Gjenåpning av det nasjonale anbudet, konkurransegrunnlaget.

2. Måten disse avtalene har kommet i stand på er et godt eksempel på betydningen av samordning og samhandling i offentlig sektor. At resultatet har blitt så bra er jeg derfor svært glad for. Bruk av elektronisk handel frigjør ressurser i organisasjonen, og gir svært gode muligheter for innsyn og sporbarhet i innkjøpsprosessen. Dette er viktige elementer både i fornyingsarbeidet, og ikke minst i kampen mot svart arbeid og korrupsjon, sier statsråd Heidi Grande Røys. De nye rammeavtalene bygger på det eksisterende avtaleverk for Ehandel.no, men stiller også klare krav til utvikling og nyskapning hos leverandørene for å kunne ta i bruk nye innkjøpsmetoder. Grande Røys er fornøyd med at samtlige leverandører har vist stor vilje og interesse for å følge opp dette på en konkret og forpliktende måte. - Den største økonomiske betydningen av avtalene for offentlig sektor ligger ikke i avtalene som sådan, men i at de kan brukes som lett tilgjengelige verktøy i det pågående arbeidet med å fornye og effektivisere offentlig sektor. I tillegg bidrar avtalene også til utvikling og kompetanseheving hos leverandørene, sier Grande Røys.

3. Gjenåpning av det nasjonale anbudet, konkurransegrunnlaget.

4. Funksjonalitet basert på forespurt funksjonalitet i det nasjonale anbudet. Forespørselen nasjonalt er svært omfattende og dekker alle områder av betydning. Samlet er det etterspurt 117 funksjoner, derav 90 på fakturabehandling. For Posten ble de 6 funksjoner delvis dekket gjennomgått og vurdert som tilfredsstillende. Posten vurderes å ha 100% dekning alle 90 funksjoner for fakturabehandling.

5. Anbefaling om kjøp av klusterløsning (flerfirmaløsning) • Prosjektgruppen anbefaler oppstart som en samlekunde eller som et kluster av brukere (krever ikke felles oppstartdato) fordi: • Store rabatter og samdriftsfordeler nå og i fremtiden. • Ved fremtidig ehandel og bestillingsløsning kan leverandørutvikling skje mer effektivt ved at en leverandør kan tilslutte seg til klusteret en gang, mot alternativt 8 ganger(mot hver kommune). • Fleksibilitet ivaretas for hver enkelt kommune: • Hver kommune kan likevel bevare sine individuelle løsninger innenfor en slik løsning både nå og i fremtiden. Valgt system startes som en konsernmodell der hver kommune blir et firma med stor fleksibilitet. • Hver kommune vil i hele løsningen kun se sine navn på kontodimensjonene og kun få opp sine egne verdier i hver dimensjon. • Hver kommune vil bare se de dimensjoner en selv bruker, info fra andre kommuner er skjult. • Ved endring av økonomisystem eller i kontodimensjoner kan det foretas endringer innenfor samleløsningen uten ny oppstart. • Øvrige kommuner i 12 K får mulighet for å tilknytte seg klustermodulen når som helst til samme priser. Alle har opsjon etter det nasjonale anbud.

6. SAMLET VURDERING BESTILLING OG FAKTURABEHANDLING. • Rangering samlet • Posten har oppnådd best score med 9,6 poeng av 10 mulige. • Visma • Exense

7. Posten valgt fordi: • Best på pris • Best på funksjonalitet: • Dekning av funksjoner, • Best på brukervennlighet • Best på flerfirmaløsning • Best på teknisk løsning/ integrasjon • Best på opplæring og leveringsevne • Best på på skannerbyrå og komplette elektroniske prosesser ved handel

8. Mandatet for prosjektet er ikke å velge mellom lokal eller ekstern skanning, men å vurdere og anbefale den beste løsningen for de kommuner som ønsker å skanne eksternt. • Likevel skal det pekes på momenter til vurdering. • Byråløsning: • Mulighet for å gjøre perioden med skanning så kort som mulig ved at det kan mottas elektroniske fakturaer rett i løsningen. Posten er pådriver for slik løsning. ( Posten mottar og distribuerer utgående fakturaer i stor stil) • Lave og forutsigelige kostnader • Høy kvalitet, leveringssikkerhet, god SLA • Krever endret fakturaadresse, eller lokal postboks med videreforsendelse • Lokal skanning: • Krever etablering av ’ny’ oppgave med plass, utstyr og personell

9. Web- baserte løsninger en forutsetning: Ehandelssekretariatets strategi er å kjøpe tjenester, ikke software. Begrunnes slik: ASP-tjenester- stadig mer vanlig måte å skaffe seg tilgang til software på. Ehandelssekretariatet vurderer det mye enklere å kjøpe ASP-tjenester på vegne av offentlig sektor enn å kjøpe software. Oppnås øket fokus på bruk av verktøy, funksjonalitet og endringsledelse samt på kvalitet på tjenestene og mindre på det tekniske aspektet. Dersom en virksomhet ønsker å drifte selv, vil det alltid være muligheter for å anskaffe verktøy gjennom egne anskaffelser. Våre kravspesifikasjoner må gjerne benyttes så langt de passer. Knut Øyvind Granli, seniorrådgiver, Fornyings- og administrasjonsdepartementets ehandelssekretariat

10. Hva innebærer valget? • Avtale med Posten Norge AS • Forpliktende leveringsavtale med staffesanksjoner • Ehandelssektretariatet har jevnlig oppfølging av avtalene • Drift hos Ergogroup • System fra Basware

11. Kort om Basware • Grunnlagt -85, Helsinkibørsen siden 2000 • Hovedkontor i Finland, 7 datterselskap i Europa, 1 i USA. • Over 500 000 sluttbrukere • AAA rating som kredittverdig • Basware AS i Norge, hovedkontor Oslo med 150 kunder • I en fagtest kåret til Europas beste system

12. Fremdrift og anbefalinger. • Beslutning for fakturabehandling tas i juni for oppstart i 1.11.07 • Valg av skannerbyrå kan utsettes til 15.8 for oppstart 1.11.07 • Viktige rutiner for å få ut effekter: • Automatisk fordeling av faktura til attestant ved et referansenr påført faktura. • Andre krav til faktura formidles leverandørene og håndheves • Superadministrator blir viktig dersom ehandel og bestillingssystem innføres, felles ressurs for kommunene.

13. Funksjonalitet; mulighet for oppstart av klusterløsning. • Prisene i vedleggene er kun sammenligninger for klusterløsning. • Dersom hver kommune ønsker å starte som egen abonnent/eget oppsett, må tilknytningsavgiften som er oppgitt for kluster betales pr hver enkelt kommune. • Et særkrav fra Visma i deres klusterløsning er at det krever ett valg av skannerløsning for alle 8 kommuner samlet. Alle må da enes om skanning hos for eksempel Posten eller BBS. • Visma svarer på et utdypende spørsmål om dette: • En lokal skanner kan kun være knyttet til ett Proceedo oppsett. Dette innebærer at hver kommune som velger lokal skanning må være satt opp som ett Proceedo oppsett. • I praksis blir klusterløsning hos Visma et umulig valg når kommunene skal stå fritt om valg av skannerløsning. • Ved samlet vurdering av funksjonalitet trekker dette punktet betydelig ned.

14. Vurdering av samlet funksjonalitet i løsningene. En basisfunksjonalitet gjelder den såkalte klusterløsning med fordeler dette gir. Det ansees sannsynlig at kommunene vil velge noe ulikt vedrørende skanning lokalt eller hos byrå. Dette er det bare Posten som takler. Dette punktet må veie tungt innen området funksjonalitet som samlet sett skal vekte 40 %. Visma Posten Exense Poengene gitt på forespurt funksjonalitet; 9,7 9,8 9,5 Brukervennlighet fra demonstrasjon 7,5 8,5 Ikke vurdert Evne til klusteroppstart som tillater ulike skannerløsninger blir vurdert som svært viktig. Visma takler ikke dette. Referansebesøkene inngår i samlet vurdering. Den samlede poenggivning er gitt ut fra en totalvurdering av momentene over. Exense er noe usikkert vurdert, men ville ikke vært avgjørende for samlet vurdering. Funksjonalitet samlet : 7,0 9,5 7,0

15. Referansegruppens vurdering av brukervennlighet Brukervennlighet inngår i funksjonalitet som skal vekte samlet 40 %. Utarbeidet et vurderingsskjema for brukervennlighet ved bestillingssystem for ehandel og fakturabehandlersystem. Ved sammenstilling av resultatet er hver kommune vektet likt uansett antall deltakere. Resultatet ble: 1 kommune vurderte Visma/Proceedo som mest brukervennlig 2 kommuner vurderte systemene som like brukervennlige 5 kommuner vurderte Posten/Basware som mest brukervennlig Basert på kommentarer i tillegg mente 7 kommuner Basware var mest brukervennlig. Omregnet i poeng: Posten med BasWare best score med 8,5 poeng og Visma med Proceedo 7,5 poeng.

16. Avgrensning til to leverandører for nærmere prosess Forhandlingsutvalget valgte den 26.4. å spesielt fordype seg i tilbudene fra Posten og Visma. Begrunnelsen er: Prisene fra Exense gjennomgående er høyere. Spesielt gjelder dette årlige driftspriser på bestillingsløsning. Exense oppgir også som eneste tilbyder pliktige konsulentkostnader ved oppstart for fakturabehandlerverktøy, ca 450’ kr samlet De setter også maksgrense på fire deltakere pr kursdag, dette øker kostnadene. Exense tar også generelt forbehold om prisene ved oppstart knyttet til hvor mange kommuner som blir med. Exense tilbyr ikke elearningsmodul som de to andre. Oversikten over funksjonalitet viser at de ikke har noen pre som kan forsvare høyere priser, de to tilbyder andre har bedre og svært god dekning helt og delvis.

17. Sammenligning av priser for skanning • Basert på vedlegget kan leverandørene for ekstern skanning • rangeres slik etter pris på ekstern skanning: • Posten • Exense • Visma ved BBS. • Prisforskjellen er betydelig. Posten enklest prismodell med alt inkludert i en pris. • Posten har best kvalitet med mest omfattende tjeneste; lukking av • sensitive vedlegg.