Internt handlingsrom (IHR)

1. Internt handlingsrom (IHR) Møte for teknisk- og administrativt tilsatte på Det humanistiske fakultet 30. januar 2012 Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe og prosjektleder Ingar Pettersen, IHR

2. Hva vil vi med IHR? • Øke vårt økonomiske handlingsrom • Bruke en større andel av ressursene på forskning og utdanning • Skape en enda bedre arbeidsdag for studenter og ansatte • Kultur for kontinuerlig forbedring

3. Ingen oppsigelser • Styret har vedtatt at vi ved utgangen av 2013 skal vise et positivt resultat på mellom 10-30%

4. Klar tale fra styret • Vi skal utvikle en handlingskraftigorganisasjon med større muligheter for effektivisering og kvalitetsheving • Brukerne skal settes i fokus • Endringene i organisasjonen skal skje gjennom gode prosesser

5. Pågående prosjekter • Roller og ansvar knyttet til administrative nivåer • Administrativ IT • Eksternfinansierte prosjekter • Studieadministrasjon • Bilagslønn • Eksamen Nye prioriterte områder 2012 • www.uio.no • Arkiv • Ph.D utdanningen

6. Roller ogansvarknyttettil administrative nivåer • Kartlegge nåsituasjonen – januar • Vurdere organisasjonsmodeller – februar • Analysefase avsluttes – april • Drøfting i universitetsstyret i juni – styrebehandling etter sommerferien

7. Plangruppe for administrativ IT • Hovedutfordringer • Mange av tjenestene oppleves som lite brukervennlige • Nye tjenester og løsninger innføres usystematisk og lite planlagt • Beslutninger knyttet til de administrative IT-systemene er kun unntaksvis sporbare • Tiltak gjennomføres uten at konsekvenser for andre tjenester eller systemene er klarlagt og tatt hensyn til

8. Prioriterte oppgaver for plangruppen • Kortsiktige tiltak • Etablere en entydig systemeierfunksjon • Tydeliggjøre de viktigste rollene rundt administrative IT-systemer • Strategi for trinnvis utvikling / oppgradering av systemer (veikart) innen administrative IT-løsninger

9. Fremdrift • Det arbeides fortløpende med kortsiktige løsninger • Etter hvert som nye og bedre løsninger innføres blir disse publisert på hjemmesiden. • Forslag til organisering av systemeierrollen ble vedtatt i styremøtet 27/1 • Forslag til et veikart avsluttes april 2012

10. Eksternfinansierte prosjekter • Kartlegging av grunnbehov gjennomført ved MNF og MED • fokusgrupper • intervjuer • Plangruppe etablert • 10 deltakere fra MNF, MED, SV, ØPA, OPA • Utvides med deltakere fra de andre fakultetene som deltar på utvalgte møter

11. Hovedproblemstillinger • Effektiv styring krever informasjon som ikke finnes i våre hovedsystemer: • Søknaden • Milepeler for forskningsaktivitetene • Forbruk av frikjøp • Vi mangler gode mekanismer for porteføljestyring

12. Hovedproblemstillinger • Totalkostnadsføring krevende • Prosjektoppfølging ekstra krevende • Personalkostnader belastes feil • Dato for start og stopp, og konteringsinformasjon er for ofte feil • Prosedyrene for feilretting er for tungvinte og tidkrevende

13. Fase 1 iprosjektetskal: • Beskriveogavgrenseproblemområdet • Lagekortsiktigløsning • Organiserearbeidetogarbeidsflytenutfradagenstilgjengeligesystemerogregistre • Fase 1 avsluttes 30.06.12

14. Fase 2 skal: • Beskriveogavgrenseproblemområdet • Lagekravspesifikasjon for IT-støtte • Anskaffe/utvikle IT-støttesystem • Revidereorganiseringogsaksflytsomfølgeavnytt IT-system • Fase 2 skalværeferdigmedio 2013

15. IHR studier • Studentmobilitet • Lokalopptak • Eksamen

16. Studentmobilitet • Ferdig utredet: • Godkjenning av norsk utdanning, enkle saker • Forhåndsgodkjenninger • Registrering av alternative forkunnskapskrav • Noen arbeidsprosesser trenger videre utredning/ policyavklaring: • Godkjenning av norsk utdanning, tunge saker • Godkjenning utenlandsk utdanning • Vurdering av videre arbeid herunder høring under utarbeidelse

17. Lokalopptak Utarbeidet forslag: • Samordning og sentralisering av opptak til masterprogram til UiO • Enhetene skal fortsatt: • Foreta faglig vurdering og rangering av kvalifiserte søkere som oversendes fra STA • Behandle saker som ikke kan poengberegnes (individuell behandling) • Forslaget er sendt på høring

18. Eksamen • Arbeidsgruppen skal • analysere og foreslå endringer innenfor planlegging, gjennomføring og etterarbeid knyttet til eksamensavvikling • ha spesiell oppmerksomhet rettet mot digitalisering av arbeidsprosessene • gjennomgå arealbruk, arkiv og bruk av eksamensvakter

19. Bilagslønn • Kartlegging av dagens arbeidsprosesser og • organisering er i hovedsak avsluttet • Ulike løsninger er under vurdering • Forslag til endelige løsninger fremlegges • mars/april 2012

20. Fra Sentraladministrasjonen til forskning og utdanning • Målsetningen er å frigjøre 10 % av driftsbudsjettet på 500 millioner kr • 2012: 10 millioner kr er inndratt fra Sentraladministrasjonen • Forslag til disponering legges fram for styret i mars 2012

21. Mulige tiltak i Sentraladministrasjonen • Felles strategisk vurdering hver gang det er en ledig stilling • Redusert ressursbruk på utvalgte områder • Tenke stort, men også handle i det små

22. Mulige tiltak i Sentraladministrasjonen • Aktivitetskutt (årsverk og oppgaver) • Ambisjonsnivå (godt nok) • Alternative måter å jobbe på (felles løsninger, systemer og tjeneste)

23. Hva skal pengene brukes til? • Til prosjekter innen forskning og utdanning Forslag til disponering av pengene: • Økt studentoppfølging • Styrking av inntekter gjennom eksternt finansierte prosjekter • Styrking av Småforsk • Finansiering av stillinger for å sikre større fleksibilitet ved omstillinger (tre års finansiering)

24. Mer informasjon/kontakt oss www.uio.no/ihr ihr-kontakt@admin.uio.no