Linna raamatupidamise sise-eeskiri

1. Linna raamatupidamise sise-eeskiri KAJA VAHAR Linna ametiasutuste pearaamatupidajate väljasõiduseminar Saka mõis 06.-07. november 2008

2. Linna raamatupidamise sise-eeskiri • järgib hea raamatupidamise tava reegleid (RPS, RTJ, RÜ) • on vastavuses riigi ja linna teiste õigusaktidega • võtab arvesse linna spetsiifikat, vajadusi (sh aruandlus) • on töövahendiks raamatupidamisarvestuse protsessis osalejatele

3. Linna raamatupidamise sise-eeskiriOlulisemad muudatused: • viidud vastavusse Riigi raamatupidamise üldeeskirjaga (RÜ); • sisse on viidud seni juhendites käsitletud linna arvestusmetoodika; • viidud vastavusse tänase praktikaga (SAP, allsüsteemide kasutamine, makseliiklus, aruandlus jms); • sise-eeskirja kohandatud tänaste vajaduste ja oludega; • täpsustatud linna raamatupidamisarvestuse protsessides osalevate isikute õigusi ja kohustusi: • LRK juht - korraldamine • LRK pearaamatupidaja – vahetu korraldamine • Linna pearaamatupidaja – valdkonna juhtimine

4. Linna raamatupidamise sise-eeskiriLRK juhi kohustused §4 lg9 • tagada raamatupidamisüksusele tööks vajalike õigete andmete ja algdokumentide õigeaegne edastamine; • määrata makseettepanekuid kinnitavad isikud; • määrata majanduskulude avansisaajad ja krediitkaardi kasutajad; • korraldada haldusala varade arvestust; • kehtestada haldusala nõuete halduse kord; • kehtestada haldusala tulude arvelevõtmise kord; • korraldada haldusala sularaha käitlemise korra; • kehtestada vajadusel haldusala raamatupidamisarvestust reguleerivaid täiendavaid kordasid.

5. Linna raamatupidamise sise-eeskiriLRK juhi õigused §4 lg10 • saada finantsteenistusest tuge raamatupidamisarvestuse metoodilistes küsimustes; • teha ettepanekuid Eeskirja täiendamiseks; • kasutada oma töös SAP-i veebiliidese aruandeid; • saada finantsteenistuselt kvaliteetset raamatupidamisteenust juhul, kui LRK raamatupidamist ei korraldata ametiasutuses.

6. Linna raamatupidamise sise-eeskiriLRK pearaamatupidaja • Täpsustatud on kohustusi §4 lg11: • tagada LRK üksuste majandustehingute õige ja õigeaegne kirjendamine lähtuvalt heast raamatupidamise tavast ning paragrahvis 6 toodud majandusinformatsiooni liigendamise reeglitest; • õigete ja õigeaegsete LRK üksuste ja LRK raamatupidamisaruannete koostamine ja esitamine kõigile õigustatud isikutele. • Lisatud on õigused §4 lg12: • saada finantsteenistusest metoodilist juhendamist; • saada SAP-i kasutajatuge; • teha ettepanekuid Eeskirja täiendamiseks; • teha ettepanekuid raamatupidamisarvestuse valdkonnas tsentraalsete koolituste korraldamiseks.

7. Linna raamatupidamise sise-eeskiriLinna pearaamatupidaja • Õiguste loetelus §4 lg7: .. töötada välja metoodilisi juhendmaterjale raamatupidamisarvestuse valdkonnas ning avalikustada neid Linna finantstöötajate veebilehel

8. Linna raamatupidamise sise-eeskiriKasutatav majandustarkvara §5 • SAP • Muud süsteemid (nt kassasüsteem, väärtegude menetlemise süsteem, sotsiaaltoetuste süsteem jt): • on nõutav järgida linna aruandlusvajadust tagavaid infoliigenduse reegleid, • SAP-i ja muu süsteemi vahel toimub võimalusel elektroonne andmevahetus, järgides eeskirjas kehtestatud tähtaegu; • tagatud peab olema SAP-i ja muu süsteemi andmete võrdlemise võimalus. • Finantsteenistus tagab SAP-i kasutajatoe ja avaldab Linna finantstöötajate veebilehel SAP-i kasutamise käsiraamatud. Eeskiri ei käsitle SAP-i kasutamise reegleid.

9. Linna raamatupidamise sise-eeskiriAruanded • SAP sulgemine : pärast aruandekuule järgneva kuu 20ndat kuupäeva, aruandekuu loetakse seejärel lõpetatuks (§7 lg3). • SAP-is kirjeldatud aruannete loetelu on esitatud käsiraamatutes (§7 lg4). • LRK üksuste juhtidele jt isikutele, kellel puuduvad SAP-i kasutajaõigused, on kasutada SAP-i veebiliidese aruanded (§7 lg5). • LRK majandusaasta aruanne 31. märtsiks (tänases sise-eeskirjas 30. aprill, praktikas oleme juba lühendanud) (§10 lg5).

10. Linna raamatupidamise sise-eeskiriSaldoandmikud Saldoandmike kasutajaõigused (§8 lg2) • Saldoandmike infosüsteemi kasutajaõiguste väljastamiseks esitab LRK pearaamatupidaja linna pearaamatupidajale e-kirjaga taotluse. • Kui kasutajaõiguste vajadus on lõppenud (nt töötaja lahkub ametist), tuleb sellest koheselt linna pearaamatupidajat teavitada. Saldoandmike esitamine (§8 lg4 p1) • iga kuu kohta aruandekuule järgneva kuu 25. kuupäevaks, • aasta lõpu seisuga ajavahemikul 01. – 20. veebruar linna pearaamatupidaja korralduse alusel pärast finantsteenistuses läbiviidavat saldoandmike kontrolli.

11. Linna raamatupidamise sise-eeskiriKuludokumendi aktsepteerimine §12 lg6-7 • Aktsepteerimisel lisatakse allkirjastaja nimi ja aktsepteerimise kuupäev. • Eelarve vastutav täitja ja volitatud isiku vastutust kuludokumendi aktsepteerimisel – täpsustatud on mõistet “Linna huvidest lähtumine”. • Aktsepteerimisel määratakse eelarve ja muud finantsinfo liigendamiseks nõutavad tunnused (projektikoodid jms), vajadusel lisab aktsepteerija majandustehingut täpsustava selgituse. • Kui kuludokument kajastab üheselt arusaadavalt kulude majanduslikku sisu, ei ole kohustusühiku lisamine nõutav.

12. Linna raamatupidamise sise-eeskiriDokumendiringlus §14 lg1-2 • LRK asjaajamise kordades sätestatu peab tagama dokumentide kontrollimise, aktsepteerimise ja esitamise raamatupidamisüksusele selliselt, et toimunud majandustehinguid on võimalik raamatupidamises kirjendada aruandekuule järgneva kuu 20ndaks. • Kuludokumentidele märgitakse nende LRK üksusesse saabumise kuupäev ja saadetakse seejärel kontrollimiseks ja aktsepteerimiseks ning raamatupidamisele edastamiseks.

13. Linna raamatupidamise sise-eeskiriMajandustehingu kirjendamine §15 lg2 • Kui raamatupidamiskirjendi koostamisel osaleb mitu inimest (näiteks müügiarve väljastamisel SAPi müügimooduli vahendusel tulenevad kirjendi kontolaiendid müügiartikli kaardil määratud parameetritest), määrab nende kohustused ja vastutuse raamatupidamiskirjendi koostamisel LRK juht.

14. Linna raamatupidamise sise-eeskiriSularaha käitlemine §21 lg4-6 • LRK juhi käskkirja või korraldusega kehtestatakse: • LRK sularaha käitlemise kord • LRK üksuste maksimaalne lubatud kassajääk • LRK sularaha käitlemise kord: sularaha kogumise, turvalise hoidmise ja panka inkasseerimise tingimused. • Sularahakassa hoiutingimused (eraldi lukustatav ja turvatud ruum, seif, lukustatav sularahakarp jms) peavad tagama sularaha turvalise säilimise. Hoiutingimuste kehtestamisel võetakse arvesse sularahakäibe maht ja sularahakassa asukohaga seotud turvariskid.

15. Linna raamatupidamise sise-eeskiriSularaha käitlemine §21 lg7-9,16 • Lubatud kassajäägi kehtestamisel valida kahe variandi vahel: • kas absoluutsumma mitte suurem kui 10 000 krooni või • tuletatud summa, mis leitakse järgmise valemiga: eelmise kalendriaasta kolme järjestikuse kalendrikuu sissetulekud jagatud tööpäevade arvuga (LRK üksuses, mis kogub sularaha ka puhkepäevadel, jagatakse kalendripäevade arvuga). • Tuletatud jäägi meetodi korral kuulub lubatud kassajääk vähemalt iga kalendriaasta alguses ümberarvutamisele ja vajadusel korrigeerimisele. • Sularaha tuleb viia panka vähemalt kord nädalas isegi juhul, kui lubatud kassajääki ei ole ületatud, kuid kassas on rohkem kui 10 000 krooni. • Kassadokumendid edastatakse raamatupidamisse sularaha inkasseerimise päeva ja kalendrikuu lõpu seisudega, kuid mitte harvem kui kord nädalas.

16. Linna raamatupidamise sise-eeskiriTulude arvestus §22 lg5-7 • LRK juht kehtestab LRK tulude korra, mis peab tagama õigustatud nõuete ja tulude õigeaegse ning õiges mahus arvelevõtmise. • Tulude korras määratakse: • isikud, kelle kohustus on edastada arvete koostajale vajalik informatsioon; • millises vormis arvete koostajatele informatsioon edastatakse; • nõuete analüütilise arvestuse korralduse põhimõtted. • Arvete koostamisel SAP-i müügimooduli vahendusel määratakse isikud, kelle ülesandeks on müügiartiklite haldamine, sh ettepaneku esitamine müügiartikli loomiseks ning müügiartikli kaardil esitatud andmete (konto, kontolaiendid jms) õigsuse tagamine.

17. Linna raamatupidamise sise-eeskiriTulude arvestus – kliendi enammakse §22 lg19-20 • Juhul kui LRK üksusele laekub kliendilt temale väljastatud arve eest rohkem, tuleb otsustada (vajadusel läbirääkimisel kliendiga), kas: • enammakse arveldatakse tasa järgmise müügiarvega või • tagastatakse ülelaekunud summa kliendile. • Ülelaekumine või alalaekumine kuni 1 kroon (väikevahed) ümardatakse (konto 60809000).

18. Linna raamatupidamise sise-eeskiriTulude arvestus – viivisarvestus §25 lg6 • Viivisarvete koostamisel SAP-is kasutatakse järgmisi arvestuspõhimõtteid: • viivisarvestuses kasutatakse kolme andeksandmispäeva, st viivist ei arvestata esimese kolme maksetähtaega ületanud päeva eest; • viivist ei arvestata ja arvet ei väljastata, kui viivise summa on väiksem kui 50 krooni.

19. Linna raamatupidamise sise-eeskiriToetused – lepingute sõlmimine §27 lg12-15 • LRK üksus on sihtotstarbelise toetuse saaja – leping sõlmitakse avalikust sektorist toetuse andja/vahendajaga võimalusel selliselt, et kuluaruandeid esitatakse vähemalt iga kvartali lõpu seisuga. • LRK üksus on sihtotstarbelise toetuse andja – leping sõlmida selliselt, et kuluaruanded esitatakse : • avalikust sektorist toetuse saaja - vähemalt iga kvartali lõpuga; • ülejäänud toetuse saajad - vähemalt poolaasta lõpu seisuga. • Pikema aruandlusperioodi kehtestamine on lubatud üksnes juhul, kui LRK üksus kontrollib toetuse kasutamist muul moel, raamatupidamises on tagatud toetuse kasutamise võimalikult õiglane kajastamine ning LRK üksuse juht on kinnitanud vastava arvestuspõhimõtte, kooskõlastades selle eelnevalt Linna pearaamatupidajaga.

20. Linna raamatupidamise sise-eeskiriToetuste kajastamine §27-29 Sise-eeskirja sisse viidud tänane praktika: • Tekkepõhise tulu – kulu vastavuse tagamine igakuiselt (§28 lg 4) • Projektikoodide kasutamine (§27 lg2) • Lepingute kontroll-leht (§27 lg3) • Toetuse andja informeerimine saldodest iga kvartali lõpus (§28lg5) • Avalikust sektorist saadud toetuste kajastamise erisus aasta lõpus (§28 lg6-7)

21. Linna raamatupidamise sise-eeskiriErisoodustus • Kui erisoodustuse kulude tekkepõhine moment eelneb erisoodustuse kulude eest tasumisele, kajastatakse ja deklareeritakse erisoodustuste maksude kohustus maksuarvestuse lihtsustamise eesmärgil üldjuhul koheselt erisoodustuse kulu tekkimise perioodis (§34 lg17). Kas on vajalik järgmine säte (§34 lg18): Kui kuludokumentidel ei ole võimalik täpselt määratleda erisoodustuste kulude arvestamiseks vajalikke proportsioone, kasutatakse erisoodustuste ja nendelt arvestatavate maksukulude arvestamisel proportsiooni 30% (maksustatav) ja 70% (mittemaksustatav). ?

22. Linna raamatupidamise sise-eeskiriMajanduskulude avansid • Majanduskulude avanss kantakse üle aruandekohustusliku isiku arvelduskontole, sularahas väljamakseid võimalusel välditakse (§37 lg2). • Täiendavat avanss alles siis, kui eelnevalt saadud avansi kasutamise kohta on esitatud majanduskulude aruanne (§37 lg6).

23. Linna raamatupidamise sise-eeskiriEttemaksed §41 lg6 • Ettemaksed on Linnas üldjuhul keelatud. • Ettemaks ainult juhul kui: • ettemakse tegemine on vältimatu (nt ettemakse on ette nähtud riigi või Linna õigusaktiga, kauba või teenuse ost ei ole ettemakseta võimalik, kuna hankija on turul monopol) või • saadakse ettemaksega olulist soodustust . • põhivara soetuse ja parenduse korral tuleb ettemaksekohustust sisaldavad lepingud või hanketingimused finantsteenistusega eelnevalt kooskõlastada.

24. Linna raamatupidamise sise-eeskiriNõuded • Nõuete hindamise põhimõtted §42 lg1-3 • Nõuete laekumise tõenäosust hinnatakse iga kalendrikuu lõpus. • Võimaluse korral hinnatakse iga nõude laekumise tõenäosust eraldi. • Nõuete allahindamise hiliseim tähtaeg on 180 päeva maksetähtajast. • Täpsustatud on kelle pädevuses (LRK juht) on täpselt 50 tuh kroonise nõude allahindlus (§42 lg14). • Nõuete osalisel laekumisel loetakse see jagunevaks proportsionaalselt nõudes sisalduvate teenuste, kaupade ja maksude vahel (§41 lg8).

25. Linna raamatupidamise sise-eeskiriNõuete halduse kord §42 lg5-7 • LRK juht kehtestab LRK nõuete halduse korra, mis peab tagama nõuetega tegelemise ja raamatupidamisele info edastamise nõuete ebatõenäoliselt laekuvaks või lootusetuks hindamiseks. • Nõuete halduse korras sätestatakse: • nõuete menetlemise protseduurid: meeldetuletusteadete ja viivisarvete väljastamine, nõuete kohtutäiturile edastamine jms. • kelle ülesandeks ning millistel tähtaegadel on: • maksetähtaega ületanud nõuetega tegelemine (meeldetuletusteadete ja viivisarvete väljastamine, nõuete kohtutäiturile edastamine jne); • nõuete laekumise tõenäosuse hindamine; • nõuete ebatõenäoliseks või lootusetuks tunnistamise dokumentatsiooni koostamine ja LRK juhile viseerimiseks esitamine ja/või finantsteenistusele edastamine; • nõuete hindamisega seotud dokumentatsiooni edastamine raamatupidamisele kannete tegemiseks.

26. Linna raamatupidamise sise-eeskiriVarad • Linna teenuste müügiks trükitud piletite üle arvestuse pidamine (§43 lg11-14) • Varaobjektide vahel seoste loomine – alamkaartide loomine või hindamisgrupi tunnuse määramine: • komponentarvestuse korral (§47 lg5) • vara etapiviisilisel valmimisel (§47 lg17) • parenduste tegemisel (§49 lg2). • Inventeerimine §59 lg10: • kontroll riiklike registrite andmetega (nt maa, hooned); • rentniku poolt varaobjektile tehtud parendused. • Täpsustatud on vara eest vastutava töötaja kohustusi (§44)

27. Linna raamatupidamise sise-eeskiri Vara eest vastutav töötaja §44 lg3 • on üldjuhul vara tundev spetsialist, kelle pädevuses on teha ettepanekuid vara eluea määramiseks või muutmiseks ning kelle ülesandeks on raamatupidamisele vara komponendiarvestuseks informatsiooni tagamine (kui vara eest vastutaval töötajal nimetatud kompetents puudub, peab vara eest vastutaval isikul olema võimalus kasutada vastava spetsialisti abi); • kinnitab vara lattu, vastutavale hoiule või kasutusele võtmist ja andmist, • teab vara asukohta, • informeerib LRK või LRK üksuse juhti vara hävimisest, kadumisest jms, • osaleb inventuuridel selgituste andjana, • tagab raamatupidamisele informatsiooni ja algdokumentatsiooni varaga seotud finantskannete kirjendamiseks ja SAP-i põhivaramooduli toimingute teostamiseks (nt kinnistu jagamine kaheks). Vara eest vastutav isik ei pruugi olla materiaalselt vastutav isik!

28. Linna raamatupidamise sise-eeskiriSaldode võrdlemine §58 lg8 • Otsuse selle kohta, milliste nõuete ja kohustuste kohta saadetakse tehingupartneritele kinnituskirjad, teeb LRK pearaamatupidaja bilanssides kajastatu põhjal võttes arvesse Linna audiitori nõuded ja alljärgneva: • kinnituskirjad saadetakse 30 000 krooni ja üle selle nõuete kohta; • alla 30 000 krooni nõuete kohta kinnituskirja saatmine ei ole kohustuslik, v.a juhul kui kinnituskirja väljastamise hetkel on nõude maksetähtaeg ületatud või esineb kahtlus, et saldodes on erinevusi; • kohustuste kohta on nõutav saata kinnituskirjad ainult juhul, kui esineb kahtlus, et saldodes on erinevusi.

29. Linna raamatupidamise sise-eeskiriSaldode võrdlus teiste avaliku sektori üksustega §59 lg12-15 • Saldovõrdlus iga kvartali lõpu seisuga: • Rahandusministeeriumi saldoandmike infosüsteemi andmetel; • kui saldodes võib tõenäoliselt esineda vahesid, saadetakse saldovõrdlus e-postiga juba enne saldoandmik esitamist; • saldoteatis e-posti teel ka siis, kui teine pool ei ole sisestanud oma saldoandmikku saldoandmike infosüsteemi tähtaegselt (puudub võimalus saldode kontrolliks). • LRK üksuste omavahelisi saldosid võrreldakse SAP-i andmete alusel.

30. TÄNUD KUULAMAST JA OOTAME TEIE ETTEPANEKUID, ARVAMUSI 20. novembriks 2008!