CRM - Customer Relationship Management, Integration zur PLANOS –Vertriebsabwicklung

1. CRM - Customer Relationship Management, Integration zur PLANOS –Vertriebsabwicklung • Kundenkontakte • Variable Selektionen nach Datum, Kunde, Ansprechpartner, Fortschritt, Vorgangstyp, Priorität, etc. • Unterschiedliche Kontaktarten • Integration mit MS-Word, Versand von Emails, freie Texte, Anhängen beliebiger Dateien • Projekte • Verwaltung von Projektteams • Freier Beschreibungstext • Projektverlauf • Anhängen beliebiger Dateien • Zusammenfassung von Kundenkontakte zu einem Projekt • Aktionen • Verwalten von Aktionen (Messen, Rabattaktionen, Tag der offenen Tür etc.) • Freier Beschreibungstext • Aktionsverlauf • Anhängen beliebiger Dateien • Angebotsverlauf • Direkte Anzeige der im PLANOS-Vertriebsmodul erfassten Angebote • Selektion nach verloren, erledigt und in Bearbeitung • Angebotsstatistik mit Graphik • Verlustanalyse • Generierung von Aufträgen aus Angeboten

2. Die angewählte Präsentation kann hier nur exemplarisch einen Überblick über den Aufbau und die betriebswirtschaftlichen Inhalte geben. Sofern sich weiterführende Fragen ergeben wenden Sie sich bitte direkt an uns, den Hersteller der ERP-Software PLANOS.

3. Kundenkontakte – Auswahl über Alphabet Die Kundendaten aus der PLANOS-Vertriebsabwick-lung stehen mit wichtigen Kenndaten zur Verfügung. Zusätzlich zur Standard-Adressanzeige können bis zu 5 frei wählbare Felder aus dem Kundenstamm eingeblendet werden.

4. Kundenkontakte – Auswahl über Filter Frei definierbare Filter, z.B. Firmen in Deutschland oder nur Interessenten, stehen zusätzlich zu einer Volltextsuche zum Finden des gewünschten Adress-materials zur Verfügung.

5. Kundenkontakte – Zugriff auf Kundenstamm Zur weiteren Information kann ein PLANOS-Verwal-tungsprogramm für Kunden aufgerufen werden. Alle Funktionalitäten, z.B. E-Mail-Versand, stehen somit auch hier zur Ver-fügung.

6. Kundenkontakte – Menü Weiterverarbeitung Über einen variablen Menü-aufruf ist eine gezielte Weiterverarbeitung, z.B. der Aufruf des PLANOS-Moduls CRM, für den aus-gewählten Kunden möglich. Die Kundennummer des ge-wählten Kunden wird dabei an das weiterführende Pro-gramm übergeben.

7. CRM-Modul – Anzeige der Vorgänge Die vorhandenen Vorgänge, Notizen und Angebote des ausgewählten Kunden werden über einen hinterlegbaren Zeitraum hinweg angezeigt. Selbstverständlich ist das CRM-Modul auch direkt aufrufbar und die Kunden-suche über die Kunden-nummer oder als Volltext-suche möglich.

8. CRM-Modul – Heute Nach dem Start des Pro-gramms wird eine Über-sicht über die aktiven Wiedervorlageeinträge angezeigt. Zudem werden Kundenansprechpartner gelistet, welche am aktuel-len Tag Geburtstag haben. Die Aufteilung der Anzeige in Wiedervorlage und Geburtstage ist für jeden Benutzer variabel einstellbar.

9. Kundenkontakte – Selektion der Vorgänge Die Vorgangsanzeige kann durch weitere Selektions-merkmale, wie z.B. Vorgangstyp, Ansprech-partner, Ersteller, Priori-tät und Datum eingegrenzt werden.

10. Kundenkontakte –Verwaltung von Vorgängen Einzelne Vorgänge, bezogen auf Kunden und den jewei-ligen Ansprechpartner, können mit weiteren Daten wie z.B. Priorität, Status und Schreib-/Leserechten versehen werden. Die Vorgänge können dabei sowohl Kundenprojekten als auch Aktionen zugeordnet werden und in einer 1-stufigen Hierarchie unter-einander angeordnet sein.

11. Kundenkontakte –Verwaltung von Vorgängen Aus dem Vorgang heraus kann über MS-Word direkt ein Brief erstellt und ggf. per Fax oder E-Mail ver-sandt werden. Dateien, z.B. einkommende E-Mails, können dem je-weiligen Vorgang hinzuge-fügt werden.

12. Kundenkontakte –Verwaltung von Vorgängen Aufruf von MS - Word mit der Übergabe der jeweili-gen Kundenadresse und ggf. des Ansprechpartners beim Kunden in den Brief. Über den Button ‚Speichern in CRM‘ wird der Brief automatisch dem jeweiligen Vorgang in der CRM-Lösung hinzugefügt.

13. Kundenkontakte –Verwaltung von Vorgängen Der o.a. Schriftverkehr an den ausgewählten Kunden erscheint als zugeordnete Datei des Vorgangs und kann somit jederzeit wieder eingesehen werden.

14. Kundenkontakte –Verwaltung von Notizen Beliebige kunden- und ansprechpartnerbezogene Notizen werden hier erfasst. Zur Notiz können die gleichen Zusatzinformatio-nen wie bei den bereits gezeigten Vorgängen angegeben werden. Die Notizen können zudem direkt ausgedruckt oder intern als E-Mail versandt werden (inkl. der wesent-lichen Zusatzdaten)

15. Kundenkontakte –Verwaltung von Notizen Durch die Anwahl des E-Mail-Buttons in der Ver-waltungsmaske der jewei-ligen Notiz werden die Daten in das eingestellte E-Mail-Programm übernom-men.

16. Vorhandene Projekte anzeigen Über die Registerlasche ‚Projekte‘ können die ange-legten Projekte aufgelistet werden. Zur Einschränkung der Auswahl stehen auch hier mehrere Filterfelder zur Verfügung.

17. Projekte definieren und verwalten Einzelne Projekte können verwaltet und mit Eck-daten, wie z.B. Projekt-leitung, Zeitraster, Team-mitglieder sowie beliebi-gen Beschreibungen ver-sehen werden. Auch eine Wiedervorlage zu einem bestimmten Datum kann hier direkt angelegt werden.

18. Projekt verwalten - Dateiergänzungen Wie bereits bei Vorgängen beschrieben, können Da-teien der unterschied-lichsten Formate auch Pro-jekten zugeordnet werden. Die Dateien können per Doppelklick aus der Maske heraus geöffnet werden.

19. Projekt verwalten -Verlauf Projektrelevante Daten, wie z.B. Angebote oder Notizen, kennzeichnen den jeweiligen Projektfort-schritt. Auch diese Daten können aus der Maske heraus angezeigt, bzw. geändert werden.

20. Vorhandene Aktionen anzeigen Über die Registerlasche ‚Aktionen‘ ist ein weiterer CRM-Bereich aufrufbar. Hier werden die angeleg-ten Aktionen wie z.B. Hausmessen, Internationa-le Ausstellungen oder Rabattaktionen gelistet. Die Anzeige ist über Filter-angaben reduzierbar.

21. Aktionen definieren und verwalten Hier werden zu den einzelnen Aktionen weitere Daten wie z.B. Datum, Mitarbeiter sowie eine Beschreibung hinterlegt. Auch die Wiedervorlage kann für die Aktion hier direkt eingetragen werden.

22. Aktion verwalten - Dateiergänzungen Auch einzelnen Aktionen können Dateien verschie-denen Formates zuge-wiesen werden. Um bei internationalen Events leichter Fremd-sprachige Dokumente zu finden, ist ein Filtern nach der verwendeten Sprache möglich.

23. Aktion verwalten -Verlauf Wie auch bei den Projekten können hier alle der Aktion zugeordneten Kundenkon-takte chronologisch auf-gelistet und auf Wunsch auch direkt geändert werden.

24. Angebotsverlauf – Anzeige und Menüauswahl Über die Registerlasche ‚Angebotsverlauf‘ werden die PLANOS-Vertriebs-angebote angezeigt. Über diverse Selektionen, wie z.B. Datum oder Angebots-status ist diese Anzeige filterbar.

25. Angebotsverlauf – Anzeige und Menüauswahl Über ein Menü kann eine Weiterverarbeitung, z.B. Verlustanalyse, umwandeln eines Angebots in einen Auftrag, oder die Anzeige von Kundendaten gestartet werden. Ebenso kann eine Wieder-vorlage für diesen Eintrag definiert werden.

26. Angebotsverlauf – Generierung von Aufträgen Als Alternative zum Ablauf innerhalb der PLANOS-Vertriebsabwicklung ist das Generierprogramm auch aus dem CRM-Modul heraus aufrufbar. Die Da-ten, wie Kundennummer und Ursprungsangebotsnummer werden dabei vorbelegt. Nähere Informationen zum Generierprogramm siehe in der Dokumentation der PLANOS-Vertriebsabwick-lung.

27. Angebotsverlauf – Weitere Verarbeitungsschritte Es kann auch aus dem CRM-Modul heraus ein aus dem Angebot generierter Auf-trag geändert werden. Dazu wird automatisch das PLANOS-Modul zur Auf-tragsverwaltung gestartet und der entsprechende Auftrag geöffnet. Nähere Informationen zur Auftragsverwaltung siehe in der Dokumentation der PLANOS-Vertriebsabwick-lung.

28. Angebotsverlauf – Verlustanalyse Sofern die Verlustanalyse-Daten innerhalb der PLANOS-Vertriebsabwick-lung geführt werden, sind diese auch im CRM-System aufruf- und verwaltbar.

29. Angebotsverlauf – Statistik Eine Angebotsstatistik, be-zogen auf Werte und An-zahl in Verbindung mit einer graphischen Dar-stellung, ergänzt die ver-trieblichen Angebotsdaten.

30. Outlook Integration – Posteingang Um eingehende E-Mails auf einfachem Wege in PLANOS-CRM zu über-nehmen, gibt es ein CRM-Add-In für Microsoft Outlook. Hiermit können eingehende Mails inkl. Anhängen direkt in das CRM-Modul über-nommen werden.

31. Posteingang – Neuer CRM Vorgang Hier wird ein neuer Vorgang in CRM für den Kunden hinterlegt. Die Mail wird dem Vorgang als Datei angefügt. Wird die Mailadresse des Absenders in den PLANOS-Kundendaten gefunden, so wird die jeweilige Kunden-/Ansprechpartnernummer automatisch vorbelegt.

32. Posteingang – Bestehender CRM-Vorgang Die Mail kann auch einem bereits im CRM-Modul an-gelegten Vorgang hinzu-gefügt werden.Über eine Auswahlmaske kann der betreffende Vorgang ausgewählt werden. Die Nachricht wird auch hier als Datei angefügt.

33. Outlook Integration – Postausgang Auch gesendete E-Mails können über zusätzliche Buttons in der Outlook-Maske auf einfache Art und Weise inklusive aller Anhänge in PLANOS-CRM übernommen werden.

34. Postausgang – Neuer CRM-Vorgang Auch im Postausgang er-scheint die gewohnte CRM-Maske zur Erfassung wei-tergehender Vorgangsda-ten. Wie beim Posteingang wird hier die Kunden-/An-sprechpartnernr. automa-tisch vorbelegt, sofern der Adressat in den PLANOS-Kundendaten gefunden wurde. Ebenso kann direkt eine Wiedervorlage einge-richtet werden.

35. Postausgang–Bestehender CRM-Vorgang Wie auch beim Posteingang kann eine ausgehende Mail auch einem bereits in PLANOS-CRM angelegten Vorgang hinzugefügt werden.