Prof. Luis Ayala Riquelme Vicerrector de Asuntos Económicos y Gestión Institucional

1. PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL • CONVENIO DE DESEMPEÑO MECESUP – UNIVERSIDAD DE CHILE Prof. Luis Ayala Riquelme Vicerrector de Asuntos Económicos y Gestión Institucional Abril 2009

2. Antecedentes generales Nuevo instrumento de financiamiento del Estado para las Universidades Estatales Su objetivo es alinear: la misión institucional con las prioridades nacionales y regionales la rendición de cuentas y el desempeño institucional con el financiamiento público. preservando la autonomía universitaria. Apoyo a los Planes de Mejoramiento Institucional (PMI) Plan piloto: U. de Chile, UTA, U. Bío-Bío y UFRO. CONVENIOS DE DESEMPEÑO

3. Mejorar la capacidad de gestión y la calidad del quehacer académico asegurando su medición periódica, instrumento de financiamiento del Estado para las Universidades Estatales Favorecer la rendición de cuentas públicas para dar transparencia a sus resultados en cuanto a gestión y logros académicos CONVENIOS DE DESEMPEÑO Propósito

4. Impactos relevantes AÑO 5 0 1 2 3 4 6 7 Definición de hitos e indicadores para medir capacidad Hitos e indicadores comprometidos para medir capacidad creada Definición de metas e indicadores académicos para próximos 4 años Medición de hitos e indicadores comprometidos en el período 3 - Se creacapacidad a nivel institucional, en los primeros años del Convenio de desempeño CONVENIOS DE DESEMPEÑO UNIVERSIDAD DE CHILE Cronograma

5. CONVENIOS DE DESEMPEÑO UNIVERSIDAD DE CHILE Financiamiento • Financiamiento compartido entre MINEDUC y la Universidad • Remesas sujetas a oportuno cumplimiento de compromisos

6. PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Organización • Comité Directivo (estratégico) • Rector • Prorrector • Vicerrector de Asuntos Académicos • Vicerrector de Investigación y Desarrollo • Vicerrector de Asuntos Económicos y Gestión Institucional • Vicerrector de Extensión • Decanos representantes de Campus • Decanos de FCFM y FEN • 2 personas externas con experiencia en alta dirección empresarial • Comité Ejecutivo (quincenal) • Prorrector • Vicerrectores • Directores: • Pregrado • Postgrado y Postítulo • Investigación • Finanzas y Administración Patrimonial • Gestión de Prorrectoría • Análisis Institucional • Servicios de Tecnologías de Información • Servicios de Información y Bibliotecas • Recursos Humanos • Equipo gerencial del Convenio de Desempeño • Académicos • Comité Operativo (2 x semana) • Vicerrector VAEGI • Director STI • Asesor legal • Director UAI • Equipo directivo PMO

7. Establecer evaluación de calidad de carreras Implementar autoevaluación y apoyo a posgrado Mejorar estándares en facultades y organismos Modernizar pregrado Consolidar ciclos comunes Reducir tiempos de titulación y tasas de deserción Incrementar transferencia de tecnología e investigación aplicada Fortalecer humanidades, artes y ciencias sociales Impulsar renovación de cuadros académicos y personal de apoyo Mejorar políticas de remuneraciones del personal académico Fortalecer carrera funcionaria Establecer evaluaciones de desempeño de autoridades Modernizar los organismos centrales para una gestión más eficiente PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Plan de Desarrollo Institucional (PDI) Objetivos estratégicos

8. Gestión estratégica de Recursos Humanos Sistema de aseguramiento de la calidad académica Modernización del pregrado Fortalecimiento de la investigación aplicada y transferencia tecnológica Fortalecimiento de la investigación y creación en humanidades, artes y ciencias sociales Redefinición del rol de los Organismos Centrales Posicionamiento de la Universidad en el debate nacional Fortalecimiento del posgrado Rediseño de la estructura de Campus Diseño de un sistema de educación continua PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Plan de Desarrollo Institucional (PDI) Proyectos estratégicos

9. Objetivos específicos: Redefinición organizacional de los Organismos Centrales Desarrollo e instalación de capacidades ejecutivas a nivel de organizaciones de campus PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL • Objetivo general N°1: • Reorganización de los Organismos Centrales e instalación de capacidades de gestión en organizaciones de campus (ROC) • Fortalecer el balance centralización-descentralización que caracteriza la gestión de la universidad • Asegurar, de manera permanente, la calidad de su quehacer académico en docencia, investigación, creación y extensión • Optimizar el uso de recursos

10. PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL • Objetivo general N°2: • Proveer Sistemas de Información para la Gestión integrada (SIG) • Asegurar el mejoramiento continuo del quehacer universitario, mediante un sistema robusto de información institucional • Objetivos específicos • Apoyar de manera efectiva a las unidades académicas mediante instrumentos de comunicación y gestión modernos • Promover la autorregulación y la calidad del quehacer académico: docencia, investigación, creación y extensión • Ampliar la cobertura e integridad de los servicios de apoyo a los estudiantes, y egresados mediante implantación y uso de instrumentos para la gestión administrativa , curricular y de servicios • Apoyar a la gestión institucional proactiva para la toma de decisiones, mediante la instalación de capacidades de observación del quehacer universitario y de rendición de cuentas públicas

11. PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Estructuradel proyecto Reorganización de Organismos Centrales ROC ROC F1: Nuevo modelo organizacional para Organismos Centrales ROC F2: Desarrollar e instalar capacidades ejecutivas a nivel de Campus mediante un nuevo modelo organizacional Sistemas Integradosde Gestión: SIG F1 Apoyo a labores de administración y comunicación SIG F2 Apoyo a la labor de académicos y personal de apoyo SIG F3 Apoyo a procesos de estudiantes SIG SIG F4: Capacidad de observación, indicadores de gestión, acceso a información, alertas tempranas

12. PDI Gestión estratégica de Recursos Humanos Sistema de aseguramiento de la calidad académica Modernización del pregrado Fortalecimiento de la investigación aplicada y transferencia tecnológica Fortalecimiento de la investigación y creación en humanidades, artes y ciencias sociales Redefinición del rol de los Organismos Centrales Posicionamiento de la Universidad en el debate nacional Fortalecimiento del posgrado Rediseño de la estructura de Campus Diseño de un sistema de educación continua Proyectos del PMI P1: Crear e instalar capacidad de gestión en los Campus PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Relación de objetivos PDI - PMI P5: Mejoramiento de sistemas de personal 10 proyectos de mejoramiento de procesos de apoyo a actividad académica P9: Apoyo a la cátedra presencial P10: Apoyo a investigación P11: Extensión y proyección al medio P10: Apoyo a investigación Convenio de Desempeño Juan Gómez Millas P1: Reorganización de Organismos Centrales P3: Comunicaciones e imagen institucional P14: Apoyo a procesos de posgrado P11: Extensión y proyección al medio P14: Apoyo a procesos de posgrado

13. P2: Mejoramiento de herramientas para facilitar las comunicaciones (correo, etc.) P4: Gestión de la documentación administrativo legal (Of. partes) P6: Gestión de activos fijos inmuebles P7: Mejoras a los sistemas de apoyo administrativo P8: Plataformas transversales de servicios P12: Curriculum académico digital P13: Evaluación del desempeño docente P15: Perfeccionamiento de los sistemas de acceso a información, bibliotecas y servicios a los alumnos P16: Observatorio U-Chile PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Mejora de procesos de apoyo a la actividad académica

14. PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proyectos asociados al mejoramiento de procesos Bienestar Promoción Pregrado Formación de capital humano Estudiantes Posgrado Finanzas Docencia Formación continua TIC RRHH Personal de Apoyo Académicos Bibliotecas Infraes-tructura TIC Finanzas Evaluación Investigación Concursos Generación de conocimiento y creación artística Publicaciones Patentes Memorias Congresos Extensión universitaria y relación con el medio Procesos esenciales Procesos de apoyo

15. PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Actividades • Puesta en marcha • Suscripción del Convenio, • Constitución de equipo de administración del proyecto • Instalación del proyecto • Recepción primera remesa de MECESUP. • Planificación • Desarrollo del perfil de 16 proyectos y 11 licitaciones

16. PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Actividades ROC • Reorganización de Organismos Centrales: • Se desarrollaron entrevistas, análisis, y preparación de diagnósticos de 55 unidades centrales, para un posterior rediseño e implantación. • Administración de Campus • Entrevistas, determinación de funciones, diseño de una propuesta preliminar de estructura.

17. PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Indicadores de Gestión ROC: avance por objetivos Eje: Reorganización de los Organismos Centrales (ROC) Objetivo especifico ROC1: Desarrollar e instalar capacidades de superintendencia a nivel central de la Universidad, mediante un nuevo modelo organizacional para la Rectoría, Prorrectoría y Vicerrectorías. Metas: Año 1: Diagnóstico Años 2 y 3: Rediseño de procesos, implantación y evaluación

18. PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Indicadores de Gestión ROC: avance por objetivos Objetivo especifico ROC2: Desarrollar e instalar capacidades ejecutivas a nivel de campus mediante un nuevo modelo organizacional aplicado a cada unidad geográfica. Metas: Año 1: Diagnóstico Años 2 y 3: Rediseño de procesos, implantación y evaluación

19. PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Actividades SIG • Digitalización e indexación de documentos oficiales • 8.000.000 de páginas de expedientes de títulos, decretos, resoluciones, escrituras, etc. • 6.000 planos de obras civiles de los 5 campus, y • 1.100.000 imágenes de decretos en microfilm. • Quedarán disponibles a la comunidad universitaria en un repositorio de documentos electrónicos.

20. PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Actividades SIG • Mejoramiento del Sistema de Correos para la comunidad universitaria: • Mejora de servicio: • Nuevos servidores y aumento de capacidad en casillas @uchile.cl • Convenio con Google: 50.000 cuentas de Gmail con 7 Gb • Convenio con Microsoft: 50.000 cuentas de Hotmail con 5 Gb • Desarrollo de un sitio web con: • Preguntas frecuentes • Tutoriales animados • Acceso a mesa de ayuda • Capacidad de monitoreo del ingreso a cada página del sitio • Difusión de nuevos servicios

21. PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Actividades SIG • Adquisición y construcción de servicios que permiten automatizar procesos: • Plataforma para la firma electrónica de documentos: • Firma digital avanzada para 300 autoridades • Uso masivo de firma digital simple mediante Pasaporte UChile • Repositorio electrónico de documentos • Construcción de sistemas de flujo de trabajo (workflow) para el reemplazo de documentos actuales en papel. • Procesos del ámbito: • académico, • recursos humanos, y • procesos de apoyo, como finanzas, sistemas de bibliotecas, administración, etc.

22. PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Actividades SIG Ampliación del sistema de apoyo a la cátedra presencial U-Cursos • Inducción plataforma U-Cursos • Generación de material de apoyo • Convenio con FCFM (infraestructura)

23. PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Actividades SIG Modernización de portales web • Definición de nueva estructura de contenidos y diseño gráfico del portal web institucional • Adopción de herramientas tecnológicas que permitan mayores espacios de participación y retroalimentación • Incorporación de plataforma tecnológica de generación de portales web en las facultades e institutos • Mayor presencia de contenidos multimedia: audio, video, galerías de fotos y presentaciones animadas • Versión en inglés del portal web, con una selección de los principales contenidos

24. PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Actividades SIG • Curriculum Vitae Digital: • Sistema de integración de información para la generación de portafolios académicos (workflow) • Utilización en procesos de: • Evaluación académica • Calificación académica • Asignación universitaria (AUCAI)

25. PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Actividades SIG Licitaciones y proyectos en preparación: • Levantamiento y actualización del Catastro de Activo Fijo • Licitación de software (datawarehouse) y hardware (servidores) para la ampliación de la plataforma analítica, que dará origen al Observatorio U-Chile (BI) • Licitación de una plataforma para la realización de encuestas

26. PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Indicadores de Gestión SIG: avance por objetivos Objetivo Especifico SIG1: Brindar apoyo a las actividades académicas mediante la implantación y uso de instrumentos de comunicación y de sistemas de gestión administrativa y económica.

27. PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Indicadores de Gestión SIG: avance por objetivos Objetivo Especifico SIG1: Brindar apoyo a las actividades académicas mediante la implantación y uso de instrumentos de comunicación y de sistemas de gestión administrativa y económica

28. PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Indicadores de Gestión SIG: avance por objetivos Objetivo especifico SIG2: Promover la cultura de la autorregulación y del aseguramiento de la calidad del quehacer universitario mediante la implantación y uso de instrumentos de gestión académica en docencia, investigación, creación y extensión.

29. PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Indicadores de Gestión SIG: avance por objetivos Objetivo especifico SIG2: Promover la cultura de la autorregulación y del aseguramiento de la calidad del quehacer universitario mediante la implantación y uso de instrumentos de gestión académica en docencia, investigación, creación y extensión.

30. PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Indicadores de Gestión SIG: avance por objetivos Objetivo especifico SIG3: Ampliar la cobertura e integridad de los servicios de apoyo a los estudiantes de pre y postgrado, y a los egresados mediante el perfeccionamiento, implantación y uso de instrumentos para la gestión administrativa, curricular y de servicios a los alumnos y ex – alumnos.

31. PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Indicadores de Gestión SIG: avance por objetivos Objetivo especifico SIG3: Ampliar la cobertura e integridad de los servicios de apoyo a los estudiantes de pre y postgrado, y a los egresados mediante el perfeccionamiento, implantación y uso de instrumentos para la gestión administrativa, curricular y de servicios a los alumnos y ex – alumnos

32. PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Indicadores de Gestión SIG: avance por objetivos Objetivo especifico SIG4: Apoyar a la gestión institucional proactiva para la toma de decisiones, mediante la instalación de capacidades de observación permanente y oportuna del quehacer universitario y de rendición de cuentas públicas.

33. PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Indicadores de Gestión SIG: avance por objetivos Objetivo especifico SIG4: Apoyar a la gestión institucional proactiva para la toma de decisiones, mediante la instalación de capacidades de observación permanente y oportuna del quehacer universitario y de rendición de cuentas públicas.

34. PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Resumen del estado financiero Ejecución presupuestaria