MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL República de Colombia

1. Proyecto Modernización de Secretarías de Educación Implantación del Sistema de Información de Recursos Humanos para Secretarías de Educación Febrero - 2008 MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONALRepública de Colombia

2. LO CONTRACTUAL Objeto: Suministrar un software de apoyo a los procesos de gestión de recursos humanos para las Secretarías de Educación y prestar los servicios de consultoría especializada para ajustar, migrar datos, implantar y dar soporte al software suministrado. Nro Secretarías: 67. Plazo: 14 Meses. Fecha de Inicio: 16 de octubre de 2.007 Contratista: Soporte Lógico Ltda. Interventoría: DIA Ltda. 33 % 30 %

3. LO CONTRACTUAL Licitación Pública LP – MEN – 14 DE 2007 resultando elegido Soporte Lógico Ltda, quien cumpliendo los requisitos mínimos ofreció una herramienta con un nivel de cubrimiento de los requerimientos del sector educativo superior al 85% lo cual redunda en menores tiempos de inicio en producción con las Secretarías de Educación. Se indicaba implantar en primer lugar el módulo de administración de nómina y planta de personal en las 15 SE cuyo software de nómina se contrató en modalidad de arriendo, con el fin de no incurrir en mayores costos y para afinamiento de metodologías de implantación, por cuanto se contaba con una fuente de datos con la misma estructura.

4. VISIÓN Cualitativo Gerencia de RRHH • Procesos repetitivos • Procesos de verificación • Alta demanda en tiempo para preparar informes • Vulnerabilidad de los procesos Cuantitativo ¿Quienes son? ¿Cómo se les paga? ¿Dónde están?

5. PREMISAS Para los módulos de administración de nómina y planta de personal una implantación tipo se demora aproximadamente 6 meses, para las SE se tiene la meta de 2 meses. El tiempo es crítico y se decidió implantar primero las SE con arriendo, las SE con mayores necesidades, SE con mayor interés y zonificación geográfica. Capacitaciones centralizadas e intensivas con el objetivo de poner en producción la nómina 7 de las 22 SE ya implantadas son de tamaños comparables al de las 25 empresas más grandes del país.

6. PREMISAS NORTE SANTANDER MAGDALENA CALDAS, CARTAGENA CHOCO GUAJIRA

7. PREMISAS Modelo incremental de implantación con el fin de permitir adquirir una curva de aprendizaje adecuada para ampliar la capacidad operativa del equipo del proyecto. Para los demás módulos de Recursos Humanos se decidió implantar en grupos de SE utilizará una estrategia de zonificación geográfica para permitir la creación de grupos de apoyo que mejoren los tiempos de implantación

8. OBJETIVO Poner al servicio de las Secretarías de Educación el sistema de RRHH logrando su utilización masiva y autónoma por parte de la SE.

9. 67 SE 21.400 Instituciones 275 mil funcionarios 7.5 millones de alumnos GRUPO OBJETIVO

10. SIMAT EE Alumnos EE SE MEN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Seguridad Parámetros Reportes SIGCE Planta de Personal Nómina Historias Laborales Definición y Modificación de Planta Administración de Novedades de Planta Actualización de base de datos Certificaciones laborales Administración de novedades Liquidación de nómina Certificaciones salariales SINEB PPTO y TES FOMPREMAG Selección e Inducción Bienestar y Capacita -ción Administra-ción de Carrera Evaluación de desempeño Capacitación y Bienestar Concursos docentes y administrativos Nombramiento de personal Inducción de personal Inscripción Ascenso DAFP CNSC OTROS

11. PLAN DE PROYECTO PLANEACIÓN PARAMETRIZACIÓN MIGRACIÓN CAPACITACIÓN SUMINISTRO PUESTA EN PRODUCCIÓN INSTALACIÓN SOPORTE

12. ESTRATEGIA DE PROYECTO Oct Nov Dic Ene Feb Mar Planeación Suministro del Software Instalación Parametrización • Magdalena • Norte de Santander • Meta • Guainía • San Andrés • Itagüí Piloto 6 SE Migración Capacit. Soporte Gestión del Cambio

13. ESTRATEGIA DE PROYECTO Oct Nov Dic Ene Feb Mar Planeación Suministro del Software Instalación Parametrización • Magdalena • Norte de Santander • Meta • Guainía • San Andrés • Itagüí • Chocó • Quibdó • La Guajira • Uribia Primer Bloque 10 SE Migración Capacit. Soporte Gestión del Cambio

14. ESTRATEGIA DE PROYECTO Feb Mar Abr May Jun Jul Suministro del Software Instalación Parametrización • Caldas • Pasto • Turbo • Cartagena • Villavicencio • Casanare • Girón • Tumaco • Tuluá • Magangué • Vichada • Barrancabermeja Segundo Bloque 12 SE Migración Capacit. Soporte Gestión del Cambio

15. ESTRATEGIA DE PROYECTO Feb Mar Abr May Jun Jul Suministro del Software Instalación Parametrización • Tolima • Boyacá • Cartago • Risaralda • Quindío • Manizales • Florencia • Caquetá Tercer Bloque 8 SE Migración Capacit. Soporte Gestión del Cambio

16. ESTRATEGIA DE PROYECTO Feb Mar Abr May Jun Jul Suministro del Software Instalación Parametrización • Sogamoso • Fusagasugá • Girardot • Soacha Cuarto Bloque 4 SE Migración Capacit. Soporte Gestión del Cambio

17. ESTRATEGIA DE PROYECTO Feb Mar Abr May Jun Jul Suministro del Software Instalación Parametrización • Bucaramanga • Floridablanca • Buenaventura • Cali • Palmira • Armenia • Valledupar • Cesar Quinto Bloque 8 SE Migración Capacit. Soporte Gestión del Cambio

18. ESTRATEGIA DE PROYECTO May Jun Jul Ago Sep Oct Instalación Parametrización • Neiva • Huila • Putumayo • Nariño • Cauca • Bello • Envigado • Maicao Sexto Bloque 8 SE Migración Capacit. Soporte Gestión del Cambio

19. ESTRATEGIA DE PROYECTO May Jun Jul Ago Sep Oct Instalación Parametrización • Ibagué • Cundinamarca * • Valle del Cauca * • Pereira • Dosquebradas • Córdoba • Montería Séptimo Bloque 7 SE Migración Capacit. Soporte Gestión del Cambio

20. ESTRATEGIA DE PROYECTO May Jun Jul Ago Sep Oct Instalación Parametrización • Antioquia • Atlántico • Barranquilla • Bolívar • Sincelejo • Sucre • Sahagún • Lorica Octavo Bloque 8 SE Migración Capacit. Soporte Gestión del Cambio

21. SOLICITUD DE INFORMACIÓN A SECRETARIAS TALLER TEÓRICO PRÁCTICO DE LA INFORMACIÓN MIGRADA IMPLANTACIÓN DE LA FASE 1 PROCESO DE IMPLANTACIÓN FASE I ANÁLISIS Y DEPURACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECIBIDA

22. ORGANIZACIONALES NORMATIVAS VENTAJAS Y BENEFICIOS DE LA IMPLANTACIÓN FASE I 1. Depuración Planta de Personal 1. Conceptos de Ingreso, aporte y deducciones de ley. 2. Ajustes a la Estructura Organizacional 2. Cargos y grados 3. Establecimientos Educativos 3. Manejo integrado de los procesos de Gestión de Recursos Humanos 4. Tablas Generales: • Codificación DANE • Información Súper bancaria • Ministerio de Protección Social • Resolución 166 4. Costeo de Estructura aprobadas y/o proyectadas

23. PRÁCTICAS ADMINISTRATIVAS INTERPRETACIÓN DE LA NORMA HALLAZGOS FASE I 1. Dispersión de nomina a través de terceros NO Bancarios 1. Horas Extras (Recargo Nocturno a Docentes, Asignación a cargos Directivos Limite de horas que se sobrepasan en Administrativos. 2. Nombramientos y encargos no procedentes 2. Reconocimiento adicional a cargo Directivos. Asignación sin sustento legal Variación del porcentaje de asignación 3. Proceso de Homologación inconcluso 4. Excedentes frente a planta autorizada 3. Vacaciones: Pagos proporcionales a docentes, pago de vacaciones sin fechas de disfrute. 5. Tipo de Vinculación no adecuada 6. Información de fondos incompleta 4. Vulneración del mínimo legal por descuentos. 7. Docentes sin afiliación a F.P.M.

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