ANUGERAH INOVASI KETUA SETIAUSAHA 2013

1. ANUGERAH INOVASI KETUA SETIAUSAHA 2013 KEMENTERIAN KESEJAHTERAAN BANDAR PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN

2. TRANSFORMASI KE ARAH PENGURUSAN REKOD KEHADIRAN BERSEPADU MENERUSI SISTEM KEHADIRAN (THUMBPRINT)

3. SISTEM KEHADIRAN (THUMBPRINT)

4. RINGKASAN EKSEKUTIF Perbadanansangatpekadalampembangunan ICTbagimemastikanwargakerja PPSPPA mahirdalammenguasaikemahiranberkomputerdanpenggunaan ICT. SistemKehadiranThumbprint inimerupakansatualternatifbagimemudahkanpenggunauntukmembuatsemakanrekodkehadirandanpengisianborangpengesahanlewatsecaraatastalian. Sistemmaklumat yang bolehdicapaidengancepat, tepatdanberkesanadalahberdasarkankepadapengurusandanpenyimpananrekod yang kemasdanteratur.

5. LATAR BELAKANG Perbadanan ditubuhkan di bawah Akta Perbadanan Pengurusan Sisa Pepejal dan Pembersihan Awam (Akta 673). Perbadanan secara rasminya telah ditubuhkan pada 1 Jun 2008. Ia mempunyai kuasa untuk mentadbir dan menguatkuasakan undang-undangpengurusan sisa pepejal dan pembersihan awam serta perkara-perkara yang berkaitan dengannya.

6. VISI & MISI

7. KOMITMEN PERBADANAN

8. BILANGAN & KATEGORI JAWATAN PengurusanTertinggi= 4 orang JUMLAH = 1097 Kumpulan Pengurusan & Profesional= 140 orang Kumpulan Pelaksana= 953 orang

9. CARTA ORGANISASI

10. PIAGAM PELANGGAN

11. SLOGAN & MOTTO

12. DEFINISI SISTEM SistemKehadiranThumbrintinidiwujudkanbagimemudahkanpengguna yang terdiridaripadawargakerja PPSPPA untukmembuatsemakanrekodkehadirandanpengisianborangpengesahanlewatsecaraatastalian Sistem Kehadiran Thumbrint ini mempunyai empat modul utama iaitu Modul Pengguna, Modul Pelulus, Modul Pentadbir dan Modul Pengurusan Tertinggi.

13. OBJEKTIF

14. TEMPOH PELAKSANAAN OGOS 2012 MAC 2013 Mac 2013 SEPTEMBER 2012 - FEBRUARI 2013 JUN 2013 • DIGUNAKAN SEPENUHNYA • OLEH WARGA KERJA PERBADANAN • KAJIAN PENGGUNA • PENGUJIAN DI BAHAGIAN SUMBER MANUSIA • PEMBANGUNAN SISTEM

15. LOKASI SISTEM SistemKehadiranThumbprint disimpan Di dalampelayan yang diletakkan di IbuPejabatPerbadanan Sisteminidapatdicapaidenganmudahdancepat Serta bolehdiaksesmana-manalokasimenerusi Internet http://psp.sisa.my/ thumbprint/

16. KEDUDUKAN SEBELUM INOVASI • Sebelum Sistem Kehadiran Thumbprint ini dibangunkan, Perbadanan menggunakan kaedah manual bagi menyemak rekod kehadiran yang dikendalikan oleh Bahagian Sumber Manusia. • Proses penyimpanan rekod secara manual ini mengambil masa yang sangat panjang dan meremehkan. • Proses kemasukan data juga dilakukan secara manual oleh pegawai yang bertanggungjawab.

17. CARTA ALIR SEBELUM INOVASI

18. MASALAH SEBELUM INOVASI REKOD KEHADIRAN PERLU DISEMAK SENDIRI MAKLUM ALASAN LEWAT BORANG THUMBPRINT ASING PENGIRAAN JUMLAH LEBIH MASA

19. MASALAH SEBELUM INOVASI PENCALONAN MERIT BALIK LAMBAT SECARA MANUAL MAKLUM ALASAN LEWAT KESUKARAN PEMANTAUAN

20. PUNCA MASALAH Kesukaranpemantauan Proses pengisianborangdanlewatdihantar PUNCA MASALAH Borangpengesahanseringhilang Kesukaranmencarirekodterdahulu

21. IDEA SistemKehadiranThumbprint dibangunkanatascadanganPengurusanTertinggidandiimplementasikanolehBahagianKhidmatPengurusan di PerbadananPengurusanSisaPepejal Dan PembersihanAwam. Idea pembangunantercetusberikutandenganpermasalahankesukaranuntukmengesankehadiranpadaharibekerja.

22. IDEA Idea IntergrasidanAliran Data/Rekod

23. KELEBIHAN SISTEM Ciri-ciriSistem

24. TAHAP PELAKSANAAN • Padabulan Februari2013, SistemKehadiranThumbprint telahdibukakepadapenggunadiBahagianKhidmatPengurusanuntukpengujian • Sisteminitelahdibukasepenuhnyakepadawargakerja PPSPPA pada Jun 2013 • Semua borang pengesahan lewat dan transaksi yang melibatkan kehadiran perlu dibuat melalui sistem ini. • Segala permohonan dan pengesahan perlu mendapat kelulusan dari pegawai atasan secara atas talian

25. CARTA ALIR SISTEM

26. PROSES KERJA MUAT TURUN DATA KEHADIRAN TETAPAN MOHON DAN SEMAKAN TINDAKAN REKOD KEHADIRAN CARIAN LAPORAN

27. REPLICABILITY

28. PENAMBAHBAIKAN

29. IMPAK

30. EFISIEN • Proses permohonan, semakan, kelulusan, penyimpanan rekod, penyediaan laporan serta analisis dan cetakan menjadi sangat cepat dan teratur. • Pergerakan warga kerja dapat dipaparkan secara terus melalui pengintegrasian dengan 4 sistem yang telah dibangunkan lebih awal menerusi konsep Single Sign-On. Sistem Kehadiran Thumbprint

31. PENJIMATAN MASA PENJIMATAN MASA 6,600 minit – 120 minit = 6,480 minit (98.18%)

32. PENJIMATAN KOS PENJIMATAN KOS OPERASI RM 6, 280 – RM 0 = RM 00.00 SEBELUM INOVASI RM 6,280 SELEPAS INOVASI RM 0.00 * Purata 500 borang tuntutan sebulan • Kos kertas, dakwat pencetak, • dakwat pen, penyimpanan dokumen PENJIMATAN KOS OPERASI = 100%

33. PENJIMATAN KOS PENJIMATAN KOS PEMBANGUNAN RM 219, 950 – RM 15, 934.82 = RM 204,015.18 OUTSOURCE RM 219,950 * Dibangunkan selama 2 bulan IN HOUSE RM 15,934.82 * 2 Pegawai Teknologi Maklumat 1 Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

34. PENINGKATAN HASIL KERJA

35. KEPUASAN HATI PELANGGAN

36. KEBERKESANAN SISTEM

37. KOMITMEN PENGURUSAN ATASAN

38. RUMUSAN Sistem Kehadiran Thumbprint ini merupakan inovasi yang menarik dan efisien dalam usaha memudahkan penyemakan rekod kehadiran warga kerja PPSPPA Transformasi ke arah mewujudkan sebuah organisasi yang telus dari segi pengurusan rekod kehadiran warga kerja Mengurangkan penggunaan kertas (paperless) dan membudayakan teknologi sumber terbuka bagi mengurangkan kos pembangunan sistem Sistem Kehadiran Thumbprint bukan hanya dimanfaatkan oleh warga kerja di Ibu Pejabat sahaja malahan semua Ibu Pejabat Negeri dan cawangan-cawangan PPSPPA

40. LOG MASUK PENGGUNA

41. LAMAN UTAMA

42. PERINCIAN ANGGOTA

43. PAPARAN REKOD KEHADIRAN Penggunabolehmenyemak Rekodkehadiranbulanan

44. PAPARAN REKOD LEWAT

45. PERINCIAN REKOD LEWAT

46. BORANG PENGESAHAN LEWAT Penggunahendaklahmelengkapkanmaklumat

47. PAPARAN PERGERAKAN ANGGOTA

48. PERINCIAN REKOD PERGERAKAN

49. MENU MOHON DAN SEMAKAN

50. MOHON PERTUKARAN WBB