VAC Brugge Jacob van Maerlantgebouw Stuurgroep 16 november 2011

1. VAC BruggeJacob van MaerlantgebouwStuurgroep16 november 2011

2. VAC-Brugge Stuurgroep: • Agenda: • Globale planning: overzicht + update • Bijkomende Afspraken • Dossiers Fase 2: status en planning • Resultaten werkgroepen • Varia

3. Globale Planning – initieel: • Fase 1: “Bouw, Inrichtingswerken Huurder, Keuken” • Mijlpaal: Voorlopige Aanvaarding: 30/09/2011 • Mijlpaal: Uitgestelde werken: 31/10/2011 • Fase 2: “Eigen werken – werken na V.Aanvaarding” • Fase 2.2: “Inhuizing v.d. Klanten”: • nov.-dec. 2011 • Gebruikers, meubilair, archief • Fase 2.1: “Voorbereiding Inhuizing” • ICT, Meubilair, rolarchief. • Planning: okt. 2011

4. Globale Planning – Update: • Fase 1: “Bouw, Inrichtingswerken Huurder, Keuken” • Mijlpaal: Voorlopige Aanvaarding: 30/09/2011 <= 07/10 <= 27/10/2011 <= 28/10/2011 (ca. 20h30) • Bijkomende Afspraken: [28/10/2011 – 13/12/2011] • Fase 2: “Eigen werken – werken na V.Aanvaarding” • Fase 2.2: “Inhuizing v.d. Klanten”: • 19-dec-2011 – 13-feb-2012 (planning bevestigd) • Gebruikers, meubilair, archief • Fase 2.1: “Voorbereiding Inhuizing”: • Meubilair • Facilities • Technieken / ICT

5. Bijkomende Afspraken (1/2): • Verlichting • Wat: alle ndz. maatregelen om aan vereisten te voldoen (o.a. inregeling) • Timing: klaar tegen 09-dec-2011 • SWW – Sanitair Warm Water productie • Wat: Vervangen productie-eenheid & circulatiepomp, legionella-attest • Timing: klaar tegen 09-dec-2011 • GBS – Gebouwbeheersysteem • Wat: alle besteksmatige functies operationeel in GBS • Timing: klaar tegen 09-dec-2011 • CZ – Computerzaal • Wat: alle technieken koppelen op GBS, verlichting, end-2-end testing • Timing: klaar tegen 18-nov-2011 • Herkeuring gasblusinstallatie: klaar tegen 09-dec-2011

6. Bijkomende Afspraken (2/2): • Fysieke beveiliging • Wat: Controle en evt. aanpassing alle aspecten van de binnenperimeter. • Timing: klaar tegen 24-nov-2011 • Test door aFM: 28-nov-2011 • Algemene restacties • Wat: lijst van opmerkingen bij voorlopige aanvaarding (algemeen) • Timing: Klaar tegen 13-dec-2011

7. Dossiers Fase 2, status en planning: • Inhuizing van de Klanten: • Timing: 19-dec-2011 – 13-feb-2012 (planning bevestigd) • Gebruikers, meubilair, archief • Levering dozen e.d. bevestigd • Meubilair: • Kasten • Timing: 24-okt-2011 – 16-dec-2011 (planning bevestigd) • Tafels & bureaus • Timing: 14-nov-2011 – 16-dec-2011 (planning bevestigd) • Stoelen • Timing: 14-nov-2011 – 03-feb-2012 (steeds vooraf aan inhuizing – planning bevestigd) • Modulaire kastenwanden en lockers (gebruikers) • Timing: 12-dec-2011 – 03-feb-2012 (planning nog te bevestigen)

8. Dossiers Fase 2, status en planning: • Meubilair: • Rolarchief • UDN-RvS: arrest RvS positief voor aFM (2 op 2 !) • Opstart v.h. dossier wordt gepland • Timing: loopt door tijdens verhuis • Trolleys • Dossier vertraagd, raamcontract afsluiten • VAC-Brugge: afzonderlijk dossier om sneller te kunnen gaan • Doel: leverancier gekend tegen eind 2011 • Algemeen zitmeubilair • Dossier vertraagd – nazicht offertes loopt (proefopstellingen) • Timing: Q1-2012 • Vast restaurant meubilair • Dossier vertraagd – opgevangen d.m.v. extra stuk-meubilair • Timing: Q1-2012

9. Dossiers Fase 2, status en planning: • Facilities: • Signalisatie • Globale klantbehoeften: volledig • Timing: start op 21-nov-2011 – 19-dec-2011 • Warmedrankautomaten • Dossier vertraagd • Geen inschrijvingen op raamcontract • Toestemming IF voor onderhandelingsprocedure wordt gevraagd • Tijdelijke oplossing voor koffie en thee in kitchenettes beschikbaar • Warme maaltijden VAC-Brugge • Sectoraal akkoord: nagaan samenwerkingsovereenkomst met Fedorest • Timing: half 2012

10. Dossiers Fase 2, status en planning: • Technieken-ICT: • Basisdossiers elektriciteit en bekabeling (CZ) • Timing: op schema voor verhuis • Bijkomende bekabeling t.b.v. de klanten • Wordt opgestart • Timing: loopt door tijdens verhuis • Telefonie • Timing: op schema voor verhuis • WAN (Vlaamse Fiber) • Timing: op schema voor verhuis • Operationeel tegen: 01-dec-2011 (op één fysiek been!) • LAN-GID • Timing: operationeel tegen 05-dec-2011 • WLAN • Dossier vertraagd

11. VAC-Brugge Stuurgroep – Varia: • Volgende Stuurgroepvergadering: do. 15-dec-2011, NM.

12. Toelichting Koffie-automaten • Koffie-automaten zullen bij opstart NIET aanwezig zijn • Tussentijdse oplossing: • Koffietassen in de kitchenettes • Iedereen zorgt voor eigen afwas van tassen – afwasmachines • Twee thermoskannen per kitchenettes: • ‘s Morgens kunnen thermoskannen afgehaald worden in de resto • Indien leeg overdag – in de resto kan gratis hervuld worden • ‘s Avonds thermoskannen terug brengen naar resto • aFM zorgt voor spoelen van de thermoskannen, bijvullen van melk, suiker, roerstaafjes, thee, afwastabletten

13. Parking VAC Brugge • Algemeen: • Vooraf moet men geregistreerd zijn als parkinggebruiker. • Hiervoor moet de personeelsbadge door ons ingelezen worden en krijg je daarna een parkeerkaart. • Om op de eerste dag van de parking gebruik te kunnen maken moet je vooraf aan je inhuizing langskomen in VAC. • Onthaalmedewerker kan parkeerkaarten aanmaken. • vooraf zullen we de uren waarop dit kan laten weten / kan ook tijdens de bezoekdag.