1 / 40

e - DISIPLIN

e - DISIPLIN. Oleh : Unit Perkhidmatan , Bahagian Sumber Manusia & Pusat Teknologi Maklumat. LATAR BELAKANG. Surat Edaran BSM 28 Julai 2010 - KPI mulai tahun 2010 perlu masukkan syarat : “ memenuhi 85% kehadiran dalam waktu yang ditetapkan ”

deron
Download Presentation

e - DISIPLIN

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. e - DISIPLIN Oleh: Unit Perkhidmatan, BahagianSumberManusia & PusatTeknologiMaklumat

  2. LATAR BELAKANG • SuratEdaran BSM 28 Julai 2010 -KPI mulaitahun 2010 perlumasukkansyarat: “memenuhi 85% kehadirandalamwaktu yang ditetapkan” • Sisteme-Disiplinakandiwujudkanuntuk: (1) merealisasikanhasratUniversitisupayasemuastaf UM adalah berdisiplin; (2) Bagitujuanrekod; dan (3) Memudahkantindakansusulandiambil.

  3. PENGENALAN SisteminidiwujudkanuntukpihakUniversitimengawalseliadanmemantautahapdisiplinstafsertamengambiltindakanterhadapstaf yang melanggarperaturankehadiranyang ditetapkan.

  4. PERATURAN KEHADIRAN SuratPekelilingPentadbiranBil 3/2011 bertarikh24.1.2011 – PelaksanaanWaktuKerjaBerperingkatbagistafBukanAkademik yang tidakbekerjamengikutsyif: • 7.30 pagi - 4.30 petang • 8.00 pagi – 5.00 petang • 8.30 pagi – 5.30 petang • 8.45 pagi – 5.45 petang Wakturehattengahari : 1.00 tgh – 2 petang WaktusolatJumaat : 12.15 tgh – 2.45 petang

  5. CLOCK IN & CLOCK OUT Setiapstafperlumerakamwaktumasukbekerjadanwaktutamatbekerjapadasetiapharimenggunakansisteme - Attendance. Kegagalanberbuatdemikiantanpaalasan/sebab yang munasabahbolehmenyebabkanstafdianggapsebagaitidakhadirbekerja.

  6. E-DISIPLIN • Jenisrekodkehadirandaripada e-Attendance yang akandisalurkankesistem e-Disiplin : • TidakHadir • Hadirlewat • Tidakclock out • Clock out awal

  7. POLISI – KES TIDAK HADIR Dalamtempoh 3 haribekerjaselepasStafmelapordiri, beliaudikehendaki: • memuatnaiksijilcutisakit; atau • memohoncutikecemasan Jikastafgagalberbuatdemikian, tindakansusulanakandiambilmelaluisistem e-Disiplin.

  8. POLISI – KES HADIR LEWAT • Jika staf lewat hadir dan Ketua menolak alasan yang diberikan, Surat Peringatan akan dikeluarkan • Jika staf telah mendapat surat peringatan sebanyak 3 kali kerana Ketua menolak alasan lewat yang diberikan, Surat Amaranakan dikeluarkan. • Staf yang mendapat 3 kali Surat Amaran akan dimaklumkan kepada Ketua untuk staf diberi kaunseling. • Jika staf lewat sebanyak 3 kali dalam tempoh sebulan dan Ketua terima alasan yang diberikan, Surat Peringatan akan dikeluarkan supaya staf mengambil perhatian mengenai keperluan KPI kehadiran. Walau bagaimanapun, Surat Peringatan ini tidak akan diambilkira bagi maksud pengeluaran Surat Amaran. • Jika alasan hadir lewat ditolak oleh Ketua, mata demerit akan diberikan berdasarkan perbezaan minit antara waktu kerja bermula dan waktu clock in, seperti berikut: •     15 minit pertama - 1 mata demerit    15 minit kedua - 2 mata demerit    Selepas 30 minit - 3 mata demerit • Staf yang mendapat mata demerit sebanyak 30 matadan ke atas akan dimaklumkan kepada Ketua masing-masing dan kes akan diuruskan oleh BSM untuk tindakan selanjutnya termasuk tatatertib.

  9. POLISI – KES HADIR LEWAT

  10. POLISI – KES TIDAK CLOCK OUT • Jika alasan tidak clock outditerima  oleh Ketua, Surat Peringatan sahaja akan dikeluarkan. • Jika alasan tidak clock out  ditolak oleh Ketua, Surat Amaran  akan dikeluarkan  dan 1 mata demerit  diberi. • Jika staf  telah mengumpul sebanyak 15  mata demerit, nama staf akan  dihantar kepada BSM untuk diberi kaunseling. • Staf yang telah mendapat  sebanyak  30 mata demerit  akan dirujuk kepada BSM  untuk tindakan tatatertib.

  11. POLISI – KES CLOCK OUT AWAL • Jika alasan clock-out awal diterima oleh Ketua, Surat Peringatan sahaja akan dikeluarkan. • Jika alasan clock- out awal, ditolak oleh Ketua, Surat Amaran akan dikeluarkan dan 1 mata demerit diberi. • Jika staf telah mendapat sebanyak 15 mata demerit, nama staf akan dihantar kepada BSM untuk diberi kaunseling. • Staf yang telah mendapat sebanyak 30 mata demeritakan dirujuk kepada BSM untuk tindakan tatatertib.

  12. POLISI • Dalammempertimbangkanalasanstaf, Ketuamempunyaipilihanberikut: • Terima • Tolak • KesKhas • JikaKetuamenerimaalasan yang diberikansebagai ‘KesKhas’ makastaftidakakandiberiSuratPeringatanatauSuratAmarandanmatademiritjugatidakakandiberi. Rekodkehadiranakanditukarkepada “Hadir” dan “Baik”.

  13. PROSES KERJA

  14. PROSES KERJA

  15. PROSES SISTEM • Pihak PTM menambahbaik skrin e-Disiplin sediada untuk tujuan pemantauan kehadiran staf di peringkat PTj/Jabatan • Pemantauan oleh Pentadbir PTj/Jabatan adalah seperti berikut : • E-Disiplin : Rekod kehadiran staf yang hadir lewat, tidak clock out atau clock out awal yang telah diambil tindakan dan belum diambil tindakan oleh ketua • Pemotongan Emolumen : Rekod tidak hadir kerja atau cuti tidak diluluskan bagi tujuan pemotongan emolumen

  16. AKSES SISTEM • Skrin e-Disiplin boleh diakses melalui Staff e-Services

  17. AKSES SISTEM • Terdapat 2 ikon untuk kegunaan Pentadbir • E-Disiplin • Pemotongan Emolumen

  18. e-DISIPLIN • Rekod e-Disiplin • Sistem akan paparkan rekod e-disiplin staf yang hadir lewat, tidak clock out dan clock out awal • Senarai nama berserta salinan SP dan SA adalah mengikut pilihan bulan dan tahun

  19. e-DISIPLIN • Rekod e-Disiplin • Contoh Skrin

  20. e-DISIPLIN • Rekod e-Disiplin • Contoh Surat Peringatan

  21. e-DISIPLIN • Rekod e-Disiplin (Tiada Tindakan Ketua) • Senarai staf yang hadir lewat, tidak clock out dan clock out awal tetapi tidak diambil tindakan oleh ketua

  22. e-DISIPLIN • Rekod e-Disiplin (Tiada Tindakan Ketua) • Contoh Skrin

  23. PEMOTONGAN EMOLUMEN • Skrin pemotongan emolumen menyenaraikan staf yang tidak hadir bekerja atau tidak diluluskan cuti untuk diambil tindakan pemotongan emolumen di peringkat PTj/Jabatan • Ianya perlu pengesahan daripada Ketua PTj/Jabatan sebelum diambil tindakan pemotongan emolumen • Walau bagaimanapun, pentadbir diberi pilihan untuk menukar cuti staf atau mengambil tindakan KIV bagi mengelakkan proses pemotongan emolumen berlaku

  24. PEMOTONGAN EMOLUMEN • Contoh kes adalah seperti berikut :

  25. PEMOTONGAN EMOLUMEN • Contoh Skrin : Tindakan Pemotongan Emolumen • Sistem akan senaraikan nama staf yang tidak diluluskan cuti Klikpadabutangkemaskini untukmenukarjeniscutiataumengesahkanpemotonganemolumenolehketua

  26. PEMOTONGAN EMOLUMEN • Contoh Skrin : Tindakan Pemotongan Emolumen • Pentadbir perlu klik ‘Kemaskini’ untuk • Mencetak surat pemotongan emolumen • Menukar kepada jenis cuti lain bagi permohonan Cuti Sakit/Kecemasan Tidak Diluluskan • Meletakkan status KIV bagi Rekod Tidak Hadir Kerja (Contoh : Permohonan cuti tanpa gaji yang sedang diproses oleh BSM)

  27. PEMOTONGAN EMOLUMEN • Contoh Skrin : Tindakan Pemotongan Emolumen RekodTidakHadirKerjatidakboleh ditukarkepadajeniscuti lain Pemotongan Emolumen Untukmenukarkepadajeniscuti lain, SilapilihJenisdanKategoridantekanbutangTukar. Sistemakanmerekodkanperubahanmaklumatini. BagimengesahkanpemotonganemolumenataumengesahkanrekodKIV, silatandakanpadakotak yang disediakandantekanbutangDisahkan.

  28. PEMOTONGAN EMOLUMEN • Contoh Skrin : Rekod Pemotongan Emolumen • Jenis Cuti

  29. PEMOTONGAN EMOLUMEN • Contoh Skrin : Rekod Pemotongan Emolumen • Kategori Cuti

  30. PEMOTONGAN EMOLUMEN • Contoh Skrin : Rekod Pemotongan Emolumen • Skrin senarai nama staf yang telah diperakukan oleh ketua untuk pemotongan emolumen • Pentadbir perlu mencetak surat pemotongan emolumen sebelum ditandatangan oleh Ketua PTj/Jabatan dengan mengklik Cetak • Pentadbir hanya dibenarkan untuk mencetak sekali sahaja surat ini • Surat yang telah ditandatangan oleh Ketua perlu dihantar kepada BSM

  31. PEMOTONGAN EMOLUMEN • Contoh Skrin : Rekod Pemotongan Emolumen Klikpada menu RekodPemotonganEmolumenuntukmemaparkansenarai Hijau– TelahDicetak Merah– BelumDicetak Untukmembuatcarian, silamasukkanBulandanTahun. Bagimencetakrekodberdasarkancarian, KlikpadabutangCetakRekod. Setiapsenaraihanyabolehdicetaksekalisahaja. KlikpadaCetakuntukmencetaksenarai

  32. PEMOTONGAN EMOLUMEN • Contoh Skrin : Surat Pemotongan Emolumen • Makluman mengenai surat hanya boleh dicetak sekali sahaja

  33. PEMOTONGAN EMOLUMEN • Contoh Skrin : Surat Pemotongan Emolumen • Cetak surat boleh dilakukan secara individu atau berkelompok

  34. PEMOTONGAN EMOLUMEN • Contoh Skrin : Surat Pemotongan Emolumen • Contoh Surat Individu

  35. PEMOTONGAN EMOLUMEN • Contoh Skrin : Surat Pemotongan Emolumen • Contoh Surat Berkelompok

  36. PEMOTONGAN EMOLUMEN • Contoh Skrin : Surat Pemotongan Emolumen • Simpan Surat – Right Click > Save As > Save

  37. PEMOTONGAN EMOLUMEN • Contoh Skrin : Rekod Permohonan Cuti (Belum Diluluskan) • Senarai staf yang memohon cuti sakit atau cuti kecemasan yang belum diluluskan (dalam proses ketua)

  38. PEMOTONGAN EMOLUMEN • Contoh Skrin : Rekod Permohonan Cuti (Belum Diluluskan) Klikpada menu RekodPermohonanCuti (BelumDiluluskan) untukmemaparkansenaraiini. Untukmemaparkansenaraimenggunakanfungsicarian, silapilihbulandantahun. SeterusnyaklikbutangCari

  39. E - DISIPLIN TerimaKasih…

More Related