VAC Brugge Jacob van Maerlantgebouw Stuurgroep 02 maart 2012

1. VAC BruggeJacob van MaerlantgebouwStuurgroep02 maart 2012

2. VAC-Brugge Stuurgroep: • Agenda: • Anders Werken – check-up (Gerda Serbruyns) • Bijkomende Afspraken Bouw en IWH – Status • Dossiers Fase 2: status en planning • Officiële opening VAC Brugge op 16-apr-2012_VM • Varia

3. P&O werkgroep – Anders Werken: • Gerda Serbruyns: • Anders werken (afk. AW): verplichting van minister Bourgeois voor alle nieuwe gebouwen van de Vlaamse overheid. • Voorbereiding VAC Brugge: samenwerking tussen aFM, dBZ (archivering en digitalisering) en AgO (P&O-aspecten): • Anders Werken train de trainer: algemene info:Vormingsweb Van A tot Z Anders Werken train de trainer • Instrumentendoos Anders Werken: algemene en specifieke info:www.agoweb.be Atelier Anders werken • P&O-werkgroep Anders Werken: specifieke voorbereiding:www.agoweb.be Atelier Anders werken • Het invoeren en opvolgen van AW is de verantwoordelijkheid van elke organisatie apart. • Het is de eerste keer dat er voor een VAC ook algemene opvolging voorzien is voor Anders Werken.

4. Anders Werken – principes: • Elke organisatie kan zichzelf scoren op het toepassen van elk van de volgende principes (wel / gedeeltelijk / niet): • Delen van werkplekken • Keuze van werkplek naar gelang van het werk • Clean desk • Groepsklassementen: papier en digitaal • Paper poor werken (= digitalisering) • Open feedbackcultuur • Afsprakenkader Anders Werken

5. Anders Werken – toepassing: • Delen van werkplekken: mede afhankelijk van gebruik van VOIP-telefoons; wordt als niet hygiënisch ervaren (clean doekjes?) en van desktops (in transitietraject op te nemen). • Clean desk: redenen om wel toe te passen: flexibiliteit van werkplekken; vertrouwelijke info; gezamenlijk gebruik van dossiers; ordelijke indruk; schoonmaken… Omdat de bureaus tijdens de werkuren worden gepoetst zijn ze nooit helemaal clean. • Papiergebruik: wordt bevorderd door groot aantal printers. • Opvolging principes AW: blijvende opvolging; ook in trashen van papier. • Suggestie om te gaan kijken hoe goed anderen Anders Werken toepassen. • Te combineren met werkgroep Welzijn? Bezoek voorafgaand aan de werkgroep? • Op de officiële opening op 16 april? • Algemeen: contact bevorderen tussen de verschillende diensten, bv. ook via een Yammergroep voor VAC Brugge. Gerda informeert.

6. Anders Werken - opvolging en ondersteuning: • Mogelijkheden: • Algemeen: wordt als vast thema besproken in werkgroep Welzijn. • ad hoc advies en ad hoc-ondersteuning op vraag en op maat van 1 organisatie blijven mogelijk. • Contactpersoon AgO: • gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be

7. Bijkomende Afspraken (1/2): • Verlichting • Wat: alle ndz. maatregelen om aan vereisten te voldoen (o.a. inregeling) • Timing: klaar tegen 09-dec-2011 • Dit is nog niet helemaal in orde • SWW – Sanitair Warm Water productie • Wat: Vervangen productie-eenheid & circulatiepomp, legionella-attest • Timing: klaar tegen 09-dec-2011 • Dit was klaar en goed bevonden per 23/12/2012 • GBS – Gebouwbeheersysteem • Wat: alle besteksmatige functies operationeel in GBS • Timing: klaar tegen 09-dec-2011 • Dit is nog niet helemaal in orde

8. Bijkomende Afspraken (2/2): • CZ – Computerzaal • Bij poging 7 is het gelukt om dit alles end-2-end succesvol te testen • Fysieke beveiliging • Wat: Controle en evt. aanpassing alle aspecten van de binnenperimeter. • Kleine restopmerkingen nog te controleren. • Algemene restacties • Wat: lijst van opmerkingen bij voorlopige aanvaarding (algemeen) • Timing: Klaar tegen 13-dec-2011 • Dit is nog niet helemaal in orde

9. Dossiers Fase 2, status en planning: • Inhuizing van de Klanten: • Voltooid • Meubilair: • Kasten • Voltooid • Tafels & bureaus • Leverancier heeft vertraging met afwerking. • Rondgang aFM (solo) in wk10, daarna met leverancier. • Stoelen • Nazorg – structureel ontbreken van stoelen • structureel probleem met groene en rode restaurantstoelen; wordt onderzocht door Bene • alle slechte stoelen worden vervangen tegen eind maart • Modulaire kastenwanden en lockers (gebruikers) • Nazorg– folie op kasten tegen eind maart (idem 1 beschadigde kast).

10. Dossiers Fase 2, status en planning: • Meubilair: • Rolarchief • Uitvoering niet voor iedereen tijdig klaar (planning): tijdelijk rolcontainers gebruiken • Zie planning zoals eerder, afzonderlijk doorgestuurd: deadline: 23-mrt-2012 • Trolleys • Dossier vertraagd, raamcontract afsluiten • RC in wording, gepubliceerd, sluiting gepland tegen eind mrt. 2012. • Algemeen zitmeubilair • Uitvoeringsdossier wordt samengesteld: Q1-2012 • Uitvoering: Q2-2012 • Vast restaurant meubilair • Dossier vertraagd – opgevangen d.m.v. extra stuk-meubilair • Alternatieve (deel-)oplossing (losse tafels) wordt bevraagd • Timing: Q1-2012: voorbereiding; Q2: uitvoering.

11. Dossiers Fase 2, status en planning: • Facilities: • Signalisatie • Voltooid • Nazorg • Warmedrankautomaten • Dossier vertraagd • Tijdelijke oplossing voor koffie en thee in kitchenettes beschikbaar • Bestek wordt aangepast n.a.v. feedback IF en afd. OO • Toestemming IF voor onderhandelingsprocedure wordt gevraagd, dd. eind wk10 • Warme maaltijden VAC-Brugge • Sectoraal akkoord: samenwerkingsovereenkomst met Fedorest = OK • Modaliteiten: dagelijks doorgeven v.d. behoeften in de VM • Er zal gewerkt worden met authenticatie via een restaurantkaart • Verder communicatie door aFM

12. Dossiers Fase 2, status en planning: • Technieken-ICT: • Telefonie • Voltooid – nazorg via Siteverantwoordelijke • Basisdossiers elektriciteit en bekabeling – bijkomende behoeften: • Behoeften (verder) verzamelen via Siteverantwoordelijke: dd. 30-mrt-2012 • Reeds gecommuniceerde behoeften hoeven niet herhaald • Slechts één beweging • WAN (Vlaamse Fiber) • Primair pad voltooid. • Secundair pad nog steeds onduidelijk – EMT & stad Brugge. • ICT – zie slides HB: • LAN-GID • Voltooid. • WLAN • Dossier vertraagd – geen conforme offerte ontvangen, risico op afstel.

13. VAC-Brugge: Officiële Opening • Officiële opening van VAC Brugge – van Maerlantgebouw: • 16 april 2012 – voormiddag (v.a. 10h00) • Aanwezigheid aanmelden via Sjabloon: • Aanmelden mogelijk tot 09-mrt-2012 • VO-interne aangelegenheid • We brengen hiermee in kaart wie er allemaal op de opening uitgenodigd kan worden: leidend ambtenaar, algemeen directeur, leidinggevende West-Vlaanderen of Brugge, lid stuurgroep of lid werkgroep. • Het sjabloon is bedoeld voor het aanmelden van personen van de eigen entiteit maar werkzaam buiten het VAC (b.v. Brussel). • Ook de lokale medewerkers zijn van harte welkom! Zij hoeven niet aangemeld te worden via het sjabloon. • Belangrijke kanttekening: dit geeft ons een maximale, theoretische lijst. Indien het aantal genodigden beperkt moet worden uit logistieke of budgettaire overwegingen, dan kunnen we beslissen om bepaalde groepen toch niet uit te nodigen.

14. VAC-Brugge Stuurgroep – Varia: • Stuurgroep VAC Brugge zal overgaan in Werkgroep Welzijn.