Mensaje del Auditor Judicial

1. Auditoría Interna Poder Judicial Estimados compañeros y compañeras del Poder Judicial: La Auditoría Interna desea establecer este canal de comunicación para que conozcan sobre las actividades que realizamos y como podemos servir a través del desarrollo de estas a los diferentes despachos de nuestra Institución.  Este es el inicio de un camino, que espero nos permita aclarar dudas sobre nuestro papel en el Poder Judicial y las necesidades que tenemos cuando realizamos evaluaciones en diferentes oficinas, en aras de brindar un mejor servicio. Cordialmente, Hugo Ramos Gutiérrez Auditor Judicial Mensaje del Auditor Judicial Campaña de Información Auditoría Interna. Cápsula # 1 Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional

2. Auditoría Interna Poder Judicial ¿Qué es la Auditoría Interna? La auditoría interna es un órgano que realiza una actividad independiente, objetiva y asesora, que genera valor agregado y mejora las operaciones de la institución, colaborando con el cumplimiento de los objetivos, por medio de una evaluación en los diferentes procesos institucionales, brindando una garantía razonable de que la actuación de la administración se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las sanas prácticas. Para solicitar mayor información puede comunicarse con la Auditoría Interna en los siguientes números de teléfono 295-3238, 295-3242 o en la dirección electrónica: auditoriajudicial@poder-judicial.go.cr. Campaña de Información Auditoría Interna. Cápsula # 2 Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional

3. Auditoría Interna Poder Judicial Creación de la Auditoría Interna La Auditoría Interna del Poder Judicial, se creó mediante Ley Nº 6152, el 10 de noviembre de 1977, e inició labores el 16 de enero de 1978, según artículo XV de la sesión celebrada por Corte Plena el 26 de diciembre de 1977. Para solicitar mayor información puede comunicarse con la Auditoría Interna en los siguientes números de teléfono 295-3238, 295-3242 o en la dirección electrónica: auditoriajudicial@poder-judicial.go.cr. Campaña de Información Auditoría Interna. Cápsula # 3 Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional

4. Corte Plena Auditor Asesoría Legal Secretaría Subauditor Sección de Auditoría Financiera Sección de Auditoría de Estudios Especiales Sección de Auditoría de Tecnología de la Información Sección de Auditoría de Estudios Económicos Sección de Auditoría Operativa Auditoría Interna Poder Judicial Estructura organizacional de la Auditoría Interna • La Auditoría Interna está compuesta por las siguientes unidades orgánicas: • Estudios Especiales • Financiera • Operativa • Estudios Económicos • Tecnología de Información • Unidad Jurídica • Secretaría Para solicitar mayor información puede comunicarse con la Auditoría Interna en los siguientes números de teléfono 295-3238, 295-3242 o en la dirección electrónica: auditoriajudicial@poder-judicial.go.cr. Campaña de Información Auditoría Interna. Cápsula # 4 Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional

5. Auditoría Interna Poder Judicial Misión Fiscalizar, asesorar y advertir a la Administración Activa* sobre el uso racional y adecuado de los recursos administrados por el Poder Judicial, a través de la evaluación del control interno, conforme al marco legal, técnico y a las sanas prácticas, a fin de contribuir con la Institución en el cumplimiento de sus objetivos. *Administración activa: conjunto de órganos y entes de la función administrativa, que deciden y ejecutan; incluye al jerarca como última instancia Para solicitar mayor información puede comunicarse con la Auditoría Interna en los siguientes números de teléfono 295-3238, 295-3242 o en la dirección electrónica: auditoriajudicial@poder-judicial.go.cr. Campaña de Información Auditoría Interna. Cápsula # 5 Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional

6. Auditoría Interna Poder Judicial Visión Ser agente de cambio con nuestra gestión para lograr la eficiencia de las operaciones y uso adecuado de los fondos a disposición del Poder Judicial, siendo una Auditoría de excelencia y certificada, con una clara orientación hacia los usuarios, sin ningún tipo de discriminación. Para solicitar mayor información puede comunicarse con la Auditoría Interna en los siguientes números de teléfono 295-3238, 295-3242 o en la dirección electrónica: auditoriajudicial@poder-judicial.go.cr. Campaña de Información Auditoría Interna. Cápsula # 6 Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional

7. Auditoría Interna Poder Judicial Valores de la Auditoría Interna • Lealtad • Independencia • Excelencia • Integridad • Objetividad • Respeto • Confidencialidad • Probidad • Justicia Para solicitar mayor información puede comunicarse con la Auditoría Interna en los siguientes números de teléfono 295-3238, 295-3242 o en la dirección electrónica: auditoriajudicial@poder-judicial.go.cr. Campaña de Información Auditoría Interna. Cápsula # 7 Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional

8. Auditoría Interna Poder Judicial Objetivo de la Auditoría Interna El objetivo fundamental de la Auditoría Interna es prestar un servicio de asesoría constructiva y de protección a la administración, para que alcance sus objetivos y metas con mayor eficiencia, economicidad y eficacia, proporcionando oportunamente información, análisis, evaluación, comentarios y recomendaciones sobre las operaciones que examina en forma previa, concomitante y posterior. Para solicitar mayor información puede comunicarse con la Auditoría Interna en los siguientes números de teléfono 295-3238, 295-3242 o en la dirección electrónica: auditoriajudicial@poder-judicial.go.cr. Campaña de Información Auditoría Interna. Cápsula # 8 Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional

9. Auditoría Interna Poder Judicial ¿Cuáles son las Principales funciones de la Auditoría? • Evaluar el buen uso y correcto destino de los fondos públicos puestos a disposición de la Institución. • Realizar auditorías o estudios especiales en el momento que lo considere oportuno, en cualquiera de los ámbitos del Poder Judicial. • Asesorar al Jerarca y a otros niveles en el ámbito de su competencia. • Ejercer otras funciones de fiscalización, inherentes a su competencia dentro de los lineamientos dictados por la Contraloría General de la República. • Realizar la evaluación de los sistemas de información automatizados, tanto en desarrollo como en producción, y de los recursos telemáticos del Poder Judicial. Para solicitar mayor información puede comunicarse con la Auditoría Interna en los siguientes números de teléfono 2295-3238, 2295-3242 o en la dirección electrónica: auditoria@poder-judicial.go.cr Campaña de Información Auditoría Interna. Cápsula # 9 Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional

10. Auditoría Interna Poder Judicial ¿Cuáles son las potestades de la Auditoría Interna? • Libre acceso en cualquier momento, a todos los libros, archivos, valores, cuentas bancarias, expedientes, documentos, archivos y sistemas electrónicos, en todas las dependencias judiciales. • Solicitar a cualquier funcionario; en la forma, las condiciones y el plazo razonable; los informes, datos y documentos necesarios para el cumplimiento de su función. • Solicitar a funcionarios y funcionarias de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que considere necesarias para el cumplimiento de su función. Ley General de Control Interno. Art. 33. Para solicitar mayor información puede comunicarse con la Auditoría Interna en los siguientes números de teléfono 2295-3238, 2295-3242 o en la dirección electrónica: auditoria@poder-judicial.go.cr Campaña de Información Auditoría Interna. Cápsula # 10 Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional

11. Auditoría Interna Poder Judicial ¿Cuáles son las regulaciones aplicables por la Auditoría Interna? La Auditoría Interna, realiza su gestión basada en las siguientes regulaciones: • Ley Orgánica del Poder Judicial, N° 7333 (01/01/94) • Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y sus reformas, Nº 7428 (07/09/94) de setiembre de 1994. • Ley General de Control Interno. • Reglamento de la Auditoría Interna. • Las normas, lineamientos, disposiciones, criterios u otros emitidos por la Contraloría General de la República. • Supletoriamente las normas y prácticas profesionales y técnicas pertinentes. • También forman parte del ámbito de su gestión las instrucciones, metodologías, procedimientos y prácticas formalizadas por el Auditor Interno. Para solicitar mayor información puede comunicarse con la Auditoría Interna en los siguientes números de teléfono 2295-3238, 2295-3242 o en la dirección electrónica: auditoria@poder-judicial.go.cr Campaña de Información Auditoría Interna. Cápsula # 11 Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional

12. Auditoría Interna Poder Judicial Independencia y objetividad de la Auditoría Interna Los funcionarios y funcionarias de la Auditoría Interna ejercerán sus deberes y potestades con independencia funcional y de criterio, por medio de juicios y criterios imparciales, equilibrados y objetivos. Para solicitar mayor información puede comunicarse con la Auditoría Interna en los siguientes números de teléfono 2295-3238, 2295-3242 o en la dirección electrónica: auditoria@poder-judicial.go.cr Campaña de Información Auditoría Interna. Cápsula # 12 Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional

13. Auditoría Interna Poder Judicial ¿Cuál es el ámbito de acción de la Auditoría Interna? El ámbito de acción de la Auditoría Interna está conformado por los despachos jurisdiccionales, auxiliares de justicia, administrativos y los sujetos de derecho privado que custodien o administren fondos públicos transferidos por el Poder Judicial. Para solicitar mayor información puede comunicarse con la Auditoría Interna en los siguientes números de teléfono 2295-3238, 2295-3242 o en la dirección electrónica: auditoria@poder-judicial.go.cr Campaña de Información Auditoría Interna. Cápsula # 13 Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional

14. Auditoría Interna Poder Judicial Descripción de los servicios de Auditoría Servicios de Auditoría • Informe de auditoría: Es la comunicación oficial escrita de los resultados del estudio realizado por la Auditoría. • Estudios especiales: Tratan aspectos administrativos, contables, financieros, presupuestarios, económicos, jurídicos, sobre verificación del sistema de control interno de determinada área. Estas evaluaciones se pueden originar, por denuncias o peticiones de la Administración Activa*, Contraloría General de la República, Asamblea Legislativa, otros órganos de fiscalización del sector público y resultados de los estudios de Auditoría Interna. • Informe de relación de hechos: Es un documento público de acceso limitado, en el cual se narran actuaciones que pueden generar responsabilidades de orden civil, administrativo y penal, la nulidad de actos o contratos administrativos, o ambos supuestos. • El informe de asesoría: Provee al jerarca en materia de su competencia, y a otros niveles, las opiniones u observaciones que coadyuven a la toma de decisiones. • El informe de advertencia: Consiste en prevenir a la Administración Activa sobre las posibles consecuencias de una decisión, hecho o situación. Servicios preventivos de Auditoría: *Administración activa: conjunto de órganos y entes de la función administrativa, que deciden y ejecutan; incluye al jerarca como última instancia. Para solicitar mayor información puede comunicarse con la Auditoría Interna en los siguientes números de teléfono 2295-3238, 2295-3242 o en la dirección electrónica: auditoria@poder-judicial.go.cr Campaña de Información Auditoría Interna. Cápsula # 14 Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional

15. Auditoría Interna Poder Judicial Confidencialidad de la Auditoría Interna en los informes de las relaciones de hechos*. Toda documentación, información y demás evidencia de las investigaciones que efectúa la Auditoría Interna son confidenciales durante la formulación del informe respectivo, y durante todo el tiempo que dure el procedimiento administrativo. Una vez iniciado el procedimiento, tendrán acceso a dicha información las partes involucradas o sus abogados debidamente acreditados; esto último previo a recurrir a la vía judicial. *Informe de relación de hechos: Es un documento público de acceso limitado, en el cual se narran actuaciones que pueden generar responsabilidades de orden civil, administrativo y penal, la nulidad de actos o contratos administrativos, o ambos supuestos. Para solicitar mayor información puede comunicarse con la Auditoría Interna en los siguientes números de teléfono 2295-3238, 2295-3242 o en la dirección electrónica: auditoria@poder-judicial.go.cr Campaña de Información Auditoría Interna. Cápsula # 15 Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional

16. Auditoría Interna Poder Judicial Confidencialidad de las denuncias de conductas tipificadas penalmente que se trasladan al Ministerio Público Cuando la Auditoría estima que se han verificado conductas tipificadas penalmente, y que eventualmente podrían ser sancionables en dicha sede, se trasladan al Ministerio Público. Una vez que se traslada la denuncia y los registros de trabajo que la sustentan al Ministerio Público, estos tienen acceso restringido, por lo que únicamente pueden conocerlos las personas que sean mencionadas o sus abogados debidamente acreditados. Ni las Comisiones Legislativas de Investigación, ni los órganos parlamentarios, ni los diputados individualmente considerados, pueden tener acceso a los documentos que se trasladen al Ministerio Público. Para solicitar mayor información puede comunicarse con la Auditoría Interna en los siguientes números de teléfono 2295-3238, 2295-3242 o en la dirección electrónica: auditoria@poder-judicial.go.cr Campaña de Información Auditoría Interna. Cápsula # 16 Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional

17. Auditoría Interna Poder Judicial Acceso a los informes de control interno Una vez comunicados los informes a la Administración Activa, estos son de libre acceso por cualquier persona que manifieste interés público para ello, sea o no funcionario (a) del poder judicial. Estos informes pueden ser consultados en la sección de informes técnicos de la Red Internacional de Transparencia de la Página de Internet del Poder Judicial http://www.poder-judicial.go.cr/frames_transparencia.htm *Administración activa: conjunto de órganos y entes de la función administrativa, que deciden y ejecutan; incluye al jerarca como última instancia. Para solicitar mayor información puede comunicarse con la Auditoría Interna en los siguientes números de teléfono 2295-3238, 2295-3242 o en la dirección electrónica: auditoria@poder-judicial.go.cr Campaña de Información Auditoría Interna. Cápsula # 17 Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional

18. Informe Auditoría Interna Poder Judicial La comunicación de resultados de los estudios de la Auditoría Interna Destinatarios de los informes de auditoría La Auditoría Interna comunica los resultados de sus auditorías o estudios especiales de auditoría, mediante informes dirigidos al jerarca, titulares subordinados, con competencia y autoridad, para ordenar la implantación de las respectivas recomendaciones en el plazo y regulaciones establecidas en la Ley N°8292 (Ley General de Control interno). En esta fase se brindan recomendaciones o sugerencias viables por medio de informes finales y parciales, sustentadas en la redacción de hallazgos y conclusiones, con el resguardo de los intereses institucionales y de la independencia requerida. Para solicitar mayor información puede comunicarse con la Auditoría Interna en los siguientes números de teléfono 2295-3238, 2295-3242 o en la dirección electrónica: auditoria@poder-judicial.go.cr Campaña de Información Auditoría Interna. Cápsula # 18 Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional

19. Auditoría Interna Poder Judicial Discusión de los informes finales de la Auditoría Esta es la etapa en la que el Auditor convoca a los auditados y auditadas para discutir verbalmente los resultados de los informes de auditoría y estudios especiales, con excepción de las relaciones de hechos*, a fin de establecer con claridad el acuerdo o desacuerdo sobre las conclusiones y recomendaciones, y determinar el tiempo prudencial para su implementación. De la reunión se levanta un acta que resuma las observaciones más importantes, se indican los compromisos asumidos y es firmada por cada participante. *Informe de relación de hechos: Es un documento público de acceso limitado, en el cual se narran actuaciones que pueden generar responsabilidades de orden civil, administrativo y penal, la nulidad de actos o contratos administrativos, o ambos supuestos. Para solicitar mayor información puede comunicarse con la Auditoría Interna en los siguientes números de teléfono 2295-3238, 2295-3242 o en la dirección electrónica: auditoria@poder-judicial.go.cr Campaña de Información Auditoría Interna. Cápsula # 19 Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional

20. Auditoría Interna Poder Judicial Implementación de las recomendaciones de la Auditoría La Administración activa* es la responsable de mantener y perfeccionar las recomendaciones de la Auditoría Interna. Si la persona responsable de su implementación encuentra motivos que imposibiliten ponerlas en práctica, expondrá por escrito al jerarca las soluciones alternas que corrijan las deficiencias encontradas en el plazo señalado. *Administración activa: conjunto de órganos y entes de la función administrativa, que deciden y ejecutan; incluye al jerarca como última instancia. Para solicitar mayor información puede comunicarse con la Auditoría Interna en los siguientes números de teléfono 2295-3238, 2295-3242 o en la dirección electrónica: auditoria@poder-judicial.go.cr Campaña de Información Auditoría Interna. Cápsula # 20 Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional

21. Auditoría Interna Poder Judicial Programa e Informe de seguimiento de recomendaciones de la Auditoría La Auditoría Interna realiza un programa de seguimiento de recomendaciones de los estudios de auditoría, con el fin de comprobar la implementación de las recomendaciones, o de lo contrario, determinará las causas de incumplimiento para comunicar lo que corresponda. Para solicitar mayor información puede comunicarse con la Auditoría Interna en los siguientes números de teléfono 2295-3238, 2295-3242 o en la dirección electrónica: auditoria@poder-judicial.go.cr Campaña de Información Auditoría Interna. Cápsula # 21 Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional

22. Auditoría Interna Poder Judicial Obligación de denunciar presuntos delitos penales Los servidores (as) de la Auditoría Interna tienen la obligación de denunciar en forma oportuna al Ministerio Público, en caso de tener noticia de presuntos delitos penales en contra de la Hacienda Pública, e informar al jerarca lo pertinente. Para solicitar mayor información puede comunicarse con la Auditoría Interna en los siguientes números de teléfono 2295-3238, 2295-3242 o en la dirección electrónica: auditoria@poder-judicial.go.cr Campaña de Información Auditoría Interna. Cápsula # 22 Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional

23. Auditoría Interna Poder Judicial Atención de denuncias presentadas ante la Auditoría Interna El Auditor Interno analiza las implicaciones administrativas, civiles y penales, de los asuntos denunciados, con el fin de valorar la necesidad de hacer un estudio de auditoría; o de trasladarla para la atención de la administración activa o del Ministerio Público u otra instancia competente. Además debe de considerarla dentro de las prioridades en su plan de trabajo. Para solicitar mayor información puede comunicarse con la Auditoría Interna en los siguientes números de teléfono 2295-3238, 2295-3242 o en la dirección electrónica: auditoria@poder-judicial.go.cr Campaña de Información Auditoría Interna. Cápsula # 23 Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional

24. Auditoría Interna Poder Judicial ¿Cuál es el trámite que hace la Auditoría Interna de las denuncias que recibe? La Auditoría Interna tramitará las denuncias, de conformidad con los siguientes parámetros: a) Las denuncias que no sean de su competencia, se canalizarán a las instancias competentes. b) Las denuncias que sean manifiestamente improcedentes o infundadas, serán archivadas de oficio. c) Las denuncias reiterativas que contengan aspectos que hayan sido atendidos, se comunicará al interesado o a la Contraloría General de la República lo resuelto. d) Las denuncias de intereses particulares del ciudadano, en las cuales exista solución mediante un procedimiento específico contemplado en el ordenamiento jurídico vigente, se archivarán de oficio. e) Las gestiones presentadas con la finalidad de ejercer la defensa personal sobre situaciones cuya discusión corresponda a otras sedes, ya sean administrativas o judiciales serán archivadas de oficio. Para solicitar mayor información puede comunicarse con la Auditoría Interna en los siguientes números de teléfono 2295-3238, 2295-3242 o en la dirección electrónica: auditoria@poder-judicial.go.cr Campaña de Información Auditoría Interna. Cápsula # 24 Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional