kehittäminen HUS- Kuvantamisessa Lean- menetelmiä Käyttäen

1. kehittäminenHUS-Kuvantamisessa Lean-menetelmiäKäyttäen Jyrki Putkonen

2. yli 50 ToimipistettäHUS:n alueella ja uudenmaan kunnissa HUS-Kuvantaminen

3. OSAAVA JA MOTIVOITUNUT HENKILÖSTÖ OSAAVA JA MOTIVOITUNUT HENKILÖSTÖ Hoitohenkilökunta 634Lääkärit 243Erityistyöntekijät 33Muu henkilökunta 233Yhteensä 1 143 HUS-Kuvantaminen

4. Lean Arvovirtoja ymmärtämällä ja toimintaa kehittämällä tuotetaan jatkuvaa parantamista koko henkilöstön voimalla. ”genchigenbutsu” Oikea paikka, oikea tapahtuma. Mene ja näe itse.

5. Lean toiminnan kehittämisessä Lean on johtamistapa, jossa identifioidaan vähiten hukkaa aiheuttava tapa, jolla voidaan tuottaa laadukkaampaa ja turvallisempaa hoitoa, ilman tarpeettomia viivästymisiä, pienemmillä kustannuksilla. Lean-projekteissa tarkastellaan tietoon perustuen, objektiivisin silmin ja yhdessä työntekijöiden kanssa nykyistä toimintatapaa ja etsitään yhdessä parempaa tapaa toimia, jolla kehitetään hoidon laatua, saatavuutta, potilasturvallisuutta ja henkilöstön tyytyväisyyttä. Yksi tärkeimmistä tarkastelukohdista on läpimenoaika. Kun tavoitellaan lyhyempää läpimenoaikaa tulevat toiminnassa olevat "hukat" esille.

6. Pyri täydellisyyteen • Tavoitetila • Asiakas ensin • Odottaminen ei ole hyväksyttävää • Virheettömät prosessit • Ei uusia resursseja • Vähennetään hukkaa • Ongelmat tuodaan näkyviin • Minimoidaan kapasiteetin kustannukset • Suunnitellaan tulevaisuus • Prosessien johtaminen • Tekijät = kehittäjät Virtaustehokkuus

7. Lean periaatteet – 7 hukkaa • Potilas odottaa seuraavaa tutkimus- tai hoitotapahtumaa • Henkilökunta odottaa seuraavaa tehtävää • Henkilökunta odottaa epätäydellisen palvelupyynnön vuoksi • Kalliin laitteiston alhainen käyttöaste Odotus • Turhat varastointikustannukset (ylisuuri varasto tarpeeseen nähden, siirtokustannukset, vanheneminen, tilat) • Käsittelyjono, esim. ylläpidossa Varasto • Puuttuva tai virheellinen tieto (raportointivirhe) • Käytetään aikaa väärään tekemiseen, virheiden selvittelyyn ja korjaamiseen • Toimitusajan pettäminen Virheellinen palvelu Yliprosessointi • Tehdään potilaalle arvoa tuottamatonta työtä (esim. tarpeeton tietojen kirjaaminen, tupla raportointi, ylimääräinen tutkimus) • Liian aikainen palvelupyynnön toteutus • Potilaiden, materiaalien näytteiden yms. tarpeeton siirtäminen paikasta toiseen (lisä tarkastus, hyväksyminen, ...) • Siirretään ”puolivalmisteita” paikasta toiseen • Tulostus ja kopiointi Kuljetukset • Tehdään enemmän kuin mitä potilas tarvitsee tai liian aikaisin tarpeeseen nähden • Tarkastukset • Tarpeeton toiminnallisuus • Täytetyöt Ylituotanto Liike • Työntekijöiden tarpeeton liikkuminen (etsitään tietoa, tarvikkeita, työkaluja,...) • Vaikeat työasento, kurotus, kääntyminen, noutaminen, ... • Potilaiden juoksuttaminen luukulta toiselle

8. Lean kehitystyö – Arvon määrittely Arvon määrittely Ymmärrä nykytila • Arvon määrittely • Ymmärrä kuka asiakas on; sisäinen ja ulkoinen • Ymmärrä arvo, jota tuotat • Tuota asiakkaille juuri sitä mitä he haluavat, silloin kun he sitä tarvitsevat, siellä missä he sitä tarvitsevat • Vähennä ongelmien määrää • Älä hukkaa asiakkaiden aikaa Analysoi ja kehitä Mittaa Jatkuva parantaminen

9. Lean kehitystyö – Ymmärrä nykytila Arvon määrittely Ymmärrä nykytila • Ymmärrä nykytila: • Tietojen kerääminen: työvaiheet, vastuut, tiedonhallinta jne. • Nykytilan kuvaaminen: alku ja loppu, vaiheet, päätöksentekopisteet jne. Tavoitteena yhteisen ja todenmukaisen kuvan rakentaminen nykyisestä toiminnasta ja sen kehityskohteista. Perusta nykytilan kuvaus todellisen toiminnan havainnointiin, oikeassa paikassa. Analysoi ja kehitä Mittaa Jatkuva parantaminen

10. Lean kehitystyö – Ymmärrä nykytila Arvon määrittely Ymmärrä nykytila • 1. Arvovirran kuvaus Analysoi ja kehitä Mittaa Jatkuva parantaminen

11. Lean kehitystyö – Ymmärrä nykytila Arvon määrittely Ymmärrä nykytila • 2. Spagettikaavio Analysoi ja kehitä Mittaa Jatkuva parantaminen

12. Lean kehitystyö – Ymmärrä nykytila Rakenna toimintaa kuvaavat mittarit Kysyntä Toteuma Arvon määrittely Ymmärrä nykytila Analysoi ja kehitä Mittaa Jatkuva parantaminen

13. Lean kehitystyö – Analysoi ja kehitä • Analysoi ja kehitä • Kuvaa organisaation muutosmahdollisuus • Muodosta visio optimaalisesta tavoitetilasta • Toimintasuunnitelma, ratkaise perussyyt • Kaizen –ryhmä, Try-storm; tee välittömiä korjauksia, älä odota turhaan • Käytetään osin samoja työkaluja kuin nykytilan määrittämisessä • Varastot ja työpisteet: Työpisteiden tarkoituksen mukainen järjestys ja ylläpitäminen • 5S työkalut (Selvitä, Sijoita, Siisti, Sovi pelisäännöt ja Sisäistä/ylläpidä) • KanBan – visuaalinen tapa imeä työtä edeltävistä prosessin vaiheista • Standardi työ: Yhtenevät työtavat, jotka on kaikkien hyväksymiä ja kaikille opastettu • Jatkuva virtaus: Työt etenevät suunnitelmallisesti, saatetaan yksittäiset työtehtävät valmiiksi ja annetaan ne seuraavalle. Ei kerätä töitä eriksi. • Arvovirta, Spagettikaavio, Standardityö, tahtiaika, vaihdot, Poka-Yoke Arvon määrittely Ymmärrä nykytila Analysoi ja kehitä Mittaa Jatkuva parantaminen

14. Rakenna mittarit muutoksen seuraamiseksi • Johda mitattujen tosiasioiden perusteella... älä tee päätöksiä arvioiden perusteella • Jatkuvan parantamisen malli. Rakenna oppiva organisaatio... tee jokaisesta henkilöstä ”ongelmanratkaisija” • Yhtenevät toimintatavat / itsekuri • Ylläpidä prosessia asiakaslähtöisesti, läpimenoaika & prosessin tunnusluvut Arvon määrittely Ymmärrä nykytila Analysoi ja kehitä Mittaa Mittaa & Jatkuva parantaminen (Kaizen) & Vakiinnuta Jatkuva parantaminen V K V K = Kaizen V =Vakiinnuta K Toiminnan taso V K K V K K Aika Yhteinen ymmärrys tavoitteista, nykytilasta ja suoriutumisesta kaikilla tasoilla.

15. Tarve Lean-kehitystyölle HUS Muut YO-sh piirit

16. Tuloksia Lean-kehitystyöstä, käyttöaste HUS

17. KFI Meilahti PET-tutkimusten kehitys • Työryhmä • Kim Bergström, kemisti • Antti Loimaala, osastonylilääkäri • Outi Sipilä, ylifyysikko • Inkeri Sippo-Tujunen, fyysikko • Raisa Hietala-Nortia, laboratoriohoitaja • Lauri Karhumäki, osastonylilääkäri • Henna Lähdeniemi, röntgenhoitaja • Heidi Anttila, projektisuunnittelija • Esko Korhonen, projektipäällikkö

18. Nykytilan kuvaus

19. Päivän kulku 02 & 03.04.2013 Kalibrointitodistus

20. PET, tutkimusten saatavuuden kehittyminen 5,6/pv Helmikuu 2013 Vapaita aikoja 2 vko kuluttua. Tarjontaa +50% Vapaita aikoja heti 8,4 /pv +50% 5,6/pv Syyskuu 2013

21. Esimerkki radiologiasta, UÄ-prosessin kehitys Laajempi yhdessä ymmärretty tutkimusvalikoima

22. Esimerkki radiologiasta, UÄ-huone HUONE: UÄ5

23. tutkimushuoneessa tehdyt muutokset • Tilalle tuotiin huoneeseen paremmin sopiva työpöytä. • Järjesteltiin kaapit uudelleen ja tavaroille merkittiin niiden paikat. • Kaappien oviin kiinnitettiin valokuvat kaappien sisällöstä ja tarvikkeiden oikeista paikoista.

24. Toiminto Ongelma Tehty toimenpide Tulos Kaizenin jälkeen Ennen Kaizenia Varaston muutos • HUS-Logistiikan täyttöpalvelu suunnittelu • kertakustannuksena noin 2000,- € • hyllytoimittaja tutustunut tiloihin • Logistiikan veloitus 300,- €/kk • viivakoodi laput tehty • Varaston seuranta, tilaus, hyllytys ja purkujätteen käsittely RTG:n henkilökunnan tehtävänä. • tilaus 1 h/vko • purku 2 h/vko • varastonylläpito 1 h/vko • Tilantarve n. -30% • Varastonarvo • kalliit -50% • suuret ±0% • Siistimpi varasto • Koodin vaihtuminen Logistiikan hallinnassa 00-varasto

25. Toiminto Ongelma Tehty toimenpide Tulos Kaizenin jälkeen Ennen Kaizenia Varasto 00-varasto Sähkökaapin edusta varastotilana. Paloturvallisuus. Nimikkeille määritelty uudet sijainnit ja alue merkitty. Alue vapaa ja merkitty.

26. Toiminto Ongelma Tehty toimenpide Tulos Kaizenin jälkeen Ennen Kaizenia TT-käytävä Käytävällä ylimääräistä tavaraa. • Fyysikoiden arkisto siirrettiin käytävälle • Vaatteet merkityille paikoille • Varastopaikkojen merkkaus Käytävä siistimpi, tavaroille nimetyt paikat. ”Tosi hyvä” Materiaalitiimi sai siivoustilauksen. TT- käytävä

27. Opittua, materiaalitiimi • Rajatut ja merkityt varastopaikat = visuaalinen ohjaus • ohjaavat oikeaan toimintaan • tilat pysyvät siistimpinä ja viihtyisimpinä • siistinä pysyminen edellyttää yhteisiä sääntöjä ja kaikkien sitoutumista

28. Lean • jatkuva kehittäminen (Kaizen) • Kehitetäänjoka päivä • Jokainenkehittää • Kehitetäänkaikkialla • Pienistä kehitysaskelista suuriin strategisiin muutoksiin

29. kiitos

30. Lean -talo Lean -talo • Oikea-aikainen toiminta • tahtiaika • imuohjaus • Pysäytä häiriössä • virheiden estäminen • poikkeamat esille • Just In Time • Takt Time • Yhdenkappaleen virtaus • Imuohjaus • Jidoka • Poke Yoke • 5 Why • Henkilöstön ja koneiden tasapainotus Visuaalinen Ohjaus Kanban 5S SMED TPM 3P Päivittäisen johtamisen malli Standardi työ Heijunka Kaizen Jatkuva parantaminen • Yhtenevät toimintatavat • kehityksen perusta • työhyvinvoinnin perusta • Tasoitettu toiminta • määrä • jakautuma • Pyritään täydellisyyteen • määrä • jakautuma Rakenna perusta kuntoon