Nekksus Budget (drift)

1. Utbildning NekksusBudget (drift) Ver. 2012-10-09

2. Agenda • Syfte och upplägg avseende utbildning i Nekksus – budget • Förutsättningar • Budgetprocess/budgetprinciper • Systemvisning och övningar • Lokal systemadministration NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

3. Syfte med utbildningen • Syftet med denna utbildning är att ni ska lära er arbeta med budget i Nekksus. Utbildningen ska ses som en fortsättning på det stegvisa lärandet i systemlösningen och är en fortsättning på genomförd utbildning inom utdata/prognos. • Skapa förutsättningar för vidare lokal utbildning i Nekksus budget enligt metoden ”Train-the-trainer”. • Datorhjälpen finns som ett komplement. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

4. Upplägg för utbildningen • Utbildning genomförs i fyra steg • Utbildningen sker i en anpassad utbildningsmiljö för budget. Denna finns tillgänglig för alla förvaltningar och återställs varje natt. • Utbildningsmaterialet kan utan anpassning användas för lokal utbildning. • I anteckningsfältet under bilderna finns stödtext/”pratmanus” till utbildaren. 1 PRINCIPER & TEORI 2 VISNING i SYSTEMET 4 FRÅGOR 3 ÖVNINGAR I NEKKSUS NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

5. Förutsättningar • På projekthemsidan (www5.goteborg.se/nekk) finns dokumentation om systemlösningens utformning samlat under ”Utformningsprinciper och tillämpningar”. • Inloggning i produktionsmiljön görs med Gbg3000-inloggning, samma inloggning som används vid inloggning i datorn. • Inloggning i utbildningsmiljön görs med specifikt användarnamn och lösenord som tillhandahålls av utbildaren. • Organisationsträdet i Nekksus skapas utifrån strukturen i Horisonten. Viktigt att varje förvaltning kontrollerar sitt organisationsträd inför kommande budgetår, eftersom det ligger till grund för godkännandeprocessen. • Upplägg av nya koder (t ex ansvar, objekt) görs liksom tidigare i Horisonten. Giltiga koder och transaktioner läses över från Horisonten till Nekksus varje natt. Utformning Behörighet i Nekksus produktion Behörighet i Nekksus utbildningsmiljö Organisation Koder och transaktioner NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

6. BUDGET NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

7. Budget 2013 • Budgetarbete i Nekksus kan pågå under perioden 22 oktober till 31 januari. Viktigt med lokal tidplan! • Budget ska vara periodiserad över året och registreras på: • Förvaltning och ram • Kontogrupp • Motpartsgrupp (NNNN, XXXX) • Förvaltningsintern motpart, (IIII) måste vara 0 varje månad! • Endast SDN: Verksamhet 1 position (undantag försörjningsstöd) • Varje förvaltning kan dessutom ha ytterligare krav för budgetinmatning. Viktigt med lokala anvisningar! Tidplan Centrala krav vid registrering av budget Lokala krav vid registrering av budget NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

8. Budgetprocessen i Nekksus • Inför budgetarbetet skapar systemet s.k. uppgifter till samtliga ansvar inom förvaltningen samt aktiviteter för godkännande, på samma sätt som vid arbetet med prognos. Till varje uppgift och aktivitet skall det finnas angivet vem som är inmatare respektive godkännare. • All budgetinmatning i Nekksus sker på ansvarsnivå och godkänns på överliggande nivå. Om någon på överliggande nivå vill göra en justering av den uppsummerade budgeten görs detta antingen genom att budgeten skickas tillbaka en nivå i organisationen eller genom att en justering görs på annat ansvar, så kallat justeringsansvar. • Samtliga ansvar och nivåer måste vara godkända innan förvaltningen som helhet kan godkännas. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

9. Processflöde Godkänn OK Analys av underliggande budget Förvaltningscentralt Skicka tillbaka EJ OK Godkänn OK Analys av budget på underliggande ansvar Skicka tillbaka EJ OK Verksamhet (flera nivåer) Klarmarkera Registrering av budget på ansvar* * Registrering på justeringsansvar en möjlighet. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

10. Budgetprocessen i Nekksus • Status • Ej Påbörjad • Påbörjad • Klarmarkerad • Godkänd NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

11. Budget i Nekksus • Systemet skapar rader (obs: inget budgetförslag!) för inmatning av budget utifrån senast godkända prognos och föregående års budget och utfall. • Budget avseende kommunbidrag fördelas automatiskt ut till respektive förvaltning. • Funktionalitet finns för automatisk budgetering av nämndbidrag. Denna funktion är frivillig för varje förvaltning att aktivera. • Funktionalitet finns för automatisk beräkning av sociala avgifter utifrån en fast procentsats inom respektive förvaltning. • För att underlätta vid budgetering av personalkostnader har en ny rapport skapats i Nekksus med anställningsinformation från lönesystem. Budgetrader Kommunbidrag och nämndbidrag Beräkning av sociala avgifter Ny rapport! Rapport anställnings-information NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

12. Budget i Nekksus fortsättning • Ny kontoplan kommer att gälla från 2013. Några konton försvinner, nya konton tillkommer och vissa konton ändras (samma kontonummer men nytt namn). I Nekksus kommer den nya kontoplanen vara gällande vid inmatning av budget. Konton som inte gäller 2013 går inte att använda vid budget-inmatning. • För de förvaltningar som valt att inte visa motpart i den enkla inmatningsmallen sparas samtliga budgetvärden default med motpart XXXX. Eventuella ändringar av motpart görs i den detaljerade inmatningsmallen, eller i rapport Motpartsavstämning -budget. • Centralt krav på SDN att budget (och prognos) skall registreras med verk 1 position (försörjningsstöd 4 positioner). Budgetposter som sparas utan verk får benämning ”Verksamhet saknas” och förvaltningen måste justera förvaltningens budget avseende verk på respektive kontogrupp. Ny kontoplan Motpart Endast för SDN: Verk NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

13. Periodnycklar • I Nekksus finns ett antal ”nycklar” för periodisering av budget över årets månader. Användaren väljer aktuell nyckel vid inmatning av budget. • Om användaren inte väljer någon nyckel sparas budget med en default periodisering • Budget kan periodiseras per kontogrupp eller på enskilda konton. I de fall användaren väljer olika periodiseringar på konton inom samma kontogrupp får kontogruppen benämningen ”Olika nycklar” i fältet för nyckel. • Användare kan periodisera budget manuellt genom inmatning av belopp per månad (flik ”Budget månad” och ”Budget detaljer månad”). I fältet nyckel får dessa budgetvärden benämningen ”Manuell”. När ett budgetvärde har periodiserats manuellt går det inte att ändra årsbelopp med bibehållen manuell periodisering. Periodnycklar i Nekksus Alla värden periodiseras! Periodisering på kontogrupp och/eller konto Manuell periodisering NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

14. Periodnycklar fortsättning • När ett budgetvärde har periodiserats med hjälp av en periodnyckel och användaren därefter manuellt ändrar något månadsbelopp kommer benämningen på periodnyckeln ändras till ”manuell”. Det går därefter inte att ändra årsbelopp utan att byta nyckel! • Användare kan registrera budget på kontogrupp med en periodisering och därefter registrera budget på specifikt konto inom denna kontogrupp med annan periodisering. I fältet nyckel får dessa budgetvärden benämningen ”Olika nycklar”. • Användare kan (flik budget detalj) registrera budget på specifika konton med olika periodisering. Om användare därefter ändrar periodnyckel på kontogruppen (flik budget) ändras periodfördelningen på samtliga konton inom kontogruppen. Manuell ändring av månadsbelopp Avvikande periodisering på konto inom kontogrupp Ändring av periodisering NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

15. Beräkning av sociala avgifter • Som stöd för användare finns i Nekksus funktionalitet för automatisk beräkning av sociala avgifter vid budgetering av lönekostnader. Systemet beräknar sociala avgifter utifrån en fast procentsats som varje förvaltning själva beslutar. Samma procentsats gäller alltså för samtliga ansvar inom en förvaltning. • När en användare har budgeterat ett värde inom kontogrupp ”Lön ersättn o förmån” och valt en periodfördelning och sedan klickar på Beräkna sociala avgifter så kommer de sociala avgifterna beräknas och också periodiseras på samma sätt som lönekostnaden. • Den som vill använda en annan procentsats än den som beslutats inom förvaltningen får istället använda manuell inmatning på kontot sociala avgifter. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

16. Nämndbidrag • För att underlätta för användare vid budgetering finns funktionalitet i Nekksus för automatisk budgetering av nämndbidrag. En beräkning av nettot på samtliga budgetvärden inom ansvaret görs och budgeteras på konto 8111 med motsvarande belopp varje månad. • Möjlighet till manuell registrering på 8111 finns även om förvaltning valt att aktivera knappen ”Skapa budget nämndbidrag”. Det är viktigt att inte blanda dessa båda arbetssätt!! • Viktigt med löpande avstämning så att förvaltningens nämndbidrag totalt blir 0 varje månad. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

17. Systemvisning Nu går vi in i systemet! Stödanteckningar till utbildaren finns i anteckningsfältet NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

18. Övningar – budget • Starta Internet Explorer • Skriv in följande länk till Nekksus utbildningsmiljö: http://s005aa50u/utb/ • Välj Server “UTB Budget” • Logga in i utbildningsmiljön med de inloggningsuppgifter som du fått av din utbildare NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

19. Övning 1 – Registrera budget på kontogrupp I den här övningen lär du dig att registrera budget på kontogrupp. • Klicka på flik Uppgifter. • Du hamnar nu under fliken ”Mina uppgifter” och här visas de uppgifter som användaren har att göra. I detta exempel finns två uppgifter. • Välj att arbeta med budget för ansvar Biblioteket genom att klicka på knappen ”Inmatning/Klarmarkering”. Du hamnar nu i översiktsbilden för budget. • Klicka på flik Budget och registrera budgetvärdet 50 på kontogrupp ”Bidrag”, motpartsgrupp ”1-4 Extern motpart”. Spara. • Återgå till flik Översikt och kontrollera att beloppet har sparats. • Klicka på flik Analys månader och se hur beloppet fördelats med 12-delar över året. • Stäng flik Budgetinmatning genom att klicka på krysset i fliken. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

20. Övning 2 – Periodisera budget på kontogrupp I den här övningen lär du dig att periodisera budget på kontogrupp med hjälp av periodnyckel och att skiva en kommentar. • Klicka på flik Uppgifter och välj att arbeta med budget för ansvar Biblioteket genom att klicka på knappen ”Inmatning/Klarmarkering”. • Klicka på flik Budget och registrera budgetvärdet 150 på kontogrupp ”Taxor avg ersättn”, motpartsgrupp ”1-4 Extern motpart”. • Välj periodisering ”11-delar” från rullistan i kolumn Nyckel. Spara. • Klicka på flik Analys månader och se hur budgeten har fördelats över året. • Klicka på flik Kommentarer kontogrupp och skriv en kommentar på kontogruppen ”Taxor avg ersättn” . Spara. • Stäng flik Budgetinmatning. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

21. Övning 3 – Registrera budget på konto I den här övningen lär du dig att arbeta med budget på konto och annan koddel • Klicka på flik Uppgifter och välj att arbeta med budget för ansvar Biblioteket genom att klicka på knappen ”Inmatning/Klarmarkering”. • Klicka på kontogrupp ”Lokal- o markhyr fast service”. Raden blir nu markerad. • Klicka på flik Budget detaljer och registrera budgetvärdet -2700 på konto ” 6011 Lokalhyror”, verk ”K200”, motpart ”1-4 Extern motpart” och objekt ” Biblioteksvägen”. Spara. • Klicka på flik Analys månader och se hur budgeten har fördelats över året. • Stäng flik Budgetinmatning. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

22. Övning 4 – Budgetera och beräkna soc. avgifter I den här övningen lär du dig att periodisera budget med fördelningsnyckel och använda funktionen ”Beräkna sociala avgifter” • Klicka på flik Uppgifter och välj att arbeta med budget för ansvar Biblioteket genom att klicka på knappen ”Inmatning/Klarmarkering”. • Klicka på flik Budget och registrera budgetvärdet -3000 på kontogrupp ”Lön ersättn o förmån”, motpartsgrupp ”1-4 Extern motpart”. • Välj periodisering ”Lön ferie utan löneavtal” från rullistan i kolumn Nyckel. Spara. • Klicka på knappen ”Beräkna sociala avgifter” så att dessa också budgeteras. Kontrollera att samma fördelningsnyckel används för sociala avgifter som för lön. • Stäng flik Budgetinmatning. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

23. Övning 5 – Periodisera budget manuellt I den här övningen lär du dig att periodisera budget manuellt per månad men med hjälp av fördelningsnyckel • Klicka på flik Uppgifter och välj att arbeta med budget för ansvar Biblioteket genom att klicka på knappen ”Inmatning/Klarmarkering”. • Klicka på flik Budget och registrera budgetvärdet -200 på kontogrupp ”Övr verks kostnader”, motpartsgrupp ”5 Nämnder”. • Välj periodisering ”11-delar” från rullistan i kolumn Nyckel. Spara. • Klicka på flik Budget månad och ändra beloppet till 0 under juni och augusti och öka istället på december med motsvarande belopp. Spara. • Klicka på flik Analys månader och se hur budgeten har fördelats över året. • Återgå till flik Budget och kontrollera att det står ”Manuell” i kolumnen Nyckel. Prova gärna att ändra årsbelopp och läs felmeddelandet som visas. Klicka på knappen för ångra. • Stäng flik Budgetinmatning. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

24. Övning 6 – Periodisera budget på konto I den här övningen lär du dig att budgetera på kontonivå och använda olika fördelningsnycklar inom samma kontogrupp • Klicka på flik Uppgifter och välj att arbeta med budget för ansvar Biblioteket genom att klicka på knappen ”Inmatning/Klarmarkering”. • Klicka på kontogrupp ”Förbrukn mtrl o rep” och välj sedan att arbeta i flik Budget detaljer. • Registrera budgetvärdet -60 på konto ”6411 Förbrukningsinventarier”, motpartsgrupp ”1-4 Extern motpart”. Välj periodisering ”jämn jan-juni”. • Registrera budgetvärdet -40 på konto ” 6431 Böcker tidningar och facklit”, motpartsgrupp ”1-4 Extern motpart”. Välj ingen periodisering utan använd defaultvärdet (12-delar). • Återgå till flik Budget och kontrollera beloppet -100 och att det står ”Olika nycklar” i kolumnen Nyckel. • Stäng flik Budgetinmatning. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

25. Övning 7 – Budgetera på stängt konto I den här övningen lär du dig vad som händer när du försöker budgetera på ett konto som är stängt 2013. En asterisk (*) efter kontot visar att kontot är stängt för registrering 2013. • Klicka på flik Uppgifter och välj att arbeta med budget för ansvar Biblioteket genom att klicka på knappen ”Inmatning/Klarmarkering”. • Klicka på kontogrupp ”Övr verks kostnader” och gå till flik Budget detaljer. • Registrera budgetvärdet -100 på konto ”4645 * Köp av stödverksamhet, it” motpartsgrupp ”1-4 Extern motpart”. Klicka på spara. • Läs problembeskrivningen genom att högerklicka på den rödmarkerade raden och välj ”Visa felmeddelande”. • Ta bort budgetvärdet från det stängda kontot genom att klicka på ”Ångra” och välj annat konto (t ex 7221) för registrering av budget. Spara. • Stäng flik Budgetinmatning. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

26. Övning 8 – Boka nämndbidrag I den här övningen lär du dig att arbeta med automatisk beräkning av nämndbidrag och att klarmarkera budget. • Som stöd till budgetarbetet finns funktionalitet i Nekksus med automatisk beräkning av nämndbidrag. Systemet beräknar nettot av samtliga registrerade budgetrader på ansvaret och motbokar kontot för nämndbidrag. • Klicka på flik Uppgifter och välj att arbeta med budget för ansvar Biblioteket genom att klicka på knappen ”Inmatning/Klarmarkering”. • Klicka på knappen ”Skapa budget nämndbidrag”. • Observera att det inte går att ångra denna beräkning, den sparas automatiskt. • Klicka på flik Kommentar ansvar och skriv en kommentar till din budget. • Klarmarkera budgeten för ansvar Biblioteket. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

27. Övning 9 – Skicka tillbaka budget I den här övningen är du en chef som skall granska och skicka tillbaka en budget till underliggande nivå inom förvaltningen. • I denna övningen är inte samtliga ansvar inom nivån klarmarkerade och därför har chefen inte fått en uppgift. • Klicka på flik Mina kommande uppgifter och välj att öppna aktivitet ”Granska aktivitet”. • Välj att arbeta med budget för ansvar Biblioteket genom att klicka på ansvar Biblioteket till vänster i bilden. • Analysera budgeten i flik Resultaträkning översikt. • Välj att skicka tillbaka budgeten genom att klicka på ”Skicka tillbaka”. • Markera rutan för ansvar Biblioteket. • Det kommer nu upp en ruta där det är tvingande att skriva en kommentar till mottagaren av uppgiften. • Skriv en kommentar och klicka på ”Skicka tillbaka”. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

28. Övning 10 – Extra övning budget I den här övningen lär du dig att arbeta med periodnycklar • Klicka på flik Uppgifter och välj att arbeta med budget för ansvar Skolan genom att klicka på knappen ”Inmatning/Klarmarkering”. Budgetera i flik Budget med extern motpart utan att ange periodisering: • 600 på kontogrupp ”Taxor avg ersättn”, 1 – 4 Extern motpart • 170 på kontogrupp ”Bidrag”, 1 – 4 Extern motpart • -400 på kontogrupp ”Förbruknmatr o rep”, 1 – 4 Extern motpart • - 6000 på kontogrupp ”Lön ersättn o förmån” • Spara och använd knappen ”Beräkna sociala avgifter”. • Klicka på flik Översikt och markera rad ”Förbruknmatr o rep”. Välj flik Budget detaljer och budgetera -50 på konto ”6511 Kontorsmaterial”, 1 – 4 Extern motpart. Välj periodnyckel ”Jämn jan-juni”. Spara. Gå till flik Budget och kontrollera att periodnyckeln ”Olika nycklar” nu finns angiven på kontogruppen. • Ändra periodnyckeln för hela kontogruppen ”Förbruknmatr o rep” till ”11-delar” i flik Budget. Gå till flik Översikt och använd knappen ”Skapa budget nämndbidrag”. • Klarmarkera budget för ansvar Skolan. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

29. Övning 11 – Arbeta med rapporten ”Budgetanalys” I den här övningen lär du dig att analysera budget i rapport Budgetanalys • Användare kan när som helst under sitt budgetarbete analysera sin budget i rapporten Budgetanalys. Här visas budget under pågående budgetarbete. Användaren väljer vilka kolumner som ska visas genom att välja ”version” till vänster i bild. Genom att hålla nere Ctrl-knappen på tangentbordet kan flera versioner (kolumner) väljas. • Klicka på fliken Ekonomi och öppna rapporten ”Budgetanalys”. • Välj ansvar Biblioteket. • Byt år i väljaren till 2013. • Välj version: Helårsbudget jan, Utfall föregående år, Budget föregående år och Prognos helår. • Analysera budgeten. • Stäng rapporten. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

30. Övning 12 – Rapport ”Anställningsinformation” I den här övningen lär du dig att arbeta med rapport Anställningsinformation En ny rapport som stöd vid budgetering av lönekostnader har tagits fram i Nekksus. Rapporten Anställningsinformation visar en lista över samtliga anställda på ett ansvar/nivå inom respektive förvaltning. Särskild behörighet krävs för att se rapport Anställningsinformation. • Klicka på flik Ekonomi och öppna rapporten ”Anställningsinformation”. • Välj att arbeta med ansvar Skola. • Exportera rapporten till Excel för vidare beräkning av personalbudget. • Stäng rapporten. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

31. Utbildningsmaterial • Powerpoint-dokumentet distribueras via mail till deltagare på central utbildning. • Dokumentet kan utan anpassning användas för lokal utbildning. • Innehåller både genomgång av systemanvändning och övningar (Obs! Prat-manuset i anteckningsfältet synliggörs genom att visa presentationen med ”Anteckningssidor”). NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

32. Utbildningsmiljö • Utbildningen sker i en anpassad utbildningsmiljö. Tänk på att byta till server till UTB Budget vid inloggning. • Övningarna i utbildningsmaterialet är anpassade efter denna miljö. • Särskilda inloggningsuppgifter distribueras – samma som för prognos! • Finns tillgänglig för alla förvaltningar och återställs varje natt. http://s005aa50u/utb/ NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

33. Datorhjälpen • Användarstöd finns som guider i Datorhjälpen. Här finns också de övningar som ingår i utbildningen. • Länk till Datorhjälpen hittar ni på startsidan i Nekksus och under frågeteckensymbolerna (”?”) i systemet. http://www.datorhjalpen.goteborg.se NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget

34. Kontakt nekk@stadshuset.goteborg.se NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus budget