Capacitação em Ferramentas de Planejamento Estratégico

1. Capacitação em Ferramentas de Planejamento Estratégico Cyro Barretto Macaé, 15 de Dezembro de 2014

2. Agenda de Trabalho Projeto de Revisão do Plano Diretor

3. Cyro Barretto • Consultor Corporativo da Petrobras • MBA em Gerenciamento por Projetos pela Fundação Getúlio Vargas; • Mestrando em Sistemas de Gestão pela Universidade Federal Fluminense; • Examinador do Prêmio Nacional da Qualidade; • Examinador do Prêmio Nacional de Gestão Pública; • Auditor Líder das Normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 e NBR 16001:2004; • Membro da ABNT - Associação Brasileira de Normas Técnicas; • Membro do CB 25 - Comitê Brasileiro da Qualidade; • Membro do CB 38 - Comitê Brasileiro de Meio Ambiente; • Membro da CEE-111 - Comissão de Estudo Especial de Responsabilidade Social • Membro da CEE-109 - Comissão de Estudo Especial de Segurança e Saúde Ocupacional Projeto de Revisão do Plano Diretor

4. Combinados

5. Lembretes • Silenciar o telefone celular • Conhecer as facilidades do local • Respeitar os horários de intervalo • Utilizar os intervalos para contatos particulares • Aguardar em silêncio o término dos trabalhos em grupo pelos colegas Projeto de Revisão do Plano Diretor

6. Combinados Projeto de Revisão do Plano Diretor

7. Conteúdo Programático • O Projeto de Revisão do Plano Diretor • Elementos Básicos do Planejamento Municipal • Conceitos de Planejamento • Tipos de Planejamento • Exemplos de Modelos de Planejamento Estratégico • Ferramentas de Gestão • Exercícios práticos Projeto de Revisão do Plano Diretor

8. O Projeto de Revisão do Plano Diretor Darana Carvalho de Azevedo Gerente do Plano Diretor Câmara Permanente de Gestão

9. Elementos Básicos do Planejamento Municipal

10. Secretarias Unidade de trabalho Servidor público Missão Atribuição Participação Responsabilidade Problema ou demanda da sociedade Planejando Planejamento público MUNICÍPIO Prestador de serviços públicos Agente arrecadador de recursos (receitas) que financiarão as despesas decorrentes da prestação desses serviços Como atender à demanda? Projeto de Revisão do Plano Diretor

11. Orientação estratégica de governo Programa Diretrizes de governo PPA Gerente de programa Resultado LDO LOA Problema ou demanda da sociedade Ação 1 > Produto 1 > Meta 1 Ação 2 > Produto 2 > Meta 2 Ação n > Produto n > Meta n Gestão pública por programas > Secretarias Servidor público Projeto de Revisão do Plano Diretor

12. O que é Planejamento???? Projeto de Revisão do Plano Diretor

13. Planejamento É um processo desenvolvido com o objetivo de alcançar uma determinada situação almejada, de modo mais eficiente e eficaz, otimizando esforços e recursos existentes na organização. Para isso, existem diversos níveis de planejamento praticados por uma organização. O planejamento é um processo gerencial, ou seja, pensar em planejamento significa, portanto, pensar em gerenciamento. Projeto de Revisão do Plano Diretor DRUCKER, P. Introdução à Administração

14. Planejamento Planejamento é um processo contínuo e dinâmico que consiste em um conjunto de ações intencionais, integradas, coordenadas e orientadas para tornar realidade um objetivo futuro, de forma a possibilitar a tomada de decisões antecipadamente. ACKOFF, R. L. A empresa democrática Projeto de Revisão do Plano Diretor

15. Estratégia • A palavra estratégia tem sua origem no grego, e significa “arte do general”, referindo-se às habilidades dos militares em comandar e definir as ações das tropas, designando o caminho da vitória em uma guerra. • São encontrados registros de estratégia desde o século IV A.C., quando o livro “A Arte da Guerra” foi escrito por Sun Tzu. Projeto de Revisão do Plano Diretor

16. A Muralha da China, também denominada de Grande Muralha, foi construída na época da China Imperial com finalidade militar.  A construção possui aproximadamente 2.300 quilômetros de extensão, 7,5 metros de altura e 3,75 metros de largura, é considerada como uma das mais fantásticas obras construídas pelo homem, hoje é reconhecida com uma das sete maravilhas do mundo. 450 a.C A construção da Pirâmides do Egito – grande esforço no Gerenciamento de Projeto empregando grandes recurso humanos e materiais foram mais de 100 mil trabalhadores em 30 anos. O Parthenon – Templo grego construído em Atenas. Foi em mármore branco e escultura pintada. Coluna retas 438 a.C O coliseu de Roma era o centro social e esportivo, Construção bem sofisticada para a época Sua capacidade era 50 mil pessoas e 76 entradas que evitava tumulto. 438 a.C O Projeto Apollo (Projecto Apollo - Project Apollo - Projecto Apolo) foi um conjunto de missões espaciais coordenadas pela Nasa (agência espacial dos EUA) entre 1961 e 1972 com o objetivo de colocar o homem na Lua. O projeto culminou com o pouso da Apollo 11 no solo lunar em 20 de julho de 1969. Após ser surpreendido pelos soviéticos o Departamento de Defesa dos EUA decidiu investir em novas técnicas. Este esforço foi determinante do Program evoluation and review technique (Pert), utilizado na construção do missil nuclear Polaris, para submarinos. O projeto foi em 1957, e tinha 9 mil fornecedores, e um cronograma tinha mais de 70 mil tarefas estabelecidas. Missil Polares Projeto de Revisão do Plano Diretor

17. Confusões comuns com Planejamento • Previsão: esforço para verificar quais serão os novos eventos que poderão ocorrer, com base no registro de uma série de probabilidades • Projeção: situação em que o futuro tende a ser igual ao passado, em sua estrutura básica • Predição: situação em que o futuro tende a ser diferente do passado, mas a empresa não tem nenhum controle sobre seu processo e desenvolvimento • Resolução de problemas: aspectos imediatos que buscam a correção de descontinuidades e desajustes entre a empresa e as forças externas que lhe sejam potencialmente relevantes • Plano: documento formal que consolida as informações para o Planejamento Projeto de Revisão do Plano Diretor CHIAVENATO, I.; SAPIRO, A. Planejamento estratégico

18. Ciclo PDCA Projeto de Revisão do Plano Diretor

19. Planejamento Oportunidade Utilidade Efetividade de Custo Efetividade do Planejamento Factibilidade Exatidão e Objetividade Responsabilidade Amplitude Projeto de Revisão do Plano Diretor

20. Planejamento Planejamento Estratégico Estratégia Organizacional Planejamento Tático Processos Organizacionais Operações Organizacional Planejamento Operacional Projeto de Revisão do Plano Diretor

21. 4% PROBLEMAS CONHECIDOS PELOS SECRETÁRIOS E SUB 9 % PROBLEMAS CONHECIDOS PELOS ASSESSORES, COORDENADORES E CHEFES 74 % PROBLEMAS CONHECIDOS PELOS SERVIDORES 100 % Pirâmide dos problemas de Richard Whiteley PROBLEMAS CONHECIDOS PELO PREFEITO Projeto de Revisão do Plano Diretor

22. Planejamento Nível Planejamento Conteúdo Prazo Características Macroorientado: aborda a gestão pública como uma totalidade Institucional Estratégico Abrangente e Sintético Longo Menos genérico e mais detalhado Aborda cada unidade de trabalho ou cada Secretaria separadamente Intermediário Tático Médio Microorientado: aborda cada processo, atividade ou tarefa isoladamente Operacional Operacional Detalhado e analítico Curto Projeto de Revisão do Plano Diretor Cyro Barretto

23. Fatores Críticos de Sucesso no Planejamento Estratégico 1 - Visão de Processo. O Planejamento Estratégico é um processo e não uma atividade. Assim, é construído por ações coordenadas e inter-funcionais. 2 -Intuição e análise. São ambas necessárias e se complementam na definição dos cenários, estratégia e planos. Executivos de linha precisam participar. 3 -Visionar. Ambição e ousadia no estabelecimento da visão de futuro. O futuro deve ser o desejável, não o possível. 4 - Questionamento do status quo. Abertura para a identificação de descontinuidades, aproveitando situações emergentes. Não ficar preso ao que é feito, simplesmente por que se está fazendo. Projeto de Revisão do Plano Diretor

24. Fatores Críticos de Sucesso no Planejamento Estratégico 5 -Foco e prioridade. Definição do posicionamento estratégico: o que e por que fazer e o que não fazer. Comunicar o foco 6- Alinhamento do presente com o futuro. O futuro é construído com as ações do presente. É preciso dar significado às pessoas para obter adesão interna, comprometimento e energia. 7-Criação da Inteligência Empresarial. Os líderes e gestores devem ser capazes de entender a dinâmica do negócio e perceber em tempo hábil as mudanças nos cenários e no ambiente que serviram como base às definições estratégicas. 8 - Postura pró-ativa. Os líderes e gestores devem atuar na busca dos objetivos, refletir sobre a propriedade das estratégias e realizar mudanças com base no aprendizado. Projeto de Revisão do Plano Diretor

25. Fatores Críticos de Sucesso no Planejamento Estratégico Foco no efeito do problema O Círculo Vicioso... Pouco ou nenhum progresso Apagando incêndios Reincidência do problema Foco na causa Ações corretiva / preventiva Melhorias contínuas O Círculo Virtuoso... Diminuição de reincidência Projeto de Revisão do Plano Diretor

26. Exemplos de Modelos de PE Projeto de Revisão do Plano Diretor

27. Projeto de Revisão do Plano Diretor

28. Projeto de Revisão do Plano Diretor

29. Projeto de Revisão do Plano Diretor

30. BalancedScoredCard MISSÃO Por quê existimos VALORES No que acreditamos VISÃO O que queremos ser ESTRATÉGIA Nosso plano de jogo INICIATIVAS ESTRATÉGICAS O que precisamos fazer OBJETIVOS PESSOAIS O que eu preciso fazer Resultados Estratégicos Munícipes Satisfeitos Cidadãos Atendidos Processos Efetivos Servidores Motivados Projeto de Revisão do Plano Diretor

31. Ações Estratégicas Indicadores Quais, Quem, Periodicidade, Onde? A P Planejamento Estratégico D C Aumentar Arrecadação 20% • Evolução Receitas • Índice de PPP celebradas AMBIENTE Financeira Buscar PPP 20% Forças e Fraquezas 1) Fazer Prospeção dos Serviços concorrentes 2) Define novos Serviços 3) Implanta Novos Serv. ______________ 1) Estudar Falhas 2) Remover caudas 3) Produzir Relatórios • Evolução de Novos Serviços • Tempo de Atendimento Prover Novos Serviços ao Cidadão 5 Novos Ser. /ano Visão/ Valores Cidadão 10 dias Tempo Resposta máximo Melhorar Qualidade 1) Mapear Procedimento 2) Reengenherar 3) Implementar _______________ 1) Identificar Necessidades 2) Desenvolver Sistema 3) Implementar Reduzir Burocracia Diretrizes Estratégicas • Tempo de Execução • Atendimento Recomendações Reduzir pela metade Processos Internos Adotar recomendações da Auditoria 100% até Dez/2014 D1 D2 D3 Desenvolver G. Trabalho Cooperativo • 1) Definir Lideres • 2)Montar agenda • 3)Iniciar Atividades • __________________ • 1) Definir Capacitações atuais • 2) Definir capacit. Futuras • 3) Implementar Plano de capacitação Até (Ago/2010 • Nível de Implementação • Número de Gerentes e Fiscais Qualificados Aprendizado e Crescimento Desenvolver Competências em Fiscalização de Contratos 100% até Dez/2014 DIRETRIZ 1 Saneamento Metas OBJETIVOS DESDOBRADOS • Saneamento • Saúde • Educação • Segurança • Mobilidade Urbana Projeto de Revisão do Plano Diretor

32. Planejamento Estratégico Situacional – PES Projeto de Revisão do Plano Diretor

33. Planejamento Estratégico Situacional – PES Carlus Matus (1931 – 1998) O PES é uma metodologia de planejamento estratégico de governo, desenvolvido pelo economista chileno Carlos Matus, no período de 1970 a 1973; Estabelece uma críticas às metodologias de planejamento “tradicionais”, em particular o planejamento normativo e ao planejamento estratégico empresarial. Projeto de Revisão do Plano Diretor

34. Momentos Explicativo: seleção, descrição e explicação do problema (o que é); Normativo: desenho de um plano para enfrentar o problema (o que deve ser) Estratégico: análise da viabilidade política do plano e dos caminhos estratégicos (o que pode ser) Tático-operacional: gestão e implementação do plano (fazer). Projeto de Revisão do Plano Diretor MATUS, Carlos. Política, Planejamento & Governo

35. Triângulo de Governo Projeto de Revisão do Plano Diretor MATUS, Carlos. Política, Planejamento & Governo

36. ZOPP Projeto orientado por Objetivo Projeto de Revisão do Plano Diretor

37. Significado da Sigla ZOPP Z- ZIEL ====> OBJETIVOS O- ORIENTIERTE ====> ORIENTADO P- PROJEKT ====> PROJETO P- PLANUNG ====> PLANEJAMENTO ou seja: Planejamento de projeto orientado por objetivos Projeto de Revisão do Plano Diretor MATUS, Carlos. Política, Planejamento & Governo

38. ZOPP - Planejamento de Projetos Orientados por Objetivos ENFOQUE PARTICIPATIVO • A Participação: • Produz sujeitos • Constrói Protagonistas • Produz agentes de mudança • Potencializa esforços • Aperfeiçoa propostas • Amplia convergências • Constrói o futuro • A Não Participação: • Reduz as pessoas a objetos • Induz à passividade • Produz vítimas que sofrem • Isola os esforços • Reduz a criatividade • Aumenta os conflitos • Reproduz o passado Projeto de Revisão do Plano Diretor MATUS, Carlos. Política, Planejamento & Governo

39. ZOPP - Planejamento de Projetos Orientados por Objetivos • Análise dos Envolvidos • Identificação do problema central • Análise do Problema • Análise das causas e dos efeitos do problema central • Análise da Situação • Análise de Objetivos • Análise de Alternativas • Etapas do Método ZOPP • Indicadores • Objetivamente • Verificáveis • Suposições • Importantes • Fontes de • Comprovação • Lógica da Intervenção • Objetivo Superior • Objetivo do Projeto • Matriz de Planejamento • do Projeto • Resultados • Atividades Projeto de Revisão do Plano Diretor MATUS, Carlos. Política, Planejamento & Governo

40. ZOPP - Planejamento de Projetos Orientados por Objetivos ANÁLISE DE PROBLEMAS - Como se faz: 1º PASSO: Relacionar todos problemas IMPORTANTES referentes a um problema específico; Exemplo: transporte coletivo precário Ônibus muito velhos ........ Passageiros chegam atrasados Passageiros feridos ......... Mau estado das estradas ... Mau estado dos ônibus .... Motoristas imprudentes .... Freqüência de acidentes de ônibus Perda de confiança na empresa de ônibus Manutenção inadequada dos ônibus Projeto de Revisão do Plano Diretor

41. ZOPP - Planejamento de Projetos Orientados por Objetivos ANÁLISE DE PROBLEMAS - Como se faz: 2º PASSO: Colocar os problemas em ordem cronológica; Perda de confiança na empresa de ônibus Passageiros chegam atrasados Passageiros feridos ......... Freqüência de acidentes de ônibus Manutenção inadequada dos ônibus Mau estado dos ônibus .... Motoristas imprudentes .... Ônibus muito velhos ........ Mau estado das estradas ... Projeto de Revisão do Plano Diretor

42. ZOPP - Planejamento de Projetos Orientados por Objetivos ANÁLISE DE PROBLEMAS - Como se faz: 3º PASSO: Identificar o PROBLEMA CENTRAL; Perda de confiança na empresa de ônibus Passageiros chegam atrasados Passageiros feridos ......... Freqüência de acidentes de ônibus FREQÜÊNCIA DE ACIDENTES DE ÔNIBUS Manutenção inadequada dos ônibus Mau estado dos ônibus .... Motoristas imprudentes .... Ônibus muito velhos ........ Mau estado das estradas ... Projeto de Revisão do Plano Diretor

43. ZOPP - Planejamento de Projetos Orientados por Objetivos ANÁLISE DE PROBLEMAS - Como se faz: 4º PASSO: Organizar as CAUSAS do problema central; PROBLEMA CENTRAL FREQÜÊNCIA DE ACIDENTES DE ÔNIBUS Ônibus muito velhos ........ Mau estado das estradas ... Mau estado dos ônibus .... Motoristas imprudentes .... Manutenção inadequada dos ônibus Projeto de Revisão do Plano Diretor CAUSAS

44. ZOPP - Planejamento de Projetos Orientados por Objetivos ANÁLISE DE PROBLEMAS - Como se faz: 5º PASSO: Identificar e organizar as CAUSAS, em principais e correlatas; PROBLEMA CENTRAL FREQÜÊNCIA DE ACIDENTES DE ÔNIBUS Motoristas imprudentes .... Mau estado dos ônibus .... Mau estado das estradas ... Ônibus muito velhos ........ Manutenção inadequada dos ônibus Projeto de Revisão do Plano Diretor CAUSAS

45. ZOPP - Planejamento de Projetos Orientados por Objetivos ANÁLISE DE PROBLEMAS - Como se faz: 6º PASSO: Definir os EFEITOS do problemas central; Passageiros feridos ......... EFEITOS Passageiros chegam atrasados Perda de confiança na empresa de ônibus PROBLEMA CENTRAL FREQÜÊNCIA DE ACIDENTES DE ÔNIBUS Projeto de Revisão do Plano Diretor

46. ZOPP - Planejamento de Projetos Orientados por Objetivos ANÁLISE DE PROBLEMAS - Como se faz: 7º PASSO: Organizar os EFEITOS em níveis; Perda de confiança na empresa de ônibus EFEITOS Passageiros feridos ......... Passageiros chegam atrasados PROBLEMA CENTRAL FREQÜÊNCIA DE ACIDENTES DE ÔNIBUS Projeto de Revisão do Plano Diretor

47. ZOPP - Planejamento de Projetos Orientados por Objetivos ANÁLISE DE PROBLEMAS - Como se faz: 8º PASSO: Construir um DIAGRAMA, em Forma de Árvore, situando os problemas com suas relações de causa-efeito. Projeto de Revisão do Plano Diretor

48. Árvore de Problemas Perda de confiança na empresa de ônibus EFEITOS Passageiros chegam atrasados Passageiros feridos ......... FREQÜÊNCIA DE ACIDENTES DE ÔNIBUS PROBLEMA CENTRAL Motoristas imprudentes.... Mau estado dos ônibus.... Mau estado das estradas... Ônibus muito velhos........ Manutenção inadequada dos ônibus CAUSAS Projeto de Revisão do Plano Diretor

49. ZOPP - Planejamento de Projetos Orientados por Objetivos ANÁLISE DE PROBLEMAS - Como se faz: 9º PASSO: EXAMINAR a árvore de problemas, verificando se as relações de causa-efeito estão corretas e se não houve omissões importantes. Projeto de Revisão do Plano Diretor

50. ZOPP - Planejamento de Projetos Orientados por Objetivos ANÁLISE DE OBJETIVOS Consiste na descrição da situação futura a ser alcançada com a resolução dos problemas: Como se faz: Reformular as condições negativas da árvore de problemas em condições positivas desejáveis e realmente alcançáveis; Examinar as relações meios-fins, verificando se estão corretas e se mantêm uma estrutura lógica. Projeto de Revisão do Plano Diretor MATUS, Carlos. Política, Planejamento & Governo