Nekksus Lokal systemadministration Prognos

1. Utbildningsmaterial NekksusLokal systemadministration Prognos Ver. 2012-08-22

2. Innehåll • Att lägga upp ny användare i Nekksus • Att ta bort användare i Nekksus • Att byta användare på uppgift och aktivitet i Nekksus • Motpartsavstämning - prognos • Rapport ”Status-Processflöde” NEKK | Utbildningsmaterial | Lokal systemadministration

3. 1. Att lägga upp ny användare i Nekksus När en ny användare skall registreras i Nekksus sker det i två steg. Först läggs personen upp som användare och därefter sker koppling till de rapporter som användaren skall ha tillgång till. De uppgifter som behövs finnas tillgängliga vid upplägg av ny användare är: Användarnamn: Samma användar–id som används vid inloggning på datorn. Vanligtvis de tre första bokstäverna i namn + efternamn samt födelsedatum (månad och datum). Fullständigt namn: Användarens för och efternamn Ansvar default: Det förvalda ansvar eller nivå som är startvärde för användaren. Skall registreras inkl förvaltningsprefix. Löneansvar: Ansvar eller nivå till vilken användaren har behörighet att se individinformation på lönekostnader. Skall endast fyllas i om användaren skall ha tillgång till löneinformation på individnivå. Denna behörighet skall enligt centrala regler endast tilldelas chefer och andra användare med behov av denna information. NEKK | Utbildningsmaterial | Lokal systemadministration

4. Forts. att lägga upp ny användare i Nekksus • Klicka på flik Administration och välj rapport Användarhantering • När rapporten öppnas hamnar användaren i flik Användare. Här visas befintliga användare inom aktuell förvaltning. • Klicka nedåt i listan, tills det kommer en tom rad. Klicka på det gråa fältet längst till vänster på den tomma raden. Fyll i fälten Användarnamn, Fullständigt namn, och Ansvar default. Om användaren har rätt att se löneinformation på individnivå skall även fält Löneansvar fyllas i. Observera att ni inte ska fylla i fältet för Email, det fylls i automatiskt av systemlösningen. • Klicka på Spara!(Kontrollera att fältet Email fyllts i automatiskt av systemlösningen) NEKK | Utbildningsmaterial | Lokal systemadministration

5. Forts. att lägga upp ny användare i Nekksus • Efter det att en användare har lagts upp i systemet skall den kopplas till de rapporter som den har behörighet för i Nekksus. • Klicka på flik Administration och välj rapport Användarhantering • Klicka på flik Rapportgrupper • Välj i rullistan den användare som skall kopplas till rapporter • Bocka i rutan för de rapportgrupper som är aktuella för användaren. Vanligtvis är det enbart box ”Ekonomi” vilken ger tillgång till rapporter RR, Lönekostnader mfl, men om användaren skall ha tillgång till rapporten ”Lönekostnader – Individnivå” skall även denna box vara markerad. Spara! NEKK | Utbildningsmaterial | Lokal systemadministration

6. Forts. att lägga upp ny användare i Nekksus • Flik Användare per rapportgrupp visar vilka användare på förvaltningen som finns kopplade till de olika rapportgrupperna. • Flik Finns användaren upplagd på flera förvaltningar? kan vara användbar för att se om användare redan finns upplagd i annan förvaltning. Genom att välja en användare i rullistan visas vilka förvaltningar som användaren har behörighet till i Nekksus. En användare kan endast vara upplagd på ett defaultansvar och löneansvar, även om den är upplagd i flera förvaltningar. Det är det senast upplagda defaultansvar och löneansvar som är gällande för användaren. NEKK | Utbildningsmaterial | Lokal systemadministration

7. 2. Att ta bort användare i Nekksus • När en användare inte lägre skall vara upplagd i Nekksus skall behörighet till systemet tas bort. • Klicka på flik Användare • Leta fram användaren som skall tas bort och markera första fältet på raden genom att klicka på personens användarnamn så att det blir gulmarkerat. • Klicka på Ta bort rad. Raden blir nu genomstruken. Klicka på Spara. NEKK | Utbildningsmaterial | Lokal systemadministration

8. 3. Att byta användare på uppgift och aktivitet i Nekksus • När en prognosversion genereras skapas uppgifter (inmatning och godkännande av prognos på ansvar) och aktiviteter (godkännande av nivåer inom förvaltningen). Samtliga uppgifter och aktiviteter är kopplade till användare i Nekksus, och kan vid behov flyttas till annan användare. • Byte av användare på uppgift: • Klicka på flik Budget/Prognos adm • Välj rapport ”Koppla användare till aktivitet och uppgift” • Klicka på flik Uppgifter och välj aktuell prognosprocess i väljaren högst upp i bilden. NEKK | Utbildningsmaterial | Lokal systemadministration

9. Forts. att byta användare på uppgift och aktivitet i Nekksus • Klicka i fältet Inmatare för aktuellt ansvar. Nu öppnas en rullista där samtliga användare inom förvaltningen. • Välj ny användare genom att klicka på namnet. I de flesta fall är det samma person som är inmatare och godkännare för ett ansvar så då måste även fältet Godkännare ändras. Spara. NEKK | Utbildningsmaterial | Lokal systemadministration

10. Forts. att byta användare på uppgift och aktivitet i Nekksus • Byte av användare på aktivitet: • Klicka på flik Budget/Prognos adm och välj rapport ”Koppla användare till aktivitet och uppgift” • Klicka på flik Aktivitet och välj aktuell prognosprocess i väljaren högst upp i bilden. Nu visas i bilden två kolumner: Ansvar (organisationsnivåer inom förvaltningen) och Aktivitet (alla organisationsnivåer som skall godkännas • Klicka i fältet Godkännare för aktuell organisationsnivå som skall ändras. En rullista finns med samtliga valbara användare inom förvaltningen. • Välj ny godkännare genom att klicka på namnet i listan. Spara. NEKK | Utbildningsmaterial | Lokal systemadministration

11. Forts. att byta användare på uppgift och aktivitet i Nekksus Filtrera på användare Både i flik Aktivitet och Uppgift är det möjligt att filtrera på användare. Det kan vara användbart tex när en persons samtliga uppgifter skall flyttas till annan användare. • Klicka på aktuell användare som du vill ersätta. • Högerklicka och välj ”Filtrerar på detta värde”. Då visas endast de rader som är aktuella för användaren. Byt användare på samtliga rader. Högerklicka igen för att ta bort filter. Användare saknas på uppgift eller aktivitet Finns ingen inmatare eller godkännare på ett ansvar eller organisationsnivå står det ”välj” i fältet för användare. Då saknas uppgiften och en annan användare måste läggas till för att prognos ska kunna registreras på detta ansvar/nivå. • Välj en användare från listan i kolumnen. Spara. Tips! För att se om det finns fler ansvar/nivåer som saknar inmatare/godkännare så kan det vara ett tips att filtera på ”Välj”. NEKK | Utbildningsmaterial | Lokal systemadministration

12. 4. Motpartsavstämning - prognos • Prognos skall vara avstämd avseende motpartsgrupp XXXX respektive NNNN. Förvaltningsintern motpart skall vara ”0”. I Nekksus finns flera rapporter som kan vara användbara avstämning av motpart. • Rapport ”Motpartsavstämning – prognos” • En särskild rapport för motpartsavstämnings med inmatningsfunktion har skapats. Rapporten finns endast tillgänglig under flik Ekonomi för användare med behörighet till rapportgrupp ”Lokal systemadministration”. Rapporten visar motpartsgrupperna per kontogrupp i resultaträkningen och totalt resultat per månad per motpartsgrupp. Avstämning kan göras av hela eller delar av förvaltningen genom att välja nivå i organisationsträdet. • I flik Avstämning visas prognos för vald prognosversion fördelad på resp. motpartsgruppering. • I flik Period/Justering kan justering av prognosbelopp per motpartsgrupp göras per kontogrupp och period. Prognos för valt ansvar blir uppdaterad även om ansvarets prognos redan är godkänd. • I flik Ansvar visas prognos för vald kontogrupp fördelad på ansvar för resp. motpartsgruppering. • I flik Resultat per månad visas prognosresultat per månad för resp. motpartsgruppering. NEKK | Utbildningsmaterial | Lokal systemadministration

13. Forts. Motpartsavstämning - prognos • Justering av motpart • Välj flik Avstämning och markera vilken kontogrupp som ska justeras. • Välj flik Period/Justering och markera vilken period (prognosmånad) som ska justeras. • I vyn längst ner i bild öppnas ett inmatningsbart fält. Välj Ansvar där justering skall sparas. Välj Motpart som skall justeras. Fyll i justeringsbelopp i fält Prognos. Klicka på ”Lägg till rad” och fyll i vilket ansvar och motpart som skall motbokas. Summa skall bli 0. Spara. Observera att justeringen inte är resultatpåverkande (påverkar inte resultatraden på prognosen) utan endast är en justering mellan motparter! NEKK | Utbildningsmaterial | Lokal systemadministration

14. Forts. Motpartsavstämning - prognos • I systemlösningen finns ytterligare rapporter som kan vara till användning vid motpartsavstämning: Rapport ”Godkänna – prognos” och rapport ”Prognosanalys” • Rapport ”Godkänna – prognos” • Rapporten Godkänna – prognos är tillgänglig inom prognosprocessen och visas för användare som har aktivitet att godkänna. • Användare ser dock endast den nivå för vilken den skall godkänna. Genom att välja ”Mina kommande uppgifter” kan användare som har till uppgift att godkänna förvaltningen som helhet göra avstämning av motpartsgrupper innan centralt justeringsansvar godkänns. Eventuella justeringar kan sedan göras på centralt justeringsansvar. NEKK | Utbildningsmaterial | Lokal systemadministration

15. Forts. Motpartsavstämning - prognos • Rapport ”Prognosanalys” • Under pågående prognosprocess kan rapport ”Prognosanalys” vara användbar. I denna rapport väljer användaren själv vilka kolumner som visas (versioner). • För att göra motpartsavstämning avseende prognos kan versionsvalen ”Prognos x”, ”Utfall ack” samt ”Budget helår” vara användbara. NEKK | Utbildningsmaterial | Lokal systemadministration

16. 5. Rapport ”Status - processflöde” • För att följa förvaltningens arbete med prognos och budget i Nekksus finns rapporten Status – processflöde. Denvisar status på aktiva processer inom förvaltningen. Samtliga användare har tillgång till denna rapport för sin förvaltning, men den är kanske främst användbar centralt inom förvaltningen för att övervaka status för aktuell process. • Flik Översikt visar status på aktivitet och uppgifter inom vald process. Görs ett val av status i denna flik följer valet med till nästa flik. • Flik Aktiviteter visar godkännare och status för aktiviteter • Flik Uppgifter visar inmatare/godkännare och status för uppgifter NEKK | Utbildningsmaterial | Lokal systemadministration