PEMBERKASAN ARSIP Anyer , 2 4 Oktober 201 3

1. PEMBERKASAN ARSIP Anyer, 24Oktober 2013

2. PENGERTIAN Sistem pemberkasan adalah cara atau metode penyimpanan arsip secara sistematis ke dalam peralatan menurut aturan yang telah direncanakan. Termasuk proses penentuan indeks, kode penyusunan dan penempatan arsip dengan cara yang sistematis sehingga dapat dengan mudah, cepat dan tepat ditemukan bila diperlukan.

3. TUJUAN PEMBERKASAN ARSIP • KETEPATAN DAN KECEPATAN DALAM PENEMUAN KEMBALI • MENGANTISIPASI ADANYA DOKUMEN YANG HILANG • EFISIENSI DALAM PENGGUNAAN RUANGAN DAN PERALATAN • MEMPERMUDAH DALAM PENYUSUTAN

4. Pengertian Sistem Pemberkasan Abjad Adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada urutan abjad mulai dari A – Z, dari kata tangkap nama baik itu nama orang maupun nama badan atau organisasi. Sistem Pemberkasan Berdasar Abjad : • Nama orang • Nama badan atau lembaga

5. PERALATAN • Filing Cabinet • Roll Opact (rak bergerak) • Sekat (Guide) Fungsi : mengelompokkan arsip berdasarkan urutan abjad sehingga akan mempermudah untuk menentukan lokasi arsip secara tepat dan cepat. Jenis : primer, sekunder dan tersier

6. Peralatan 4. Folder Tempat seperti map yang terbuat dari bahan kertas/manila yang berfungsi untuk menempatkan arsip.

7. Peralatan Label adalah kertas yang ditempelkan di tab atau guide. Label yang dipergunakan sebaiknya mempergunakan kertas yang berkualitas agar tidak mudah rusak, mudah dihapus dengan tidak meninggalkan bekas dan mudah dibaca karena berwarna terang.

8. Aturan Pelabelan • Pengetikan dimulai dengan menyamakan jarak yaitu 1 garis spasi dari sisi kiri • Jika digunakan label rangkap dengan tanda angka, judul harus diketik di tengah bawah dan tanda angka di tepi atas label. • Judul dibuat dari salah satu nama sebenarnya (straight order) atau dilakukan pembalikan nama (indexing order)

9. Pelabelan • Judul harus selalu konsisten, misal nama di garis pertama, kota dan negara di garis kedua atau nama di garis pertama, kota dan negara di garis kedua dan alamat di garis ketiga. • Pemberian tanda baca • Nama dicetak dengan huruf besar semua atau huruf pertamanya saja • Judul dibuat sesingkat mungkin • Label dicantumkan di tab semua folder

10. Jika digunakan label rangkapdengan tanda angka, judul harus diketik di tengah bawah dan tanda angka di tepi atas label.

11. Peralatan • Tanda Keluar/Out Indicator Adalah alat yang dipergunakan untuk menandai adanya keluarnya arsip dari laci atau filing cabinet. Apabila yang dipinjam satu folder maka yang dipergunakan out guide, sedangkan bila yang dipinjam hanya beberapa lembar maka dipergunakan out sheet (lembar keluar).

12. Penempatan Arsip Adalah kegiatan penempatan arsip di laci file atau rak file. Caranya dengan memasukkan arsip ke dalam folder dengan meletakkan bagian arsip di posisi sebelah kiri. Di dalam folder individual arsip diletakkan berdasarkan urutan tanggal, tanggal terbaru di bagian depan.

13. Penemuan kembali • Pencarian • Pengeluaran arsip dari rak • Penulisan di sarana peminjaman • Pengembalian

14. INDEKS • INDEKSSUATU TANDA PENGENAL BERKAS/JUDUL BERKASFUNGSI :MEMBEDAKAN ANTARA BERKAS YANG SATU DENGAN BERKAS LAINNYAMEMPERMUDAH DALAM PENEMUAN DAN PENYIMPANAN ARSIP

15. Aturan mengindeks • Dasar untuk menentukan ketepatan mengindeks : • - Nama yang paling penting • - Pada korespondensi, nama kepala surat yang paling tepat diindeks • - Jika nama instansi dan penandatangan surat sama pentingnya, maka nama instansi yang dijadikan indeks • Pada surat yang tidak berkepala surat, akan lebih baik diberi indeks dengan nama penandatangan surat • Pada surat keluar, nama yang paling penting adalah nama yang dikirim atau dituju

16. Aturan Mengindeks • Pada surat keluar untuk perorangan, untuk nama si alamat yang terpenting sebaiknya digunakan sebagai indeks • Jika masalah khusus akan digunakan dalam pemberkasan harus disertai nama instansi dan nama individualnya • Jika nama atau masalah di dalam surat yang dianggap penting, maka itu yang diindeks

17. Nama Orang • Nama keluarga sebagai kata tangkap • Contoh : R.Soroto Sosroatmodjo • Sosroatmodjo, R. Suroto • Apabila terdapat gelar akademis, pangkat atau jabatan dari nama orang, tidak perlu dimasukkan dalam indeks. Tetapi untuk memperjelas dapat disertakan dalam indeks dan ditempatkan dalam kurung dibelakang indeks. • Presiden Soeharto diindeks Soeharto, (Pres) • Drs. R.S Dipobaroto diindeks Dipobaroto, R.S., (Drs)

18. PENENTUAN INDEKS MASALAH • MEMBACA KESELURUHAN ISI SURAT • MENENTUKAN ISI RINGKAS • DITENTUKAN KATA YANG PALING “MENONJOL” • SINGKAT, JELAS, DAN PADAT • BERSIFAT KEBENDAAN.

19. Nama Organisasi • Jika menggunakan nama orang nama itu sebagai kata tangkap diikuti badan atau organisasinya diikuti kedudukan hukun di dalam kurung bila ada. • - RS Fatmawati -- -- Fatmawati, RS • - P.T. Bank Central Asia --- Central Asia, Bank (PT) • -Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo --- Mangunkusumo, Cipto (Dr), Rumah Sakit • Jika nama badan menggunakan nama asing yang sudah umum, nama badan di tempatkan di bagian depan diikuti nama organisasinya. • - Sudarpo Corporation – Sudarpo Corporation

20. Apabila nama badan atau organisasi yang sudah biasa dikenal dengan nama tersebut, diindeks seluruh namanya. Badan hukumnya tetap berada di akhir indeks dalam kurung. • -Bank Rakyat Indonesia – Bank Rakyat Ind • -P.T. Bank IFI – Bank IFI, (PT) • Ikatan Dokter Indonesia – Ikatan Dokter Indonesia

21. Keuntungan • Mudah dalam penemuan kembali • Mudah dimengerti dan diterapkan • Peralatan lebih sederhana • Kesalahan mudah diketahui karena berdasarkan urutan abjad • Arsip yang saling berhubungan jarang terpisah • Biaya lebih murah dibanding metode tidak langsung • Hanya ada satu cara penyeleksian yaitu dengan abjad

22. Kerugian • Kesalahan pemberkasan mungkin terjadi bila peraturan tidak diikuti • Nama yang sama mungkin akan menyebabkan kebingungan khususnya bila ejaannya tidak tepat • Lebih mudah mengganti atau menukar huruf sehingga urutan berkas menjadi kacau • Keamanan kurang terjamin karena tab folder langsung dilihat

23. KLASIFIKASI ARSIP • PENGGOLONGAN DAN PENGELOMPOKKAN ARSIP ATAS DASAR PERSAMAAN MASALAH YANG TERKANDUNG DALAM ARSIP FUNGSI : MEMPERMUDAH DALAM PENYIMPANAN DAN TEMU KEMBALI

24. TUJUAN KLASIFIKASI • DASAR PENYIMPANAN ARSIP SECARA SISTEMATIS DAN LOGIS • PEDOMAN UNTUK MENENTUKAN PENGELOMPOKKAN DAN JENJANG MASALAH YANG TERKANDUNG DALAM ARSIP

25. TATA CARA PENYUSUNAN KLASIFIKASI • UNSUR UTAMA UNSUR FUNGSI ORGANISASI • FUNGSI MELIPUTI  SELURUH TANGGUNGJAWAB YANG DIBEBANKAN ORGNSS UNTUK MELAKSANAKAN KEGIATAN • JENJANG FUNGSI DAN KEGIATAN DIRINCI MENJADI : • MASALAH PRIMER (POKOK MASALAH) • MASALAH SEKUNDER (SUB MASALAH) - MASALAH TERTIER (SUB-SUB MAS.)

26. Kode • SARANA MENGENAL MAS. PRIMER, SEKUNDER DAN TERTIER • SARANA PENGHUBUNG MAS. DLM POLA KLASIFIKASI • MENGATUR SUSUNAN DAN URUTAN BERKAS DLM PENYIMPANAN ARSIP. • UNSUR KODE • ANGKA ; ABJAD ; GABUNGAN ABJAD DAN ANGKA

27. CONTOH KLASIFIKASI (FASILITATIF): • KP – KEPEGAWAIAN 10 PENERIMAAN PEGAWAI 20 PENGANGKATAN PEGAWAI 30 PROMOSI 01 KENAIKAN PANGKAT/GOLONGAN 02 PENGANGKATAN DALAM JABATAN 03 KENAIKAN GAJI 40 MUTASI 01 PEMINDAHAN/ALIH TUGAS 02 TENAGA PERBANTUAN DST.

28. CONTOH KLASIFIKASI SUBTANTIF : PP PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN 10 PENERIMAAN MHSW BARU 01 PELAKSANAAN 02 SELEKSI 20 REGISTRASI 01 KONFIRMASI MHSW BARU 02 RPM/KRS 03 CUTI TAHUNAN 30 KURIKULUM 01 SILABUS 02 SATUAN ACARA PERKULIAHAN 03 SATUAN ACARA PRAKTIKUM DST.

29. JENIS SISTEM PEMBERKASAN • SISTEM PEMBERKASAN ABJAD (ALPHABETICAL FILING SYSTEMS) A. NAMA ORANG B. NAMA BADAN C. NAMA WILAYAH D. URUTAN KAMUS E. URUTAN ENSIKLOPEDI

30. 2. SISTEM PEMBERKASAN ANGKA(NUMERICAL FILING SYSTEMS) A. ANGKA URUT B. KRONOLOGIS (URUTAN WAKTU) 3. SISTEM SUBYEK (SUBJECT FILING SYSTEMS)

31. TERIMA KASIH