KM • Best Practice Briefing: Einführung von Wissensmanagement

1. KM•Best Practice Briefing: Einführung von Wissensmanagement Dr. Andreas Brandner KMA Knowledge Management Associates GmbH Wien, Juli 2002

2. Zur Information.. Die vorliegende Best Practice richtet sich auf den Einführungsprozeß von Wissensmanagement und stellt keine Einführung in das Thema Wissensmanagement dar. Allgemeine Kenntnisse zum Thema Wissensmanagement werden vorausgesetzt bzw. werden in anderen Best Practices vermittelt.

3. Inhalt Ausgangssituation • Idee•Ziele und Nutzen • Lösungsansätze 1. Ausgangssituation – Wissensmanagement in Unternehmen heute 2. Die Idee der Einführung von Wissensmanagement 3. Ziele und erwarteter Nutzen des Einführungsprozesses 4. Lösungsansätze für Einführungsprozesse

4. Ausgangssituation: WM heute (1) Ausgangssituation• Idee•Ziele und Nutzen • Lösungsansätze • Wissensmanagement ist noch immer ein Mythos • Das geringe Vorwissen führt zu einer Über- oder Unterschätzung des Themas („löst alle Probleme“ oder „ist nur ein Modeschmäh, bringt nur neuen Overhead“) • Unterschiedlicher Wissenstand führt zu Kommunikationsproblemen: Jeder meint was anderes • Fehlende Erfahrung führt zu einer Fehleinschätzung der Tiefe und Breite des Themas • WM erweckt persönliche Hoffnungen und Ängste • Hoffnung auf persönlichen Profilierung (Überspringen von Hierarchien): Gefahr einer Vereinnahmung durch die Profilierungsbemühung Einzelner • Angst vor Mehrbelastung, Ersetzbarkeit: Reflexartige Ablehnung des Themas • Unterschiedlicher Entwicklungsstand und Bedarf in den Unternehmen • Erfahrungstransfer zwischen Unternehmen ist erschwert durch unterschiedliche Entwicklungsstände und unterschiedliche Bedürfnisse (IT oder HR-lastige Zugänge) • Viele Unternehmen sind schon weit, ohne den Begriff Wissensmanagement zu verwenden

5. Ausgangssituation: WM heute (2) Ausgangssituation• Idee•Ziele und Nutzen • Lösungsansätze • Der Bedarf nach WM äußert sich konkret und kann nur allgemein gelöst werden • Unternehmen möchte z.B. das Wissen aus Projekten besser nutzen, können diese konkrete Problemstellung aber nur durch umfassendes WM lösen • Eine Abteilung hat somit die Aufgabe, Wissensmanagement aufzubauen, hat aber nur die Berechtigung für die konkrete Aufgabenstellung. • Eingefahrene Machtverhältnisse aufgrund der Wissensintransparenz • WM bedroht die Machtverhältnisse der Wissenshorter und Unwissenden. • Leistungen im Umgang mit Wissen werden nicht gemessen und belohnt/sanktioniert. • Wissensmanagement ist bereits vorhanden • Diverse Abteilungen übernehmen längst Teilaufgaben des Wissensmanagement: HR, Controlling, IT, QM, Strategie, etc. • Das „neue“ Wort Wissensmanagement wird oft mit neuen Aufgaben verbunden, weniger mit der koordinierenden Funktion – Angst vor Redundanzen und Machtverlust.

6. Die Idee einer „Einführung“ von WM Ausgangssituation •Idee •Ziele und Nutzen • Lösungsansätze • Wissensmanagement ist bereits in allem – es kann insofern nicht völlig neu eingeführt werden • Die „Einführung von Wissensmanagement“ ist eine projektierte Verbesserung des Umgangs mit Wissen • Zweck der Einführung von WM ist die bessere Bewältigung aktueller und zukünftiger Herausforderungen des Unternehmens

7. Ziele der „Einführung“ Ausgangssituation • Idee• Ziele und Nutzen• Lösungsansätze Ziele: • Anhebung des aktuellen Wissensmanagements auf ein erkennbar und meßbar höheres Entwicklungsniveau • Etablierung von akzeptierten Strukturen und Prozessen, die nach Projektabschluß selbständig funktionieren • Schaffung von Voraussetzungen für höheren Unternehmenserfolg Nutzen: • Durch die projektierte Einführung können Zusammenhänge und Abhängigkeiten besser gestaltet werden: Die hohe Komplexität des Themas erfordert Wissensmanagement „aus einem Guß“.

8. Lösungsansatz 1: „offizielle“ Einführung Ausgangssituation • Idee•Ziele und Nutzen •Lösungsansätze Sensibilisierung,Buy-in, Commitment • Sensibilisierung und Dynamisierung der Mitarbeiter • Orientierung über Anwendungsmöglichkeiten • Bildung des geeigneten WM-Teams mit Promotoren • Analyse des bestehenden Entwicklungsstandes • Konkretisierung von Bedarf und Entwicklungspotential • Einigung auf eine Mission für das Wissensmanagement • Entwicklung eines maßgeschneiderten Maßnahmen-Mix • Abstimmung von Strategie, Strukturen, Prozessen, Kultur in der Verbindung von Mensch und Technik • Detailplanung der Umsetzung (Projektplan) • Stufenweise Implementierung des Modells bei laufender Evaluierung und Weiterentwicklung • Information und Einschulung weiterer Mitarbeiter Wissens-Audit Konzeption des Wissensmanagements Implementierung und Weiterentwicklung

9. Sensibilisierung Ausgangssituation • Idee•Ziele und Nutzen •Lösungsansätze Ziele • Entmystifizierung von WM • Gewinnen eines realistischen und gemeinsamen Bildes von Wissensmanagement im eigenen Unternehmen • Bildung eines KM-Board, das die zentralen Unternehmens-bereiche einschließt • Bildung eines begeisterten handlungsfähigen Kernteams • Entwicklung eines ersten Gefühls über den derzeitigen Umgang mit Wissen • WM-Kompetenz aufbauen: z.B. über Seminare, Beratung, Erfahrungsaustausch • Kritische Erfolgsfaktoren • Aufbau und Erhalt des Commitments und der Begeisterung • Profilierung Einzelner hintanstellen (erfolgt dann ohnehin von alleine) • Möglichst konkrete Darstellung von WM im eigenen Unternehmen (keine abstrakten Folien von Unternehmen anderer Branchen!) • Aufbau und Erhalt von fachlichem Input für WM

10. Wissens-Audit Ausgangssituation • Idee•Ziele und Nutzen •Lösungsansätze Ziele • Gewinnen eines klaren Bildes des Entwicklungsstandes • Konkretisierung des Entwicklungsbedarfs: Wo liegen die größten Potentiale für Leistungssteigerungen? • Identifizierung kultureller Barrieren • Erzeugen von Betroffenheit und Lust auf Weiterentwicklung – einer Vision Kritische Erfolgsfaktoren • Immer die Strategie im Auge behalten • Kurze Analysezeit • Berücksichtigung und Einbindung anderer Projekte mit ähnlichen Inhalten • Vorsicht bei Schuldzuweisungen – Blick in die Zukunft

11. Konzeption Ausgangssituation • Idee•Ziele und Nutzen •Lösungsansätze Ziele • Ableitung einer WM-Strategie aus der Unternehmensstrategie • Schaffung von Wissenszielen und der Verantwortung für deren Erreichen • Maßschneiderung eines Maßnahmen-Mix • Einigung auf operative Meßgrößen für Erfolg im Wissensmanagement • Umsetzungsplanung • Hier liegt natürlich die Herausforderung: Hilfestellungen sind anderen Best Pratices zu entnehmen, z.B. „KM-Konzeption“, „Wissens-organisation“, „Communities of Practice“, „IT-Tools im WM“,.. Kritische Erfolgsfaktoren • Die richtige Abstimmung • Koppelung von Konzeption und Umsetzung/Test • Möglicherweise erste Erfolge • Kein unrealistischer Ehrgeiz bei der Bewertung (alle Maßnahmen auf den Euro genau bewerten wollen)

12. Umsetzung Ausgangssituation • Idee•Ziele und Nutzen •Lösungsansätze Ziele • Schrittweise Implementierung • Überwindung von Barrieren • Nachweis der Erfolge • Vertrauen und Zustimmung aller Mitarbeiter • Verankerung in dauerhaften Strukturen • Commitment und Anerkennung Kritische Erfolgsfaktoren • Keine Pilotierung in einem Randbereich – Fokus auf die drängenden und notwendigen Aufgabenstellungen • Richtiger Umgang mit Störungen • Rasche Reaktion auf Evaluierungsergebnisse • Konsequenz – vor allem im TOP-Management • Quick wins • Erhalt des Wissensflusses

13. Lösungsansatz 2: „Guerilla-Umsetzung“ Ausgangssituation • Idee•Ziele und Nutzen •Lösungsansätze • Im eigenen Bereich konsequent beginnen • Allianzpartner finden • Begriff Wissensmanagement eingeschränkt verwenden • Instrumente und Methoden verbreiten • Unterstützung bei der Umsetzung geben • Bildung einer Community (die vielleicht schon WM-Community heißt) • In der Community auf den Koordinationsbedarf aufmerksam machen und gegebenenfalls selbst die Koordination übernehmen • Das Management vom Erfolg der ersten Schritte überzeugen, die Grenzen der Guerilla-Methode verdeutlichen sowie Commitment und Ressourcen einfordern • Aufbau von verbindlichen Strukturen und Prozessen für das Gesamtunternehmen TUN DARÜBER REDEN KOORDINIEREN INSTITUTIONALISIEREN

14. Lösungsansatz 3: Offizielles Bottom up Verknüpfung mit externen Experten, Kunden und Partnern in Communities. Aktiver und gezielter gegenseitiger Wissensaustausch. Koppelung von Unternehmenszielen/Wissenszielen mit dem Aufbau von Wissen in den Themen. Verbindung von Strategie mit den Communities. Wissensziele und Anreize für projekt-/prozessübergreifenden Wissensaufbau. Gemeinsame Entwicklung und Nutzung von Vorlagen/Best Practices in einer übersichtlichen Ablagestruktur mit adäquaten Tools (Dokumentenmanagement, Kollaboration, Workflow, Personalisierung), Integration in Arbeitsprozesse Zuordnung von Themenverantwortung zu Experten: Gezielter Wissensaufbau, regelmäßiger Austausch in einer Community und Koordination der Aktivitäten Transparenz von Themen und Experten:Yellow Pages mit Ansprechperson für div. Themen Experten als Abwickler von Aufgaben

15. Methodenauswahl - Varianten Ausgangssituation • Idee•Ziele und Nutzen •Lösungsansätze • Die offizielle Einführung ist die konsistente und logische Methode und bei Commitment des TOP-Management den anderen vorzuziehen. • Die Guerilla-Methode ist rascher und unkompliziert, stößt aber in ihrem Potential bald an natürliche Grenzen. • Die offizielle Bottom-up Methode ist pragmatisch, möglicherweise kommt die Verknüpfung mit der Strategie zu spät, eine optimale Abstimmung (vor allem von gemeinsamen Tools) ist schwerer zu erreichen. • Eine Mischform der Lösungsansätze ist in der Praxis – je nach Offenheit für das Thema – wahrscheinlich. • Die Variationsmöglichkeiten sind unbegrenzt – jede Einführung ist einzigartig!