Managementul Proiectelor Consilier Regional Vest – Teodor Neamtu

1. Managementul ProiectelorConsilier Regional Vest – Teodor Neamtu

2. MANAGEMENTUL PROIECTELOR 1. Definire Managementul este stiinta organizarii si conducerii organizatiilor pentru valorificarea eficienta a resurselor acestora in scopul oferirii de produse si servicii specifice.

3. MANAGEMENTUL PROIECTELOR • Proiectul este un efort bine definit, organizat, temporar si realizat o singura data pentru a crea produse sau servicii unicat. • Proiectul contrasteaza astfel cu procesele si operatiunile, care sunt de regula permanente sau cvasi-permanente. • Proiectul reprezinta o realizare care are un obiectiv definibil, consuma resurse si se afla sub constrangerea unor elemente precum timpul, costurile si calitatea.

4. MANAGEMENTUL PROIECTELOR Managementul proiectelor Este stiinta managementului resurselor astfel incat acestea sa acopere in intregime realizarea unui proiect.

5. MANAGEMENTUL PROIECTELOR Resursele sunt rezerve, posibilitati, surse, disponibilitati, mijloace care pot fi valorificate la un moment dat. Resursele pot fi financiare, umane, materiale, intelectuale, energetice, de spatiu, de timp, de comunicare etc.

6. 2. Managerul de proiect Managementul de proiect este cel mai adesea in responsabilitatea unui manager de proiect. Asigura derularea proiectului in parametrii stabiliti, pentru a respecta conditiile contractuale stabilite de clienti sau de nevoie proiectului. Managerul de proiect trebuie sa aiba calitati exceptionale de lider, pentru a intelege proiectul in intregimea sa, de la inceput pana la sfarsit, de a conduce, organiza, coordona si controla resursele si echipele de lucru. MANAGEMENTUL PROIECTELOR

7. Managerul de proiect • trebuie sa aiba: • abilitati de comunicare interpersonala puternice, • sa fie familiarizat cu activitatile din fiecare sectie sau departament, • sa posede cunostinte generale despre tehnologia utilizata. MANAGEMENTUL PROIECTELOR

8. MANAGEMENTUL PROIECTELOR Managerul de proiect nu trebuie sa se implice direct in activitatile tehnice, intrucat astfel ar inceta sa mai fie manager, ci va deveni un simplu tehnician.

9. 3. Activitatile de management al proiectului 1. Analiza si stabilirea obiectivelor de proiect 2. Evaluarea si controlul riscurilor3. Estimarea resurselor 4. Alocarea resurselor5. Organizarea proiectului 6. Achizitionarea de resurse7. Stabilirea sarcinilor 8. Conducerea activitatilor de proiect9. Controlarea executarii proiectului 10. Urmarirea si raportarea derularii proiectului11. Analizarea rezultatelor 12. Definirea rezultatelor finale ale proiectului13. Previzionarea tendintelor proiectului 14. Managementul calitatii 15. Managementul problemelor MANAGEMENTUL PROIECTELOR

10. MANAGEMENTUL PROIECTELOR 4. Stabilirea tipului de organizare de proiect Managerul de proiect trebuie sa ia inca de la inceput o decizie fundamentala: Ce tip de organizare va folosi pentru realizarea proiectului? Optiunile pe care le are sunt doua: organizarea piramidala, sau organizarea matriceala.

11. MANAGEMENTUL PROIECTELOR • Organizarea piramidala • care poate avea in subordine directa: • la nivelurile inferioare gasindu-se departamentele, sectiile, birourile etc : Manager de virf (Manager general) Vicepresedinti Consilieri Manageri de productie Manageri de marketing Manageri de resurseumane Manager financiar ETC

12. MANAGEMENTUL PROIECTELOR • Reguli in organizarea piramidala: • Managerii departamentali sunt in subordinea managerului general, • Managerii departamentali au in subordinea lor alte persoane, • Formarea unei piramida ierarhice, • Linia de autoritate este verticala, • Comenzile si cererea de informatii merg in jos pe aceste linii de autoritate, • Rapoartele si informatiile merg de jos in sus, urcand prin filtrare.

13. Aşa cum a fost specificat anterior, valoarea în timp a banilor ţine cont de faptul că o unitate monetară deţinută astăzi valorează mai mult dec­­ât aceeaşi unitate primită ­în viitor. Aceasta, deoarece, unitatea monetară se poate investi pe perioada de timp respectivă (de exemplu în bancă) producând astfel profit (din dobândă). MANAGEMENTUL PROIECTELOR In momentul in care se elaboreaza un proiect, managerilor de proiect li se da o anumita autonomie de la modul obisnuit de "lant al comenzii", delegandu-li-se autoritatea necesara pentru a realiza proiectul. Ei sunt in continuare subordonati managementului superior, insa nu sunt intotdeauna controlati si au o autonomie de decizie mai mare decat a unui director de departament.

14. MANAGEMENTUL PROIECTELOR B. Organizarea matriceala Uneori proiectele complexe au nevoie de structuri inovative, cum ar fi cea matriceala. Acest tip de organizare face ca specialistii sa raspunda in fata a doi sefi: managerul lor ierarhic, si unul sau mai multi manageri de proiect. Desi este afectata unitatea comenzii, din cauza ca unii angajati trebuie sa raspunda in fata a mai multi superiori, acest tip de organizare a fost folosit cu succes deoarece pare a fi cea mai buna cale de a folosi aptitudinile profesionale ale angajatilor la mai multe proiecte.

15. 5. Planificarea proiectului Etapa de planificare a proiectului este fundamentala pentru realizarea cu succes a acestuia. Planificarea determina ceea ce trebuie realizat, de catre cine, pana cand si cu ce, pentru a indeplini toate cerintele pentru finalizarea proiectului in parametrii de timp, cost si calitate impusi. MANAGEMENTUL PROIECTELOR

16. MANAGEMENTUL PROIECTELOR Planificarea proiectului presupune construirea mai multor documente de management al proiectului. Documentele de baza: A - Specificatia Lucrarii;B - Specificatiile de Proiect; C - Jaloanele Proiectului;D - Structura Detaliata a Activitatilor; E - Structura Detaliata Organizationala;F - Bugetul Proiectului.

17. MANAGEMENTUL PROIECTELOR A. Specificatia lucrarii Elementele cuprinse in Specificatia Lucrarii (elementele necesare pentru ca echipa sa inteleaga proiectul in ansamblul sau) : - Misiunea proiectului;- Obiective;- Rolurile si responsabilitatile fiecarui membru al echipei de proiect;- Rezultatele proiectului;- Bugetul general de proiect;- Organigrama generala a proiectului. SL sta la baza Structurii Detaliata a Activitatilor si este pusa la dispozitia membrilor echipei de proiect de catre managerul de proiect

18. MANAGEMENTUL PROIECTELOR B. Specificatii de Proiect Specificatiile de proiect trebuie enumerate separat pentru toate contributiile individuale la proiect. Acestea sunt utilizate pentru om-ora, echipament si materiale. Arata clientului cum sunt cheltuiti banii alocati proiectului si daca sunt vizate nivelele corespunzatoare de performanta.

19. MANAGEMENTUL PROIECTELOR C. Jaloanele Proiectului Jaloanele proiectului sunt etapele principale dupa care se poate cuantifica evolutia acestuia. Cel mai adesea, indica momentul de schimbare a unei faze, fie datorita reluarii uneia sau mai multor faze precedente, fie ca urmare a demararii unei noi faze sau a încheierii proiectului.

20. MANAGEMENTUL PROIECTELOR D. Structura Detaliata a Activitatilor (SDA) Imparte proiectul in elemente tot mai mici, organizate ierarhic, ce trebuie finalizate intr-o anumita ordine pana la completarea proiectului. SDA constituie instrumentul central de ordonare si comunicare in cadrul proiectului. Daca este necesar, se pot realiza mai multe SDA in cadrul proiectului, prin impartirea acestuia in functie de activitati principale, produse, obiective, functiuni, responsabilitati, orientare geografica etc.

21. MANAGEMENTUL PROIECTELOR Daca SDA se modifica, trebuie modificata si SDL. SDA imparte proiectul in:- Pachete de lucrari- Sarcini- Sub-sarcini (daca este nevoie). Managerul de proiect utilizeaza SDA ca un cadru comun pentru integrarea intregului proiect. SDA sta de asemenea la baza Structurii Detaliate Organizationale (SDO), planificarii retelei, costurilor, analizei riscurilor etc.

22. MANAGEMENTUL PROIECTELOR E. Structura Detaliata Organizationala Structura Detaliata Organizationala (SDO) cuprinde diviziunile functionale ale organizatiei care sunt insarcinate sa asigure sustinerea proiectului, si organizatiile exterioare daca acestea acorda de asemenea ajutor. SDO poate fi foarte bine construita ca si o organigrama. SDO ajuta managerii sa priveasca proiectul din punctul de vedere al responsabilitatilor. SDO este un valoros pentru proiectele mai complexe.

23. MANAGEMENTUL PROIECTELOR .

24. MANAGEMENTUL PROIECTELOR F. Bugetul Proiectului Bugetul Proiectului este format din totalitatea veniturilor si cheltuielilor de proiect. Corelat in totalitate cu Structura Detaliata a Activitatilor (SDA) in scopul programarii costurilor pe faze de proiect.

25. MANAGEMENTUL PROIECTELOR 6. Programarea de retea Pentru planificarea proiectului, este nevoie de programarea de retea. O programare de retea defectuoasa ar conduce la pierderi de timp, nefolosirea resurselor si nerealizarea proiectului in limita de timp alocata. Retelele proiectului sunt compuse din "evenimente” si "activitati”. Evenimentul este definit ca fiind punctul de incepere sau finalizare a unui grup de activitati. Activitatea este lucrarea ceruta a fi executata de la un punct situat in timp (eveniment), la altul.

26. Reguli minime: • Evenimentele sunt reprezentate grafic, de regula prin cercuri, • Activitatile sunt reprezentate grafic prin sageti de la un eveniment la altul. • Un numar scris deasupra unei activitati reprezinta de obicei o valoare a timpului - zile, saptamani, luni, ceruta pentru indeplinirea activitatii. MANAGEMENTUL PROIECTELOR

27. MANAGEMENTUL PROIECTELOR Tehnici de programare: - Diagrama PERT (Tehnica de Evaluare si Analiza a Programului), - Diagrama CPM (Metoda Drumului Critic) - Diagrama Gantt (folosite alternativ sau ca o completare la PERT si CPM)

28. MANAGEMENTUL PROIECTELOR A. Diagrama PERT (PERT Chart - Tehnica de Evaluare si Analiza a Programului) Diagrama PERT este un grafic de retea care arata legaturile dintre evenimente si activitati; PERT este acronimul pentru "Program Evaluation and Review Technique" - Tehnica de Evaluare si Analiza a Programului

29. MANAGEMENTUL PROIECTELOR Diagramele PERT au nevoie de estimarea a trei timpi: - cel mai optimist timp de finalizare (a),- cel mai pesimist timp de finalizare (b),- cel mai probabil timp de finalizare (m). Perioada de timp prevazuta intre evenimente se poate calcula dupa urmatoarea formula:te = [a+(4m)+b]/6, unde te = timpul prognozat. PERT este o metoda mai sofisticata decat celelalte, si este utila doar in cadrul proiectelor extrem de complexe, altfel pot aparea probleme de implementare. Daca Specificatia Lucrarii (SL - SOW) este modificata, trebuie modificata si diagrama PERT.

30. MANAGEMENTUL PROIECTELOR

31. MANAGEMENTUL PROIECTELOR B. Diagrama CPM (CPM Chart - Metoda Drumului Critic) Diagrama CPM (CPM Chart) este, ca si diagrama PERT, un grafic de retea deoarece arata legaturile dintre evenimente si activitati (la fel ca si diagrama PERT, spre deosebire de diagrama Gantt). Diagramele PERT si CPM au inceput sa fie folosite in jurul anilor 1950 si 1960, si s-au extins ca si utilizare o data cu dezvoltarea computerelor. CPM este acronimul pentru ""Critical Path Method"

32. MANAGEMENTUL PROIECTELOR Diferentele majore intre PERT si CPM sunt: Diagrama PERT necesita trei estimari de timp iar diagrama CPM necesita o singura estimare de timp; Diagrama PERT este folosita mai ales in proiectele de constructii, in timp ce diagrama CPM este folosita in proiectele de cercetare si dezvoltare (R&D); Diagrama PERT trateaza doar timpul, in timp ce diagrama CPM include referinte legate de costuri si resurse disponibile; Diagrama PERT necesita utilizarea computerului in timp ce diagrama CPM este o tehnica manuala; Diagrama PERT se calculeaza de regula in zile, in timp ce diagrama CPM foloseste saptamani si luni;

33. MANAGEMENTUL PROIECTELOR Daca Specificatia Lucrarii (SL) este modificata, trebuie modificata si diagrama CPM.

34. MANAGEMENTUL PROIECTELOR C. Diagrama Gantt (Gantt Chart) Diagrama Gantt (creata la inceputul anilor 1900 si denumit dupa cel care a folosit pentru prima data aceasta procedura - Henry Gantt) este foarte usor accesibila si prezinta perioadele de inceput si incheiere, si durata activitatilor. Diagrama Gantt nu este un grafic de retea pentru ca nu arata interdependenta, legaturile dintre activitati, ceea ce este esential pentru intelegerea si urmarirea proiectului (deoarece multe activitati se desfasoara concomitent si deseori trebuie sa preceada activitati ulterioare). Aceasta interdependenta poate fi observata in diagramele PERT sau CPM.

35. MANAGEMENTUL PROIECTELOR Daca Specificatia Lucrarii (SL) este modificata, trebuie modificata si diagrama GANTT.

36. MANAGEMENTUL PROIECTELOR

37. MANAGEMENTUL PROIECTELOR Programe de calculator (software) de management al proiectelor Proiectele mai complexe pot fi organizate cu ajutorul unor programe speciale de calculator, cum ar fi: Microsoft Project sau Primavera Project Planner, ACEProject, ActiveProject Project Management, LeadingProject, PlanWise Project Management, TargetProcess, Vertabase etc.

38. MANAGEMENTUL PROIECTELOR Pentru orice nelamurire sau observatii suplimentare va stau in suport pe coloana de notite Teodor Neamtu Consilier Regional Vest