kewangan

1. BAHAGIAN PENDIDIKAN ISLAM SELANGOR PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH

2. OBJEKTIF • Menerapkan kefahaman yang mendalam terhadap konsep, sistem dan peraturan yang terlibat dalam pengurusan kewangan sekolah. • Memahami dengan jelas perkara-perkara yang menyebabkan penyata dan pengurusan kewangan sekolah diberikan SIJIL AUDIT BERTEGURAN • Meningkatkan Akauntabiliti Pengurusan Kewangan sekolah

3. UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG BERKUATKUASA • AKTA PROSEDUR KEWANGAN 1957 ( disemak 1972) • ARAHAN PERBENDAHARAAN • AKTA PENDIDIKAN 1996 (PERATURAN AKAUN DAN AUDIT 2002) • TATACARA PENGURUSAN PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH EDISI KE 2012 (TPPKWS) (TERBITAN BAHAGIAN AKAUN KPM) • PEKELILING – PEKELILING KEWANGAN YANG BERKUATKUASA

4. APAKAH ITU PENYATA KEWANGAN TAHUNAN ? Penyata yang menunjukkan kedudukan kewangan bagi tahun berakhir 31 Disember bagi kumpulan wang yang disenggarakan oleh sekolah.

5. KENAPA PENYATA PERLU DISEDIAKAN ? • Mengikut perkara 6 Peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002 yang dikeluarkan di bawah Akta Pendidikan 1996 :- “Pengurus sekolah hendaklah bertanggungjawab bagi penyediaan suatu penyata kewangan tahunan bagi tahun berakhir 31 Disember tiap tiap tahun mengikut prinsip perakaunan yang diterima umum”

6. Bilakah Penyata Kewangan Perlu dikemukakan ? • Mengikut perkara 6 Peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002 yang dikeluarkan di bawah Akta Pendidikan 1996 :- “ Pengurus sekolah hendaklah bertanggungjawab mengemukakan Penyata Kewangan itu kepada KPTJ yang kemudiannya hendaklah mengemukakan penyata kewangan tahunan itu kepada Bahagian Audit Sekolah tidak lewat dari 31 Mac tahun berikutnya’’

7. Sambungan… • Walaubagaimanapun,mengikutSuratPekelilingKewanganBil 4/88 :- “SekolahdikehendakimengemukakanPenyataKewanganakauntersebutsatubulanlebihawaliaitupadaatausebelum 28/29 Februaritahunberikutnyabagimembolehkanpelarasanataupembetulandibuatpadapenyataakauntersebutjikadidapatiperlu”

8. Sambungan… 1 Jan 28/29 Feb 31 Mac SPK Bil.4/1988 Perkara 6 Akta Pendidikan 1996

9. Kawalan Pengurusan i. TPPKPWS 1.1.3(b) Penyata kewangan hendaklah dikemukakan ke BAS sebelum 31 Mac ii. TPPKWS 2.5 Juruaudit Dalaman dilantik dan Laporan Hasil Pemeriksaan disediakan. iii. TPPKWS 2.6.1 & SPK6/2009 Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun dilantik dan bermesyuarat sekurang-kurangnya 3 bulan sekali selepas tamat tempoh setiap suku tahun

10. Sambungan… iv.TPPKWS 2.7 & AP309 Pemeriksaan Mengejut dijalankan secara berkala dan tidak kurang dari sekali dalam tempoh 6 bulan ke atas peti besi/peti wang tunai/setem/barang berharga serta direkodkan dalam buku pemeriksaan mengejut v. TPPKWS 2.9, AP306 & SPP BIL14/1980 Laporan/pertanyaan Audit telah dijawab dalam tempoh 1 bulan dari tarikh surat audit

11. Sambungan… vi. TPPKWS 2.2.2 & Surat Perwakilan Kuasa Pegawai Pengawal KPM dibawah AP11 Surat kebenaran menjalankan tugas dibuat secara bertulis dan teratur vii. SP Bah. Kew. Bil 1/2003 & Bil 9/2004 Rekod dan dokumen kewangan diselenggarakan mengikut format xi. Carta Organisasi disediakan dan dikemaskini

12. Sambungan… viii.TPPKWS 6.5 Rekod Subsidiari (DKS 007) diselenggara dengan lengkap dan kemaskini ix. PKPA Bil. 8/1991 Fail Meja dan Manual Prosedur Kerja disedia dan dikemaskini x. Semakan rekod hendaklah dilakukan secara berkala

13. Kawalan Terimaan • PENYELENGGARAAN REKOD DAN DOKUMEN TERIMAAN i. TPPKWS 4.2.3 & 4.3.9 Buku resit diperiksa dan disahkan kandungannya sebaik sahaja diterima dari PNB ii. TPPKWS 4.3.10 Buku resit yang diterima dan dikeluarkan direkodkan di dalam Daftar Stok Buku Resit

14. Sambungan… iii. TPPKWS 4.3.11 Buku resit dikeluarkan mengikut susunan nombor siri v. AP 68 Buku resit disimpan ditempat yang selamat dan berkunci

15. Sambungan… • PengurusanPungutan i.Pastikan surat kelulusan bagi semua jenis pungutan mendapat kelulusan Pendaftar Sekolah dan surat edaran kepada ibubapa selaras dengan kelulusan ii.TPPKWS 4.3.2 Kebenaran secara bertulis diberikan kepada penerima wang/pemungut

16. Sambungan… iii. TPPKWS 4.2.1 Semua pungutan/terimaan dikeluarkan resit rasmi (RM01/RP01) iv.TPPKWS 4.3.5 Pengeluaran resit rasmi pejabat dikendalikan oleh 2 pegawai yang diberi kebenaran v. TPPKWS 4.3.7 Tiada pindaan dibuat pada resit

17. Sambungan… vi.TPPKWS 4.3.13 Baki helaian resit murid yang tidak digunakan sehingga akhir tahun dibatalkan vii.TPPKWS 4.2.5 Pungutan yang dibuat oleh Guru Kelas/Penyelia Asrama direkodkan dalam borang kutipan dan serahan guru ke pejabat dan diserahkan kepada pengurus sekolah pada hari yang sama.

18. Sambungan… ix. TPPKWS 4.2.9 Pungutan melebihi RM500.00 dibankkan pada hari pungutan atau pada hari esoknya. x. TPPKWS 4.3.15 Pungutan yang tidak dapat dibankkan pada hari pungutan dibuat hendaklah disimpan dalam peti besi/tempat yang berkunci .

19. Sambungan… xi.TPPKWS 4.2.12 Salinan slip bayar masuk bank yang telah diakui terima oleh bank hendakalh disemak dengan buku tunai oleh pengurus sekolah dan ditandatangan ringkas berserta tarikh sebelum difailkan mengikut jenis kumpulan wang xii.TPPKWS 4.1 Semua terimaan/pungutan direkodkan dengan betul di Buku Tunai mengikut jenis kumpulan wang

20. Sambungan… xiii. AP 61 Notis pemberitahuan kepada orang awam untuk meminta resit penerimaan hendaklah dipamerkan ditempat yang mudah dilihat xiv. SPK Bil. 8 Tahun 2012 Tuntutan Bantuan per Kapita adalah mematuhi peraturan sedia ada (berdasarkan bilangan murid)

21. Sambungan… • LebihanPeruntukanbagiBantuanberikuthendaklahdipulangkansemulakepadaBahagianKewangan, KPM :- • SPK Bil 8/2012 – sebelum 30 Jun

22. Sambungan… i. TPPKWS 10.3 Pendapatan yang diterima sehingga akhir tahun kewangan direkodkan dalam daftar ABT ii.TPPKWS 10.5 ABT yang belum diterima selepas 6 tahun dilaporkan kepada Bahagian Kewangan,KPM melalui KPTJ iii.TPPKWS 10.6.1 Pelarasan ABT dibuat dalam tahun kelulusan diperolehi • Akaun Belum Terima

23. Kawalan Perbelanjaan • PENYELENGGARAAN REKOD DAN DOKUMEN BAYARAN i. Daftar-daftar berikut diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini :- - TPPKWS 11.5.1 (d) Daftar Stok Pesanan Sekolah - TPPKWS 5.3.2/5.3.3 Daftar Bil. - TPPPKWS 5.13.3 Daftar Stok Buku Cek - TPPKWS 5.11 Daftar Cek Batal.

24. Sambungan… ii. TPPKWS 5.13.1 & 5.13.2 Buku Cek diperiksa dan disahkan kandungannya sebaik terima dari pihak bank iii. TPPKWS 5.13.4 Buku Cek yang belum/tidak digunakan disimpan dalam peti besi/tempat yang berkunci iv. TPPKWS 6.3.7-6.3.9 Buku Tunai diimbangkan pada akhir setiap bulan dan ditandatangani berserta tarikh oleh penyedia dan pengesah

25. Sambungan… v. TPPKWS 6.7.3 (f) Penyata Penyesuaian Bank disediakan secara berasingan dan difailkan dengan sempurna serta ditandatangan dan ditarikhkan oleh penyedia dan pengesah vi.TPPKWS 6.7.2 (c) Penyata Penyesuaian Bank disediakan dalam tempoh 7 hari daripada tarikh penyata bank diterima

26. Sambungan… • Pengurusan Perbelanjaan i. TPPKWS 11.5.1 (a) Permohonan pembelian termasuk program menggunakan kertas kerja hendaklah menggunakan nota minta dan mendapat kelulusan Pengurus Sekolah ii. TPPKWS 11.5.1 (b)(c) Semua pembelian menggunakan Borang Pesanan Sekolah kecuali perolehan secara kontrak/perjanjian (tidak termasuk kontrak makanan bermasak dan RMT)

27. Sambungan… • TPPKWS 11.5.1 (f)-(g) & (i)-(k) Borang Pesanan Sekolah diisi dengan lengkap iv. TPPKWS 11.3.3 (a) Perolehan melebihi RM20,000 – RM50,000 setahun bagi setiap jenis item perlu mendapat kelulusan daripada KPTJ

28. Sambungan… vi. TPPKWS 11.8 & SPK 8/2012 Perolehan Harta Modal yang melebihi had kebenaran hendaklah mendapat kelulusan daripada KPTJ vii.SPP Bil 5/2009 Perolehan melebihi RM200,000– RM500,000 dibuat melalui sebutharga. viii.SPP Bil 5/2009 Perolehan melebihi RM500,000.00 dibuat melalui tender

29. Sambungan… ix. TPPKWS 5.3.1 Semua bil/invois yang diterima telah dicop tarikh penerimaannya x. SPP Bil. 7 Tahun 2006 Semua bil dijelaskan dalam tempoh 14 hari dari tarikh bil diterima xi. TPPKWS 5.2.1 (c) Pembayaran dibuat dengan menggunakan baucar bayaran

30. Sambungan… xii.TPPKWS 5.4.3,5.5.3 & 5.5.4 Baucar bayaran diperakukan oleh Pengurus Sekolah/pegawai yang diberi kuasa xiv.TPPKWS 5.5.11 Baucar bayaran dan semua dokumen sokongan dicop "SUDAH/TELAH BAYAR”

31. Sambungan… xv.TPPKWS 5.7.2, 5.9.1 & 5.9.6 Cek yang dikeluarkan berpalang “Akaun Penerima Sahaja dan dihadkan tempoh laku 3 bulan”kecuali bagi tujuan PWR, penerima yang tiada akaun bank dan pembayaran seperti diperenggan 5.7.2 xvi. TPPKWS 5.11 Cek-cek yang telah tamat tempoh/rosak,dibatalkan dan direkodkan dalam Daftar Cek Batal

32. Sambungan… xx. Semua perbelanjaan mendapat kelulusan dan menepati maksud xxi.Kumpulan Wang Terkumpul tidak defisit

33. Sambungan… • Akaun Belum Bayar i.TPPKWS 9.1 & 9.3 Perbelanjaan dalam tahun kewangan yang belum dibayar diambil kira sebagai ABB dan direkod dalam Daftar ABB ii.TPPKWS 9.3 & 9.8.3 Daftar ABB diselenggara dengan lengkap dan kemaskini

34. Sambungan… iii.TPPKWS 9.4 Bil-bil yang tidak diisytihar sebagai ABB, dibayar dalam tahun semasa mendapat kelulusan KPTJ iv.TPPKWS 9.6 & 9.7 Pelarasan ABB yang melebihi tiga (3) tahun mendapat kelulusan Bahagian Kewangan, KPM

35. Panjar Wang Runcit i. TPPKWS 7.2.3 Dana pusingan PWR mengikut had yang diluluskan ii. TPPKWS 7.4.3 (c) Pembayaran daripada PWR disokong dengan baucar kecil dan dokumen sokongan yang asal

36. Sambungan… iii.TPPKWS 7.4.3(c) Perbelanjaan melalui PWR mendapat kelulusan daripada Pengurus Sekolah atau pegawai yang diberi kuasa. iv.TPPKWS 7.5.1 Buku tunai PWR diimbang dan ditutup pada akhir tahun serta rekupmen dibuat sebelum 31Dis tahun kewangan semasa.

37. Kawalan Aset dan Stok • PekelilingPerbendaharaanBil 5 Tahun 2007 i.Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan ditubuhkan ii. Pegawai Aset, Pemeriksa Aset, Jawatankuasa Penyiasat dan Pemverifikasi Stok dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal iii.Setiap Aset yang diterima telah diperiksa dan disahkan

38. Sambungan… iv. Harta Modal dan Inventori dikelaskan dengan betul mengikut kumpulan v. Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Inventori (KEW.PA-3) diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini vi. Senarai daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Inventori (KEW.PA-5) diselenggarakan dengan lengkap, teratur dan kemaskini.

39. Sambungan… vii. Aset yang diperolehi daripada JPN/ sumbangan awam didaftarkan dalam tempoh 2 minggu dari tarikh pengesahan penerimaan. viii. Aset yang diperolehi daripada sumbangan hendaklah mendapat kelulusan daripada Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, KPM. ix. Nombor siri pendaftaran dicatat pada aset.

40. Sambungan… x. Aset mempunyai tanda pengenalan "HAK KERAJAAN MALAYSIA" xi. Kad Kawalan Stok (J3) dan Kad Petak (J4) diselenggarakan dan dikemaskini xii. Baki fizikal stok bekalan pejabat sama dengan kad kawalan stok dan Kad Petak

41. Sambungan… xiii.Ruang/Tempat simpanan stok mencukupi, selamat dan sesuai xiv.Pemeriksaan fizikal dijalankan terhadap harta modal dan inventori sekurang-kurangnya 1 kali setahun. xv.Aset yang usang dilupuskan mengikut kaedah yang ditetapkan.

42. Sambungan… xvi. Pelupusan direkodkan dalam Daftar Harta Modal dan Inventori. xvii. Sijil Pelupusan disediakan dan dikemukakan kepada KPTJ. xviii. Laporan Pemeriksaan Aset Alih disedia dan dikemukakan kepada KPTJ.

43. SURCAJ DAN PENALTI • Surcajbolehdikenakankepadapengurussekolahjika : • Gagalpungutapa-apawang yang telahdipertanggungjawabkankeatasnya • Telahbertanggungjawabtentangapa-apabayaranawam yang tidakdisahkandengansempurna • Telahmenyebabkanberlakunyakekuranganataukehilanganwangawamatauhartabendakerajaan • Gagalmenyimpanakaundanrekodkewangandengansempurnadanteratur • Gagalmembuatapa-apabayaranataubertanggungjawabbagiapa-apakelewatandalampembayaranwangawam

44. Sambungan… • Penalti • Seseorang yang melanggarperaturan-peratuanpendidikan (Akaun & Audit)2002 yang terkandungdidalamAktaPendidikan 1996 adalahdianggaptelahmelakukansesuatukesalahandanapabiladisabitkanbolehdidendatidakmelebihiRM5000ataudipenjarakanselamatempohtidakmelebihi 3 bulanataukedua-duanya.

45. Perkara-perkara yang boleh menyebabkan Sijil Audit Berteguran

46. Pengurusan Kewangan • LEWAT menyerahkan Penyata Kewangan seperti tarikh yang telah ditetapkan • Terdapat Laporan Khas terhadap pengurusan wang sekolah • TIDAK menyelenggarakan Rekod Kewangan dengan lengkap, betul dan kemaskini

47. Kawalan Terimaan • Pungutan TIDAK diserahkan ke Pejabat • Pungutan LEWAT diserahkan ke Pejabat • Pungutan TIDAK dibankkan sehingga akhir tahun semasa • Pungutan LEWAT dibankkan • Pungutan telah dibuat TANPA kelulusan Pendaftar Sekolah • Pungutan TIDAK diperakaunkan

48. Sambungan… • Resit Rasmi TIDAK dikeluarkan bagi pungutan yang dilakukan • Penggunaan Resit Sementara • Lebihan Peruntukan Tahun Semasa TIDAK dipulangkan pada tarikh yang telah ditetapkan ( 31 Julai tahun semasa) • Akaun Belum Terima • Pungutan TIDAK diserahkan ke pejabat • Sewa Kantin / Sewa Kedai Buku TIDAK dipungut dalam tahun semasa

49. Kawalan Perbelanjaan • Perolehan TIDAK menggunakan Borang Pesanan Sekolah • Pembayaran dibuat TANPA menggunakan Baucar Bayaran • Perolehan bagi perkhidmatan dan bekalan melebihi RM500,000 telah dibuat TANPA sebut harga • Pembayaran TANPA dokumen sokongan

50. Sambungan… • Bil TIDAK dijelaskan dalam masa yang telah ditetapkan • Cek Buka Palang kecuali PWR • Perolehan bagi barangan /perkhidmatan yang melebihi RM10,000 hingga RM50,000 setahun bagi setiap jenis item telah dibuat TANPA kelulusan dari KPTJ • Penggunaan Wang SUWA selain dari tujuan ianya dikutip TIDAK mendapat kelulusan KPTJ • Perolehan barangan/peralatan TIDAK direkodkan dalam Daftar Stok