1 / 57

PELATIHAN PEMBERKASAN DAN KLASIFIKASI ARSIP

PELATIHAN PEMBERKASAN DAN KLASIFIKASI ARSIP. INSTITUT PERTANIAN BOGOR SELASA, 21 OKTOBER 2014 TUMINI SUJOKO, M.HUM . FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA UI. Kondisi Penyimpanan Arsip di Unit Kerja. ORDNER. ORDNER. ORDNER. SURAT KELUAR Th. 20 13. SURAT MASUK 201 4. SURAT MASUK

illiana-aguilar
Download Presentation

PELATIHAN PEMBERKASAN DAN KLASIFIKASI ARSIP

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. PELATIHAN PEMBERKASAN DAN KLASIFIKASI ARSIP INSTITUT PERTANIAN BOGOR SELASA, 21 OKTOBER 2014 TUMINI SUJOKO, M.HUM. FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA UI

  2. KondisiPenyimpananArsipdi Unit Kerja

  3. ORDNER ORDNER ORDNER SURAT KELUAR Th. 2013 SURAT MASUK 2014 SURAT MASUK 2012

  4. KondisiPenyimpananArsipdi Unit Kearsipan (Record Center)

  5. Permasalahanorganisasi • Arsip aktif dan inaktif masih bercampur • Belummemilikipedomanklasifikasi • Penumpukanarsip

  6. ARSIP Rekamankegiatanatauperistiwadalamberbagaibentukdan media sesuaidenganperkembanganteknologiinformasidankomunikasi yang dibuatdanditerimaoleh : -lembaganegara - pemerintahandaerah - lembagapendidikan - perusahaan - orpoldanormas - perseorangan dalamrangkakehidupanbermasyarakat, berbangsadanberbegara (UNDANG UNDANG NO. 43 TAHUN 2009)

  7. ARSIP DINAMIS Arsip yang digunakansecaralangsungdalamkegiatanorganisasidandisimpanselamajangkawaktutertentu ARSIP STATIS Arsip yang dihasilkanolehorganisasikarenamemilikinilaigunakesejarahan, yang telahdiverifikasisecaralangsungmaupuntidaklangsungoleh ANRI ARSIP

  8. ARSIP AKTIF Arsip yang frequensipenggunaannyatinggidan/atauterusmenerusdigunakansecaralangsungdalamkegiatanorganisasi - adadi masing2 unit kerja/bagian-bagian ARSIP INAKTIF Arsip yang frequensipenggunaannyatelahmenurun - sebagianmasihadadi unit kerja - sebagianlagiadadi PUSAT ARSIP /Record Center/Unit Kearsipan ARSIP DINAMIS

  9. PENGORGANISASIAN ARSIP AKTIF Pimpinan Ka.bag PIHAK LUAR Kabag TU Kabid Kabid Record Centre (Pusat Arsip)

  10. Arsip disimpan atau diletakkan? • Kendalidan kontrol dokumensejakawal : kantor • Rancangbangunsistem : Klasifikasi Jadwalretensi Temukembali Administrasikantor

  11. SistemPemberkasan (Filing System) • Menurutabjadnama • Geografis • AbjadSubjek • Numerik • Alfanumerik • Kronologis • Klasifikasi

  12. Sistem Abjad • Sisteminimerupakansistematasdasarabjad, yaitudenganmenggunakanurutanabjadnamaorang, organisasi, namasubyek, ataunamalokasigeografi.

  13. INDEKS NAMA ORANG a. Nama keluarga sebagai kata tangkap Contoh : R.Soroto Sosroatmodjo Sosroatmodjo, R. Suroto b. Apabila terdapat gelar akademis, pangkat atau jabatan dari nama orang, tidak perlu dimasukkan dalam indeks. Tetapi untuk memperjelas dapat disertakan dalam indeks dan ditempatkan dalam kurung dibelakang indeks. contoh : Presiden Soeharto diindeks Soeharto, (Pres) Drs. R.S Dipobaroto diindeks Dipobaroto, R.S., (Drs)

  14. INDEKS NAMA ORGANISASI a. Jika menggunakan nama orang, nama itu sebagai kata tangkap diikuti badan atau organisasinya diikuti kedudukan hukun di dalam kurung bila ada. contoh : - RS Fatmawati -- -- Fatmawati, RS - P.T. Bank Central Asia --- Central Asia, Bank (PT) - Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo ---Mangunkusumo, Cipto (Dr), Rumah Sakit • Jika nama badan menggunakan nama asing yang sudah umum, nama badan di tempatkan di bagian depan diikuti nama organisasinya. contoh : - Sudarpo Corporation – Sudarpo Corporation

  15. PENULISAN INDEKS NAMA ORANG . Straigth order . Indexing order

  16. STRAIGTH ORDER Nama AsliIndeks Dr Achmad Sagalana Achmad Sagalana,Dr. Ir. Rahayu Effendi Rahayu Effendi, Ir. Prof. Dr. Ali Hardi Ali Hardi, Prof., Dr. Sandra Lintang Sandra Lintang Sylvester Stallone Sylvester Stallone PT. Angin Ribut Angin Ribut, PT. CV. Sama Suka Sama Suka, CV.

  17. INDEXING ORDER NamaAsliIndeks Drs. AchmadSagalanaSagalana, Achmad, Drs.Ir. Rahayu Effendi Effendi, Rahayu, Ir.Prof. Dr. Ali HardiHardi, Ali, Prof., Dr.Sandra LintangLintang, SandraSylvester Stallone Stallone, SylvesterPT. AnginRibutRibut, Angin, PT.CV. SamaSukaSuka, Sama, CV.

  18. Menurut Geografi Digunakanuntuk: • Perusahaan yang memilikicabangdiberbagaitempatseperti bank

  19. Jenis Pemberkasan Menurut Geografis • Langsung menurut abjad • Tidak langsung menurut abjad

  20. Keunggulan Langsungkenamatempat; semuakeunggulan

  21. Sistem Numerik Sisteminimenggunakannomor, atasdasarurutanangka/nomor, biasanyadariangkaterkecilkeangkaterbesar. Pemberkasanurutangkamerupakansistem yang paling sederhana. Rekoddiaturberdasarkanurutanangkaseperto 01, 02, 03, 04 danseterusnya sistem terminal – digit (angkaterakhir) , middle – digit (angkatengah) danurutantanggal.

  22. Numerik • Berurutan disebut pula serial

  23. Berurutan (serial) Digunakanuntuk: • Perusahaan asuransi, kesejahteraansosial, kontraktor, arsitek, dll • Keunggulan: Alfa numerikbiasadikaitkan dg abjad

  24. Kelemahan Numerik • Memerlukan indeks abjad • Kesalahan karena tulisan sulit dibaca • Subjek yang sama akan tersebertidak mungkin menurut subjekperlu dibikin indeks

  25. Terminal Digit • Terminal (terakhir) (disebut terminal karenadibacadaribelakang) • Nomordibacadaribelaka

  26. Middle - Digit • Terminal (tengah) (disebut terminal karenadibacadaritengah) • Nomordibacadaritengah

  27. Terminal 345 – 507 – 817 754 – 638 – 83 156 – 960 – 98 081 – 880 – 638 758 – 156 - 464 560 – 638 – 665 584 – 445 – 648 529 – 012 - 124 • 817507345 • 830638754 • 98960156 • 638880081 • 464156758 • 665638560 • 648445584 • 124012529

  28. Serial x Middle Digit 507 – 817- 345 638 – 830- 754 960 – 98 - 156 880- 638 - 081 156 - 464- 758 638 – 665 - 560 445 – 648 - 584 012 – 124 - 529 • 817-507-345 • 830-638-754 • 989-601-56 • 638-880-081 • 464-156-758 • 665-638-560 • 648-445-584 • 124-012-529

  29. serial Untuk penambahan selalu pada zona tersier. • 04423840 • 100711793 • 125235778 • 150647747 • 533491825 • 545792964 • 703813857 • 906279493

  30. Sistem klasifikasi Analisis fungsi bisnis • Menjelaskan fungsi organisasi dan unit2nya • Menjelaskan proses Sistem yang bervariasi • Sistem hirarkis • Berbasiskan pada struktur organisasi • Sistem berabjad

  31. ANALISIS FUNGSI BISNIS Prosesmenganalisa/mengkajiapa yang tengahberlangsungdalam unit terpilihuntukmengenalifungsidankegiatan, sertamenyajikannyadalamskemamenyeluruh yang logis. • Analisisfungsiakanmenghasilkan : • Pernyataanluasfungsidan tujuan unitnya • Kegiatan yang menggambarkanfungsitersebut • Kegiatanberulangatautransaksi yang menjelaskankegiatanturunkehal yang paling kecil dan tindakan yang dapatdibedakan.

  32. FungsiOrganisasi • Fungsi Substantif: fungsi utama : sangat tergantung pada visi, misi dan tujuan institusi: yang membedakan institusi yang satu ke institusi lainnya. PendidikandanPengajaran, Penelitian, PengabdianPadaMasyarakat. 2. Fungsi Fasilitatif : fungsi pendukung : fungsi yang mendukung operasional institusi : keuangan, sumber daya manusia, umum/perlengkapan,dansekretariat dsb.

  33. Identifikasi dokumen Fungsi Kegiatan : proses nya Jenis dokumen

  34. Contoh pembentukan skema klasifikasi berdasarkan fungsi dan kegiatan Fungsi (1) Kegiatan (2)Jenis dokumen (3) Kepegawaian Penerimaan Pegawai Pengumuman, Surat lamaran, Panggilan tes, pelaksanaan ujian, materi test, hasil test sampai hasil akhir Skemaklasifikasiharusberdasarkanataskegiatandanfungsibisnis. Fungsiadalahsesuatu yang harusdikerjakanolehorganisasiuntukmencapaitujuandanstrategi. Kegiatanadalahsesuatu yang harusdikerjakandalammelaksanakanfungsitersebut.

  35. Berdasarkancontohdapatdilihatsebagaiberikut: Level 1 : menunjukkanfungsiorganisasi Level 2: menunjukkankegiatan yang membuatfungsi Level 3 : pembagianlebihjauhdarikegiatandanmengidentifikasitransaksispesifikatauindividu Kodeklasifikasimerupakankodesederhanauntukpembagiankategoriklasifikasi.

  36. Kode dan klasifikasi • Klasifikasi proses mengidentifikasi dan pengaturan dokumen dan arsip dalam kategori tertentu yang sesuai dengan perturan struktur secara logis, peraturan dan cara yang disajikan dalam sistem klasifikasi. • Sistem pengkodean penyajian dari skema klasifikasi dalam abjad dan/atau numerik dan dalam rangka dengan peraturan di kembangkan. • Pengindeksan proses pengembangan dan penerapan istilah sebagai titik pencarian dokumen.

  37. Classification and Coding Scheme: Operational Files 2100 LIVESTOCK – PLANNING 2110 LIVESTOCK - STATISTICS 2120 LIVESTOCK – SUBSIDIES 2130 LIVESTOCK – CATTLE 2140 LIVESTOCK – HORSES 2150 LIVESTOCK – POULTRY 2150.00 Policy 2150.01 Domestic fowls 2150.02 Ducks 2150.03 Geese 2150.04 Turkeys

  38. Classification and Coding Scheme: Administrative Files • 500 BUILDINGS – REQUIREMENTS • 505 BUILDINGS – CHARGES AND INVOICES • 515 BUILDINGS – REPORTS AND STATISTICS • 530 BUILDINGS – ACQUISITIONS • 535 BUILDINGS – ALTERATIONS AND REPAIRS • 540 BUILDINGS – CONSTRUCTION • 550 BUILDINGS – DAMAGE • 555 BUILDINGS – DISPOSAL • 575 BUILDINGS – MAINTENANCE • 575.00 Policy and procedures • 575.01 Repairs and renovations • 575.02 Janitorial services • 575.03 Painting • 575.30 Inspection reports

  39. ContohSkemaKlasifikasiarsipPerguruanTinggi Fungsi Substantif PDP PendidikandanPengajaran PDP 0001 SeleksiMahasiswa • Berkaspendaftaran • Kartupesertaujian • Daftarhadirpeserta • Soal-soalujian • Beritaacara • Nilaiujianseleksi • Hasilpengumuman. PDP 0002 RegistrasiMahasiswa • PersyaratanRegistrasi (akademikdanadministrasi • Daftarulangmahasiswa (lama/baru) • Formulir IRS/FRS/

  40. Lanjut… Fungsifasilitatif KEU . Keuangan 100 BelanjaPegawai • Buktipengeluarangaji • Berkasinsentifpegawai • Berkastunjanganjabatan/resiko • Berkastunjanganharirayadst 200 Pemeliharaangedung/ruang • Berkaspermohonan/persetujuan/penolakan • Berkasanggaran yang dipergunakan • Laporanpemeliharaabdst.

  41. Skema klasifikasi arsip • Pengelompokanarsipmenuruturusanataumasalahsecaralogis, kronologisdansistematis • Berdasarkanfungsidankegiatanorganisasipencipta • Suatuprosesdimanaarsiporganisasidapatdikelompokkanuntukmemudahkanpenemuankembali

  42. SYARAT KLASIFIKASI • Hendaknyalogis, sistematisdankronologis; • Sebaiknyamaksimaltigatingkatsampaikemasalahtersier; • Rincianharusbersumberpadafungsidankegiatanorganisasi; • Sederhanadanfleksibel; • Berlakuumumdalamorganisasi

  43. Contoh : SaranaPemberkasan(SkemaKlasifikasi)

  44. HKP.02.04 KEPUTUSAN DEKAN SDM.03.00.00 IZIN PEGAWAI PDP.01.04 TRANSKRIP ProgramStudiIlmuPerpustakaanS1 Angkatan 2000 DepartemenIlmuPerpustakaan Penjajaranordnerarsip 2014 2014 DepartemenIlmuPerpustakaan DepartemenIlmuPerpustakaan

  45. TAB FOLDER 8 cm 2 cm 35,5 cm 24 cm Folder dengan tab di atas

  46. ARSIP DI UNIT KERJA (setelah ditata)

  47. JENJANG MASALAH FOLDER Berkas/surat TERTIER Sub-sub masalah SEKUNDER Sub-masalah PRIMER Pokok masalah

  48. JENJANG MASALAH • Pokok Masalah - sekat primer • Sub-masalah - sekat sekunder • Sub-sub Masalah - sekat tertier • Berkas/surat - folder • Sekat primer = kode,pokok masalah • Sekat skunder = kode, sub-masalah • Sekat tertier = kode, sub-sub masalah • Folder = kode, indeks berkas

  49. PDP.01.05.00 Semilikti, Sri Rahayu PDP 01.05.00 Cuti Mahasiswa PDP 01.05 Status Mahasiswa PDP PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN

  50. PDP 03.00.01 EDOM PDP 03.00 SILABUS PDP 03 PENGEMBANGAN KURIKULUM PDP PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN

More Related