Sheila Maxwell Przygotowania do zamknięcia pomocy 2000-2006 w Walii Welsh European Funding Office

1. Sheila Maxwell Przygotowania do zamknięcia pomocy 2000-2006 w Walii Welsh European Funding Office Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru Walijski Urząd ds. Funduszy UE Welsh Assembly Government Llywodraeth Cynulliad Cymru Rząd Zgromadzenia Walijskiego

2. Cymru – WalesCymru/Walia Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future/ Europa i Walia: inwestowanie w Twoją przyszłość

3. Programy walijskie 2000-2006Cel 1- Zachodnia Walia i doliny Cel 2 – Wschodnia WaliaCel 3 – Wschodnia WaliaINTERREG IIIA - Walia/Irlandia transgraniczny LEADER plusEQUALURBAN II Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future / Europa i Walia: inwestowanie w Twoją przyszłość

4. Wyzwania związane z zamykaniem programów • Dominacja nowych programów, nowych systemów, nowych procedur • Brak zainteresowania „starymi” programami • Utrata kluczowych pracowników, ich doświadczenia, brak ciągłości działania • Trudności związane z zamykaniem projektów i kontaktowaniem się z beneficjentami „zamkniętych projektów” • Utrata dokumentacji/plików Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future / Europa i Walia: inwestowanie w Twoją przyszłość

5. Działanie • Planowanie • Planowanie • Planowanie Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future / Europa i Walia: inwestowanie w Twoją przyszłość

6. Przygotowania do zamknięcia programów • Utworzone w 2004 r. brytyjskie Grupy ds. Zamknięcia Programówodbywają od tego czasu regularne spotkania: Grupa ds. Audytu, Grupa Operacyjna, Grupa Sterująca Zamknięciem Programów. • Brytyjski pakiet ds. zamykania programów został przygotowany w maju 2007 r. – ogólne wytyczne dla Instytucji Zarządzających (IZ), Instytucji Płatniczych (IP) i organów odpowiedzialnych za kontrole wymienione w artykule10. • Odbyły się warsztaty poświęcone zamknięciu programów – rozpoznano problemy. • Każdy program zostanie zamknięty przy zastosowaniu ogólnych wytycznych. • Brytyjskie wytyczne są zgodne z wytycznymi Komisji – COM(2006) w sprawie zamknięcia pomocy (2000-2006) finansowanej z Funduszy Strukturalnych oraz wytycznymi WE w sprawie deklaracji zakończenia pomocy zgodnie z art. 15 Rozporządzenia 438/2001 w odniesieniu do zamknięcia programów 2000-2006. Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future / Europa i Walia: inwestowanie w Twoją przyszłość

7. Przygotowania do zamknięcia programów w Walii • Plan działań w sprawie zamykania programów – kto i kiedy podejmuje działania • Harmonogram – dla każdego programu • Ocena ryzyka • Przygotowanie pakietów zamknięcia programów – dostosowanie ich do poszczególnych programów • Regularne zebrania Grupy Roboczej ds. Zamknięcia Programów w celu weryfikacji dokonanych postępów; w jej skład wchodzą przedstawiciele IZ, Instytucji Płatniczej, organu określonego w art. 10 oraz organu ds. zamknięcia pomocy (Audyt Wewnętrzny w Walii) Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future / Europa i Walia: inwestowanie w Twoją przyszłość

8. Przygotowania do zamknięcia programów w Walii Plan działań dotyczący zamknięcia programów • Zawiera szczegóły odnoszące się do prac i terminów ich wykonania przez poszczególne osoby • Jest uzgodniony przez Grupę Roboczą ds. Zamknięcia Programów i analizowany na każdym spotkaniu • Obecnie nacisk kładzie na: • Kończenie realizacji projektów i dokonywanie płatności końcowych • Przygotowanie wskazówek dla projektów, które nie zostaną pod względem rzeczowym i finansowym zakończone do 31 grudnia 2008 r. • Zbieranie danych dot. wszystkich audytów przeprowadzonych w ramach programów • Weryfikowanie działań podjętych w wyniku audytów • Podanie wszystkich modyfikacji w tabelach finansowych Uzupełnienia Programu – na poziomie działań Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future/ Europa i Walia: inwestowanie w Twoją przyszłość

9. Przygotowania do zamknięcia programów w Walii Harmonogram – uzgodnione ostateczne terminy: • Składanie wniosków o płatność końcową przez beneficjentów – 30/09/08 • Ukończenie kontroli/raportów określonych w art. 4 i art. 10 – 31/12/08 • Dokonanie płatności w ramach wszystkich wniosków przez IZ – od stycznia do marca 2009 r. • Sfinalizowanie pakietów zamknięcia – od maja do października 2009 • Ukończenie sprawozdań końcowych – od czerwca do listopada 2009 r. • Zatwierdzenie sprawozdań końcowych przez Komitety Monitorujące Programy – od lipca do grudnia 2009 r. • Przekazanie organowi określonemu w art. 15 końcowej dokumentacji dot. zamknięcia programów – od lipcado grudnia 2009 r. • Zakończenie procedur organu określonego w art. 15 – styczeń 2010 r. • Ostateczny termin przekazania dokumentów do KE – 31/03/2010 Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future/ Europa i Walia: inwestowanie w Twoją przyszłość

10. Rozpoznane czynniki ryzyka Ryzyko • Utrata doświadczonych pracowników zajmujących się finalizowaniem procesu zamknięcia programów • Niezakończenie projektów przez beneficjentów • Niezłożenie wniosków o płatność końcową przez beneficjentów we właściwym terminie • Złe funkcjonowanie skomputeryzowanego systemu zarządzania funduszami strukturalnymi • Niewystarczające lub nieodpowiedniej jakości kontrole z art. 4 i art. 10 • Nieefektywne działanie Komitetów Monitorujących Programy Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future/ Europa i Walia: inwestowanie w Twoją przyszłość

11. Rozpoznane czynniki ryzyka Ryzyko • Zbyt wysoki lub niereprezentatywny wskaźnik błędów • Brak umiejętności radzenia sobie ze słabymi punktami zidentyfikowanymi przez audytorów • Niezachowanie dokumentacji źródłowej • Niespójne informacje przekazywane w trakcie zamykania programów • Różnice kursowe - £/€ • Zbyt późne rozpoczęcie procesu zamknięcia Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future/ Europa i Walia: inwestowanie w Twoją przyszłość

12. Przygotowania do zamknięcia programów w Walii Pakiet zamknięcia programów • Standardowy format w celu zapewnienia skutecznego gromadzenia danych przez IZ, Instytucję Płatniczą i organ odpowiedzialny za kontrole wymienione w art. 10 • Przekazywanie odpowiedniej jakości informacji organowi określonemu w art. 15, tak aby mógł on przygotować deklarację zamknięcia pomocy, w celu zminimalizowania ryzyka otrzymania deklaracji zakończenia pomocy z zastrzeżeniem. • Testowanie pakietu zamknięcia w 2008 r., przy wykorzystaniu Programu URBAN oraz funduszu EFOiGR w programie Celu 1 • Określenie w pakiecie zamknięcia obowiązków IZ/IP (Instytucji Pośredniczących), Instytucji Płatniczej oraz organu odpowiedzialnego za kontrole wymienione w art. 10 Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future/ Europa i Walia: inwestowanie w Twoją przyszłość

13. Instytucje Zarządzające i Instytucje Pośredniczące Karta informacji o zamknięciu programów nr 1: • Wniosek o wypłatę salda końcowego – zgodny z załącznikiem nr 8 wytycznych KE oraz brytyjskimi wytycznymi w sprawie zamknięcia programów • Sprawozdanie końcowe - zgodne z załącznikiem nr 5 wytycznych KE; przykład podano również w brytyjskich wytycznych • Systemy zarządzania i kontroli (w tym kontrole wymienione w art. 4) – podsumowanie kluczowych kontroli przeprowadzanych przez Instytucję Zarządzającą, z podkreśleniem usprawnień wprowadzonych do kontroli w okresie programowania w wyniku informacji zwrotnych oraz monitorowania (kontrole wymienione w art. 4 i 10) • Kontrole wymienione w art. 4 – szczegóły procesu i procedur (w tym wytycznych) stosowanych w celu zweryfikowania dostaw produktów i usług, sprawdzenia prawdziwości wnioskowanych wydatków oraz szczegóły selekcji i rejestrowania kontroli na miejscu. Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future/ Europa i Walia: inwestowanie w Twoją przyszłość

14. Instytucje Zarządzające i Instytucje Pośredniczące Karta informacji o zamknięciu programów nr 1: • Szczegóły przeprowadzonych kontroli na miejscu – rok, liczba projektów, liczba wizyt weryfikujących itd. • Podsumowanie kluczowych wniosków wynikających z kontroli wymienionych w art. 4, najważniejsze słabe punkty kontroli, działania podjęte w celu ich usunięcia, relacje z organami określonymi w art. 10 itd. • Raporty KE/ETOoraz Rządu Zgromadzenia Walijskiego (RZW) – podsumowanie wszystkich audytów dotyczących bezpośrednio programu lub innych audytów przeprowadzanych przez te organy mających pośredni wpływ na program (np. audyt działania określonego w art. 4) • Podsumowanie kluczowych zaleceń audytów KE ETO i RZW oraz działań podjętych przez IZ • Szczegóły zaleceń, które nie dały asumptu do dalszych działań Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future/ Europa i Walia: inwestowanie w Twoją przyszłość

15. Instytucje Zarządzające i Instytucje Pośredniczące Karta informacji o zamknięciu programów nr 1: • Błędy i nieprawidłowości – szczegóły dotyczące przypadków nieprawidłowości zgłaszanych do OLAF, które zostały wyjaśnione. Sporządzenie raportu prezentującego przekrojowo wszystkie wspólne cechy nieprawidłowości, podjęte działania, wprowadzone zmiany procedur, skutki czynników zewnętrznych, które również przyczyniły się do eliminacji nieprawidłowości. • Lista niewyjaśnionych nieprawidłowości ze szczegółowymi informacjami na temat przyczyn braku wyjaśnień. Dla celów zamknięcia programów nieprawidłowość jest uważana za zamkniętą, gdy • nieprawidłowe finansowanie zostało usunięte z końcowej deklaracji wydatków programu albo • kwota nieprawidłowości została ustalona i podjęto - w razie konieczności - działania naprawcze. Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future/ Europa i Walia: inwestowanie w Twoją przyszłość

16. Instytucja Płatnicza Karta informacji o zamknięciu programów nr 2: • Poświadczenie wydatków, sporządzone zgodnie z załącznikiem II rozporządzenia 438/2001. • Kontrole sprawdzające czy dostępna jest wystarczająca ilość informacji z IZ w celu poświadczenia dokładności, kwalifikowania i prawidłowości zadeklarowanych kwot. • Dane na temat istniejących systemów w celu zapewnienia zgodności z art. 9/2 rozporządzenia 438/2001 i wytycznymi. • Lista zapytań lub dalszych informacji zapotrzebowanych w wyniku kontroli. • Księga dłużników – zestawienie szczegółowych informacji zgodnie z artykułem 8 rozporządzenia 438/2001 (dla każdego przypadku, za wyjątkiem przypadków, w których odnośne kwoty potrącono od zadeklarowanego wydatku, i które nie niosą skutków finansowych dla funduszy wspólnotowych). Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future/ Europa i Walia: inwestowanie w Twoją przyszłość

17. Organy odpowiedzialne za kontrole wyrywkowe wymienione w artykule 10 Karta informacji o zamknięciu programów nr 3: • Dane na temat 5% próby – zestawienie kwot wydatków kwalifikowanych skontrolowanych w trakcie wizyt kontrolnych, wyrażonych jako % całkowitych wydatków kwalifikowanych • Zgłoszone nieprawidłowości – zestawienie nieprawidłowości zgłoszonych zgodnie z rozporządzeniem 1681/94 oraz potwierdzenie ich zamknięcia. W myśl artykułu 10 nieprawidłowość zostaje zamknięta, gdy: • wszystkie problemy wykryte w czasie kontroli zostały już rozwiązane i odzyskiwanie kwot nie jest konieczne albo • kwota nieprawidłowego finansowania została ustalona i jej odzyskanie nie jest konieczne lub sprawa została skierowana do IZ/AP w celu podjęcia działań naprawczych. • Deklaracja zakończenia kontroli wyrywkowych. • Zestawienie niezakończonych kontroli i ich przyczyn. Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future/ Europa i Walia: inwestowanie w Twoją przyszłość

18. Organy odpowiedzialne za kontrole wyrywkowe wymienione w artykule 10 Karta informacji o zamknięciu programów nr 3: • Rozkład kontroli obejmujących 5% kwalifikowanych wydatków – tabela ukazująca wartość kwalifikowanych wydatków poniesionych od 2000 do 2008 r., które zostały skontrolowane w ramach 5% próby. • Rodzaje kontroli projektów – tabela ukazująca rodzaje skontrolowanych projektów w podziale na działania • Wielkość skontrolowanych projektów – tabela ukazującaliczbę projektów oraz wartość kwalifikowanych wydatków skontrolowanych dla poniższych przedziałów kwot: • poniżej £50 000 • £51 000 - £250 000 • £251 000 - £500 000 • £501000 - £1 000 000 • powyżej £1 000 000 Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future/ Europa i Walia: inwestowanie w Twoją przyszłość

19. Organy odpowiedzialne za kontrole wyrywkowe wymienione w artykule 10 Karta informacji o zamknięciu programów nr 3: • Dobór próby na podstawie analizy ryzyka – podsumowanie procedur zapewniających zgodność z wymaganiami, w tym z wytycznymi • Tabela zestawiona w oparciu o analizę ryzyka, ukazująca: • liczbę projektów sklasyfikowanych jako odznaczające się wysokim, średnim i niskim ryzykiem • liczbę projektów skontrolowanych według powyższej klasyfikacji w ramach kontroli 5% (wyrażoną jako % wszystkich projektów w każdej grupie ryzyka) • wartość wydatków kwalifikowanych skontrolowanych dla każdej grupy (wyrażoną jako % wydatków całkowitych) • Wskazanie głównych instytucji zaangażowanych we wdrażanie programu • Szczegóły wizyt kontrolnych (co najmniej jedna winna przypadać na każdy organ) – jeśli nie, to należy podać szczegółowe uzasadnienie Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future/ Europa i Walia: inwestowanie w Twoją przyszłość

20. Organy odpowiedzialne za kontrole wyrywkowe wymienione w artykule 10 Karta informacji o zamknięciu programów nr 3: • Audyty KE/ETO przeprowadzane przez organ wymieniony w art. 10 – zestawienie przeprowadzonych audytów i rekomendacji nie w pełni wdrożonych • Wskaźnik błędów, istotność i częstotliwość błędów : • Istotność - dane wymienione w tabeli na podstawie wyrywkowej próby, pobranej na podstawie analizy ryzyka bądź nie / losowo. • Częstotliwość błędów – gdy poziom błędów przekracza 2% poziom istotności, podanie w tabeli słabych punktów i ich podstawowych przyczyn. • Postępowanie w przypadku błędów systemowych – dane na temat stwierdzonych błędów systemowych, postępowanie, dalsze działania, podjęte działania naprawcze/zapobiegawcze (z uwzględnieniem wytycznych). Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future/ Europa i Walia: inwestowanie w Twoją przyszłość

21. Organy odpowiedzialne za kontrole wyrywkowe wymienione w artykule 10 Karta informacji o zamknięciu programów nr 3: • Raport ogólny, podsumowanie: • Wszystkich wspólnych problemów, istotnych słabych punktów oraz błędów systemowych stwierdzonych podczas weryfikacji i działań podjętych w celu ich naprawy • Rozstrzygnięć na temat tego, czy wysoki wskaźnik występowania błędów świadczył o istotnych słabych punktach systemów zarządzania i kontroli oraz podjętych w związku z tym działań • Czy dalsze kontrole były przeprowadzane w przypadku, gdy w wyniku kontroli stwierdzono wskaźnik błędów przekraczający 2% skontrolowanej próby • Podkreślenie jakichkolwiek czynników zewnętrznych, które mogłyby mieć wpływ na wyniki • Wszystkich działań przeprowadzonych w wyniku audytu KE/ETO Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future/ Europa i Walia: inwestowanie w Twoją przyszłość

22. Wnioski Planuj, Planuj, Planuj • Nie należy lekceważyć zakresu niezbędnych prac • Należy rozpoznać wyzwania i ryzyko • Należy dążyć do współpracy pomiędzy wszystkimi zainteresowanymi stronami na wczesnym etapie • Należy uzgodnić działania – kto co robi i kiedy • Należy uzgodnić realny harmonogram • Należy uzgodnić format gromadzenia danych i informacji oraz przekazać wytyczne ORAZ • Nie wolno przeoczyć terminu zamknięcia programów określonego przez Komisję Europejską! Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future Ewrop & Chymru: Buddsoddi yn eich Dyfodol Europe and Wales: Investing in your future/ Europa i Walia: inwestowanie w Twoją przyszłość