Entrenamiento para Proveedores

1. Entrenamiento para Proveedores Los casos que se exponen a continuación son hipotéticos y no se refieren a ningún hecho real. Es por esto que las menciones que se hacen a distintos tipos de proveedores, no hacen alusión a ninguna persona natural o jurídica en particular. Con el método del caso se pretende dar una visión práctica de situaciones que pudieran presentarse en la realidad y llevar el mensaje de nuestras políticas y código de conducta de una forma amigable.

2. Regalo de proveedores En el departamento de compras se debe seleccionar una empresa que ofrezca hacer material de empaque para uno de nuestros productos. Hay dos proveedores que cumplen los requisitos de la Compañía y ambos proponen con precios favorables. Un empleado de uno de los proveedores, le dice al encargado de la Compañía que si le da el negocio, lo invita a Miami con todos los gastos pagos a conocer su casa matriz y puede aprovechar para tomarse unos días de descanso.

3. Regalo de proveedores ¿Qué debería hacer el funcionario de la Compañía? • Informar a su jefe que le han ofrecido un viaje y la Compañía debería determinar si este regalo es una política de la empresa proveedora o si ha sido iniciativa únicamente del empleado. • Aceptar el viaje toda vez que es importante conocer las oficinas principales de quien va a ser uno de sus proveedores. • Debería eliminar inmediatamente como opción a ese proveedor. • Debe rechazar la oferta del viaje, pero seleccionar al proveedor por el precio ofrecido y la experiencia de la empresa.

4. Regalo de proveedores • Como norma general, los empleados de Nestlé no deben aceptar regalos de suministradores, proveedores u otras terceras partes que puedan condicionar su imparcialidad o influir en una decisión comercial. • Nestlé condena toda forma de soborno o corrupción y, por tanto, no trabaja con empresas que actúan de forma corrupta. • Por consiguiente, si Nestlé establece que el regalo es una práctica que la empresa utiliza para resultar escogido proveedor, se debe rehusar trabajar con dicha empresa y escoger el otro proveedor.

5. Agilización de trámites • Una empresa transportadora fue contratada por una Compañía para llevar productos desde una de sus fábricas a una de las principales cadenas. Uno de los camiones fue detenido por la policía de tránsito, quien se encontraba adelantando inspecciones a los vehículos que transitaran por la vía y por tener otros vehículos adelante, el camión podía tardarse una hora en continuar su recorrido. El transportador le dio aviso a la Compañía y el encargado le dijo que debía resolver el problema como fuera, que no importaba lo que tenía que hacer, pero que el cliente estaba esperando la mercancía. • El transportador entregó cien mil pesos a la policía para que le adelantara la revisión.

6. Agilización de trámites¿La conducta del empleado de la compañía es aceptable? ¿La compañía tendría que responder por esta conducta? • No es aceptable. El funcionario de la Compañía dijo que sin importar como, debía resolver el problema, lo que denotaba aprobación e incluso aliento a ofrecer algún incentivo, siendo por lo tanto responsable. • Es aceptable. En realidad, el funcionario de la Compañía en ningún momento ordenó al transportador para que ofreciera dinero, por tanto, no puede ser considerado responsable. • No es aceptable. Sin embargo, dado que fue un intermediario quien ofreció el dinero, la Compañía no puede ser considerada responsable.

7. Agilización de trámites • Los pagos por agilización de trámites, aunque sean a través de un intermediario, son inaceptables. • La prohibición de pagos para agilización de trámites se aplica por igual a las terceras partes que actúan en nombre de Nestlé. En este caso, se alentó al proveedor a ofrecer un incentivo al señalar que se debía solucionar el problema como fuera, sin importar cómo. Por tanto, el transportador y la Compañía serían responsables del soborno.

8. Invitar a funcionarios del Gobierno • Una empresa, que provee sus servicios a una Compañía, está celebrando los 50 años de su fundación y ha organizado una fiesta en uno de los restaurantes más exclusivos de la ciudad para invitar a sus clientes y algunos funcionarios del gobierno. Cada invitación es válida para una persona e incluye unos alimentos y bebidas determinados. Uno de los funcionarios invitados y quien precisamente tiene que decidir sobre un trámite para el cual el proveedor ha sido contratado por la Compañía, llega con tres personas más y ordena, a pesar de que el mesero le recuerda lo que incluye la invitación, varias botellas del whisky más costoso del lugar. • Cuando el proveedor recibe la cuenta ve que le han cobrado tres millones de pesos más por lo que pidió el funcionario y sus invitados.

9. Invitar a funcionarios del Gobierno El proveedor que invitó a la fiesta, acude a la Compañía para que le recomiende como manejar la situación, toda vez que precisamente hay un trámite en estudio. La Compañía debería recomendar: • Solicitarle al funcionario que pague el excedente sobre lo que no estaba incluido en la invitación. • Pagar la cuenta y no decir nada, porque además una invitación de tres millones, va a ayudar a tomar la decisión sobre el tema de la Compañía. • Pagar la cuenta teniendo en cuenta que el proveedor tenía un rubro destinado por si este tipo de casos se presentaban por parte de cualquiera de los invitados.

10. Invitar a funcionarios del Gobierno • Dependiendo de las circunstancias y segúnel análisis individual de cada caso, puede ser oportuno invitar a un funcionario del gobierno a asistir a un acto social importante o enviar un detalle a la finalización del año, época en donde es usual este tipo de presentes. Sin embargo, el regalo navideño o la invitación debe ser de un costo razonable, que no tengan la materialidad para comprometer la decisión de un funcionario. Los regalos con un valor importante o el pago de gastos excesivos podrían suscitar la sospecha de soborno. • En el caso en estudio, el proveedor debería solicitar al funcionario el pago de los costos que superaban lo incluido en la invitación, toda vez que podría pensarse que el no cobro de esa suma es para favorecer la decisión que debe tomar sobre el trámite de la Compañía.

11. Intermediarios y Sobornos • La autoridad ambiental del municipio investiga un supuesto derrame de producto que ha contaminado el lago. La compañía consigue un asesor externo en temas ambientales para defenderse del caso. El asesor, sin haber recibido instrucciones de la compañía, ofrece a la autoridad ambiental un sobre cerrado con dinero a cambio de cerrar el caso.

12. Intermediarios y Sobornos • ¿La entrega del sobre a cambio de cerrar el caso es un soborno? ¿Podría perjudicar la reputación de la compañía? • Sí, es un soborno. Si saliera a la luz, podría dañar seriamente la reputación de la compañía independientemente de si algún empleado interno de la compañía sabía del tema. • Sí, es un soborno. Sin embargo, como el asesor externo lo hizo sin contar con las instrucciones de la compañía, esto no afectará a la compañía • No, no es soborno. De todos modos, podría dañar la reputación de la compañía si alguien lo descubriera. • Sí, es un soborno, pero sólo saldría perjudicada la autoridad por haber aceptado.

13. Intermediarios y Sobornos • Pagar dinero para recibir una decisión favorable para la compañía constituye un soborno. • El hecho de que la compañía no haya dado instrucciones de hacer dicho pago no atenúa el riesgo para la reputación de Nestlé. • Además, si se ve claramente o parece probable que algún intermediario está llevando a cabo prácticas inaceptables, la compañía debe terminar dicha colaboración inmediatamente.

14. Soborno de particular a particular • La compañía va a lanzar un producto nuevo y el gerente del negocio quiere que la publicidad sea la primera que salga en la franja de comerciales del programa X. Dicha posición ya estaba reservada por un competidor. La agencia de medios consigue que se emita la publicidad según los deseos del gerente. José, el ejecutivo de cuenta de la agencia, lo logró regalándole a María, la vicepresidente comercialdel canal, unas boletas al concierto de su artista favorita.

15. Soborno de particular a particular ¿Se trata de un soborno? • Sí. José le dio a María algo de valor con la expectativa de que ésta tomara una decisión comercial a su favor. • No. María es un particular, no un funcionario, por tanto, no es un soborno. • Depende. Sólo sería un soborno si José hubiera financiado las boletas del concierto con dinero de la empresa beneficiada. • No. Sólo sería un soborno si José y María se hubieran acordado qué debería entregar María a cambio de las boletas. • Sí. José le dio a María algo de valor con la expectativa de que ésta tomara una decisión comercial a su favor. Si María aceptara las boletas y colocara la publicidad en la posición deseada, violaría los acuerdos existentes con otras empresas, lo que no interesa a su empleador.

16. Soborno de particular a particular El soborno no es aceptable, independientemente de si los implicados son funcionarios o particulares.Esta historia es un caso de soborno de particular a particular. El soborno a particulares hace referencia a la situación en la que el destinatario del incentivo (p. ej., dinero, regalos, vales, comidas, futuros empleos, etc.) no es un funcionario, sino que representa a una empresa privada. La corrupción a particulares se basa en pedir al destinatario que incumpla la obligación contractual que tiene con su empleador.

17. Sobornar a funcionarios • La autoridad hace una visita sorpresa a las instalaciones de la compañía y encuentra que hay un incumplimiento en la normatividad de prevención de incendios. Pedro, el proveedor de servicios de prevención de incendios, recibe la visita. Después de varias preguntas, le informan que van a multar a la compañía por dicho incumplimiento. Cuando Pedro pregunta si hay algo que se pueda hacer para evitar la multa, el funcionario le responde que la podría reconsiderar si le ofrecen un puesto a su hija en la compañía.

18. Sobornar a funcionarios • ¿Qué haría si fuera Pedro? • Informaría al área responsable de la compañía de la situación y aceptaría que la compañía tuviera que pagar la multa. • Le ofrecería el trabajo a la hija del funcionario. ¡Hay demasiado dinero en juego! • Permitiría que la hija del funcionario viniera a hacer una entrevista. • Le recomendaría a la compañía que cierre la planta. • Pedro debía informar al área responsable de la compañía de la situación y aceptar que la compañía tuviera que pagar la multa.

19. Sobornar a funcionarios • Aceptar u ofrecer sobornos nunca es apropiado.Nestlé está en contra de hacer uso de sobornos para obtener o conservar ventajas para la empresa y no permitirá que sus empleados, proveedores u otros representantes basen sus decisiones comerciales en criterios que no sean transparentes, objetivos y racionales. En consecuencia, aceptar u ofrecer sobornos no se puede considerar tolerable bajo ninguna circunstancia.