ELEMENTY DOBREGO WNIOSKU Joanna Bosiacka-Kniat Regionalny Punkt Kontaktowy PR UE

1. ELEMENTY DOBREGO WNIOSKU Joanna Bosiacka-Kniat Regionalny Punkt Kontaktowy PR UE ul. Rubież 46, 61-612 Poznań Tel. 8279745, Fax 8279741 e-mail: jk@ppnt.poznan.pl http://www.ppnt.poznan.pl/rpk

2. Najważniejsze hasła: Project – projekt, zespół działań dla osiągnięcia danego celu, z określonym czasem wykonania, zasobami i trybem zarządzania. Objective – ogólny cel projektu, (cel jest różny od działań, celu nie można „zrobić”) Goals – „podcele” szczegółowe (jeżeli cel jest odległy określamy „punkty do osiągnięcia po drodze”) Workplan - plan pracy w projekcie, składa się zazwyczaj z kilku workpackages, które z kolei dzielą się na tasks. Z planu pracy wynika, jakie działania będą podjęte dla osiągnięcia wyników, kto i co kiedy robi i z jakim rezultatem.

3. Deliverable - praktyczny (wymierny i namacalny) rezultat danego workpackage (WP) potrzebny do realizacji następnego etapu, np. raport, prototyp, zastaw probek itd.. Milestones - „kamienie milowe”, decydujące o sukcesie projektu, punkty wyznaczające postęp w realizacji projektu (określone zarówno czasowo jak i jakościowo), zupełnie różne od deliverables mają wyznaczać po zakończeniu danej fazy projektu czy warto kontynuować prace projektowe Results – wyniki projektu (ostateczne lub pośrednie), które można wykorzystać (exploit) lub rozpowszechnić (disseminate)

4. Wykres Gantta – wykres zadań w czasie, można na nim również oznaczyć „milestones” oraz zależności przekazywania wyników. Wykres PERT – diagram zależności logicznych (przekazywania wyników, zależności w czasie) działań projektu. Zarządzanie projektem – system podziału ról, organizacji pracy, podejmowania decyzji, monitoringu projektu i sprawozdawczości w tym struktura decyzyjna i organizacyjna.

5. Na początek: tytuł i acronim • Pełen tytuł wniosku (max. 200 znaków) • Akronim projektu ( max. 20 znaków) • Abstract – max 2000 znaków – zwięzły opis projektu

6. Typowa struktura części opisującej plan pracy • Strona tytułowa • Naukowe i technologiczne cele projektu w stosunku do tzw. „state of the art.” • Ustosunkowanie się do programu • Planowane rezultaty • Aspekty innowacyjne • Plan pracy projektu (założenia, milestones, opis Workpackages – cele, działania, deliverables, results) • Lista Deliverables i Workpackages • Zarządzanie konsorcjum

7. Cele projektu • Określamy cel główny projektu (main objective) - osiągalny i mierzalny • Cel główny rozbijamy na kilka celów pośrednich (specific goals) • Jeden lub kilka workpackages jest potrzebnych, żeby osiągnąć cel pośredni • Struktura opisu celów: cel, problem, wyzwanie, odpowiedź projektu, cele pośrednie, oczekiwane rezultaty, poziom ryzyka

8. Co może być ważne dla ewaluatorów? • Czy cele naukowe i techniczne są określone jasno, w weryfikowalny sposób (skwantyfikowany o ile możliwe) • Czy cele są realistyczne, czy autorzy uwzględnili ryzyko ich nie osiągnięcia.

9. Innowacyjność • Międzynarodowy stan wiedzy i ograniczenia techniczne istniejących produktów, procesów, technologii, metodologii, polityk, norm itd. mając na uwadze cele projektu • Uzasadnić wybrane podejście naukowe, biorąc pod uwagę inne konkurencyjne podejścia • Opisać oryginalność zaproponowanej pracy i uzasadnić główne innowacje • Tu też można opisać poziom ryzyka (zamiast w celach)

10. Co może być ważne dla ewaluatorów? Czy w projekcie wykazano dobrą znajomość stanu badań/techniki? Jaki jest stopień oryginalności i postępu ponad poziom obecnego stanu? Jaki jest poziom ryzyka i sposobu radzenia sobie z ryzykiem?

11. Najważniejszy - plan pracy • Podział projektu na logiczne fazy, prosta logiczna konstrukcja • Podział na „pakiety zadaniowe” • Zaplanowanie w czasie, zaplanowanie zasobów (Wykres Gantt’a) • Wewnętrzna logika pakietu zadań • cele - działania (tasks) - rezultaty i deliverables (kwantyfikować gdzie tylko można) • Na końcu dodajemy Pakiet Zarządzanie projektem i Wykorzystanie wyników

12. Wykres Gantt’a

13. Diagram PERT

14. Wspólnotowa wartość dodana • europejski wymiar problemu (problem ważny dla Europy, nie dla pojedynczego kraju czy regionu Europy) - DLACZEGO EUROPA POTRZEBUJE NASZEGO PROJEKTU? • europejska wartość dodana konsorcjum - potrzeba ustanowienia masy krytycznej, w finansowych i ludzkich kategoriach oraz kombinacja komplementarnych zasobów i doświadczenia osiągalnych w różnych organizacjach, na europejskim poziomie - DLACZEGO NASZ PROJEKT POTRZEBUJE EUROPY? • wkład projektu w politykę unijną lub zajęcie się problemami standaryzacji lub regulacji unijnych.

15. Perspektywy gospodarcze i technologiczne • Strategiczny wpływ na gospodarkę, technikę Europy • Wykorzystanie wyników przez partnerów: • wspólne plany (umowa konsorcjum) • korzyści dla partnerów (motywacja) • plany wykorzystania wyników • Ochrona własności intelektualnej • Rozpowszechnianie wyników: • środki, czas • target groups

16. Zarządzanie (I) • Zarządzanie zasobami ludzkimi (tworzenie konsorcjum, komunikacja między partnerami, podział ról - kto będzie koordynatorem, organizacja spotkań, kontrola wykonania zadań, wybór osób do realizacji zadań w swojej organizacji, podejmowanie decyzji, sposób rozwiązywania sporów i konfliktów, itp.) • Zarządzanie zasobami materialnymi (wybór miejsca realizacji projektu, sprzętu, planowanie zakupu wyposażenia, materiałów itp.niezbędnego do realizacji projektu) • Zarządzanie finansami (ustalenie budżetu projektu, podział środków na realizację poszczególnych zadań, planowanie wynagrodzeń, wydatki, wycena wkładu własnego, czuwanie nad przepływem środków)

17. Zarządzanie (II) • Zarządzanie zadaniami: - koordynacja działań, - ustalenie celów głównych i pośrednich projektu, - rozbicie projektu na logiczne fazy, - opisanie każdej fazy projektu (data rozpoczęcia, data zakończenia, opis, partner odpowiedzialny za realizację projektu, opis fazy, spodziewane efekty - mierzalne, fizyczne np. raport, prototyp) - podział zadań miedzy partnerów, - kamienie milowe, - opisanie oczekiwanych rezultatów działań, - raporty, kontrola wykonania zadań wewnątrz projektu, zapewnienie jakości wykonania zadań.

18. Zarządzanie (II) • Zarządzanie czasem (czas trwania projektu, podział zadań w czasie, kiedy mają być osiągnięte poszczególne cele główne i pośrednie, kiedy będą pisane raporty, kiedy planujemy spotkania partnerów, audyty z Unii Europejskiej, kiedy wypłacane będą pieniądze przez koordynatora) • Zarządzanie prawami własności intelektualnej (do kogo będą należeć ewentualne patenty, kto i w jakiej formie będzie mógł rozpowszechniać wyniki badań, w którym momencie będzie musiała być zachowana poufność, itd.)

19. Podział ról w konsorcjum • Kto do czego jest potrzebny i dlaczego • Rola, zadania i kompetencje koordynatora

20. Zadania Koordynatora • Tworzenie połączenia pomiędzy służbami komisji, a konsorcjum - negocjowanie kontraktu, raportowanie, regularne kontakty • Codzienna koordynacja i kontrola pracy zgodnie z dodatkiem technicznym • Przygotowywanie regularnych spotkań • Dystrybucja płatności do partnerów • Zapewnienie niezakłóconego przebiegu projektu • Marketing projektu na każdym etapie realizacji i po zakończeniu

21. Komunikacja • Wewnątrz konsorcjum, • Z Komisją Europejską • Na zewnątrz • Odpowiednie środki (listy e-mailowe, spotkania, przepływ dokumentów, strony WWW, publikacje, biuletyn projektu, konferencje, wystawy, wykorzystanie ICTs) • Kto, co, komu, kiedy?

22. Wewnętrzny monitoring • Spotkania • Raporty • Prezentacje • Odwiedziny koordynatora

23. Co może być ważne dla ewaluatorów? • Czy plan pracy realistycznie prowadzi do rezultatów? • Czy odpowiednio dobrano podejście, metody, partnerów dla realizacji celów? • Czy dobrze zdefiniowano „milestony”? • Czy określono kryteria oceny pracy projektu?

24. Główne przyczyny odrzucenia projektów • Projekt nie jest innowacyjny • Niejasne cele • Niejasno zdefiniowane role poszczególnych partnerów, ich zakres zadań, doświadczenie w tej dziedzinie, zarządzanie grupą • Niejasne zaangażowanie czasowe partnerów • Projekt zbyt ambitny • Budżet projektu zbyt duży/mały, zła dystrybucja środków pomiędzy partnerów • Zbyt mała/duża liczba partnerów • Niejasne zastosowanie wyników badań

25. Wnioski, które zostały przyjęte • Są jasne i zwięzłe dla osoby, dla której językiem ojczystym nie jest język angielski • Są innowacyjne i doskonałe pod względem naukowym • Mają grupę wspaniałych, uzupełniających się partnerów • Rozmiar grupy gwarantuje sprawne zarządzanie • Wykazują doświadczenie i sprawność w zarządzaniu projektem • Prezentują zastosowanie i rozpowszechnienie wyników badawczych • Mają realistyczny budżet

26. Poszukiwanie partnerów • Dla swojego pomysłu: • Baza projektów (CORDIS PROJECTS) • Znajomi i znajomi znajomych • KPK/RPK/PK • Baza CORDIS PARTNERS – project idea • Dołączenie się • Przeszukanie Expressions of Interest i CORDIS Partners • Zamieszczenie oferty „Expertise” • Znajomi znajomych? • http://fp6.cordis.lu/fp6/partners.cfm • Zostanie Ekspertem oceniającym wnioski ! - https://cordis.europa.eu/emmfp6/index.cfm?fuseaction=wel.welcome

27. DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ http://www.ppnt.poznan.pl/rpk/