CULTURA DE AUTOCONTROL

1. CIRCULAR - OFICINA DE CONTROL INTERNO -2008 CULTURA DE AUTOCONTROL Dentro de las funciones de la Oficina de Control Interno está Fomentar la Cultura del Autocontrol de tal forma que ésta contribuya al mejoramiento continuo por lo cual ésta circular está orientada a reconocer algunas de las herramientas con que cuenta la entidad para autorregularnos e invitarte a evaluar si hacen parte de diario accionar Te invitamos a realizar las actividades necesarias para fortalecer aquellos aspectos en que tu respuesta haya sido negativa Así mismos recuerda que puedes usar el buzón de sugerencias para manifestar las observaciones que consideres pertinentes. VALORES ETICOS Como contribución a Fomentar la Cultura del Autocontrol por medio de esta circular te invitamos a recordar aquellos valores y principios éticos que debe estar presentes en cada una de las actividades que desarrollamos CONTROLEMOS PARA MEJORAR

2. CONTROL INTERNO VISION MODERNA DEL CONTROL En el siguiente esquema pondremos identificar cual es la concepción que tiene del CONTROL INTERNO MODERNO, de tal forma que recordemos y podamos aplicar las variedades que lo rodean en las actividades que desarrollamos diariamente Todos los integrantes de la Alcaldía somos responsables directos del Control Interno , al estar comprometidos en nuestra labor diaria contribuimos a la Eficiencia Total que es la capacidad de lograr los objetivos y metas programadas con los recursos disponibles en un tiempo determinado y brindando satisfacción al cliente. ELEMENTOS • ENFOCADO A: • Ser preactivo • Mejoramiento continuo en función del cliente OBJETIVO DEL CONTROL: Buscar la calidad y satisfacción del cliente Los elementos son aquellos componentes que interrelacionados entre sí, fortalecen la estructura de control para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la organización. Todos los elementos que componen el control interno deben girar alrededor de los principios de calidad e idoneidad, en el siguiente gráfico se presentan algunos de ellos. QUIENES CONTROLAMOS: Todos los responsables del control DONDE CONTROR: En los procesos En la fase de Dirección En la fase de Planeación • Motivación • Entrenamiento • Evaluación de desempeño • Sistemas de inducción • Comunicación • Misión, Visión • Objetivos, principios • Cultura Organizacional • Planes, Programas • Presupuestos COMO CONTROLAR: Con normas, estándares e indicadores CUÁNDO CONTROLAMOS: Permanentemente ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO En la fase de Ejecución En la fase de Organización • Procesos • Procedimientos • Perfiles, funciones • Normas claras • Políticas documentadas AUTOEVALUACIÓN • Indicadores de gestión • Sistemas de información • Sistemas de Evaluación • Esquemas de auto-control • y auto-evaluación Consideras que aplicas el esquema anterior en tus actividades diarias ? Si tu respuesta fue positiva, FELICITACIONES, TIENES UNA vision moderna del control Y si tu respuesta fue negativa te invitamos a aplicarlos. CONTROLEMOS PARA MEJORAR

3. Oficina de Control Interno LLEGÓ LA HORA DE LA EVALUACIÓN Hemos cumplido con el proceso de sensibilización donde te hemos dado a conocer aspectos generales del Sistema de Control Interno y de la función de la oficina de control interno en la Alcaldía, por lo cual te invitamos a recordar y realizar la siguiente evaluación : • Que es un sistema de Control Interno? • Quienes son los responsables del Control Interno? • Cuales son las funciones de la Oficina de Control Interno? • Que es MECI 1000:2005? • Cuales son las herramientas con que cuenta la Alcaldía, para fomentar la cultura de Autocontrol a sus funcionarios? • Enumere tres (03) características de la Visión Moderna de control? • Enuncie elementos de Control Interno que fortalecen el Control interno institucional? Favor reintegrar a la oficina de control interno tus respuestas a más tardar el 20 de MAYO de 2009. CONTROLEMOS PARA MEJORAR

4. OFICINA DE CONTROL INTERNOCIRCULARES 2009 Junio -Julio LA ADMINISTRACION DEL RIESGO Es un proceso permanente e interactivo que lleva a que continuamente la administración revalúe los aspectos, tanto internos como externos que puedan llegar a representar amenazas para la consecución de los objetivos organizacionales. • OBJETIVOS DE LA ADMINISTARCION DEL RIESGO • Usar de forma efectiva y eficiente los recursos de la entidad. • Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información. • Mantener la buena imagen y la buenas relaciones de la entidad. • Evitar y/o reducir la pérdida de recursos ocasionados por la • materialización del riesgo. • Evitar los daños al medio ambiente producto de la actividad • de la entidad. • CLASES DE RIESGOS A QUE ESTAN ESPUESTAS LAS ENTIDADES • OPERATIVOS = Personas, Procesos, Sistemas • REGULACION =Incumplimiento Interno y Externo • ORGANIZACIÓN=Estratégicos, imagen y organizacional • EXTERNOS= Pais, Imagen y Competencia Elaboro: Claudia Lorena Zabala Hoja 1 de 2

5. OFICINA DE CONTROL INTERNOCIRCULARES 2009 Junio -Julio • BENEFICIOS DE LA ADMINISTRACION DEL RIESGO • Posibilita un análisis amplio de los riesgos y controles a nivel de macroproceso, procesos y actividades. • Facilita el descubrimiento de las causas y agentes que genera las amenazas, con el fin de establecer controles efectivos para manejarlos • Refuerza la comunicación y comprensión de los objetivos de la entidad. Quienes son los responsables de la administracion de riesgos en la entidad? • PASOS DE LA ADMINISTRACION DE RIESGO • Valoración • Manejo • monitoreo • HERRAMIENTAS • Matriz de identificación de Factores de Riesgo • Matriz de análisis y determinación del riesgo. • Mapa de riesgos • Auto evaluación y monitoreo del plan de manejo del riesgo. R/Todos los Servidores Publicos de la Entidad FASES DE UNA AUDITORIA AUDITORIA INTERNA : elemento de control que permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de una entidad publica, así mismo permite emitir juicios basados en evidencias sobre los aspectos mas importantes de la gestión, los resultados obtenidos y la satisfacción de los diferentes grupos de interés PREPARACION EJECUCION INFORMACION Elaboro: Claudia Lorena Zabala Hoja 2 de 2 CIERRE

6. OFICINA DE CONTROL INTERNOCIRCULARES 2009 Junio -Julio LA OFICINA DE CONTROL INTERNO Y LA SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL INVITAN A QUE PARTICIPEN DE LAS CAPACITACIONES QUE A TRAVÉS DE LA ESAP SE VIENEN ADELANTANDO Y DE LAS CUALES SE PUBLICAN EN LA CARTELERA DE LA ALCALDIA MUNICIPAL 2PISO. ESTE PENDIENTE DE LOS SEMINARIOS OFICINA DE CONTROL INTERNO CLAUDIA LORENA ZABALA

7. OFICINA DE CONTROL INTERNORESULTADOS EVALUACION LA OFICINA DE CONTROL INTERNO QUIERE FELICITAR A LOS SIGUIENTES FUNCIONARIOS POR SU COMPROMISO CON LA ADMINISTRACION MUNICIPAL Y EL AVANCE E IMPLEMENTACION DEL MECI DE ACUERDO A LA EVALUACION QUE PRESENTARON : PARA LOS DEMAS FUNCIONARIOS LOS INVITO A QUE PARTICIPEN MÁS Y CUMPLAN CON LAS EVALUACIONES, DE IGUAL MANERA SE COMPROMETAN CON LA ADMINISTRACION Y CON LA IMPLEMENTACION DEL MECI YA QUE LES RECUERDO QUE ES UNA HERRAMIENTA PARA GARANTIZAR LOS OBJETIVOS Y LAS METAS PROPUESTAS OFICINA DE CONTROL INTERNO CLAUDIA LORENA ZABALA