SCHEMAT II. PILOTAŻOWY PROGRAM LEADER +

1. SCHEMAT II. PILOTAŻOWY PROGRAM LEADER + FINANSOWANIE, ROZLICZENIE ŚRODKÓW PROJEKTU Warszawa, maj 2007 Alicja Kożuchowska

2. Tematy • Finansowanie, dofinansowanie i rozliczanie projektu • Wypełnianie wniosku o płatność pierwszą i rozliczenie • Wypełnianie wniosków o płatność pośrednią, końcową i rozliczenie • Szczegółowe interpretacje • Pytania i odpowiedzi, problemy do wyjaśnienia

3. Definicja projektu i finansowania • Projektem nazywamy określone działania, które muszą być zrealizowane w określonym czasie przy pomocy określonych środków. • Finansowanie to decyzja o wysokości środków niezbędnych do zrealizowania projektu.

4. c.d. • Projekt to powiązane ze sobą trzy elementy: 1) działania, 2) czas, 3) środki finansowe. • Jeśli przedsięwzięcie nie posiada określonych tych trzech elementów nie może nazywać się projektem.

5. Finansowanie • Projekt finansowany jest w 80% ze środków Europejskiego Funduszu Orientacji i Gwarancji Rolnej, Sekcji Orientacji oraz w 20% ze środków budżetu państwa. • Finansowanie odbywa się poprzez zwrot kosztów kwalifikowalnych, poniesionych na realizację projektu. • Kwota dofinansowania określona została w Umowie o dofinansowanie projektu, podpisanej między beneficjentem a Fundacją Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA.

6. Finansowanie „pierwotne” • Finansowanie „pierwotne” odbywa się ze środków LGD (własnych, pożyczonych, z kredytu). • Podstawą uzyskania dofinansowania, jest 100% -we sfinansowanie przez LGD zobowiązań, wynikających z przedstawionych dokumentów finansowych (faktury, dokumenty o równoważnej wartości dowodowej) za zrealizowane usługi, zakupione towary.

7. Dofinansowanie • Dofinansowanie projektu może nastąpić wyłącznie na podstawie poprawnie sporządzonego i złożonego przez Beneficjenta Wniosku o dofinansowanie, podpisanej Umowy o dofinansowanie projektu, złożonego Wniosku o płatność. • FAPA rozpatruje (weryfikuje, akceptuje) Wniosekbeneficjentao płatność i przekazuje do sfinansowania przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa (ARiMR). • Środki finansowe przekazywane są przez akredytowaną do UE ARiMR.

8. Umowa o dofinansowanie projektu, zwana dalej Umową • Wzór Umowy opracowuje i publikuje Instytucja Zarządzająca – Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi • Zwrot poniesionych kosztów związanych z realizacją ZSROW jest możliwy tylko i wyłącznie po podpisaniu Umowy o dofinansowanie projektu • Umowa określa prawa i obowiązki stron

9. c.d. Umowa o dofinansowanie projektu • LGD ma prawo do: • zwrotu kosztów poniesionych w związku z realizacją ZSROW (zgodnie z Załącznikiem nr 1 do Umowy i wykazem kosztów kwalifikowalnych) • refundacji kosztów kwalifikowalnych jednorazowo lub w transzach, w terminach określonych w § 8 Umowy

10. c.d. Umowa o dofinansowanie projektu • Zobowiązania LGD: wymienione w § 4, 5, 6, i 7 Umowy, w tym m.in.do: • przechowywania całości dokumentacji związanej z realizacją projektu, w szczególności wymienionej w załączniku nr 3 do umowy, do dnia upływu 5 lat od dnia dokonania przez Agencję płatności końcowej (§5 pkt 1);

11. c.d. Umowa o dofinansowanie projektu • nieprzenoszenia prawa własności lub posiadania dóbr nabytych ze środków z pomocy przyznanej na podstawie umowy lub ich wykorzystania zgodnie z przeznaczeniem – do dnia upływu 5 lat od dnia dokonania przez Agencję płatności końcowej (§6 ust.1 pkt 1);

12. c.d. Umowa o dofinansowanie projektu • umieszczania w widocznym miejscu logo Unii Europejskiej, Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi oraz Fundacji Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA na materiałach promocyjnych, informacyjnych i szkoleniowych dotyczących projektu… (§ 6 ust.1 pkt 6);

13. c.d. Umowa o dofinansowanie projektu • zachowania warunków realizacji projektu, określonych we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu (§ 6 ust.1 pkt 10) – zmiana wymaga zgody Fundacji (§ 6 ust.3);

14. c.d. Umowa o dofinansowanie projektu • podawania do publicznej wiadomości, w szczególności poprzez zamieszczanie na stronie internetowej LGD, zestawienia rzeczowo-finansowego z realizacji projektuwraz z informacją o postępach w realizacji projektu, stanowiących załączniki do wniosku o płatność (§ 6 ust.1 pkt 11);

15. c.d. Umowa o dofinansowanie projektu • prowadzenia wyodrębnionego rachunku bankowego dla operacji związanych z realizacją projektu (§ 6 ust. 1 pkt 12)

16. c.d. Umowa o dofinansowanie projektu • Sankcje: • korekta kosztów, gdy poniesiony wydatek jest: - niekwalifikowalny, - nie w pełni uzasadniony, - poniesiony w nadmiernej wysokości;

17. c.d. Umowa o dofinansowanie projektu • odmowa wypłaty całości lub części pomocy (w przypadku stwierdzenia wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych w § 11 ust.2 umowy o dofinansowanie);

18. c.d. Umowa o dofinansowanie projektu • rozwiązanie Umowy (§11 ust.1), m.in. w przypadku: - nierozpoczęcia realizacji projektu do końca terminu do złożenia pierwszego wniosku o płatność pośrednią (definicję realizacji projektu określa § 4 ust. 2 umowy).

19. c.d. Umowa o dofinansowanie projektu • Zmiana Umowy– warunki zmiany określa § 14 umowy o dofinansowanie • Zmiana Umowy jest wymagana w przypadku: • zmiany zakresu rzeczowego ( nowe zadanie), • zwiększenia wysokości transzy, • zmiany terminu złożenia wniosku o płatność

20. c.d. Umowa o dofinansowanie projektu • Zmiana wysokości transzy – zmniejszenie wysokości transzy • nie wymaga aneksu, jeżeli nie łączy się ze zwiększeniem kolejnej, -ych transz, Uwaga: jeśli oszczędności dotyczą kosztów pozostałych, limit kosztów administracyjnych nie może przekroczyć 15% faktycznie poniesionych pozostałych kosztów kwalifikowalnych (patrz: § 10 ust. 5 Umowy)

21. c.d. Umowa o dofinansowanie projektu • Zmiana wysokości transzy – zwiększenie wysokości transzy • może wystąpić tylko w przypadku zmniejszenia innej transzy, ponieważ wysokość pomocy ogółem nie może ulec zmianie, • wniosek o aneks musi zostać złożony najpóźniej na 30 dni przed upływem terminu określonego w § 7 ust.1 umowy o dofinansowanie Uwaga: w/w termin dotyczy także złożenia wniosku o aneks w zakresie zmiany terminu złożenia wniosku o płatność

22. c.d. Umowa o dofinansowanie projektu • Zezwala LGD: • na potwierdzanie obustronnych kserokopii faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej i dokumentów potwierdzających dokonanie zapłaty za zgodność z oryginałem przez notariusza, podmiot, który wydał dokument, urząd gminy lub pracownika Fundacji, • na korespondencyjne składanie Wniosku o płatność

23. c.d. Umowa o dofinansowanie projektu • Zobowiązuje LGD: • Do oznaczania na awersie oryginałów dokumentów potwierdzających poniesione wydatki adnotacją: Przedstawiono do refundacji w ramach SPO Restrukturyzacja i modernizacja sektora żywnościowego oraz rozwój obszarów wiejskich 2004-2006”.

24. c.d. Umowa o dofinansowanie projektu • Załączniki informacyjne do Umowy p.n.: • Dokumenty, które należy dołączyć do wniosku o płatność – Załącznik nr 2 • Dokumenty, które w szczególności należy przechowywać w siedzibie Beneficjenta – Załącznik nr 3

25. Tryb rozliczeń projektów realizowanych w ramach Schematu II Leader + • Reguluje Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 26 lutego 2007 r. (Dz. U. Nr 44, poz. 283) § 11.1. „Refundacja wydatków poniesionych przez beneficjenta następuje (…) na podstawie wniosku o płatność, złożonego przez beneficjenta wraz z załączonymi kopiami dokumentów poświadczonych za zgodność z oryginałem, potwierdzających poniesione wydatki,…” oraz Umowa o dofinansowanie projektu

26. W/w Rozporządzenie określa m.in., iż: § 11.7. „Dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki są: 1) zapłacone faktury lub dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty;”… § 11.8. „Oryginały dokumentów, o których mowa w ust.7, przechowywane przez beneficjenta stanowią przedmiot kontroli …”

27. Formularz Wniosku „Wniosek beneficjenta o płatność” zwany dalej Wnioskiem

28. Informacje podstawowe dla opracowania Wniosku znajdują się w: • Umowie o dofinansowanie projektu wraz z aneksem (aneksami) • Instrukcji do „Wniosku beneficjenta o płatność”

29. Sposób wypełniania Wniosku • Czytelnie. • Wszystkie [POLA WYMAGALNE]. • Nie używać skrótów. • Starannie opisywać dokumenty finansowo-księgowe. • Oznaczyć wszystkie strony Załączników numerem Umowy. • Podpisać Wniosek.

30. Forma złożenia Wniosku • Wniosek wraz z wymaganymi Załącznikami należy złożyć w wersji: • papierowej i • elektronicznej.

31. Kto podpisuje Wniosek : • Osoby reprezentujące beneficjenta, tj. osoby, które podpisały Umowę(lub które aktualnie reprezentują beneficjenta i potwierdza ten fakt stosowny dokument). • Pełnomocnik, osoba upoważniona – jeśli przedstawiła oryginał pełnomocnictwa/upoważnienia.

32. Poprawki we Wniosku i załącznikach • Poprawki mogą być nanoszone wyłącznie na dokumentach wystawianych przez beneficjenta poprzez przekreślenie, wpisanie danych prawidłowych i parafowanie poprawki. • Na dokumentach wystawionych na rzecz beneficjenta (faktury, rachunki itp.) nie wolno dokonywać poprawek, za wyjątkiem opisu merytorycznego i formalno-rachunkowego, dokonanego przez beneficjenta na odwrotnej stronie dokumentu. Na odwrotnej stronie dokumentu księgowego niedozwolone jest dokonywanie poprawek korektorem.

33. Poprawki na Wniosku i Sprawozdaniu końcowym • Jeśli poprawki nanoszone są na Wniosku i Sprawozdaniu końcowym, należy przedłożyć nową, poprawną stronę, zgodną z wersją elektroniczną. • Poprawioną stronę parafuje osoba upoważniona do reprezentowania beneficjenta. • Poprawiona strona musi być oznaczona datą. • Niedozwolone jest dokonywanie poprawek przez przekreślenie błędów i wpisanie obok poprawnych danych.

34. Forma składanych dokumentów Wniosek i załączniki muszą być złożone w formie uporządkowanej, to znaczy: • spięte, • ponumerowane strony, • ponumerowane załączniki, • dokumenty potwierdzające poniesione wydatki - ułożone w kolejności podanej w Zestawieniu dokumentów. • *niepotrzebne skreślić – oznacza, że beneficjent skreśla wyraz „decyzja, -ą”.

35. Rodzaje Wniosków • Wniosek o płatność pierwszą. • Wniosek o płatność pośrednią (za część projektu tzw. etap…). • Wniosek o płatność końcową.

36. Wniosek o płatność pierwszą • Nie jest związany z poniesieniem kosztów kwalifikowalnych. • Nie może przekroczyć 20% planowanych kosztów kwalifikowlanych projektu, tj. wysokości kosztów finansowanych z budżetu państwa. • Podlega rozliczeniu wraz z kolejnymi Wnioskami beneficjenta o płatność.

37. Wniosek o płatność pośrednią • Kwota wydatków kwalifikowalnych poniesionych w miarę postępu realizacji projektu. • W przypadku, jeśli w ramach tych płatności rozliczana jest kwota z Wniosku płatności pierwszej, refundacja odnosi się wyłącznie do najwyżej 80% wydatków kwalifikowalnych. • Jeśli pierwsza płatność jest <20%, to po rozliczeniu kwoty odpowiadającej wypłaconemu współfinansowaniu, poniesione koszty kwalifikowalne będą refundowane w 100%.

38. Wniosek o płatność końcową • Składa się po zakończeniu realizacji projektu. • Rozliczana jest ew. ostatnia część płatności pierwszej, przekazanej ze środków współfinansowania krajowego. • Wraz z tym Wnioskiem należy zwrócić nadmiernie pobraną wysokość płatności pierwszej (jeśli taka wystąpiła) lub część wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem. Zwrotu należy dokonać wraz z odsetkami w wysokości jak dla zaległości podatkowych, liczonych od dnia wypłacenia przez ARiMR płatności na rzecz Beneficjenta.

39. Załączniki do Wniosku • Do Wniosku o płatność pierwszą załącza się zabezpieczenie dodatkowe w formie: • weksla niezupełnego (in blanco) wraz z deklaracją wekslową oraz notarialnego oświadczenia o dobrowolnym poddaniu się egzekucji, albo • poręczenia lub gwarancji udzielonej przez jednostkę samorządu terytorialnego oraz • oryginał zaświadczenia z banku o wyodrębnionym rachunku bankowym. W dokumencie notarialnego oświadczenia, poręczeniu/gwarancji zabezpieczenia przez jst wymagane jest podanie kwoty wraz z odsetkami (11%, wysokość jak w zobowiązaniach podatkowych wobec budżetu państwa za 2007 r.). • Spis dokumentów, które należy dołączyćdo każdego pośredniego i końcowego Wniosku, zawiera Załącznik nr 2 do Umowy o dofinansowanie projektu.

40. Uwaga: • Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt. 11 Umowy, Beneficjent zobowiązany jest do podawania do publicznej wiadomości, w szczególności poprzez zamieszczenie na stronie internetowej LGD, zestawienia rzeczowo-finansowego z realizacji projektu. • Zestawienia wraz z informacjami o postępie w realizacji projektu powinny być zamieszczone przez okres 3 miesięcy od dnia złożenia wniosku o płatność końcową.

41. Niekompletność/niepoprawność złożonej wraz z Wnioskiem dokumentacji • Niekompletność/niepoprawność/brak publikacji zestawienia rzeczowo-finansowego i informacji z realizacji projektu powoduje konieczność uzupełnienia/naprawienia uchybień w ciągu 14 dni od dnia otrzymania pisemnego wezwania, lecz nie dłużej niż 21 dni od daty jego nadania przez FAPA. • Jeśli uzupełnienie/poprawa będzie niewystarczająca, zrefundowana zostanie tylko część kosztów, tj. wydatki wynikające z poprawnych, niekwestionowanych dokumentów.

42. Rodzaje pól we Wniosku • [POLE WYMAGALNE] – obowiązkowe wypełnienie; • [POLE NIEWYMAGALNE] – do wypełnienia, jeśli dotyczy beneficjenta; • [POLE WYPEŁNIONE NA STAŁE] – pole nie podlegające modyfikacjom; • [POLE WYPEŁNIA PRACOWNIK FUNDACJI] – pole wypełniane jest przez pracownika Fundacji; • [POLE NIE DOTYCZY WNIOSKU O PŁATNOŚĆ PIERWSZĄ] – nie należy wypełniać przy Wniosku o płatność pierwszą.

43. Uwagi szczegółowe do Wniosku • Pole (1). „od” – data złożenia wniosku o dofinansowanie realizacji projektu lub dzień 25.04.2006 r. - w przypadku wniosków złożonych przed dniem wejścia w życie rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z 18 kwietnia 2006 r.; „do” – data złożenia Wniosku, tj. ostatni dzień terminu złożenia Wniosku = data zakończenia realizacji projektu/etapu, zapisana w Umowie lub dzień złożenia Wniosku dla danej transzy w FAPA.

44. Uwagi szczegółowe do Wniosku • Pole (7). Tytuł zgodny z par.4 ust.1 Umowy. • Pole (8), (9), (10). Dane wpisać z Umowy, w tym z par.3 ust.1. • Pole (11). Należy wpisać 100.

45. Uwagi szczegółowe do Wniosku • Pole (12). Podać dane dla całego projektu zgodnie z Umową. „od” – data złożenia w FAPA wniosku o dofinansowanie projektu, lub dzień 25.04.2006 r. – w przypadku wniosków złożonych przed dniem wejścia w życie rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 18 kwietnia 2006 r.; „do” – data złożenia wniosku o płatność za końcowy etap, zgodnie z par. Umowy lub dzień złożenia wniosku o płatność końcową w FAPA.

46. Uwagi szczegółowe do Wniosku • Pole (13). Płatność pierwsza - zgodnie z Umową (ze środków współfinansowanych z budżetu państwa tzw. krajowych). Płatność „pośrednia” – jeśli Wniosek dotyczy części projektu tzw. etapu. Płatność „końcowa” – w przypadku projektów jednoetapowych lub Wniosku za ostatnią część projektu (ostatni etap).

47. Uwagi szczegółowe do Wniosku • Pole (14). Kwota wydatków musi być zgodna z „sumą ogółem” z Pola (20) „Zestawienia dokumentów …” i musi się równać „sumie kosztów kwalifikowalnych” z kol. 13 wiersza CZestawienia rzeczowo-finansowego z realizacji projektu.

48. Uwagi szczegółowe do Wniosku • Pole (15). Wniosek o płatność pierwszą - wnioskowana kwota wynosi ≤ 20% planowanych kosztów kwalifikowalnych projektu zapisanych w Umowie. Wniosek o płatność pośrednią: - jeśli beneficjent nie występował o płatność pierwszą, to wnioskowana kwota jest równa kwocie wpisanej w polu (14), - jeśli płatność pierwsza wystąpiła w wysokości 20%, to należy wpisać kwotę równą 80% wpisanej w polu (14), - jeśli płatność pierwsza wystąpiła w wysokości <20%, to należy wpisać kwotę równoważną 80% kosztów kwalifikowalnych, ale tylko do momentu, kiedy kwota współfinansowania krajowego nie przekroczy wartości pierwszej płatności.

49. Uwagi szczegółowe do Wniosku • Pole (16). Dotyczy kwot otrzymanych z wcześniejszych części projektu (etapów). W przypadku, jeśli nie otrzymano środków z wcześniejszego wniosku, należy tę kwotę uwzględnić. Dla pierwszej części projektu (pierwszego etapu) i wniosków jednoetapowych należy tu wpisać 0.

50. Uwagi szczegółowe do Wniosku • Pole (19). Dane muszą być zgodne z załączonym „Zaświadczeniem z banku”. Zaświadczenie składa się tylko jeden raz, wraz z Wnioskiem składanym o płatność pierwsząlubpierwszym Wnioskiem o płatność pośrednią. Jeśli w okresie późniejszym rachunek ulegnie zmianie, to należy przedstawić nowe Zaświadczenie, potwierdzające zmianę.