (Contrato de proyecto) ENTRADAS 1. Enunciado del trabajo (SOW) 2. Caso de negocio 3. Contrato 4. Factores ambientales de la org. 5. Activos de procesos org. Se relaciona con la autorización del proyecto. Es el proceso necesario para documentar las necesidades de negocio y el nuevo producto, servicio u otro resultado que se pretende obtener para satisfacer esos requisitos..

  36. 3.1.3 Desarrollo del Contrato del proyecto • SALIDAS • el propósito o la justificación del proyecto • los objetivos medibles y los criterios de éxito • los requisitos y descripción del proyecto de alto nivel • los riesgos de alto nivel • un resumen del cronograma de metas intermedias • resumen de la justificación económica y presupuesto • los requisitos de aprobación del proyecto • el director del proyecto asignado, resp. y autoridad • el nombre y autoridad de quienes autorizan el acta de constitución o contrato del proyecto.

  37. 3.1.3 Justificación económica del proyecto • Valor presente de una cantidad futura • Valor presente neto • Tasa interna de rendimiento • Efecto de los impuestos y la depreciación • Ejercicios

  38. 3.1.3 Justificación económica del proyecto • Valor presente de una cantidad futura • Valor presente neto (VPN) • Son los valores presentes del total de todos los flujos de efectivo después de impuestos menos la inversión original de ese total. • Si es positivo para la tasa de descuento aplicada, la inversión gana una tasa de rendimiento más alta que esta tasa y VPN>0 o vicecersa.

  39. 3.1.3 Justificación económica del proyecto • La tasa interna de retorno TIR es la tasa de descuento a la cual el VPN = 0, si excede a la TREMA de la organización, el proyecto es factible. • Para el caso del restaurante: • VPN = $6.024 >0 y la TIR = 29% > TREMA = 14% por tanto el proyecto es factible económicamente

  40. 3.1.3 Justificación económica del proyecto Con depreciación e impuestos se hace el sig. Cálculo: La depreciación reduce las utilidades brutas. Si una máquina cuesta $10,000 con una vida útil de 5 años y que proporcione beneficios de $4,000 cada año, se tiene: Depreciación = (10,000 – 0) / 5 = 2,000 A. Utilidad bruta $4,000 B. Gasto por depreciación $2,000 C. Utilidad antes de impuestos (A – B) $2,000 D. Impuestos (40% de C) $800 E. Flujo de efectivo (A – D) $3,200 Si la TREMA para la organización es del 10%, el VPN es $3,200/P/A,10%,5) - 10,000 = 3,200*(3,791) – 10,000 = $2,131 lo que indica que el proyecto es viable.

  41. 3.1.3 Contrato del proyecto Ejercicio: Asumiendo un interés del 15% y costo del equipo de $15,000 VNA = Valor presente neto en Excel = VNA(0.15, rango no incluye inversión)VPN = VNA - Inversión Conclusión:Si VPN es positivo si conviene la inversión Tasa int. de rendim. = TIR( rango con inversión negativa)= 24% Conclusión: Si el TIR es mayor que la TREMA de la institución, el proyecto es viable

  42. 3.1.3 Contrato del proyecto

  43. 3.1.3 Justificación económica del proyecto

  44. 3.2 Grupo de procesos de planificación • Permiten establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, y desarrollar la línea de acción requerida para alcanzar dichos objetivos. • Desarrollan el plan para la dirección del proyecto y sus documentos a utilizar para llevarlo a cabo • Estos procesos también identifican, definen y maduran el alcance del proyecto, el costo del proyecto y planifican las actividades del proyecto.

  45. Voz del cliente

  46. Voz del cliente reactiva y proactiva

  47. Voz del cliente http://www.qfdcapture.com/ http://visitorcentricmarketing.com/ http://www.jeffcohealth.org/

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