1 / 30

VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011

VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011. Agenda. Toelichting nota VR Stand van zaken vac Gent Globaal tijdspad Kostenverdeling Werkgroepen Bekrachtiging vlekkenplannen en intekening Data Vragen. 1. Toelichting Nota aan de VR. Project VAC-LBG opgestart in juni 2006 Realisatie VAC te Gent

devaki
Download Presentation

VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. VAC Gent-Stuurgroep 17 jan 2011 Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

  2. Agenda • Toelichting nota VR • Stand van zaken vac Gent • Globaal tijdspad • Kostenverdeling • Werkgroepen • Bekrachtiging vlekkenplannen en intekening • Data • Vragen Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

  3. Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

  4. 1. Toelichting Nota aan de VR • Project VAC-LBG opgestart in juni 2006 • Realisatie VAC te Gent • Herbevestiging van de huisvesting van de 25 geïnteresseerde entiteiten • Niet: ABB, Vlabel en VMM Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

  5. 1. Toelichting Nota aan de VR • Vervolledigen validatie voor: • VEA • VLM • AWV • EMT • VMSW Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

  6. 1. Toelichting Nota aan de VR • Engageren behoeften • Engagementen van gebruikers te vertalen in concrete afspraken met afm • Medewerking nodig van alle verantwoordelijken en voogdijministers Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

  7. 1. Toelichting Nota aan de VR • Samenstelling bouwteam: • Bouwheer: Sofa invest • Promotor: thv Sofa-Kairos • Architecten: Poponcini en Lootens • Structuurstudie: Greisch • Technische studie: VK Engineering • Akoestische studie: Venac • Veiligheidscoördinatie: Seco • Doorlichting integrale toegankelijkheid: toegankelijkheidsbureau vzw • Algemene aanneming: Interbuild Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

  8. 1. Toelichting Nota aan de VR • Bijzondere aandacht voor aspect duurzaamheid: • Wettelijke maxima: E100 (maat voor energieverbruik) en K45 (maat voor isolatiepeil) • Handleiding ‘Waardering van kantoorgebouwen’ • 3 sterren: E67 en K27 • Mits bijkomende maatregelen: 4 sterren E50 en K24 • Voorwaarde: zeer hoge luchtdichtheid en optimale sturing van het binnenklimaat Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

  9. 1. Toelichting Nota aan de VR • Centrale Dienstverlening • Afm biedt de centrale dienstverlening aan binnen het VAC Gent • De entiteiten zal gevraagd worden of onthaal- of cateringpersoneel kan overgedragen worden naar afm • Verhogen totale tewerkstelling binnen VO is te vermijden Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

  10. 1. Toelichting Nota aan de VR • Wat biedt afm aan: • Schoonmaak • Catering • Facilitaire diensten: • Onthaal • Verzending • afvalverwijdering • Vergaderzaalbeheer • Aansturing technisch onderhoud • bewaking Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

  11. 1. Toelichting Nota aan de VR • Kosten: • Huurprijs: 6.349.400 €/jaar • Huuroverlap en wederinstaatstelling: 800.000 € • Budget inrichtingswerken: 13.000.000 € • Budget keuken: 750.000 € • Budget meubilair: 5.000.000 € • Exploitatiekosten: 1.165.397 €/jaar • ICT uitrusting: 3.940.000 € • Verhuiskosten: 409.200 € Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

  12. 1. Toelichting Nota aan de VR • Dotaties bestemd voor huisvesting = afm • Tekorten worden vanuit centrale middelen bijgepast • Geen doorfacturatie van huur en andere lasten, inrichtingswerken, meubilair of verhuiskosten • Wel een doorfacturatie voor het onderhoud van bijkomende ict-infrastructuur (zie werkgroep ict) • Verdere detaillering van de effectieve kosten volgt uit validatie vlekkenplan (na 20/01/2011) Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

  13. 1. Toelichting Nota aan de VR • 10/09/2010: beslissing VR tot inhuring • Oplijsting van de te verhuizen entiteiten • IWH moeten uitgevoerd worden door de verhuurder • Cateringfaciliteit = koude keuken • De verhuis wordt ingeschreven als doelstelling bij elke bevoegde Vlaamse minister • Inrichting volgens het principe Anders Werken Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

  14. 2. Stand van zaken • Globaal tijdspad • Einde studiefase: 30/06/2011 • Start bouw: +/- nov 2011 • Einde bouw: +/- nov 2013 • Inhuizing en verhuis: tot begin 2014 • Mijlpalen: • vlekkenplan + globale indeling vast 20/01/2011 • Vloerdozen vast op 20/03/2011 • Meubilair vast: in de loop van 2012 Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

  15. 2. Stand van zaken • Globaal tijdspad • Bouwvergunning ontvangen • Milieuvergunning ontvangen • Voorontwerp ontvangen op 22/12/2010 • Nazicht door afm tot 26/01/2011 met terugkoppeling aan werkgroep • Definitief ontwerp verwacht op 23/02/2011 Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

  16. 2. Stand van zaken • Kostenverdeling: • Bilaterale besprekingen augustus 2010 • Consensus over de manier van berekenen: • Over te dragen middelen EVA’s en IVA’s met RP • Budgetten facilitaire dienstverlening: allen • Budgetten schoonmaak: alleen EVA’s • => correcties mbt dubbeltellingen • => correcties mbt reeds overgedragen middelen • Budget niet steeds beschikbaar => politiek aan te kaarten bij eigen minister • Schriftelijke bevestiging wordt opgevraagd bij entiteiten. Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

  17. 2. Stand van zaken Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

  18. 2. Stand van zaken Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

  19. 2. Stand van zaken • Kostenverdeling: • Het zijn ramingen, de getallen worden concreet gemaakt ahv de werkelijk ingenomen bruto-oppervlakte door iedere entiteit (20/01/2011). • Meerkosten (> 6 miljoen euro) worden gedragen door de Vlaamse overheid vanuit centrale middelen. Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

  20. 2. Stand van zaken • Werkgroepen: • Facilities 24/11 en 10/01: • Organisatie van het gebouw • Foto’s + plannen op vernieuwde website VAC Gent: www.vlaanderen.be/vacgent • Toelichting praktische afspraken in gebouw (verzending, uitbating, openingsuren,…) • Deuren nodig in printerlokaal? • Gebruik zalen buiten kantooruren? • Aantal douches gelijkvloers? Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

  21. 2. Stand van zaken • Werkgroepen: • P&O Anders werken 24/11/2010: • Gerda Serbruyns • Oprichting werkgroep • Vraag om hiernaar vertegenwoordiger te zenden die het mandaat heeft om de organisatie te begeleiden bij de implementatie van Anders Werken. • Bezoek referentieomgeving Anders Werken in Ellips • Tijdelijk geen apart werkgroep P&O • Wel een train de trainer sessie op 20/01/2011. Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

  22. 2. Stand van zaken • Werkgroepen: • Ict 24/11/2010: • David De Keyser: aFM • Geert Delmulle: EIB • Ervaring met VAC Leuven moet gebruikt worden voor Gent • De werkgroep heeft een duidelijke rol. • Gevraagde zaken zoals behoeftesjablonen moeten ingevuld worden • Diegene die niet actief meedeelt, kan geen schuld leggen bij afm • Correct mandaat nodig voor werkgroepleden => oproep aan LA Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

  23. 2. Stand van zaken • Werkgroepen: • Ict 24/11/2010: • Vanaf 20/01 plannen met vloerdozen • Te valideren tegen 20/03 • Draadloze WLAN dekking overal? Gedeelde kostprijs! • Tijdsregistratie: VO aan inkom kern of eigen systeem? • Telefonie: VO of eigen systeem? • Behoeften: rack (aantal switchen) en vermogen: is door te geven voor 31/01/2010 (zie sjabloon) • Geen caging in serverruimte • Racks 80x120 • Volgende wg: 31/01/2011 te Brussel Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

  24. 2. Stand van zaken • Werkgroepen: • Archief: 24/11 en 10/01 • Sjabloon in te vullen tegen 20/02/2011 • Over te maken aan Bart Severi (coördinerende archiefdienst) • Validatie IF= basis voor lm archief per agentschap • Vernietigen van documenten • Opmaak selectielijsten ikv archiefbeheersplan Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

  25. 3. Vlekkenplannen en intekening • Verdeling welke entiteit waar: zie werkgroep facilities + bilateraal overleg • Er bestaat concensus over vlekkenplan • Te viseren door LA tegen 20/01/2011 • Geen visum/akkoord: • Afm treft geen schuld • Onderhavige stuurgroep beslist Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

  26. 3. Vlekkenplannen en intekening • Niv -1: archieven, gebouwgebonden lokalen, labo en stockruimtes entiteiten • Niv. 0: gebouwgebonden lokalen, leveringspoort, verzending en polyvalente ruimte • Niv. 1: VDAB, Jongerenwelzijn, onthaal, loketten/spreekruimte, auditorium • Niv. 2: VDAB, jongerenwelzijn • Niv. 3: VDAB, cafetaria • Niv. 4: vergaderzalen + satelliet + serverroom • Niv. 5: VAPH, Integrale jeugdhulp, kind en gezin, zorg en gezondheid • Niv. 6 en 7: agiv • Niv. 8 en 9: casco Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

  27. 3. Vlekkenplannen en intekening • Niv. 10: wse, syntra, fit, ao, ic, ahovos • Niv 11: Milieuvergunning, albon en Anb • Niv. 12: VLM, Milieuinspectie en VEA • Niv. 13: VLM • Niv. 14: R&E • Niv. 15: R&E, Insp. RWO, Wonen en VMSW • Niv. 16 en 17: Wegen en verkeer • Niv. 18: EMT en MOW • Niv. 19: L&V • Niv. 20: L&V en aFM • Niv. 21: vergaderzalen • Niv. 22: technisch niveau Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

  28. 3. Vlekkenplannen en intekening • Indeling/positie wanden: • Te viseren door LA tegen 20/01/2011 • Indien geen akkoord: • Geen reactie van entiteit betekent stilzwijgend aanvaard Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

  29. 4. Belangrijke data • 20/1: sessie train de trainer • 20/1: akkoord vlekkenplan/indeling ruimtes • 31/01: sjabloon ict aan te leveren • 31/01: werkgroep ict in boudewijngebouw te 10u • 20/02: sjabloon archieven aan te leveren • 20/03: akkoord positie vloerdozen • Nieuw data stuurgroep: 18/04 + 18/07 + 17/10 Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

  30. 5. Varia Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

More Related