CULTURA DE AUTOCONTROL EN LA ORGANIZACIÓN

1. CULTURA DE AUTOCONTROL EN LA ORGANIZACIÓN

2. Artículo 209 Decreto 1826 de 1994 Ley 87 de 1993 Decreto 1537 de 2001 Constitución Política 1991 Artículo 269 Decreto 1599 de 2005 Artículo 189 Ley 489 de 1998 Decreto 2145 de 1999 Marco Normativo OCI – SDP - 2.011

3. MARCO NORMATIVO • Constitución Política de Colombia 1991:Artículos 209 y 269. • Ley 87 de 1993: “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. • Decreto 1826 de 1994: “Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 87 del 93 en la cual decreta la creación de las oficinas de control interno, el comité de coordinación de control interno y se asignan responsabilidades a sus representantes.

4. MARCO NORMATIVO • Ley 489 de 1998:“Estatuto Básico de Organización y Funcionamiento de la Administración Pública”. • Decreto 2145 de 1999: “ Por la cual se dictan normas sobre el sistema nacional de control Interno de las entidades y organismos de la administración Pública de Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones.”

5. MARCO NORMATIVO • Decreto 1537 de 2001: “Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 87 del 93 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno de las entidades y organismos del Estado.” • Decreto 1599 de 2005: “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno - MECI para el Estado Colombiano.”

6. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

7. MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

8. Capacidad de cada servidor público para controlar su trabajo detectar desviaciones y efectuar correctivos. FUNDAMENTOS AUTOCONTROL Aplicar de manera participativa los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad que permitan el desarrollo e implementación del SCI. AUTORREGULACIÓN Capacidad para interpretar, coordinar y aplicar la función administrativa que le ha sido asignada AUTOGESTIÓN

9. AUTOCONTROL EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS “Capacidad de cada servidor público, independientemente de su nivel jerárquico dentro de la entidadpara: • Evaluar su trabajo, • Detectar desviaciones, • Efectuar correctivos, • Mejorar y solicitar ayuda • Garantizar el ejercicio de una función administrativa transparente y eficaz

10. Aspectos claves para recordar sobre autocontrol… • Es voluntario • Personal o grupal • Se apoya en herramientas, técnicas y medios • Deben existir parámetros claros de comparación • Promueve el mejoramiento continuo • Actitud

11. ¿Qué es Control?

12. CONTROL • Todo aquello que apoya a la gente en sus esfuerzos para alcanzar los objetivos de la organización: • Habilidades,liderazgo,procesos, cultura, información,recursos, monitoreo, políticas, comunicación, trabajo en equipo, procedimientos, entre otros.

13. Las Personas y el “Control” • Las personas son más Importantes que los sistemas. • Pueden hacer que los sistemas ineficientes funcionen. • Pueden hacer que los buenos sistemas fallen. • Pueden hacer la diferencia en medio del cambio. • Entender como funcionan los Controles (formales e informales) puede ayudar a un mejor cambio de la administración.

14. Control Organizacional “Se define como un proceso cuyo propósito es cerrar labrecha entre elestado actual que se observa en la organización y el estado futuroque se desea alcanzar”

15. Control Intrínseco • El control está inmerso en las actividades de la organización. • El reto es definir los roles y los procesos de tal manera que tengan un control intrínseco • El propósito es asegurar es cerrar la brecha entre el estado actual del proceso (definido a partir de un conjunto de indicadores) y el estado deseado (definido a partir de un conjunto de metas)

16. Cuando el control intrínseco está asociado con el quehacer de un individuo, se denomina autocontrolCuando está relacionado con el cargo (y no con el individuo que lo ocupa), se llama autogestión

17. Control de Segundo Orden • Se realiza sobre los sistemas de control de una organización para asegurar la existencia y efectividad de dichos sistemas. • Puede realizarse externamente, como cuando los entes de control evalúan los mecanismos de control que ha desarrollado una entidad. • Puede ser realizado internamente cuando la oficina de control interno de una entidad evalúa sus propios sistemas de control

18. Control de segundo grado Es un control externo sobre el mecanismo de control ejercido por una institución especializada sobre otra. Algunas entidades públicas suelen contratar una auditoría especializada (por ejemplo, en el ámbito del control financiero) con otra entidad (firmas de Auditoría) durante algún período.

19. CONCLUSION El sistema de control organizacional comprende los mecanismos de control intrínseco,control de segundo grado y control de segundo orden ejercidos en la propia entidad. El sistema de control interno es un sistema de actividades humanas interrelacionadas que asegura el desarrollo de las capacidades de autocontrol, autorregulación y autogestión en una organización para el logro de su propósito institucional.

20. PRINCIPIOS CONSTITUCIONALES DE LA FUNCION ADMINISTRATIVA DEL ESTADO La función administrativa debe estar orientada a que los bienes y servicios: • Satisfagan las necesidades y expectativas de la comunidad en general, (Principio deEfectividad). • Se presten bajo el principio de igualdad, es decir, sin distingo alguno a todos los ciudadanos, (Principio deIgualdad). • Que deben ser desarrollados o ejecutados observando un estricto cumplimiento de los principios morales, (Principio deMoralidad). • Que deben ser prestados en forma eficaz, es decir cumpliendo los objetivos y metas planteados (Principio deEficacia).

21. Deben ser producidos en forma económica, (Principio deEconomía). Se deben prestar en forma oportuna y evitando procedimientos innecesarios, (Principio deEficiencia). Su prestación debe ser imparcial (Principio deImparcialidad).Todas las acciones que se desarrollen para su generación deben ser conocidas por la ciudadanía (Principios de Publicidad y Transparencia).

22. MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

23. CONTROL ESTRATEGICOComponentes El Ambiente de Control,Direccionamiento Estratégico y Administración de Riesgosestán orientados a generar desde el comienzo del proceso administrativo los estándares que autocontrolan la entidad en cuanto a la cultura de control, direccionamiento estratégico y organizacional.

24. MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

25. CONTROL DE GESTIONComponentes Permite a la entidad construir los elementos de control necesarios para autocontrolar el desarrollo de las operaciones, la estandarizacióndel conocimiento de la entidady un lenguaje común alrededor de ella, convirtiéndose en un instrumento guía de la acción individual y colectiva de la entidad, fomentando el autocontrol.

26. MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

27. CONTROL DE EVALUACIONComponentes Contiene la autoevaluación, desarrollamecanismos de medición y verificación, necesarios para determinar la eficienciay eficacia del Sistema de Gestión en larealización de las metas u objetivos previstos por la dirección de la entidad, sus procesos y servidores; de presentarse desviaciones, se plantean ajustes a través de Planes de Mejoramiento.

28. AMBIENTE DE CONTROL(Componente que inicia el Ciclo) Pretende que los servidores públicos apliquen el autocontrol y el control interno en las acciones que realizan en la entidad. Para lograrlo se requiere que conozcan acerca de los fines esenciales del Estado, su función y objetivos, los parámetros éticos y morales que deben regir la función pública, los principios y valores de la entidad, su cultura organizacional, las expectativas de la ciudadanía o de las partes interesadas, y las relaciones con otras entidades públicas.

29. AUTOEVALUACION(Componente que inicia el cierre del Ciclo) La Autoevaluación evalúa los controles y monitorea la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados por los procesos, evaluando su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito es tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño.

30. AUTOEVALUACION DEL CONTROL Debe verificar la existenciade cada uno de los elementos de control,así como evaluar su efectividad en los procesos, áreas responsables y la entidad. Se convierte en un proceso periódico, en el cual participan los servidores que dirigen y ejecutan los procesos, según el grado de responsabilidad y autoridad para su operacionalización.

31. AUTOEVALUACION DE LA GESTION Monitorea los factores críticos de éxito de los procesos, al detectar desviaciones que se encuentren por fuera de su rango de gestión, permitiendo establecer las medidas correctivas que garanticen la continuidad de la operación y la satisfacción de los objetivos de la entidad. Toma como base los resultados de la medición de los indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y los proyectos, y los compara con los parámetros fijados.

32. Autocontrol en el MECI

33. RUTA DE LA MEJORA INICIO Determinar e implementar acciones Identificar las Fuentes de información Revisar No conformidad Registrar resultados Determinar causas de las No conformidades actuales Revisar acciones tomadas Evaluar necesidades de adoptar acciones FIN

34. ¿Cuándo tomar correctivos, acciones correctivas, preventivas o de mejora?

35. CUANDO... El análisis de los datos evidencie: • Incumplimiento de objetivos y requisitos • Recurrencia o frecuencia de la no conformidad • Impacto de la no conformidad en la organización Análisis de las causas más relevantes CAUSA RAÍZ

36. ANÁLISIS CAUSA RAÍZ

37. TÉCNICAS PARA IDENTIFICAR LA CAUSA RAÍZ

38. 1. LLUVIA DE IDEAS

39. 1. LLUVIA DE IDEAS OBJETIVO

40. 2. ESPINA DE PESCADO Técnicas para el análisis de causa raíz

41. 3. CINCO POR QUÉ

44. EJEMPLO

45. OBJETIVO

46. Conjunto de Elementos de Control, que consolida las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de Autoevaluación, de Evaluación Independiente y de las observaciones formales provenientes de los Órganos de Control. PLANES DE MEJORAMIENTO(Componente que cierra el Ciclo)

47. El fin último del mejoramiento continuose centra en elevar los niveles de Eficiencia, Eficacia y Efectividad y generar una cultura de Autocontrol, que permita a los servidores públicos planear las correcciones y mejorar en los procesos a su cargo, de acuerdo con las diferencias encontradas entre lo planeado y lo ejecutado y, una vez alcanzadas, establecer nuevas metas retadoras y exigentes que permitan ir más allá de las expectativas de los usuarios. CONCLUSION

48. FOMENTO DE UNA CULTURA DE LA MEJORA CONTINUA Es una forma de vida, unaculturaen la cual todos los que trabajan en la entidad tiene ojos, mente y sus oídos bien abiertos para poder reconocer las oportunidades de mejoramiento y capitalizarlas en acciones concretas que se reflejan enmejores procesos, productos y/o servicios. MEJORE NORMALICE MEJORE

49. “AL COMIENZO LA GENTE REHUSA A CREER QUE ALGO NUEVO Y EXTRAÑO SE PUEDE HACER, LUEGO COMIENZAN A ESPERAR QUE SE PUEDA HACER; DESPUES, VEN QUE SE PUEDE HACER, LUEGO ESO SE HACE Y TODO EL MUNDO SE SORPRENDE DE POR QUÉ NO SE HIZO DESDE SIGLOS ATRAS” FRANCES HODGSON BURNETT

50. REFLEXIÓN Aunqux mi máquina dxxscribirxs antigua, funciona bastantxbixn, xxcxpto una dx sus txclas. Sin xmbargo, muchas vxcxsmxhubixra gustado qux funcionara pxrfxctamxntx. xsvxrdadquxcuarxnta y sxistxclas van bastantxbixn, pxro la única qux falla, sx nota considxrablxmxntx. xnocasionxs, mxparxcxquxnuxstra organización xs como mi máquina dxxscribir. xnxlla no toda la gxntx “clavx” trabaja como dxbx. Puxdxspxnsar: “Buxno, yo sólo soy uno. No sx va a notar dxmasiado”. Pxro, ya sabxs, para qux la organización sxaxficaznxcxsitadx la participación activa dx todos sus mixmbros. La próxima vxzquxpixnsxsqux tu xsfuxrzo no xsnxcxsario, rxcuxrda mi vixja máquina dxxscribir y pixnsa: “soy una pxrsonaclavx”.