Administración de Proyectos

1. Guía para realizar un plan de proyecto • Iniciación del proyecto • Creación del Plan de Proyecto • Asignación de recursos y cálculo del costo • Asignación de dependencias • Calendario de trabajo • Terminar la presentación Administración de Proyectos Características de los proyectos Ciclo de vida de un proyecto Diferencia entre Proyecto y Operaciones Características de la Administración de Proyectos El administrador de proyectos Iniciación y Planeación de un proyecto

2. Inicio de la aplicación Al iniciar la aplicación aparece la página principal de Microsoft Project Se abre un proyecto nuevo En el se definen los datos del proyecto Inicio del Proyecto Menús y botones Definición de Tareas Gráfica de Gantt - Por omisión - Panel de tareas Vistas

3. Inicio del Proyecto – Datos críticos del proyecto - Un proyecto puede programarse de acuerdo a la fecha de inicio o de terminación y el sistema calcula automáticamente la fecha en que debe iniciar o terminar • En el menú Proyect, seleccionar ProjectInformation • Proporcionar los datos solicitados: • Fecha de inicio (Startdate) • Fecha de terminación (Finish date) • Programar según (Schedule from) • Fecha de inicio (Project Start date) • Fecha de terminación (Project finish date) • Fecha actual (Current date) • Fecha de Status (Status date) • Tipo de calendario (Calendar) • Estándar, 24 horas, Turnos • Prioridad del proyecto (Priority)

4. Inicio del Proyecto - Estadísticas del proyecto - • En la ventana de ProjectInformation, seleccionar • Aparecerá una ventana con las estadísticas resultantes del avance del proyecto: • Inicio / terminación • Duración, trabajo y costo

5. Inicio del Proyecto – Propiedades del proyecto - • Para definir las propiedades del proyecto se selecciona la opción Properties del menú File • En esta ventana se introducen los datos relacionados con el proyecto y su administrador: • Nombre del proyecto (Title) • Materia o tópico (Subject) • Autor (Author) • Administrador (Manager) • Compañía (Company) • Categoría (Category) • Claves (Keywords) • Comentarios (Comments) • Hiperliga (Hiperlink base)

6. Inicio del Proyecto – Vistas del Proyecto - • Una vista es un formato para analizar la información del proyecto o para introducir datos • Existen tres formatos de vistas: • Hojas • Gráficas y diagramas • Formularios Las vistas pueden combinarse mostrando dos vistas individuales • Las vistas se seleccionan desde la barra de desplazamiento que muestra las vistas más usadas o mediante la opción More Views… del menú View • La vista por omisión es la Gráfica de Gantt

7. Muestra el avance del proyecto Permite evaluar el estado individual de cada tarea Cada tarea se representa en una barra relacionada con la escala de tiempo Las líneas que conectan las tareas reflejan sus relaciones, llamadas dependencias Muestra el recurso asignado a una tarea Inicio del Proyecto – Gráfica de Gantt -

8. Es un diagrama de red Permite enfocar la atención a las relaciones entre tareas más que al plan en sí Cada tarea es un rectángulo llamado nodo que contiene información sobre la tarea Usos del diagrama Pert: Crear y afinar el calendario Ligar las tareas y definir tiempos de inicio y terminación Mostrar tareas no iniciadas, en avance y terminadas Asignar personal y otros recursos Inicio del Proyecto – Gráfica de Pert -

9. Para almacenar el archivo se selecciona la opción Save del menú File Cuando es la primera vez que se guarda el archivo, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: El baseline es el plan inicial con el que se comparará el avance del proyecto y que permite analizar los cambios Cuando la base del proyecto no ha sido terminada, en cualquier otro momento del avance puede grabarse o eliminarse mediante la siguiente opción: Para abrir un archivo se selecciona la opción Open del Menú File Almacenamiento – guardar / abrir archivos -

10. Representa el tiempo en el que se realizan las tareas Incluye una escala principal y una secundaria Ajuste: En la vista Gantt, seleccionar el botón para reducir o aumentar la escala O seleccionar la opción Timescale…. Del menú Format: Escala de tiempo – Ajuste -

11. Para imprimir la información de la vista se selecciona la opción Print del menú File Es conveniente analizar el número de páginas y la forma en que se hará la impresión, seleccionando la opción Preview del menú File Ms Project genera diversos tipos de reportes mediante la opción Report del menú View Tipos de reportes: Overview Project summary Impresión de informes

12. La introducción de tareas se puede hacer en forma global o detallada Golbal directamente en la vista Gantt Detallada mediante la vista Task sheet de More Views… Cada tarea es asociada con un número de identificación Se hace clic en un campo de la columna Task name y automáticamente se asigna una duración a la tarea de 1 día Puede introducirse la duración en este momento o posteriormente La tarea puede ser una actividad o un resumen de un grupo de tareas que genera un esquema Para indicar que una tarea es parte de un grupo se utiliza el botón de identación a la derecha. La identación a la izquierda genera un grupo o tarea nueva Las tareas se apreciarán en forma de grupos: Creación del Plan – Introducción de tareas -

13. Para ver las tareas de un grupo: Se hace clic en el signo (+) de la tarea, para cerrar el grupo, se hace clic en el signo (-): O se seleccionan los botones teniendo el cursor sobre la tarea deseada Para abrir todas las tareas o niveles determinados de ellas, se selecciona el botón Show Estas funciones pueden ser realizados En la opción Outline del menú Project Creación del Plan – Vista, edición y desplazamiento de tareas - • Para insertar una nueva tarea: • Se coloca el cursor en el nombre de la tarea en donde se insertará la nueva tarea • Oprimir la tecla Ins o seleccionar la opción New Task del menú Insert • Para eliminar una tarea • Se coloca el cursor en el nombre de la tarea en donde se eliminará • Oprimir la tecla Del o seleccionar la opción Delete Task del menú Edit • Para desplazar una tarea de una posición a otra: • Seleccionar el identificador de la tarea o de varias tareas • Desplazarla(s) a la posición deseada (No se requiere insertar un renglón)

14. Las tareas repetitivas se presentan consistentemente en un proyecto Pueden representar juntas, reuniones o revisiones del plan Para introducirlas, se selecciona ls opción Recurring Tasks del menú Insert: Las notas de las tareas contienen información sobre la planeación de la misma Para introducir una nota se coloca el cursor en la tarea y se selecciona la opción Task Notes del menú Project, o el botón Creación del Plan – Tareas repetitivas y notas -

15. Una WBS contiene la información de las tareas en forma estructurada Para crear la secuenciación de tareas: Se abre la vista Task Sheet del menú More Views… Se inserta una nueva columna en la que se colocará la secuenciación: Se selecciona la opción WBS-Define Code del menú Project: Para asignar una nueva numeración, se selecciona la opción WBS-Renumbering del menú Project Creación del Plan – Información de la WBS -

16. Un milestone es una tarea que no tiene duración pero que identifica eventos importantes del calendario, por ejemplo, la terminación de una fase mayor Para colocar un milestone, se ingresa una tarea con duración cero Si se quiere ingresar un milestone con duración que represente un evento especial como por ejemplo una aprobación, se realiza lo siguiente: Se ingresa la tarea con duración 0 Seleccionar Task Information y la etiqueta Advanced Ingresar la duración Marcar la celda Mark task asmilestone Creación del Plan – Colocación de Milestones -

17. Para asignar recursos y representarlos, es necesario indicar el calendario que será usado Seleccionar Options del menú Tools Ingresar los datos en la ventana de la etiqueta Calendar Para definir el calendarioestándar del proyecto que representa las horas de trabajo: Se selecciona la opción Change Working Time del menú Tools Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea- Calendario y Jornadas de Trabajo -

18. La duración de las tareas puede introducirse de la siguiente manera: En la columna Duration correspondiente de la gráfica de Gantt Colocando el cursor sobre la tarea y seleccionando la opción Task Information del menu Project o mediante el botón Se introduce el tiempo estimado en horas, días, semanas o meses La duración se introduce en tareas individuales Task Information: Cuando se tiene poca experiencia o dudas en la estimación, puede utilizarse la vista Pert – Network Diagram - Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea- Duración de las tareas -

19. Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea- Duración de las tareas - • La duración de las tareas puede asignarse a nivel de grupos de tareas: • Esto queda representado en la gráfica: • Cuando sea necesario establecer la fecha de inicio de una actividad, sin depender de otra, sólo se indica la fecha • Fecha de inicio sin dependencia: • Una tarea puede tener restricciones para su duración: • Una restricción para finalizar en una fecha límite se representa en el diagrama:

20. Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea- Duración de las tareas -

21. Uno de los recursos para realizar una tarea, es el responsable de realizarla Cuando se asigna un recurso, por su capacidad máxima para realizarla es de 100% (omisión) Es posible asignar dos o más recursos a una tarea, colocando el porcentaje de participación, por ejemplo, 50% Existen dos niveles de asignación La definición del recurso una sola vez La asignación del recurso a las tareas del proyecto Si no se conoce el nombre del recurso, puede colocarse la especialidad Definición del recurso: Opciones: Opción Resources-Assign Resources del menú Tools O el botón Aparecerá el cuadro de diálogo para ingresar los nombres o la especialidad: Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea- Definición del recurso -

22. Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea- Definición del recurso - • Hoja de recursos • Permite introducir mayor información de cada recursos • Para definir la información, se utiliza la vista Resource Sheet: • El tipo de recurso puede ser Trabajo o Material • Si se introduce un material se coloca la etiqueta del mismo en la columna Material Label • Automáticamente se coloca la inicial de cada recurso en la columna Initials • En la columna Groups se indica si el recurso es un equipo de trabajo • Max. Units indica el número máximo de unidades de tiempo en el que el recurso puede ser asignado • En Std. Rate se coloca el pago por hora para el recurso • Ovt Rate significa el pago por hora extra del recurso • En Cost/use se coloca el costo por usar el recurso, normalmente se aplica a materiales • En Accrueat se indica la forma de aplicar el recurso: Inicio, final o prorrateado

23. Para asignar un recurso a una tarea se tienen varias opciones: Columna Resource Names de la vista Gantt Doble clic en la tarea para visualizar la información de la tarea En ambos casos, se hace clic en la lista de desplegado para seleccionar el nombre y se le asigna el porcentaje de participación: Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea- Asignación del recurso - • En el caso de utilizar la columna Resource Names, solo se ingresará el nombre del responsable y las unidades de asignación serán en un 100% por omisión

24. Detalles de los miembros del equipo (Responsables) Abrir la ventana de asignación de recursos: Hacer doble clic en el nombre del responsable al que se le actualizarán los datos Ingresar los datos en la ventana de información. En el caso de asignar dos recursos a una misma tarea, se ingresa el porcentaje de participación de cada uno: Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea- Definición del recurso -

25. Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea- Asignación del recurso -

26. Por omisión, las dependencias entre dos tareas es de fin a inicio Es conveniente iniciar la vinculación entre tareas con esta definición y posteriormente identificar y modificar las excepciones Para definir una dependencia: Se seleccionan las tareas que dependerán entre sí Se oprime el botón O se selecciona la opción Link Tasks del menú Edit Otra opción es describirla en la ventana Task Information También pueden introducirse las dependencias en la columna Predecessors de la vista Gantt Para eliminar una dependencia: Se seleccionan las tareas que dependerán entre sí Se oprime el botón Si las tareas no están contiguas, se selecciona la primera tarea y oprimiendo la tecla Ctrl se selecciona la segunda Pueden seleccionarse varias tareas a la vez Asignación de dependencias

27. Asignación de dependencias • Cuando se crea el calendario, MS Project calcula la duración del proyecto a través de las dependencias entre las tareas predecesoras y sucesoras • Cuando se han definido las dependencias de las tareas, éstas se representan en la gráfica a través de líneas de unión • Para cambiar el tipo de dependencia, se hace doble clic en la línea y se selecciona la deseada: • Existen tareas que dependen de otras pero que requieren un tiempo adicional adicional para su inicio. El tiempo necesario se introduce en el cuadro de demora –Lag- • En el caso de requerir un adelanto en el tiempo, el número introducido deberá ser negativo

28. Asignación de dependencias - Diagrama del Calendario -

29. La duración de una tarea depende de los recursos asignados y al tipo de tarea, Por omisión la programación se condiciona al esfuerzo Se incrementa o disminuye la duración de acuerdo a los cambios en los recursos pero no se modifica la duración de la tarea El trabajo es la cantidad de esfuerzo o numero de horas dedicados por un recurso a una tarea Métodos de Programación Tools -Options- Calculation Calendario de trabajo – Trabajo = Duración * Unidades -

30. El tipo de la tarea influye en su programación. Hay tres tipos de tareas: Unidades fijas Duración fija Trabajo fijo Para consultar o modificar el tipo de la tareas se utiliza la vista Task Entry en More Views Unidades fijas: Es el tipo por omisión Se modifica su duración si se incrementan o reducen recursos Unidades fijas Si se agrega un nuevo recurso, la duración de la tarea se reduce: Calendario de trabajo – Trabajo = Duración * Unidades -

31. Calendario de trabajo – Trabajo = Duración * Unidades - • Duración fija: • La duración de la tarea siempre es la misma aún si se incrementan o reducen recursos: • La tarea representa la impartición de un curso en 24 horas, si se agrega un recurso de apoyo, la duración del curso será la misma: • Trabajo fijo • El trabajo total de la tarea será el mismo y los cambios en recursos modifican la duración y las unidades: • Si se agrega un nuevo recurso, la duración de la tarea se reduce:

32. Calendario de trabajo – Vista Uso de recursos -

33. Calendario de trabajo – Vista Uso de tareas -

34. La vista Hoja de recursos –Resource Sheet- permite la redistribución en caso de ser necesario Un recurso está sobrecargado cuando tiene asignado más trabajo del que puede realizar en un horario laboral Cuando un recurso está sobreasignado el texto se muestra en rojo y contiene un indicador: Se puede utilizar la gráfica de recursos – Resource Graph - para apreciar el porcentaje de uso de recursos: Calendario de trabajo – Cargas de trabajo -

35. Para el balance de las cargas en forma manual se utiliza la opción Resource Management de la barra de herramientas View– Toolbars – Calendario de trabajo – Cargas de trabajo - • Se divide la pantalla Window-Split y se señala el recurso que se quiere administrar:

36. El balance de las cargas de trabajo en forma automática puede ser realizado en MS Project: Examina las sobreasignaciones, sus dependencias, tiempo de demora y prioridades y determina si una tarea puede ser retrasada o dividida para resolver un conflicto Se utiliza la opción Level Resources del menú Tools Calendario de trabajo – Cargas de trabajo -

37. En Ms Project, existen dos tipos de calendario: Calendario Estándar Calendario por recurso El calendario estándar es el calendario por omisión para cada recurso Pueden crearse calendarios especiales para controlar la disponibilidad del recurso Otros dos tipos de calendario pueden asignarse a un recurso: Calendario 24 horas Calendario turno de noche El calendario estándar se accesa mediante la opción Tools-Options y la etiqueta Calendar: Calendario de trabajo – Calendarios por recurso -

38. Calendario de trabajo – Calendarios por recurso - Guía para realizar un plan de proyecto • Iniciación del proyecto • Creación del Plan de Proyecto • Asignación de recursos y cálculo del costo • Asignación de dependencias • Calendario de trabajo • Terminar la presentación • Para asignar modificaciones al calendario estándar de un recurso, se selecciona la opción Change Working Time del menú Tools • Se indica el nombre del recurso al que se le hará un calendario especial • El calendario especial, se verán reflejados los cambios, como días laborables (No estándar) y días de trabajo en los que no participará: Administración de Proyectos • Características de los proyectos • Ciclo de vida de un proyecto • Diferencia entre Proyecto y Operaciones • Características de la Administración de Proyectos • El administrador de proyectos Continúe en la siguiente actividad