Internt handlingsrom (IHR)

1. Internt handlingsrom (IHR) UVs administrasjonsseminar 12. januar 2012 Prosjektleder Ingar Pettersen, IHR

2. Hva vil vi med IHR? • Øke vårt økonomiske handlingsrom • Bruke en større andel av ressursene på forskning og utdanning • Skape en enda bedre arbeidsdag for studenter og ansatte • Kultur for kontinuerlig forbedring

3. Ingen oppsigelser • Styret har vedtatt at vi ved utgangen av 2013 skal vise et positivt resultat på mellom 10-30%

4. Klar tale fra styret • Vi skal utvikle en handlingskraftigorganisasjon med større muligheter for effektivisering og kvalitetsheving • Brukerne skal settes i fokus • Endringene i organisasjonen skal skje gjennom gode prosesser

5. Status for de fem prioriterte områdene i IHR • Roller og ansvar knyttet til administrative nivåer • Administrativ IT • Eksternfinansierte prosjekter • Studieadministrasjon • Bilagslønn

6. Roller ogansvarknyttettil administrative nivåer • Kartlegge nåsituasjonen – januar - februar • Vurdere organisasjonsmodeller – februar - mars • Analysefase avsluttes – april • Styrebehandles - juni

7. Plangruppe for administrativ IT • Hovedutfordringer • Mange av tjenestene oppleves som lite brukervennlige • Nye tjenester og løsninger innføres usystematisk og lite planlagt • Beslutninger knyttet til de administrative IT-systemene er kun unntaksvis sporbare • Tiltak gjennomføres uten at konsekvenser for andre tjenester eller systemene er klarlagt og tatt hensyn til

8. Prioriterte oppgaver for plangruppen • Kortsiktige tiltak • Etablere en entydig systemeierfunksjon • Tydeliggjøre de viktigste rollene rundt administrative IT-systemer • Strategi for trinnvis utvikling / oppgradering av systemer (veikart) innen administrative IT-løsninger

9. Fremdrift • Det arbeides fortløpende med kortsiktige løsninger • Etter hvert som nye og bedre løsninger innføres blir disse publisert på hjemmesiden. • Forslag til organisering av systemeierrollen har høringsfrist 16/1. Styrebehandles 27/1 • Forslag til et veikart avsluttes april 2012

10. Eksternfinansierte prosjekter • Kartlegging av grunnbehov gjennomført ved MNF og MED • Fokusgrupper, • intervjuer • Plangruppe etablert • 10 deltakere fra MNF, MED, SV, ØPA, OPA • Utvides med deltakere fra de andre fakultetene ved tredjehvert møte

11. Hovedproblemstillinger • Effektiv styring av prosjektene krever informasjon som ikke finnes i våre hovedsystemer, som • Søknaden • Milepeler for forskningsaktivitetene • Forbruk av frikjøp • Vi mangler gode mekanismer for porteføljestyring av de eksternfinansierte forskningsprosjektene

12. Hovedproblemstillinger [2] • Totalkostnadsføring krevende • Måten dette er implementert på ved UiO gjør prosjektoppfølging ekstra krevende • Personalkostnader belastes feil • Dato for start og stopp, og konteringsinformasjon er for ofte feil • Prosedyrene for feilretting er for tungvinte og tidkrevende

13. Fase 1 iprosjektetskal: • Beskriveogavgrenseproblemområdet • Lagekortsiktigløsning • Organiserearbeidetogarbeidsflyten • Detaljplanlegge for fase 2 • Fase 1 avsluttes 30.06.12

14. Fase 2 skal: • Lagekravspesifikasjon for IT-støtte • Anskaffe/utvikle IT-støttesystem • Revidereorganiseringogsaksflytsomfølgeav IT-system • Fase 2 skalværeferdigmedio 2013

15. IHR studier • Innpassing og godkjenning (Studentmobilitet) • Lokalopptak

16. Innpasning og godkjenning –(Studentmobilitet) • Ferdig utredet: • Godkjenning av norsk utdanning, enkle saker • Forhåndsgodkjenninger • Registrering av alternative forkunnskapskrav • Noen arbeidsprosesser trenger videre utredning/ policyavklaring: • Godkjenning av norsk utdanning, tunge saker • Godkjenning utenlandsk utdanning • Vurdering av videre arbeid herunder høring under utarbeidelse

17. Lokalopptak Utarbeidet forslag: • Samordning og sentralisering av opptak til masterprogram til UiO • Enhetene skal fortsatt: • Foreta faglig vurdering og rangering av kvalifiserte søkere som oversendes fra STA • Behandle saker som ikke kan poengberegnes (individuell behandling) • Forslaget sendes på høring

18. Bilagslønn • Overblikk: • Fra forvirring til strukturert forvaltning • Bringe klarhet i forhold knyttet til ekstern arbeidskraft med tilhørende rettigheter • Standardiseringsmulighet innenfor • Arbeidsflyten fra enhetene til lønningsseksjonen • Vurderingsarbeid – felles satser for hele UiO? • Roller og ansvar • Maler og rutiner

19. Framdrift • Kartlegging av nåsituasjonen er i hovedsak avsluttet • Ulike løsninger er under vurdering • Forslag til endelige løsninger fremlegges mars/april 2012

20. Forslag til prioriterte områder 2012 • www.uio.no • Videreføring av arbeid med administrative IT-systemer • Arkiv • Eventuelle ytterligere prosjekter som følge av de prosjektene man jobber med • Ph.D utdanningen • Eksamen (vedtatt i desember 2011)

21. Endringer i Sentraladministrasjonen

22. Fra administrasjon til forskning og utdanning • 10 prosent av driftsbudsjettet til Sentraladministrasjoene på 500 millioner kr. skal de neste tre årene overføres til forskning og utdanning • 2012: 10 millioner kr.

23. Mulige tiltak i Sentraladministrasjonen • Felles strategisk vurdering hver gang det er en ledig stilling • Redusert ressursbruk på utvalgte områder • Tenke stort, men også handle i det små

24. Mulige tiltak i Sentraladministrasjonen • Aktivitetskutt (årsverk og oppgaver) • Ambisjonsnivå (godt nok) • Alternative måter å jobbe på (felles løsninger, systemer og tjeneste)

25. Hva skal pengene brukes til? • Til prosjekter innen forskning og utdanning Forslag til disponering av pengene: • Tiltak for økt studiepoengproduksjon • Øremerket støtte til forskningsprosjekter med særlig strategisk profilering • Dekning av egenandel ved FRIPRO midler • Finansiering av seniorstillinger for å sikre større fleksibilitet ved omstillinger (tre års finansiering) • Styrking av Småforsk-området

26. Styringsstruktur