Implementace elektronické důvěryhodné spisovny

1. Implementace elektronické důvěryhodné spisovny Pavel Pačes říjen 2009

2. Zpracování elektronických dokumentů Vzhledem k tomu, že některé dokumenty mají skartační lhůty 30, 50 i více let, je nutno přistupovat k uložení elektronických dokumentů ve spisovně stejně jako k dlouhodobému ukládání. Aplikace xy

3. Situace • Dlouhodobá archivace papírových dokumentů je běžnou praxí • O dlouhodobé archivaci elektronických dokumentů se hodně mluví, o její potřebě není diskuse • Vznikl nový obor, s velkou dynamikou, dosud není ustálený. • Zabývá se primárně digitálními dokumenty, ale také dokumenty z digitalizace

4. Elektronická spisovna • Řeší potřebu dlouhodobého a důvěryhodného uložení elektronických dokumentů v organizaci vyvolanou legislativou i potřebami organizace. • Stávající „papírová“ obdoba: příruční spisovna, spisovna, podnikový archiv

5. Elektronická spisovna • Systém poskytující důvěryhodné střednědobé (případně i časově neomezené) uložení digitálních a digitalizovaných dokumentů ze • spisových služeb, • agendových systémů (Ekonomika – Faktury…), • a ostatních systémů produkujících dokumenty podléhajících spisovému řádu, resp. zákonu č.499/2004 Sb. O archivnictví a spisové službě, v platném znění.

6. Vznik a vyřizování Důvěryhodné uložení Dlouhodobá archivace Systémy původce pro vznik a vyřizování Dokumentů Elektronická spisovna Dlouhodobý elektronický archiv Dlouhodobý elektronický archiv Listinná E-mail Externí subjekty Datové zprávy Podatelna Výpravna Spisová služba Odborné aplikace DMS / ECM …. Skartace Důvěryhodná kopie Sběr dokumentů (Digitalizace) Dlouhodobé uložení Důvěryhodné Uložení (Střednědobé) Vznik dokumentu a vyřizování Vyřazení Elektronická spisovna- Uplatnění v rámci životního cyklu dokumentu

7. Elektronická spisovna - Životní cyklus dokumentů • Dokumenty a spisy se do El.Spisovny ukládají ze spisové služby (či dalších aplikací). Ukládá se metadata + vlastní soubor s dokumentem. • Životnost dokumentů a spisů uložených v El.Spisovně je řízena spisovým plánem. Uložené dokumenty zde čekají na skartační řízení. • Po uplynutí skartační lhůty dojde buď ke skartaci dokumentů nebo dojde k výběru archiválií, které se předávají do nadřazeného archivu (např. Národní digitální archiv).

8. Základní funkce uložení v El. spisovně • Zajištění neměnnosti uložených informací • Zajištění důvěryhodnosti • jednotlivých dokumentů • infrastruktury ES • Zajištění čitelnosti uložených informací v budoucnosti Předcházení problémům vzniklým generačními změnami HW a SW • Dlouhodobé uložení digitálních dokumentů

9. Dlouhodobé uložení digitálních dokumentů Filozofický pohled: • Fakta: • neexistují dokonale permanentní ukládací média či způsob ukládání! Pravděpodobně nebudou existovat ani v budoucnu • Počítačové systémy – neustálý vývoj jak HW, tak SW • Návrh archivních systémů se snaží trvale postihnout možnost potencionální změny a její zvládnutí, namísto dosažení nějakého permanentního stavu!

10. Proč dlouhodobé ukládání? • Běžná rizika uchovávání informací: • Nefungující software • Nefungující hardware • Změna obsahu • Smazání obsahu • Rizika, kterým čelí elektronické dokumenty při dlouhodobém uložení: • degradace nosiče • zastarávání hardware • zastarávání formátu • zastarávání SW technologií a principů • ztráta autenticity – platnost autentizačních prvků

11. Zastarávání médií, HW a SW • Média – opatření proti zastarávání • vytvoření vhodných podmínek pro uložení • volba vhodného média - kombinace médií • obměna médií před vypršením životnosti • vytvoření bezpečnostních kopií • kontrola uložení – periodická detekce chyb • Zastarávání HW a SW • systematická správa a údržba HW, aktualizace SW • včasná migrace před morálním zestárnutím – každých 10 – 15 let (podle rychlosti vývoje) migrace obsahu archivu na nový HW+SW.

12. DESA - zajištění dlouhodobé čitelnosti • Opatření proti zastarávání formátu - dokumenty musí být v dlouhodobě udržitelném formátu. • Standardizace formátů – výběr akceptovatelných formátů pro dlouhodobou archivaci jednotlivých druhů dokumentů (viz. vyhláška č.191/2009 Sb.) • Odmítnutí nestandardního formátu na vstupu, případně migrace formátu při vstupu dokumentu • Sledování vývoje formátů a konverze všech dokumentů zastaralého formátu do nového (migrace formátů). Původní-originální soubor zůstává zachován! • Opatření proti degradaci nosiče, zastarávání hardware, zastarávání SW technologií a principů • Periodická kontrola konzistence uložených dat • Dvě geograficky oddělené lokality (online / offline media?) • Dva různé typy médií • Velký objem, možnost postupného doplňování kapacity • Trvalé vyhodnocování stavu vývoje systémů – životní cykly • Včasný přechod do nového IT prostředí – každých 10/15 let (podle rychlosti vývoje) migrace obsahu archivu na nový HW+SW.

13. DESA - zajištění důvěryhodnosti • Důvěryhodnost = prokázání původu dokumentu a toho, že kopie, kterou vidí uživatel, souhlasí s originálním dokumentem, tj. nic v něm nebylo během doby změněno a pokud ano, je jasné co a za jakých podmínek. • Systém musí uchovávat metadata o všech procesech, akcích a změnách, které se na určitém objektu odehrály v průběhu jeho uložení tak, aby bylo možné tyto změny sledovat až k původnímu dokumentu (např. po několika migracích apod.).

14. DESA - zajištění důvěryhodnosti • Dokumenty jsou na vstupu opatřeny časovým razítkem • Časové razítko je periodicky obnovováno • Systém poskytuje funkce pro ověření důvěryhodnosti (nezměněný dokument a nepřerušená řada časových razítek) • Systém na vyžádání poskytuje důvěryhodné kopie dokumentu

15. Plánování uchovávání PŮVODCE BADATEL Správa dat DM dotazy výsledky SIP Příjem Přístup Popisné info AIP žádosti Archivní úložiště AS DIP Administrace MANAGEMENT Model OAIS pro dlouhodobé uchování elektronických dokumentů SIP, AIP, DOP = Archivní balíčky (dokument/y + metadata)

16. Architektura Řídící Systém Spisovny Procesní řízení a administrace Balíček SIP dotazy a výsledky Kontrola Vstup Systém správy dat (DM) Přístup Provozní úložiště Backup Balíček AIP Archivní úložiště (AS) Systémová a síťová infrastruktura

17. Datový obsah – způsob uložení • Základní ukládací jednotka = informační balíček • Informační balíček = metadata + vlastní obsah (dokument) • Metadata: • Popisná (archivní) – Používají se pro hledání a třídění • Příklad: identifikace, název, popis, původ, datum vzniku, kategorizace, … • Uchovávací (administrativní, technická) – používají se pro správu uložených elektronických dokumentů • Příklad: technické údaje o uložených digitálních objektech, údaje o událostech provedených nad digitálními objekty • Strukturální – používají se pro strukturování informačních balíčků, • Příklad: vazby jednotlivých souborů dokumentu (dokument, příloha, …) • Obsah = soubor nebo několik souborů (např. rozhodnutí + přílohy)

18. Elektronická spisovna Administrátoři, správci PŮVODCI KONZUMENTI Software Hardware Elektronická spisovna- Co je to? HW nebo SW? • SW + HW + lidi + metodika

19. Děkuji za pozornost Pavel Pačes pavel.paces@i.cz