A S C O T W E B E N T R A T E P A T R I M O N I A L I

1. A S C O T W E B E N T R A T E P A T R I M O N I A L I

2. Perché un programma per gestire le entrate ? La realizzazione di questo programma nasce dalla constatazione che i comuni gestiscono molte tipologie di “entrate minori” utilizzando diversi prodotti che molte volte non interagiscono tra di loro rendendo molto difficili controlli incrociati, statistiche e stampe riassuntive e causando spesso duplicazioni di dati. Le Entrate Patrimoniali permettono una gestione unificata ed integrata di tutti questi servizi. Pag. 2

3. Quali vantaggi ? Pag. 3

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5. Quali vantaggi ? Senza Entrate Patrimoniali: Le diverse tipologie di tributi vengono gestite Manualmente Con fogli excel Con prodotti esterni I diversi metodi utilizzati non permettono, o permettono con difficoltà, la realizzazione di tabulati riassuntivi e la gestione integrata dei dati. Con le Entrate Patrimoniali si ha: Un unico prodotto per gestire ogni tipo di entrata Possibilità di stampe riassuntive Possibilità di statistiche comuni Gestione integrata dei dati anagrafici, contabili, dei pagamenti e dell’IVA Pag. 5

6. Integrazione. Pag. 6

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8. Integrazione con l’anagrafe del Comune. • Per tutti i dati anagrafici vengono utilizzati direttamente gli archivi dell’anagrafe; quindi: • Viene garantita l’univocità di tali dati • Vengono evitate le duplicazioni di nominativi ed informazioni • Eventuali variazioni dei dati (gestiti dall’ufficio anagrafe) sono recepiti in tempo reale. Pag. 8

9. Integrazione con la contabilità finanziaria. • Vengono letti codici e tabelle direttamente dagli archivi della contabilità; in questo modo: • La gestione contabile dei documenti e la gestione IVA sono realizzati con le stesse regole e gli stessi codici utilizzati dal programma di contabilità finanziaria • E’ possibile un passaggio automatico e diretto dei dati dalle tabelle delle entrate patrimoniali alle tabelle della contabilità. Pag. 9

10. Scambio di flussi di dati con enti esterni Pag. 10

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12. Scambio di flussi di dati con enti esterni • Le Entrate Patrimoniali sono state progettate in modo tale da permettere un agevole flusso di dati con i principali enti riscossori. A questo fine sono state predisposte diverse modalità di colloquio: • Invio di flussi RID e MAV alle banche. • Ricezione dei flussi di ritorno dalle banche. • Invio d files alle poste. • Ricezione dei flussi di rendicontazione dalle poste. • Possibilità di aggiungere ulteriori flussi di dati in funzione delle richieste e necessità. Pag. 12

13. Concetti fondamentali e Caratteristiche • Il programma delle entrate patrimoniali si basa su alcuni concetti fondamentali: • Il contribuente • Il Servizio • L’oggetto • La posizione contributiva Pag. 13

14. Il Contribuente. Le Entrate Patrimoniali pongono al loro centro il contribuente. Il contribuente è la persona che esegue i pagamenti: il titolare del servizio. Un contribuente può utilizzare uno o più servizi. Pag. 14

15. Il Servizio Il servizio rappresenta il motivo per cui si eseguono i pagamenti. Un servizio può riguardare una o più persone (per esempio i figli che usufruiscono del servizio di mensa scolastica) od essere collegato ad uno o più immobili oppure non richiedere ulteriori dati identificativi (noleggio attrezzature balneari). Quindi un servizio può richiedere o meno di identificare il “per chi” o “per che cosa” si eseguono i pagamenti Pag. 15

16. L’Oggetto L’insieme di servizio + persona (o immobile) individua ciò che viene chiamato oggetto. Ad ogni oggetto vengono assegnate le quantità (numero di pasti, metri quadrati, giorni di presenza) necessarie al corretto calcolo degli importi. Ad ogni contribuente possono venir attribuiti più oggetti ed ognuno di questi oggetti può riguardare lo stesso servizio o servizi diversi. Pag. 16

17. OGGETTO Pag. 17

18. La Posizione Contributiva Il legame tra tutte queste entità viene visualizzato sullo schermo delle “Posizioni Contributive”, che può essere definito il cuore dell’applicazione. Per la gestione dei servizi scolastici è stato progettato uno schermo dedicato in cui viene messo in risalto l’alunno, le sue relazioni con il contribuente ed i diversi servizi utilizzati. In questo schermo vengono pure visualizzate le varie quantità necessarie come numero di pasti, giorni di assenza o di presenza, ecc. Pag. 18

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21. Gestione e controllo dei dati Un altro aspetto fondamentale di questa applicazione è la gestione ed il controllo dei dati. Pag. 21

22. Gestione e controllo dei dati Il programma delle Entrate Patrimoniali permette una gestione completa dei dati per ogni tipo di entrata minore. Si va dalla gestione dei dati anagrafici, alla generazione di documenti contabili (fatture e/o corrispettivi), al controllo e riscontro dei pagamenti, fino al passaggio dei dati alla Contabilità Finanziaria. Pag. 22

23. Gestione e controllo dei dati Tra le varie funzioni disponibili ce ne sono alcune particolarmente interessanti: Controllo degli importi ed inserimento manuale di un pagamento Gestione dei “bonus” Passaggio diretto dati di fatture e corrispettivi alla contabilità finanziaria Possibilità di controllo dei documenti contabili Gestione degli alunni - elenchi degli alunni per classe Inserimento facilitato pasti e verifica dei dati mensili (per mense ) Pag. 23

24. 1 . Controllo importi ed inserimento manuale di un pagamento. Pag. 24

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26. Controllo importi ed inserimento manuale di un pagamento. Uno schermo molto importante è quello che permette di ottenere l’elenco dei documenti contabili a video. Posizionandosi con il cursore su un documento nella parte bassa viene riassunta la sua situazione dei pagamenti. Esistono vari pulsanti che permettono di passare ad altri schermi di gestione o controllo dati. Tra i vari pulsanti c’è quello che permette l’inserimento immediato del pagamento: il pulsante apre una finestra in cui vengono proposti gli estremi del pagamento: questi dati possono essere modificati o confermati immediatamente tramite il pulsante Pag. 26

27. 2. Gestione dei “bonus” • Con il termine “bonus” si intende un qualunque tipo di contributo assegnato ad un contribuente che abbia lo scopo di coprire gli importi da pagare relativi ad un servizio. • In altre parole viene assegnato un importo ad un contribuente per uno o • più servizi. Gli importi di ogni fattura o corrispettivo generati verranno • scalati automaticamente dal bonus, fino al suo esaurimento, dopodiché • verranno nuovamente addebitati alla persona. Pag. 27

28. 3. Passaggio diretto dati di fatture e corrispettivi alla contabilità finanziaria. • Sono state previste due funzioni per permettere il passaggio automatico di fatture e corrispettivi da un programma all’altro, nel pieno rispetto delle regole della contabilità. • Le fatture emesse vengono trasferite singolarmente con tutti i dati necessari. • Per i corrispettivi vengono trasmessi solamente gli importi pagati, totalizzati per giorno e suddivisi per servizio ed attività iva. • Nel caso che i programmi di Contabilità Finanziaria e delle Entrate Patrimoniali siano installati sulla stessa macchina il passaggio avviene in modo totalmente automatico altrimenti occorre utilizzare un file per il passaggio dati. Pag. 28

29. 4. Possibilità di controllo dei documenti contabili. • I documenti contabili, fatture e/o corrispettivi, possono essere generati sia in massa, con procedure in tempo differito (batch), sia in tempo reale (TP). In ambedue i casi è estremamente facile annullare le operazioni, nel caso i controlli non siano andati a buon fine, oppure confermarle nel caso di risultati positivi. • Esistono tutte le procedure necessarie ad un controllo puntuale dei • dati. Pag. 29

30. 5. Gestione degli alunni, elenchi alunni per classe, • inserimento facilitato pasti. • Per facilitare la gestione degli alunni è stato previsto uno schermo in cui inserire gli alunni suddivisi per scuola, classe e sezione. Pag. 30

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32. 5. Gestione degli alunni, elenchi alunni per classe, • inserimento facilitato pasti. • Lo schermo riporta, nella parte alta, i dati della scuola e, nella parte inferiore, • l’elenco degli alunni. •   Anche nel caso degli alunni i loro nominativi vengono ricercati negli archivi • anagrafici. • Sono stati inseriti dei pulsanti per agevolare le operazioni più importanti e • frequenti quali: • Il cambio di classe • La stampa degli alunni • La possibilità di passare direttamente allo schermo di gestione delle posizioni (“Gest.Posiz”). • La possibilità di creare una nuova posizione per l’alunno. In particolare attivando questa funzione viene immediatamente visualizzato lo stato famiglia dell’alunno: questo permette una più rapida e precisa individuazione del genitore al quale attribuire il ruolo di contribuente. Pag. 32

33. Inserimento facilitato pasti e verifica • dei dati mensili (per mense) • Per rendere più agevole l’inserimento mensile dei pasti si utilizza uno schermo specifico Pag. 33

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35. Inserimento facilitato pasti e verifica • dei dati mensili (per mense) • Nella parte alta si individuano la scuola ed il mese che si vogliono considerare.   • Nella parte bassa vengono elencati tutti gli alunni inscritti nella scuola per il mese selezionato. • Se per il mese sono già stati inseriti i pasti questi vengono riportati e si può verificare la loro correttezza. • Se per il mese non sono ancora stati inseriti i pasti si può provvedere al loro inserimento. • In fondo allo schermo viene automaticamente totalizzato il numero di pasti inseriti e visualizzato il numero di righe presenti. Pag. 35

36. STAMPE Integrate nel programma ci sono delle funzioni che permettono di creare, in autonomia: Stampe (fatture, solleciti, lettere di comunicazione) Tabulati Scarichi dati su file testo od excel Inoltre vengono proposte delle stampe pronte. Tra queste le più importanti sono: 1 – STAMPA DI BOLLETTINI POSTALI 2 - SITUAZIONE CONTABILE dei CONTRIBUENTI 3 - STAMPA RIASSUNTIVA DI UN’EMISSIONE 4 - INCASSI GIORNALIERI Pag. 36

37. 1 - Stampe di bollettini postali • Oltre a ciò sono disponibili degli strumenti per generare: • documenti (fatture, comunicazioni, solleciti) • bollettini postali tipo 896 • da inviare direttamente ai contribuenti Pag. 37

38. 2 – Situazione contabile dei contribuenti • La stampa è ordinata per contribuente • Gli importi sono totalizzati per contribuente • Oltre alla riga con i principali dati contabili della fattura / corrispettivo si possono avere, a scelta: • Il dettaglio dei singoli importi che compongono l’imponibile • I dettagli delle singole rate e dei pagamenti effettuati • Gli importi suddivisi per servizio/alunno • I dettagli del recapito e della domiciliazione Pag. 38

39. Pag. 39

40. 3 - Stampa riassuntiva di un’emissione A fronte di ogni emissione può essere eseguita una stampa che totalizza gli importi a seconda della loro tipologia (importo pasti, importo fisso mensile, importi delle rette suddivise per fascia, ecc.). A fine stampa vengono riportati i dati di imponibile, IVA, bollo, bonus, pagato e saldo Pag. 40

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42. 3 - Stampa Incassi Giornalieri • Individuato un intervallo temporale questa stampa permette di: • Totalizzare gli incassi suddivisi per giorno e per servizio • Raggruppare assieme alcuni servizi ed avere anche i totali per il gruppo • Oltre agli incassi vengono evidenziati anche gli importi dei documenti cui gli incassi si riferiscono (i relativi importi possono anche differire in caso di pagamenti rateali o di arrotondamenti in caso di accorpamenti e successivi scorpori degli importi). Pag. 42

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44. Riferimenti: Roberto Cescutti roberto.cescutti@insiel.it Alberto Benedetti alberto.benedetti@insiel.it Laura Marin laura.marin@insiel.it Pag. 44