การบริหารการเปลี่ยนแปลง ( Change Management )

การบริหารการเปลี่ยนแปลง (Change Management) โดย นางกิตติยา คัมภีร์ สิงหาคม 2549

การบริหารการเปลี่ยนแปลงการบริหารการเปลี่ยนแปลง บริบทของการเปลี่ยนแปลง กระบวนทัศน์ใหม่ในการทำงาน หลักการบริหารการเปลี่ยนแปลง การสื่อสารและการบริหารการเปลี่ยนแปลง ปัจจัยที่มีผลต่อความสำเร็จของการเปลี่ยนแปลง

ปัจจัยที่ส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงปัจจัยที่ส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลง ปัจจัยภายใน (Internal Change Driver) สภาพปัญหา ของระบบราชการ การทุจริต ประพฤติมิชอบ ความเก่า ล้าสมัย ของระบบ การบริหาร แบบรวมศูนย์ อำนาจ ทุจริต ประพฤติ มิชอบ ความไม่ รับผิดชอบ กำลังคน ไม่มีคุณภาพ ปัญหา ประสิทธิภาพ ทัศนคติ ค่านิยม แบบดั้งเดิม กฎ ระเบียบ เทคโนโลยี วิธีปฏิบัติงาน ไม่ทันสมัย ค่าตอบแทน สวัสดิการไม่เหมาะสม

ปัจจัยที่ส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงปัจจัยที่ส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลง ปัจจัยภายนอก (External Change Driver) กระแสโลกาภิวัฒน์ ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี แรงผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลง วิกฤติเศรษฐกิจ การเข้าสู่ สังคมเรียนรู้ ความเข้มแข็งของภาคเอกชน ความต้องการ มีส่วนร่วม ของประชาชน รัฐธรรมนูญ

Prime Minister’s Vision Beyond Bureaucracy • ให้ประชาชนเป็นศูนย์กลาง (citizen-centered) และ ยึดประโยชน์ สุขของประชาชนเป็นหลัก • คิดเชิงยุทธศาสตร์ มุ่งไปข้างหน้า (future-oriented) และ เปิดมุมมองให้กว้าง (outside-in approach) • บริหารงานบนฐานขององค์ความรู้และข้อมูลสารสนเทศ • ทำงานเชิงรุก กล้าคิด กล้าทำ ท้าทาย ไม่ติดยึดกับรูปแบบเดิม เพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่ดีขึ้น • ยึดหลักบูรณาการ ไร้พรมแดนของหน่วยงาน (boundary less) • มีเป้าหมายในการทำงาน สามารถวัดผลสำเร็จได้อย่างชัดเจน • เน้นความรวดเร็ว เพื่อให้สามารถแข่งขันได้ (economy of speed) • เรียนรู้อย่างต่อเนื่อง ปรับตัวให้ทันโลกทันสมัย • แสวงหาและใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีสมัยใหม่

กระบวนทัศน์ วัฒนธรรม และค่านิยม กระบวนทัศน์ =กรอบความคิด / วิธีคิด (Paradigm) วัฒนธรรม = ความคิด ประเพณี ทักษะ ศิลปะ (Culture) ค่านิยม = ความเชื่อถาวรเกี่ยวกับสิ่งที่เหมาะสม (Value) มาตรฐานความเชื่อ 7

วัฒนธรรมในการทำงานใหม่วัฒนธรรมในการทำงานใหม่ การลดขนาดและอำนาจจากส่วนกลาง การรายงานหลายทาง (Matrix Reporting System) การทำงานแบบมีส่วนร่วม การกระจายอำนาจสู่ผู้ปฏิบัติ การวัดผลิตภาพ ผลิตผล

กระบวนทัศน์ใหม่ที่ควรเป็นกระบวนทัศน์ใหม่ที่ควรเป็น กระบวนทัศน์เดิม • ประชาชนคือผู้อยู่ใต้ปกครอง - ประชาชนคือลูกค้าที่ต้องเอาใจใส่ • - มุ่งรักษาสถานภาพเดิม - ผู้นำการเปลี่ยนแปลง • (Management for status Quo) (Change agent) • ยึดระเบียบกฎเกณฑ์เข้มงวด - ใช้ระเบียบกฎเกณฑ์อย่างมีดุลยพินิจ • (Regulation) • วัดผลจากกิจกรรม - วัดผลสัมฤทธิ์ • ทำตามสั่ง(Boss Oriented) - ริเริ่มสร้างสรรค์ • - แบ่งงานกันทำตามหน้าที่ - ยึดทีมงาน กระบวนการทำงาน • - รวมอำนาจ (Centralization) - กระจายอำนาจ (Decentralization) • - เน้นการควบคุม (Controller) - เน้นการช่วยเหลือแนะนำ • - ทำงานตามสายบังคับบัญชา - ทำงานแนวราบ-สร้างเครือข่าย • - ทำงานเช้าชาม-เย็นชาม - มีวิสัยทัศน์ • แก้ปัญหาเฉพาะหน้า • - ไม่มีการวัดการให้บริการ - สร้างตัวชี้วัด • ไม่ชอบการเปลี่ยนแปลง - พร้อมรับการเปลี่ยนแปลง • อาศัยประสบการณ์ความเคยชิน อย่างกล้าหาญ- ปกปิด - โปร่งใส • - ตัดสินใจโดยภาครัฐ - ประชาชนมีส่วนร่วม

คุณลักษณะข้าราชการที่พึงประสงค์คุณลักษณะข้าราชการที่พึงประสงค์ I AM READY

I AM READY Integrityทำงานอย่างมีศักดิ์ศรี Activenessขยัน ตั้งใจ ทำงานเชิงรุก Moralityมีศีลธรรม คุณธรรม Relevancyรู้ทันโลก ปรับตัวทันโลกตรงกับสังคม Efficiencyมุ่งเน้นประสิทธิภาพ Accountabilityรับผิดชอบต่อผลงาน ต่อสังคม Democracyมีใจและการกระทำที่เป็นประชาธิปไตย มีส่วนร่วม โปร่งใส Yieldมีผลงาน มุ่งเน้นผลงาน

ผลการสำรวจกระบวนทัศน์ฯ ข้าราชการในภาพรวม ปี พ.ศ. 2548 1 8 8 2 8 2 1 2 1 1

ความสัมพันธ์ระหว่าง I AM READY กับประสิทธิผล 2 1 3

การบริหารการเปลี่ยนแปลงมี 2 กรณี • การเปลี่ยนแปลงที่มีการวางแผนไว้ก่อน โดยรู้หรือคาดการณ์ล่วงหน้าว่าจะมีการเปลี่ยนแปลง และเตรียมพร้อมรับมือสถานการณ์ที่จะเกิดขึ้นไว้ก่อน 2. การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นโดยไม่มีการวางแผน เกิดจากสิ่งแวดล้อมภายนอกที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และรุนแรง ทำให้องค์กรต้องเปลี่ยนแปลงอย่างเร่งด่วน

ความหมายของการบริหารการเปลี่ยนแปลงความหมายของการบริหารการเปลี่ยนแปลง B • Change Management is the use of systematic methods to ensure a planned organizational change can be guided in the planned direction, conducted in a cost effective and efficient manner, and completed within the targeted time frame and with the desired resulted(Holland & Davis Management Consulting Services) • The process of modifying/revising a particular design, operation, technique, or system, includes both hardware and software, as well as transition planning (Paul F. Wilson and others) A กระบวนการที่ได้วางแผนไว้อย่างเป็นระบบ

ความหมายของการบริหารการเปลี่ยนแปลง • จะทำอย่างไรให้ไปสู่จุดหมายปลายทางของการเปลี่ยนแปลงที่กำหนดไว้ • เป็นสิ่งที่เกี่ยวข้องกับการวางแผนและการกำกับดูแลการเดินทาง • เป็นการเชื่อมโยงการเดินทางขององค์กรระหว่างจุดที่องค์กรดำรงอยู่ในปัจจุบัน (As-Is) และจุดมุ่งหมายปลายทางที่องค์กรต้องการจะไปถึง (To-be) เพื่อบริหารจัดการให้การเดินทางนั้นดำเนินไปได้อย่างราบรื่น • เป็นการเตรียมความพร้อมขององค์กรในการเปลี่ยนแปลง

ความหมายของการบริหารการเปลี่ยนแปลง • เป็นการวางแผนและออกแบบองค์ประกอบต่างๆ ที่เกี่ยวข้องในการดำเนินการเปลี่ยนแปลง • เป็นการบริหารจัดการที่เกี่ยวข้องกับการนำการเปลี่ยนแปลงไปปฏิบัติ รวมทั้งกระบวนการในการเปลี่ยนแปลงเพื่อลดผลกระทบที่อาจจะเกิดขึ้นและก่อให้เกิดผลประโยชน์สูงสุด • เป็นการติดตามและตรวจสอบความก้าวหน้าของการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง รวมทั้ง เป็นการปรับทิศทางหรือกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงตามความเหมาะสม

ทำไมองค์การต้องมีการเปลี่ยนแปลง • มีการปรับเปลี่ยนโครงสร้าง: ควบรวมกิจการ ลดขนาดองค์กร ฯลฯ • มีการเพิ่มบทบาทหน้าที่และบริการใหม่ • การปรับเปลี่ยนผู้นำ • ต้องปรับตัวให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลง ด้านเทคโนโลยี • การเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงาน • การเปลี่ยนแปลงเรื่องคน : เปลี่ยนระบบบริหารผลปฏิบัติงาน

When change is needed, what to do are ... 6. วิเคราะห์ ความซับซ้อน ของการเปลี่ยน แปลง 4. วิเคราะห์ โครงสร้าง องค์กร 5. วิเคราะห์ ระบบและ สาเหตุปัญหา 2. วิเคราะห์ ความจำเป็น 3. วิเคราะห์ วัฒนธรรม องค์กร 1. ทบทวน สิ่งที่เคยทำ ในอดีต ผลกระทบ ด้านกายภาพ ปริมาณงาน/ สิ่งที่ต้องทำเพิ่ม ความเสี่ยง ผลกระทบ ด้านบุคลากร • นโยบาย • เป้าประสงค์ • โครงสร้าง • ฝึกอบรมพนักงาน • ปรับเปลี่ยนเครื่อง • มือ อุปกรณ์ • จำนวนบุคลากรที่ • ได้รับผลกระทบ • ความรุนแรงของ • การต่อต้าน • ระบบ IT • ผู้เชี่ยวชาญ

Level of Scope of Change เล็ก / ใครทำ ใหญ่ / ใครทำ

สัญญาณบ่งชี้การต่อต้านสัญญาณบ่งชี้การต่อต้าน กิจกรรมที่ต่อต้าน การต่อต้านที่ชัดเจน การรวมพลังต้าน สัญญาณเริ่มแรก ซุบซิบ นินทา การต่อต้านเงียบ เช่น ก่อวินาศกรรม ต่อต้านแบบ ไม่โต้ตอบ นิ่งเฉย เช่น ไม่แสดง ความเห็นในการประชุม ปฏิเสธ ท้าทาย วิพากษ์วิจารณ์ (รายบุคคล) ทดสอบ ทดลองกำลัง ข่มขู่ คุกคาม ประท้วง (กลุ่ม) ต่อต้านแบบ เปิดเผย เช่น โต้เถียง จู่โจม ต่อต้านแบบเชิงรุก ชักชวนผู้อื่น ทำลายสิ่งของ

The Eight – Stage Process(by John P. Kotter) 1. จุดประกายให้เห็นถึงความจำเป็นเร่งด่วน (Establishing a Sense of Urgency) 2. สร้างแนวร่วม (Creating the Guiding Coalition) 3. พัฒนาวิสัยทัศน์และกลยุทธ์ (Developing a Vision and Strategy) 4. สื่อสารสร้างความเข้าใจวิสัยทัศน์แห่งการเปลี่ยนแปลง (Communicating the Change Vision) 5. ให้อำนาจพนักงานในการขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลง (Empowering Employees for Broad-Based Action) • ผลักดันชัยชนะระยะสั้น • (Generating Short-Term Wins) 7. แสดงให้เห็นประโยชน์ที่เกิดขึ้นเพื่อสร้างการเปลี่ยนแปลงใหม่ (Consolidating Gains and Producing More Change) • จัดให้เป็นวัฒนธรรมใหม่ขององค์การ • (Anchoring New Approaches in the Culture)

การบริหารการเปลี่ยนแปลง หากไม่มีการบริหารการเปลี่ยนแปลงแล้วจะทำให้เกิดผลอย่างไร การบริหารการเปลี่ยนแปลงจะช่วยให้ช่วงเวลาที่ผลการปฏิบัติงานตกต่ำ หรือการขาดแรงจูงใจในการปฏิบัติงานอันสืบเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงนั้นสั้นลง รวมทั้งจะช่วยทำให้บุคลากรในองค์กรมีทัศนคติที่ดีต่อการเปลี่ยนแปลงและส่งผลให้ระดับของผลการปฏิบัติงานดีขึ้น หากปราศจากการบริหารการเปลี่ยนแปลงที่ดีแล้ว องค์กรอาจจะต้องเผชิญสภาวะที่ระดับผลการปฏิบัติงานของบุคลากรในองค์กรตกต่ำเป็นระยะเวลานานรวมทั้งความพยายามขององค์กรในการที่จะเปลี่ยนแปลงต่างๆอาจไม่ประสบความสำเร็จตามที่ตั้งเป้าหมายไว้

การบริหารการเปลี่ยนแปลง ในการศึกษาและทำความเข้าใจการเปลี่ยนแปลง ควรจะต้องมีการกำหนด... • วัตถุประสงค์ของการเปลี่ยนแปลง (ทำไมจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลง อะไรเป็นจุดผลักดันให้จำเป็นต้องเกิดการเปลี่ยนแปลง) • การเปลี่ยนแปลงในอดีตที่ประสบความสำเร็จ • ผลลัพธ์ที่คาดหวังจากการเปลี่ยนแปลง หรือจุดหมายปลายทางของการเปลี่ยนแปลง • อะไรคือความแตกต่างระหว่างสถานะปัจจุบันที่องค์กรดำรงอยู่ (As-Is) กับจุดหมายปลายทางที่องค์กรต้องการจะไปถึง (To-Be) ความท้าทาย และอุปสรรคที่มีผลต่อความสำเร็จของการเปลี่ยนแปลง

การบริหารการเปลี่ยนแปลงการบริหารการเปลี่ยนแปลง บทบาทที่สำคัญในการนำพาการเปลี่ยนแปลงไปสู่ความสำเร็จนั้นมีดังนี้ • Change Sponsorผู้ที่ตัดสินใจว่าการเปลี่ยนแปลงใดจะเกิดขึ้น • Change Advocate ผู้ที่สนับสนุนการเปลี่ยนแปลง • Change Agent ผู้ที่ช่วยให้การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น • Change Target ผู้ที่ต้องปรับตัวเปลี่ยนแปลง

บทบาทต่างๆ เหล่านี้มีความสัมพันธ์และเชื่อมโยงกันในลักษณะเครือข่าย (Change Network) โดยมีผู้ที่สนับสนุนและผลักดันการเปลี่ยนแปลงให้เกิดขึ้นทั่วทั้งองค์กร • ผู้ที่เป็น Change Sponsor จะเป็นผู้ที่กำหนดว่าการเปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้นอย่างไร • ผู้ที่เป็น Change Advocate จะเป็นผู้ที่ให้การผลักดันและสนับสนุนให้การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นได้อย่างเป็นรูปธรรม • ผู้ที่เป็น Change Agent จะเป็นผู้ที่จะเข้าไปมีอิทธิพล และมีส่วนช่วยให้การดำเนินกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ดำเนินไปได้อย่างราบรื่น

Macro Navigation Leadership การวางแผนการดำเนินงานเพื่อปรับเปลี่ยนสถานะองค์กรในปัจจุบัน (as is) ไปสู่สถานะที่ต้องการตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ (to be) ผู้บริหารระดับสูจะช่วยให้การกำหนดทิศทางของการเปลี่ยนแปลงชัดเจน สร้างความมั่นใจต่อผลสำเร็จขององค์กร Navigation Leadership Enablement Ownership Communication สร้างความพร้อมขององค์กรและบุคลากรโดยมุ่งเน้นบุคลากรที่ได้รับผลกระทบและปรับโครงสร้างองค์กรให้เหมาะสมกับแนวทางใหม่ๆ Supply Demand องค์กรจะทำอย่างไรให้เปลี่ยนจากการเผยแพร่ให้บุคลากรในองค์กรรับทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง เป็นการที่บุคลากรนั้นๆมีส่วนร่วมในการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น Enablement Ownership Micro แนวทางการบริหารการเปลี่ยนแปลง(Change Management Framework) การบริหารการเปลี่ยนแปลงให้สำเร็จนั้นเกิดจากการทำกิจกรรมการบริหารการเปลี่ยนแปลงที่เหมาะสมทั้งในระดับองค์กรและระดับบุคลากร กรอบแนวทางของการบริหารการเปลี่ยนแปลงที่ดีจะช่วยในการวางแผนและช่วยทำให้คนในองค์กรมีการยอมรับและเข้ามามีส่วนร่วมในการเปลี่ยนแปลงประกอบด้วย 4 มิติ การวางแผนและการกำกับดูแล ภาวะผู้นำ ผลักดัน ความต้องการ การปรับปรุงและพัฒนาองค์ประกอบขององค์กร ความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของการเปลี่ยนแปลง  Accenture, 2005 Use requires express permission from Accenture

กระบวนการบริหารการเปลี่ยนแปลง(Change Management Process) การบริหารการเปลี่ยนแปลงคือการการวางแผน การดำเนินการต่างๆที่จะลดผลกระทบที่เกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลง และสนับสนุนให้เกิดการปรับตัวและการยอมรับ พร้อมทั้งสร้างศักยภาพใหม่ๆ เพื่อรองรับให้การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นอย่างเป็นผลตามเป้าหมายที่วางไว้ เข้าใจวัตถุประสงค์และบริบทของการเปลี่ยนแปลง(understand change objectives and context) สิ่งที่ต้องการจะเป็น ข้อเสนอการเปลี่ยนแปลง(Blueprint for change)/การเปลี่ยนแปลง (Change initiative) สถานะ ปัจจุบัน เตรียมความพร้อม (prepare for change) วางแผนการบริหารการเปลี่ยนแปลง (develop change management plan) ดำเนินการตามแผนการเปลี่ยนแปลง(execute change management plan) สนับสนุนให้การเปลี่ยนแปลงดำเนินอย่างยั่งยืน (sustain change) • ประเมินความพร้อมหรือระดับการยอมรับของกลุ่มเป้าหมายในปัจจุบัน • ประเมินผลกระทบที่จะเกิดขึ้น เช่น วัฒนธรรม โครงสร้าง ขอบเขตความรับผิดชอบ ทักษะความรู้ฯลฯ • ศึกษาเนื้อหาของการเปลี่ยนแปลง สร้างความเข้าใจร่วมกัน • ศึกษาว่าทำไมต้องเปลี่ยน ถ้าไม่เปลี่ยนจะเกิดอะไรขึ้น • ปัญหาอุปสรรคที่คาดว่าจะเกิดขึ้น • วางแผน/กำหนดผลลัพธ์/ระยะเวลาการปรับเปลี่ยน/การวัดผล • รวมถึงการวางแผนการสื่อสารการเปลี่ยนแปลง • ประเมินการเปลี่ยนแปลงตามแผนที่วางไว้ • ปรับปรุงแผนกิจกรรมตามความเหมาะสม • ติดตามประเมินผล • กำหนดรายการตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงเป็นระยะๆ

กระบวนการบริหารการเปลี่ยนแปลง(Change Management Process) เตรียมความพร้อม (prepare for change) วางแผนการบริหารการเปลี่ยนแปลง (develop change management plan) ดำเนินการตามแผนการเปลี่ยนแปลง(execute change management plan) สนับสนุนให้การเปลี่ยนแปลงดำเนินอย่างยั่งยืน (sustain change) ขั้นตอนการเตรียมความพร้อม เข้าใจวัตถุประสงค์และบริบทของการเปลี่ยนแปลง (understand change objectives and context) • ประเมินความพร้อมหรือระดับการยอมรับของกลุ่มเป้าหมายในปัจจุบัน ระบุกลุ่มเป้าหมายที่จะทำการประเมิน กำหนดวิธีประเมินและคำถามที่ใช้ในการประเมิน วิเคราะห์ผลการประเมิน ทำการประเมินกลุ่มเป้าหมาย กำหนดแนวทางและแผนในการดำเนินการ • กำหนดกลุ่มที่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงและกลุ่มที่มีอิทธิพลต่อความสำเร็จ • สัมภาษณ์ แบบสอบถาม workshop • คำถามต้องเชื่อมโยงกับ 4 มิติ คือnavigation, leadership, enablement, ownership • คำถามช่วงริเริ่มการเปลี่ยนแปลง • คำถามช่วงก่อนการนำการเปลี่ยนแปลงไปปฏิบัติ • คำถามช่วงหลังการนำการเปลี่ยนแปลงไปปฏิบัติจริง • วิเคราะห์ระดับการยอมรับต่อการเปลี่ยนแปลงของแต่ละกลุ่มเป้าหมาย • ประเมินความพร้อมการเปลี่ยนแปลงแต่ละมิติ • สรุปข้อมูลเพื่อใช้วางแผนการบริหารการเปลี่ยนแปลง

กระบวนการบริหารการเปลี่ยนแปลง(Change Management Process) เตรียมความพร้อม (prepare for change) วางแผนการบริหารการเปลี่ยนแปลง (develop change management plan) ดำเนินการตามแผนการเปลี่ยนแปลง(execute change management plan) สนับสนุนให้การเปลี่ยนแปลงดำเนินอย่างยั่งยืน (sustain change) ขั้นตอนการเตรียมความพร้อม เข้าใจวัตถุประสงค์และบริบทของการเปลี่ยนแปลง (understand change objectives and context) • ประเมินผลกระทบที่จากการเปลี่ยนแปลงจากสภาวะปัจจุบัน (as is)ไปสู่สภาวะที่ต้องการ (to be) ทำความเข้าใจองค์ประกอบขององค์กร กำหนดวิธีประเมินและคำถามที่ใช้ในการประเมิน วิเคราะห์ผลการประเมิน ทำการประเมินกลุ่มเป้าหมาย • ผลกระทบระดับองค์กร เช่น วัฒนธรรม โครงสร้าง หน้าที่ความรับผิดชอบ การบริหารงานบุคคล • ผลกระทบระดับบุคคลเช่นทัศนคติ พฤติกรรม ที่ส่งผลต่อการปรับตัวกับการเปลี่ยนแปลง • สรุปผล จัดลำดับความสำคัญขององค์ประกอบที่คาดว่าจะได้รับผลกระทบ • workshop • survey • วิเคราะห์และนำข้อมูลไปใช้ในการวางแผนการบริหารการเปลี่ยนแปลง

Navigation Leadership การวางแผนการดำเนินงานเพื่อปรับเปลี่ยนสถานะองค์กรในปัจจุบัน (as is) ไปสู่สถานะที่ต้องการตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ (to be) ผู้บริหารระดับสูจะช่วยให้การกำหนดทิศทางของการเปลี่ยนแปลงชัดเจน สร้างความมั่นใจต่อผลสำเร็จขององค์กร Enablement Ownership สร้างความพร้อมขององค์กรและบุคลากรโดยมุ่งเน้นบุคลากรที่ได้รับผลกระทบและปรับโครงสร้างองค์กรให้เหมาะสมกับแนวทางใหม่ๆ องค์กรจะทำอย่างไรให้เปลี่ยนจากการเผยแพร่ให้บุคลากรในองค์กรรับทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง เป็นการที่บุคลากรนั้นๆมีส่วนร่วมในการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น กระบวนการบริหารการเปลี่ยนแปลง(Change Management Process) เตรียมความพร้อม (prepare for change) วางแผนการบริหารการเปลี่ยนแปลง (develop change management plan) ดำเนินการตามแผนการเปลี่ยนแปลง(execute change management plan) สนับสนุนให้การเปลี่ยนแปลงดำเนินอย่างยั่งยืน (sustain change) ขั้นตอนการวางแผนการบริหารการเปลี่ยนแปลง เข้าใจวัตถุประสงค์และบริบทของการเปลี่ยนแปลง (understand change objectives and context) • ผลการวิเคราะห์ความพร้อม • ผลการวิเคราะห์ผลกระทบ • Gapจากas isสู่ to be แผนบริหารการเปลี่ยนแปลง • ภาวะผู้นำ • กำหนดกลยุทธ์ ทิศทางการเปลี่ยนแปลงที่ชัดเจน • พัฒนาผู้นำ • จัดลำดับการใช้ทรัพยากร • สร้างความรู้สึกร่วมระหว่างบุคลากร • ชี้แจงเหตุผลที่มาที่ไปของการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น • การวางแผนและการกำกับดูแล • ระบุกิจกรรมในการนำแผนการเปลี่ยนแปลงไปปฏิบัติจริง • จัดสรรทรัพยากรที่จำเป็น • ประเมินผลโครงการเป็นระยะๆ • การปรับปรุงพัฒนาองค์ประกอบขององค์กร • นำข้อมูลผลกระทบไปสร้างความพร้อม • พัฒนาบุคลากรด้านความรู้ ทักษะ • ออกแบบโครงสร้าง กระบวนงาน สรรหา คัดเลือกบุคลากร • บริหารผลปฏิบัติงาน ผลตอบแทนเป็นธรรม • จัดหา IT • การเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร • วางแผนการสื่อสาร • ทำให้กลุ่มบุคลากรตระหนักถึงเหตุผลในการเปลี่ยนแปลงร่วมกัน • ให้บุคลากรมีส่วนร่วมเต็มที่

กระบวนการบริหารการเปลี่ยนแปลง(Change Management Process) เตรียมความพร้อม (prepare for change) วางแผนการบริหารการเปลี่ยนแปลง (develop change management plan) ดำเนินการตามแผนการเปลี่ยนแปลง(execute change management plan) สนับสนุนให้การเปลี่ยนแปลงดำเนินอย่างยั่งยืน (sustain change) ขั้นตอนการดำเนินการตามแผนบริหารการเปลี่ยนแปลง เข้าใจวัตถุประสงค์และบริบทของการเปลี่ยนแปลง (understand change objectives and context) ตลอดระยะเวลาการดำเนินการตามแผนการบริหารการเปลี่ยนแปลง ควรดำเนินการ ดังนี้ • รวบรวมข้อคิดเห็น ข้อเสนอแนะเป็นข้อมูลปรับปรุงแผน • ติดตามการดำเนินการอย่างต่อเนื่องเพื่อวัดประสิทธิภาพและความสำเร็จ • ประเมินความพร้อมต่อการเปลี่ยนแปลงเป็นระยะๆ เพื่อทราบทัศนคติ และความ • พร้อมขององค์กรและบุคลากร • กำหนดเป้าหมายและตัวชี้วัดความสำเร็จของการเปลี่ยนแปลง • สื่อสารให้ทราบถึงความสำร็จ ปัญหา อุปสรรค • ปรับแผนตามความจำเป็น

แนวทางในการดำเนินงาน การบริหารการเปลี่ยนแปลงจะช่วยในการพัฒนาให้บุคลากรในองค์กรเกิดการยอมรับต่อการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ พัฒนาการในการยอมรับจะเริ่มต้นจากการรับรู้ และค่อยๆพัฒนาไปสู่การยอมรับ ต่อการเปลี่ยนแปลงในที่สุด ยอมรับ ระดับของการยอมรับและมีส่วนร่วมต่อการเปลี่ยนแปลง ลองปฏิบัติและเรียนรู้ สร้างมุมมอง คำนึงถึงผลต่อตนเอง การรับรู้ ระยะเวลา ระดับการพัฒนาการในการยอมรับการเปลี่ยนแปลง หรือ Commitment Curve

กระบวนการบริหารการเปลี่ยนแปลง(Change Management Process) ขั้นตอนการสนับสนุนให้การเปลี่ยนแปลงยั่งยืน เตรียมความพร้อม (prepare for change) วางแผนการบริหารการเปลี่ยนแปลง (develop change management plan) ดำเนินการตามแผนการเปลี่ยนแปลง(execute change management plan) สนับสนุนให้การเปลี่ยนแปลงดำเนินอย่างยั่งยืน (sustain change) เข้าใจวัตถุประสงค์และบริบทของการเปลี่ยนแปลง (understand change objectives and context) เป็นการติดตามประเมินผลว่าเกิดผลอย่างต่อเนื่องหรือไม่ควรดำเนินการหลังจากผ่านไประยะเวลาหนึ่ง โดยอาจใช้องค์ประกอบ ดังนี้ • 1.ศักยภาพของบุคลากร • บุคลากรมีทักษะ ความรู้ ความสามารถใหม่ที่สามารถปฏิบัติงานใหม่ได้หลังจากการเปลี่ยนแปลงสิ้นสุดลง • 2. กระบวนการปฏิบัติงาน • กระบวนการและวิธีปฏิบัติงานใหม่ได้มีการนำไปปฏิบัติหลังจากการเปลี่ยนแปลงสิ้นสุดลง • 3. การฝึกอบรม • หลักสูตรการฝึกอบรมได้รับการปรับปรุงเพื่อสนับสนุนงานในหน้าที่ใหม่ • 4. พฤติกรรมผู้บริหาร • ผู้บริหารแสดงออกถึงพฤติกรรมที่เป็นตัวอย่าง และสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นเป็นอย่างดี • 5. โครงสร้างองค์กร/หน้าที่ความรับผิดชอบ • มีการปรับเปลี่ยนโครงสร้างองคืกร หรือปรับบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบอย่างเป็นรูปธรรม • 6. การบริหารทรัพยากรบุคคล • มีการปรับเปลี่ยนกลไกการบริหารทรัพยากรบุคคลต่างๆเพื่อให้สอดคล้องและสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงให้เกิดขึ้นได้อย่าง • เป็นรูปธรรม

การสื่อสารเป็นปัจจัยแห่งความสำเร็จที่สำคัญของการเปลี่ยนแปลงการสื่อสารเป็นปัจจัยแห่งความสำเร็จที่สำคัญของการเปลี่ยนแปลง การสื่อสาร • สื่อสารอย่างต่อเนื่อง • ลดแรงต้านสร้างแรงสนับสนุน • ฉลองชัยชนะระหว่างทาง • สร้างความสำเร็จที่เกิดขึ้นให้ยั่งยืนด้วยการใช้นโยบาย ระบบ และโครงสร้างขององค์การ

แนวทางการสื่อสารในการบริหารการเปลี่ยนแปลง กระบวนการในการสื่อสารนั้นสามารถแสดงได้ดังแผนภาพด้านล่าง • ทำความเข้าใจสิ่งที่ต้องการจะเปลี่ยนแปลง วัตถุประสงค์ ขอบเขต และบริบทของการเปลี่ยนแปลง • จัดทำแผนการสื่อสารที่ระบุถึงกิจกรรมต่างๆ เพื่อสนับสนุนการเปลี่ยนแปลง • ดำเนินกิจกรรมต่างๆ ตามแผนการสื่อสารที่กำหนดไว้ • ทำความเข้าใจความแตกต่างของสิ่งที่องค์กรเป็นอยู่ในปัจจุบัน (As-Is)และจุดหมายปลายทางที่องค์กรตั้งเป้าหมายไว้(To-Be) • เครื่องมือที่ใช้ : • - แบบประเมินกลุ่มเป้าหมาย (Target Audience Analysis Template) • - แผนการสื่อสาร (Communication Plan Template)

การพัฒนาแผนการสื่อสารในการบริหารการเปลี่ยนแปลงการพัฒนาแผนการสื่อสารในการบริหารการเปลี่ยนแปลง • แบบประเมินกลุ่มเป้าหมาย (Target Audience Analysis Template) • ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยในการระบุและประเมินกลุ่มเป้าหมายต่างๆ ที่สำคัญและได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง รวมทั้งช่วยในการพัฒนาการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพแบ่งได้เป็น 7 องค์ประกอบ ดังนี้ กลุ่มเป้าหมาย ข้อกังวลและความสนใจ ผลลัพธ์ที่ต้องการได้จากกลุ่มเป้าหมาย ข้อความหลัก 5.ระดับของการรับรู้ข้อมูลในปัจจุบัน 6.ประเมินพฤติกรรมที่มีต่อการ เปลี่ยนแปลง ณ.ปัจจุบัน 7.วันที่ทำการประเมิน

การพัฒนาแผนการสื่อสารในการบริหารการเปลี่ยนแปลงการพัฒนาแผนการสื่อสารในการบริหารการเปลี่ยนแปลง • แผนการสื่อสาร (Communication Plan Template) • มีจุดประสงค์ให้มีการกำหนดรายละเอียดของกิจกรรมที่จะเกิดขึ้นในกลยุทธ์ของการสื่อสาร โดยแบบฟอร์มนี้จะช่วยในการกำหนดข้อความหลักที่จะทำการสื่อสาร รูปแบบและวิธีการในการสื่อสาร กลุ่มเป้าหมาย ระยะเวลา ตลอดจนช่องทางในการสื่อสารแบ่งได้เป็น 7 องค์ประกอบ ดังนี้ • ข้อความหลัก • วัตถุประสงค์ • กลุ่มเป้าหมาย • ผู้ส่งสาร • วันที่/ ความถี่ในการสื่อสาร • ช่องทางในการสื่อสาร • ช่องทางในการแสดงความคิดเห็นของผู้รับสาร

กรณีศึกษา : กระทรวงพลังงาน High Performance Ministry : HPM กระทรวงที่เป็นผู้นำในการพัฒนาและการเปลี่ยนแปลง • ขั้นที่ 1 กำหนดผู้เกี่ยวข้องในการบริหารการเปลี่ยนแปลง: • กำหนด change sponsor, change agent team, team memberและตั้งคณะทำงานมีรองปลัดกระทรวงเป็นที่ปรึกษา ผู้แทนกรมต่างๆ เป็นคณะทำงาน

กรณีศึกษา : กระทรวงพลังงาน • ขั้นที่ 2ศึกษาและทำความเข้าใจวัตถุประสงค์และบริบทแห่งการเปลี่ยนแปลง • ทำความเข้าใจความหมายของ HPM • ใช้การวางแผนเชิงกลยุทธ์และเชิงรุกในการทำงาน • มีกระบวนการทำงานมาตรฐานเดียวกัน • มีบุคลากรที่พัฒนาตนเองอย่างต่อเนื่อง • ป็น e-ministry • ใช้ประโยชน์จากทรัพยากรที่คุ้มค่า High Performance Ministry : HPM High Performance Strategy High Performance People High Performance Process High Performance Technology

กรณีศึกษา : กระทรวงพลังงาน • ขั้นที่ 2 (ต่อ) • ระบุปัญหา อุปสรรคที่จะเกิดขึ้น เช่น ทัศนคติ แนวทางการทำงานที่top downตลอด การมีส่วนร่วมและ commitment ของ นบส. • วัตถุประสงค์การเป็น HPMเช่น เพื่อเป็นกระทรวงที่ผลักดันเศรษฐกิจชาติ เพื่อให้สอดรับกับแนวคิดใหม่ๆของรัฐบาล • ผลลัพธ์ที่คาดหวัง เช่น มีบุคลากรที่เก่ง กระบวนงานที่รวดเร็ว เก็บข้อมูลเป็นระบบ • Character ของ HPMเช่น มียุทธศาสตร์ที่เชื่อมโยงยุทธ์ศาสตร์ชาติ ใช้ประโยชน์ของเทคโนโลยีกับองค์การสูงสุด • ความท้าทาย เช่น สร้างคนให้เป็นส่วนหนึ่งขององค์กร สร้าง recognitionให้ผู้บริหารมีบทบาทสร้างการเปลี่ยนแปลง High Performance Ministry : HPM

กรณีศึกษา : กระทรวงพลังงาน • ขั้นที่ 3 ประเมินความพร้อมในการเปลี่ยนแปลง • ระบุกลุ่มเป้าหมายที่จะทำการประเมิน : ข้าราชการ 3กลุ่ม ระดับ 3-5, 6-7และ8-9 ในกรมต่างๆ • กำหนดวิธีการประเมินและคำถามที่ใช้ในการประเมิน : • ผลสรุปพบว่า • ขรก ระดับสูงและกลางเข้าใจการพัฒนาสู่ HPM สูงกว่า ขรก ระดับปฏิบัติการ ควรให้ความสำคัญต่อการสื่อสารจากผู้บริหารและผู้บังคับบัญชาตามสายงาน และพัฒนาทักษะความรู้เพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลง High Performance Ministry : HPM

กรณีศึกษา : กระทรวงพลังงาน • ขั้นที่ 3 (ต่อ) • ผลสรุปพบว่า • Navigation: ขรก ส่วนใหญ่รับรู้และเชื่อว่าการเปลี่ยนแปลงจะเกิดผลดีต่อกระทรวง • Leadership : ขรก. ส่วนใหญ่ไม่รับรู้ถึงบทบาทของผู้บริหารที่เป็นแบบอย่างที่ดี การสื่อสารจาก ผบช. ยังไม่เพียงพอ • Enablement : มั่นใจในทักษะ ความรู้ที่จะปฏิบัติงานในหน้าที่ที่สนับสนุนการเปลี่ยนแปลง การสนับสนุนอุปกรณ์ยังไม่เพียงพอ • Ownership : ทุกกรมมีความพร้อมสนับสนุนการเปลี่ยนแปลง แต่ไม่มั่นใจว่าจะสนับสนุนอย่างไร High Performance Ministry : HPM

กรณีศึกษา : กระทรวงพลังงาน • ขั้นที่ 4 ประเมินผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง • ผลสรุปพบว่ามีกิจกรรมต้องดำเนินการ เช่น • วัฒนธรรมองค์การ:ประเมินวัฒนธรรมที่เป็นอยู่และออกแบบวัฒนธรรมใหม่ที่ต้องการเพื่อสร้างความเข้าในร่วมกัน • ขอบเขตความรับผิดชอบของงาน : มอบหมายงานให้ทีมบริหารการเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นรูปธรรม ทบทวนหน้าที่ของบุคลากรให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงานที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน • ทักษะความรู้ที่ต้องการ : เชื่อมโยงกับแผนพัฒนาบุคลากรของกระทรวง • สภาพแวดล้อมในการทำงาน:สร้างบรรยากาศให้เป็น e-ministry High Performance Ministry : HPM

ตัวอย่าง แผนการสื่อสาร กระทรวงพลังงาน Illustrative Only

กรณีศึกษา : กระทรวงพลังงาน • ขั้นที่ 5 จัดทำแผนบริหารการเปลี่ยนแปลง • นำผลวิเคราะห์ต่อไปนี้มาใช้ในการวางแผนบริหารการเปลี่ยนแปลง • กิจกรรมที่ได้จากการวิเคราะห์ผลกระทบในการเปลี่ยนแปลง • ผลการประเมินความพร้อมขององค์การ • กิจกรรมจากการวางแผนการสื่อสาร High Performance Ministry : HPM

กรณีศึกษา : กระทรวงพลังงาน • กิจกรรมที่ได้จากการวางแผนสื่อสาร • การประเมินผลการสื่อสาร • การนำเสนอความก้าวหน้า HPM • เผยแพร่เกี่ยวกับคำถามที่พบบ่อยๆ • ภาพรวมของโครงการ • การนำเสนอวัฒนธรรมใหม่ • ประชาสัมพันธ์เพื่อเสริมสร้างการทำงานเป็นทีม • ประกาศผลการประเมินความพร้อม • นำเสนอ show case • การสื่อสารเน้นเป้าหมายของโครงการ • แสดงกิจกรรมปรับสภาพแวดล้อมการทำงาน • เชิญชวนให้ข้าราชการแสดงความคิดเห็นการเป็น HPM • นำเสนอHPMที่ควรปรับปรุงให้เป็นHPMที่สมบูรณ์ • ฯลฯ เดือน/ปี แผนบริหารการเปลี่ยนแปลง : HPM

กรณีศึกษา : กระทรวงพลังงาน • กิจกรรมที่ได้จากการประเมินผลกระทบ • ประเมินวัฒนธรรมเดิม (as is) และออกแบบวัฒนธรรมที่ต้องการ(to be) • ทบทวนแผนการสื่อสารให้ข้าราชการทราบถึงวัฒนธรรมที่ควรจะเป็น • มอบหมายบทบาทหน้าที่ของผู้สนับสนุนการเปลี่ยนแปลง • ระดมสมอง change agent teamเพื่อให้ข้าราชการมีส่วนร่วมในโครงการ • เชื่อมโยงการพัฒนาบุคลากรที่ได้ทำไว้แล้ว • ผู้บริหารชี้แจงบทบาทที่เปลี่ยนไป • จัดกิจกรรม team building • พัฒนาระบบKM, e-learning • ส่งเสริมให้ข้าราชการแสดงความคิดเห็นตามช่องทางต่างๆ • จัดหลักสูตรการทำงานโดยใช้ IT เดือน/ปี แผนบริหารการเปลี่ยนแปลง : HPM (ต่อ)

การบริหารการเปลี่ยนแปลง ( Change Management )